总裁秘书-职务说明书.docx

总裁秘书-职务说明书
总裁秘书-职务说明书
总裁秘书-职务说明书
A07A、工作描述
职务名称职务概况工作概述直接上级直接下属无协助总裁处理日常一般性工作事务1）负责起草公司年度工作总结及总裁讲话稿；2）负责协调安排总裁工作日程、会议等，参与相关商务与公司行政例会并作好翻译及会议记录工作，整理会议纪要；工3）负责总裁签发文件的起草、打印、登记、存档和管理工作；作4）负责接听和处理总裁日常电话、总裁有关信函的接、转和回复及整理；内5）负责为总裁接见访客做好预约工作，接待总裁的来访人员，并做好来访记录；容6）负责总裁传真件的收发，并及时将接收的传真交总裁处理；和7）正确无误地传达总裁指示，汇总各部门递交和上报的工作信息和文件；职8）负责总裁报发布的工作文件或工作指示的落实和催办工作；责9）协助处理总裁办公室日常的各项工作和事务；10）协助总裁对外联络和公共关系工作；11）协助协调各级人员及各部门之间的合作与沟通关系；1）完成总裁或总裁助理交办的其他工作。1）对总裁日常工作计划的建议权；工作权限2）有对各部门相关工作的监督权和指导权；3）有对上报总裁的文件查询权；4）有对工作违规违纪的纠正权；5）有对总裁安排工作的跟进权和检查督促权。工作重点考核项目1）件打印、复印和管理的差错率；2）会议召集的及时性，会议记录的准确率；3）传达指示的及时性和准确性；4）工作关系协调和事务处理的有效性。所受监督工作关系所施监督内部关系外部关系
受总裁和总裁助理的领导与工作监督对总监秘书和文员的工作指导，协调各级人员之间的关系与总裁、总裁助理及公司各级人员的工作联系受总裁委托，与政府相关职能部门发的工作联系总裁助理总裁所属部门职务编号公司本部A501定编人数薪资等级1协理
A07B、任职说明
年龄身体条件身高体能学历要求专业要求经验要求个性素质必备任职资格必备资格证岗位基本能力BBB领导决策能力统筹规划能力激励授权能力组织指挥能力开拓创新能力分析判断能力沟通协调能力工作技能25-351.65以上性别相貌外形气质良好身体健康、精力充沛，能承受工作压力本科以上学历中文、企业管理、文秘、财会、计算机等相关专业三年以上相关工作经验，一年以上本职务工作经验诚实、细心、踏实、稳重、工作严谨、责任心强、开朗大方计算机外语其他熟练使用各类办公软件操作系统英语听、说、写能力较强精通普通话，有文艺才能及有驾照者优先无特殊要求AABABBC社会活动能力人际关系能力理解实施能力语言表达能力文字表达能力学习成长能力冲突管理能力要求程度：A、高；B、较高；C、一般；D、较低；E、低所需技能培训可直接晋升的职位职业发展工作条件工作考核指标可相互转换的职位可升迁至此的职位工作强度工作环境ttt工作绩效指导能力工作能力ttt公司企业文化、战略发展规划、财务及营销管理董事长助理部门经理总监秘书比较忙碌、会经常加班、工作压力较大一般在室内工作，环境较好、舒适，有时出差工作效率专业知识责任心ttt安排调配工作创新发展潜力ttt协调能力团队合作成本意识
文件名董事长秘书岗位说明书部门人力资源部编号编制生效日期审核版次A/0批准岗位名称董事长秘书岗位编号101所在部门董事长办公室岗位定员1直接上级集团董事长所辖人员0直接下级职责摘要：负责董事长有关的文秘事宜，提供专业秘书服务。日常职责：1.合理安排董事长每天日常的工作计划，做好与各有关单位的协调、预约、调整的工作，并做好周、月计划。2.每周一上班前将本周日程安排置于董事长办公桌上，适时提醒董事长参加会议、约见客人、处理事务。3.根据董事长的出差行程，预订机票。与接待单位相关人员联络安排董事长的接机、住宿、餐饮、会见等一系列活动。准备出差需携带的文件、资料。4.掌握文书写作要领，高质量、高效率为董事长起草相关文件、报告，并负责打印文稿、收发函电文件。5.根据董事长的工作指示需要，收集各种纸本、网络资料。根据紧急、重要程度对来文进行分类，对紧急的文件及时安排岗位职责董事长批阅，协助董事长高效处理文件。6.负责收发、审核、过滤应传递给董事长的签字票据。7.负责董事长有关文件资料和档案的整理、归档和文件密级划分工作。对处理完毕的文件及时存档。8.负责收取集团各部门的统计报表，并进行综合性汇总整理归档及上报董事长。9.协助董事长文件的处理、呈送。根据董事长的批示，对需要继续流转的文件及时传递。10.做好董事长办公室的日常整理，重要文件管理、立卷、归档工作。在文件流转过程中做好保密工作。11.负责与董事长有关的上级领导机关或其他单位领导的接待、参观工作。12.对董事长的口头交办的事项，及时跟进、落实、反馈。
1/文件名董事长秘书岗位说明书部门人力资源部编号编制生效日期审核版次A/0批准13.负责董事长各项公务费用的报销。14.备妥录音笔，随时侧录董事长的发言，为定期出书做声音文字的文稿准备。会议职责：1.负责董事长交办的问题、调查研究，并提出处理意见或建议。2.负责为董事长准备召开的各类会议做资料准备、参会人员通知、联系安排场地等工作。3.负责董事长有关会议纪要并会后进行整理，及时向各部门传达会议的各项要求。4.参与董事长指定的公司会议组织、策划、协调工作。协作职责：1.负责跟踪各会议中的有关部门落实决议的执行情况，跟踪董事长决议事项的推进，并且回报董事长。2.协助董事长对集团内部的管理运作，需协调的各部门工作关系。3.协助董事长对其他有关集团与本集团运作中，需要协调的各集团部门的工作关系。事务职责：1.对电话进行预处理，当董事长不在，或不方便接听电话时，做好电话记录，及时转告董事长，不漏接任何重要电话。2.热情礼貌地接待来访客人。受董事长指示委托，出席公司外部各种会议、活动等。3.根据情况对来访客人进行分流，减轻董事长的压力。根据贵宾客人的不同习惯提供餐饮安排。4.对外代表提升企业品牌知名度，注意外部形象塑造。5.协助董事长对外关系/事业部发展的有关事务处理。辅助董事长维护良好的外部客户关系，重大节日、重要客户或客户单位的纪念日、庆典等提醒或代表董事长发贺函表示祝贺。5.代表公司董事长做员工福利性慰问工作。
2/文件名董事长秘书岗位说明书部门人力资源部编号编制生效日期审核版次A/0批准6.董事长公关的年节礼品、办公定期用品采购。其他职责：1.董事长其他临时交办事项。2.接受董事长办公室合理安排的其他工作事项。1.教育背景：经济管理专业等相关本科专业。2.培训经历:财务、管理等方面的培训。任职条件3.经验要求：熟练地使用办公自动化设备，高水平的各种公文、信函的写作能力，很强的领悟力，优秀的判断、协调、沟通、执行能力。4.态度:较强的工作压力承受能力，良好的团队合作精神。1.工作场所：办公室工作条件2.环境状况：基本舒适3.危险性：无职业病危险
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