公司印鉴使用管理办法.doc

上海丽婴房婴童用品有限公司
机 密 等 级
印鉴使用管理
办法
编 号
LS2013-02
■一般 □机密 □极机密

上海丽婴房婴童用品有限公司

文件编号： LS2013-02
文件名称： 印鉴使用管理办法

制定日期： 二O一三年六月一日
修定日期：
页 数： 共10页

制定
2013年 6月 1 日
总 经 理

发 行
法务部
页 数
修定

10-1
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印鉴使用管理
办法
编 号
LS2013-02
■一般 □机密 □极机密

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印鉴使用管理办法
一、目的--------------------------------------------------------------------------------------------------------3
二、适用范围---------------------------------------------------------------------------------------------------3
三、作业准则---------------------------------------------------------------------------------------------------3
1、印鉴之种类及用途-----------------------------------------------------------------------------------3
2、印鉴之篆刻--------------------------------------------------------------------------------------------4
3、印鉴之保管--------------------------------------------------------------------------------------------4
4、印鉴之使用--------------------------------------------------------------------------------------------4
5、印鉴之报销--------------------------------------------------------------------------------------------5
四、责任追究----------------------------------------------------------------------------------------------------6
五、常用表单----------------------------------------------------------------------------------------------------6
六、附则----------------------------------------------------------------------------------------------------------6
附件一 印鉴刻印申请书------------------------------------------------------------------------------------7
附件二 印鉴保管声明书------------------------------------------------------------------------------------8
附件三 印鉴报销申请书------------------------------------------------------------------------------------9
附件四 印鉴用途与保管清册------------------------------------------------------------------------------10

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2013年 6 月 1 日
总 经 理

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法务部
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印鉴使用管理
办法
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LS2013-02
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印鉴使用管理办法
第一条：目的
为进一步加强印鉴管理工作，规范印鉴使用程序，保证印鉴使用的合规性、严肃性和可靠性，有效维护企业利益，杜绝各类违规现象和不法行为的发生，现结合企业实际，制定本办法。
第二条：适用范围
本公司印鉴之刻印、保管、使用及报废，悉依本办法之规定办理。
第三条：作业准则
1、印鉴之种类及用途
第一类：公章及法人章。
代表公司身份，在金融机构帐款往来、政府机构或其他机构办理登记备案及对外函件之用。
例如，工商登记备案等，财务相关票据的开立等。
第二类：依业务需要而使用的各式专用章。
合同专用章，用于单位对外签订合同、协议等。
财务专用章，用于单位收付款、与银行业务往来、财政预决算等。
人事专用章，用于签订劳动合同、发布人事令等。
法务专用章，用于合同复印件与原件的核实，以及各部门之间法律事项的确认等。
零售/加盟/业务专用章，用于与商场或者经销商及加盟商客户之间的相关业务活动。
报关/报检专用章、区办章等，只能用于对应的专项业务活动。
第三类：用于公司内部业务沟通、流转的印鉴。
如编号章、传阅章、三栏章、作废章、收讫章、付讫章等各式印鉴，仅在公司内部有效。
（此类印鉴各单位可根据实际需要自行印刻）

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2013年6月 1 日
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印鉴使用管理办法
2、印鉴之篆刻
（1）凡本公司第一类、第二类等印鉴须经总经理核准权限核准，其他印鉴需经部门主管核准。
本公司各单位如需申请篆刻印鉴时，应填具“印鉴刻印申请书”（如附件一），经法务部审核后，统一刻印。
（2）法务部接到申请书后，根据实际情况至公安或工商等相关政府单位备案，获得准刻证后，交于印社篆刻。
（3）核发印鉴时，各印鉴保管人员需于签收时签署保管申明书（如附件二）。
（4）印鉴之篆刻字体应明显易辨，篆刻后之印鉴，如不合理想，须重新篆刻时，得依印鉴报销规定之办理之。
3、印鉴之保管
（1）公章、法人章、合同专用章、资质印鉴等由总经理室保管、用印。
（2）部门专用章、业务章等，由各使用部门负责人保管、监督、用印。
（3）各保管人应填写印鉴保管声明书，以明确相应的责任。
（4）各部门负责人需不定时的盘点印鉴，如有异常向法务部报备，保管人异动或离职时，应将所保管之印鉴列入移交，并由人资单位监交。
（5）法务部将根据丽婴房所属分公司、子公司或关联公司分别制作“印鉴用途与保管清册”，将各公司的印鉴列入监管，并保留相应的“刻印申请书、保管声明书、报销申请书”等。
4、印鉴之使用
（1）印鉴均由总经理指定专人保管，各印鉴之保管人得在总经理授权之范围内用印。
凡有关公司权益之对外行文、合同订定等业务申请时，经办人员须填具“合同审批表”或“签呈”，依核决权限核准后，送印鉴保管人员处用印，“签呈”须妥善保管，以便稽核人员随时抽查。

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印鉴使用管理办法
（2）监印人员在用印前必须认真审核用印件内容。对于用印件存在内容有误，或因字迹不清、书写潦草、涂改、错别字等易产生岐义的，监印人员必须要求用印申请单位重新履行审批手续方可用印。
（3）合同类文件页内修改处应加盖印鉴，两页以上的必须加盖骑缝章，加盖位置必须符合要求，印鉴要与用印件的落款保持一致。
（4）各类印鉴不得带离印鉴管理部门，如因特殊情况需带离印鉴管理部门的，必须经印鉴管理部门负责人或总经理的批准。
（5）按本办法规定必须履行审批手续而未履行的，监印人员不得用印。不需要履行审批手续的，必须经总经理授权批准，监印人员方可用印。经检查或抽查，监印人未经审批用印和用印后不履行登记手续的，印鉴管理部门必须要求监印人立即改正错误，责令其按审批用印。
5、印鉴之报销
（1）印鉴如有下列情况之一时，得准予报销：
①使用年限届满时。
②保管遗失时。
③使用次数多而损毁时。
④字迹不明或脱落时。
⑤因业务需要须换新时。
（2）印鉴因前述原因须报销时，得由保管人填具“印鉴报销申请书”（如附件三），经法务部备案，依核决权限核准后进行销毁或向主管政府机关申报印鉴注销事宜。
（4）凡印鉴报销之理由不充实或有虚假及伪造情事，经察觉后应依有关规定处理。其情节严重致损及公司利益及信誉者并追究其法律责任。
（5）凡因报销须重新刻发印鉴时，依本办法规定办理。

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印鉴使用管理办法
第四条：责任追究
1、监印人未按规定履行审批手续或私自加盖印鉴的，不论是否给单位造成损失或不良影响，都将追究监印人和部门负责人的全部经济责任、行政责任或法律责任。
2、 作废或停用的印鉴原管理部门不及时交回报销的，法务部应当及时催交，印鉴管理部门在规定时间内不交回或继续使用该印鉴的，所造成的不良影响和经济损失由监印人和该部门负责人负全部责任。
第五条：常用表单
1、印鉴刻印申请书（见附件一）
2、印鉴保管声明书（见附件二）
3、印鉴报销申请书（见附件三）
4、各类印鉴用途及保管人（见附件四）
第六条：附则
1、本办法经总经理核准后实施，修订时亦同。
2、本办法实施前由原印鉴管理部门管理时发生印鉴违规、违纪使用而给单位造成不良影响和经济损失的，按本办法规定进行处罚。
3、本办法异动记录：

版本
制（修）订日期
修订内容说明
第一版
二O一三年六月一日

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2013年 6月1 日
总 经 理

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法务部
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10-06
上海丽婴房婴童用品有限公司 附件一
印鉴刻印申请书
日期： 年 月 日
申 请 单 位

申 请 人 姓 名

印 鉴 名 称

数 量

需 用 时 间

保 管 单 位

申 请 原 因

□ 损毁重刻 □ 年限届满 □ 机构撤销
□ 遗失 □ 增设、指定保管人 □ 其他

印 鉴 样 式

用 途

印 鉴 材 料
印 鉴 字 体
□ 橡皮 □ 木质 □ 象牙
□ 玉石 □ 塑胶 □ 其他
□ 楷书 □ 隶书 □ 篆书
□ 艺术字 □ 宋体 □ 其他
核 准
复 核
部 门 主 管
申 请 人
总 经 理
分公司负责人
副总经理
处级主管
主 管

上海丽婴房婴童用品有限公司 附件二
印鉴保管声明书
日期： 年 月 日
印 鉴 名 称

保 管 单 位
保 管 人 员
数 量
启 用 保 管 时 间
年/ 月 / 日

印 鉴 样 式

印 鉴 材 料
印 鉴 字 体
□ 橡皮 □ 原子章 □ 象牙
□ 光敏章 □ 塑胶 □ 其他
□ 中英文 □ 隶书 □ 篆书
□ 艺术字 □ 宋体 □其他
授权范围

（仅代为保管者需填写）

被代理人签字确认

保管人充分了解，基于职务需要，保管上揭印鉴并同意除业务之需用（保管人职务上自行盖用或凭用印申请书）使用外，不擅行盖用于它用途，倘因而致损害于公司者，将自负相关法律责任。
保 管 人：
年 月 日
上海丽婴房婴童用品有限公司 附件三
印鉴报销申请书
日期： 年 月 日
印 鉴 名 称

保 管 单 位
保 管 人 员
数 量
报 销
年 月 日

印 鉴 样 式

报 销 原 因
报 备 机 关

核 准
复 核
部 门 主 管
总 经 理
分公司负责人
副 总 经 理
处级主管
主 管

印 鉴 交 接
交出人

接受人

总公司 上海丽婴房婴童用品有限公司 附件四
____ _ _分公司 印鉴用途与保管清册

印鉴种类
印鉴名称
用途
保管人
用印方式

10