机电公司文件管理办法(含常用表格流程).docx

机电公司文件管理办法

XXXX机电工程有限公司

目 录

前 言 ...............................................................I

第一章 目的 .................................................... - 1 -

第二章 适用范围 ................................................ - 1 -

第三章 规范性引用文件 .......................................... - 1 -

第四章 术语和定义 .............................................. - 1 -

第五章 职责 .................................................... - 2 -

第六章 管理内容和要求 .......................................... - 3 -

第七章 相关/支持性文件 ........................................ - 10 -

第八章 附件 ................................................... - 11 -

第九章 流程图 ................................................. - 25 -

前 言

文件管理办法

本作业文件是根据 GB/T19001-2000 质量管理体系要求（idt ISO9001：2000）标准

中 4.2.3 文件控制的要求进行制定的。

本作业文件是公司《文件控制程序》的支持性文件，也是进行文件管理的具体规定。

本作业文件自 XXXX 年 3 月 2 日起发布,XXXX年 3 月 12 日起实施。

本作业文件由行政中心归口管理。

I

第一章 目的

文件管理办法

为规范和加强本公司的文件管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保

障和促进公司各项经营活动的顺利进行，实现文件管理的程序化，使文件管理高效、安

全，特制订本办法。

第二章 适用范围

2.1 本文件适用于XXXX机电工程有限公司文件管理执行工作。关于文件分类

及标准要求，具体参见《文件分类及编号规定》。

2.2 本文件规定了公司公文、管理文件、联系单的编制、审核、修订、废止等流程要

求以及传真、会议纪要等文件的收发文管理。

第三章 规范性引用文件

3.1 GB/T 19000-2000 idt ISO 9000：2000 质量管理体系 基础和术语。

第四章 术语和定义

4.1 公文处理

公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有

序的工作。

4.2 电子公文处理

以电子邮件、公司内网发布等形式的以计算机网络为发送载体的公文形式，称为电

子公文。

电子公文必须以需发布的公文的正本作为依据，转制成相应电子文件。除公司对外

的行文，为了考虑法律效力问题外，提倡在公司内部使用电子公文。

4.3 管理文件的分类

管理文件分为两个层次：第一层文件为公司级管理文件，包括《质量、环境、职

业健康安全管理手册》及体系程序文件，第二层为专业级管理文件，按 5 个业务领域分

- 1 -

类：营销管理类、行政管理类、财务管理类、生产管理类、技术标准类。

第五章 职责

5.1 公文管理职责：

5.1.1 总裁办是公文处理归口管理部门，负责和督导公司的公文处理。

5.2 管理文件管理职责：

文件管理办法

5.2.1 总裁负责公司《质量、环境、职业健康安全管理手册》、程序文件等公司级管理

文件的批准。

5.2.2 管理者代表负责公司《质量、环境、职业健康安全管理手册》和程序文件的审核

及各作业文件的批准。

5.2.3 总工程师负责技术标准类管理文件的批准。

5.2.4 运营管理中心负责组织公司《质量、环境、职业健康安全管理手册》、程序文件

的编制、修订，负责对所有管理文件的标准化管理，包括形式规范化、赋号及相

关记录的赋号等工作。

5.2.5 设计中心负责组织编制设计操作规范、设计管理、工程制图等管理文件、记录及

报表。

5.2.6 采供中心负责组织编制采购工作标准、规定、程序等管理文件、记录及报表。

5.2.7 工程中心负责收集、编制施工管理、安全生产、环保等管理方面的标准、规范、

方法、程序等文件及相关记录、报表。

5.2.8 项目管理中心负责组织编制项目管理手册、项目管理相关制度、记录及报表。

5.2.9 总工办负责组织公司内部技术标准、规定、技术原则等文件的制定、归口管理和

修订工作，负责收集国家和电力行业的技术标准、规范和技术政策。

5.2.10 售后服务中心负责收集、编制公司售后服务工作标准、操作规范等管理文件及

相关记录、报表。

5.2.11 营销中心负责组织编制公司合同管理、顾客信息等相关制度及相关记录、报表。

5.2.12 行政中心负责制定公司人力资源管理、固定资产管理、员工职业健康等各项行

政管理文件、相关记录和报表。

5.2.13 各中心总经理负责组织本中心管理文件及相关记录的编制、审核、实施和修订。

5.2.14 运营管理中心负责所有管理文件的颁布、发放、归档及回收，行政中心负责公

- 2 -

司外来文件的归口管理。

5.3 联系单管理职责：

文件管理办法

5.3.1 行政中心总裁办负责工作联系单格式、编号系统的编制；负责规范化审查。

5.3.2 各中心秘书、各项目部秘书负责工作联系单的编号、处理工作。

5.4 传真管理职责：

5.4.1 行政中心总裁办负责传真格式、编号系统的编制、传真发送、接收登记和规范化

审查。

5.4.2 中心/项目秘书负责传真的编号、处理工作。

第六章 管理内容和要求

6.1 公文管理：

6.1.1 公文处理原则

6.1.1.1 办理公文，应实事求是，认真负责，克服形式主义，讲求实效，行文要少而精，

注重效用。

6.1.1.2 公文处理必须做到准确、及时、安全。

6.1.2 行文规则

6.1.2.1 根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系。

6.1.2.2 公司在职权范围内，可以对所属单位行文；可以同网新集团、网新科技和其所

属单位，省、市人民政府的职能部门互相行文；可以根据业务需要同合作伙伴

互相行文。

6.1.2.3 公司部门之间不相互行文。

6.1.2.4 不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。向下级单位

的重要行文，应同时抄送直接上级单位。

6.1.2.5 同级单位、合作伙伴可以联合行文。公司和分公司不得联合行文。

6.1.2.6 请示的公文应一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当

用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。

6.1.2.7 报告中不得夹带请示事项。

6.1.3 公文处理流程

6.1.3.1 收文处理

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文件管理办法
收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、

归档、销毁等程序。

a. 分办

1) 公司级重要文件，由总裁办填写《公文处理单》（格式见附件 1），送公

司总裁阅批后分送承办部门阅办，一般于一个工作日处理完毕；各所属

单位及部门的一般业务文件，按文件内容和性质，送相关部门于 2 个工

作日内阅办。涉及几个中心共同办理的文件，分文时应确定主办中心，

由主办中心商请有关中心会办。

2) 对不属于本单位职权范围或者不适宜由本中心办理的，应迅速退回行政

中心，并说明理由。

3）主办中心收到重要的或领导批示的文电，都要先经中心负责人阅后签名

以示负责，并按分管副总裁批示责成承办部门及承办人依据批示办理。

凡涉及其他中心的问题，主办中心负责人应当主动与有关中心协商办理。

4) 传阅文件应严格依据传阅范围和保密规定进行传阅，绝密文件等有特殊

要求的文件，传阅后必须立即收回，不得将文件转给他人阅看，不得向

外泄漏内容。

5) 凡属公司分管副总裁和各中心传阅的文件，由行政中心组织传阅，切忌

横传。

b. 催办

1) 对重要的和有时限要求的公文，行政中心要负责催办，做到紧急公文跟

踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

2) 除行政中心负责催办外，承办单位的负责人要及时催办，并将办理情况

向有关领导反馈。

6.1.3.2 发文处理

发文一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、

归档、销毁等程序。

a. 拟稿

公文草拟稿件应由拟稿人填写《公文签批单》，详细写明文件标题、文件密

级、紧急程度、主送范围、抄送范围、拟稿单位/拟稿人等信息，格式见附

件 2。

- 4 -

b. 会签

文件管理办法

发文凡涉及其他中心业务的，应事先由相应中心负责人会签，并在公文会签

单上签署意见。

c. 核稿

1) 各级中心负责人应对文稿全面审核，严格把关。

2) 公司发文在送分管副总裁签发之前，必须经行政中心核稿。

对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。核稿的重点是：

① 是否需要行文。

② 有关部门、单位是否已协商、会签。

③ 提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；

④ 公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的规定。

d. 签发

1) 公文经拟稿中心负责人、行政中心负责人核稿，分管副总裁审核后，送

总裁签发，批示主、抄送机关。

2）发文涉及两位及两位以上分管领导的，应送相关领导会签。

3）中心和项目经理层级及以上的管理干部任命公文由总裁签发；部门经理

及同等层级技术干部的任命由分管副总裁签发。

4) 公司贺电、唁电等授权总裁办主任代签。

e. 翻印

标有密级的公文,除绝密和注明不准翻印的以外，经中心负责人批准，可以

翻印，翻印件同正式文件一样管理。

f. 用印、分发

1） 印章管理人员须按《印章管理办法》相关规定进行审核，手续完备方可

用印。印章要盖得清楚端正，印章的位置在成文时间处，整个印模应当

压年压月，上大下小。不得在文件的空白页上盖章。

2） 公文分发由行政中心统一负责。内发公文应按发放范围填写《文件发放

回收记录》，格式见附件 3 分发至相应部门，并由接收人签字确认。

3）外发公文由行政中心分发至相关责任对口部门，由对口部门责任人负责

对外分发。

g. 公文的立卷与销毁

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文件管理办法
公文办完后，应当根据国家和上级主管部门的有关法规和规定，定期（暂定

为年度）将公文定稿、收文正本和有关材料（包括音像）整理好，每年 12

月底定期向档案部门移交。

6.2 管理文件系统

6.2.1 管理文件的编制

6.2.1.1 按本文件 5.2 的职责分工，各中心选择和确认文件要素，负责收集、整理和编

制有关文件。

6.2.1.2 涉及到多中心管理事项的文件，应由编制文件的主管中心牵头，负责协调、确

保其内容合理、不漏项。

6.2.1.3 编制的文件必须保证适用性、系统性、协调性和完整性。

6.2.1.4 文件编写应严格执行《文件分类及编号规定》所规定的格式要求执行。

6.2.2 管理文件颁布和实施流程

6.2.2.1 运营管理中心负责组织编制公司级管理文件，即《质量、环境、职业健康安全

管理手册》及程序文件，分管副总裁审核，总裁批准签发。

6.2.2.2 各体系中心负责本中心管理文件的编制或修改，本中心总经理负责审核，审核

后的管理文件初稿交由运营管理中心进行赋号,并填写《文件会签单》。

6.2.2.3 运营管理中心根据文件所属业务领域，确定文件会签范围，然后对已赋号的管

理文件进行会签流程。会签单格式见附件 4。

6.2.2.4 会签中心需在《文件会签单》上签署审核意见。文件编制中心依据审核意见组

织修改。

6.2.2.5 修改后的管理文件的电子版本和文字版本交由运营管理中心进行文件规范化

审查。

6.2.2.6 会签后的技术标准类管理文件由编制中心总经理审核，总工批准颁布实施，其

他业务领域（营销、行政、生产、财务）管理文件由编制中心总经理审核，管

理者代表批准颁布或授权于相应的分管副总裁批准颁布。

6.2.2.7 所有管理文件以公文的形式颁布，具体请参照 5.1 相关条款执行。

6.2.2.8 非机密管理文件应以公告板和网上公告的方式发布，机密管理文件应以书面方

式发给当事人或部门。已颁布的管理文件由行政中心负责存档备案。

6.2.2.9 网新机电分管领导为管理制度执行和实施的责任人。颁布和实施流程见流程 1。

6.2.3 管理文件的发放流程

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6.2.3.1 运营管理中心为管理文件发放的责任部门。

文件管理办法

6.2.3.2 在管理文件颁布公文签批单上标明的主送机关和部门、抄送机关和部门为管理

文件发送的范围，应具体到部门和人。主送机关和部门发放纸质文档，必要时

可提供 WORD 形式的电子文档；发送采用邮件方式，邮件主题为管理文件全称

加版本号，发送邮件要设置回执方式，自动回复邮件阅读情况。

6.2.3.3 管理文件的发放，应同时与发布该管理文件的公文同时由主送机关和部门的负

责人在《文件发放回收纪录》上签字确认。根据抄送机关和部门邮件回执情况

由行政中心填写管理文件阅读登记表。格式见附件 5。

6.2.3.4 管理手册、程序文件和作业文件等受控文件应在文件封面标明受控状态和分发

号；非受控文件则在文件封面上标明非受控字样，分发时将分发顺序号作为受

控号填写。

6.2.3.5 管理文件发放流程见流程 2。

6.2.4 管理文件的修订或改版流程

6.2.4.1 已签发实施的所有规范管理文件，由运营管理中心每年定期进行评审。若评审

时发现在执行中存在重复、遗漏、矛盾处或已不适应网新机电的业务发展，不

能全面贯彻管理效能时，应责成相关部门负责对文件进行修订或改版。

6.2.4.2 管理文件更改若只因重复、遗漏或部分管理职能矛盾等原因的，可采用修订的

方式，责任部门可填写《文件变更单》（格式见附件 6），按照与上述 6.2.1

或 6.2.2 相同流程进行审批，经批准后予以发布，替换原管理文件中相应条款

或表述，同时在对应文件版本号处进行修改。修改号以阿拉伯数字依次表示。

6.2.4.3 若管理文件经多次修改，已影响其识别、公司管理职能发生规模性调整，现有

管理文件已不能通过局部修改体现管理效能时，可通过回收原有管理制度，进

行改版。

6.2.4.4 管理文件改版时，按照与上述 6.2.1 或 6.2.2 相同流程进行审批，经批准后予

以发布。同时应在文件版本号处进行修改，版本号以大写英文字母依次表示。

6.2.4.5 管理文件的修订或改版流程见流程 3。

6.2.5 管理文件的废止流程

6.2.5.1 已实施的管理文件，若在执行中发现已不适应网新机电或子公司的业务发展，

需要废止，应由网新机电或子公司业务中心组织填写管理文件废止申请表（见

附件 7），写清废止理由，并在废止理由栏目签字确认。

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文件管理办法
6.2.5.2 废止申请表交由行政中心，行政中心负责组织总裁班子会签，会签后报网新机

电或子公司总裁签批废止。管理文件废止流程见流程 4。

6.2.6 管理文件的回收流程：

发送给主送机关和部门的纸质管理文件由行政中心负责按管理文件发放记录表回

收，统一销毁处理。存档备案的原件不做销毁处理。发送给机关和部门的 WORD 形式电

子文档、抄送机关和部门的 PDF 形式文档以邮件方式发出删除通知，发送邮件要设置回

执方式，自动回复邮件阅读情况。

6.2.7 管理文件的查阅

6.2.7.1 对无密级要求的管理文件，网新机电或子公司员工如有需求可到行政中心查

阅，不得复印；非本公司或子公司员工查阅，应由公司或子公司分管副总裁以

上人员签批可以查阅，不得复印。

6.2.7.2 对机密级管理文件，网新机电或子公司员工须填写文件调阅单，由网新机电或

子公司分管副总裁以上领导签批可以查阅，不得复印。非本公司或子公司员工

不得查阅和复印。

6.2.7.3 对绝密级管理文件，网新机电或子公司员工须填写管理文件调阅单，由网新机

电或子公司总裁签批可以查阅，不得复印。非本公司或子公司员工不得查阅和

复印。

6.2.7.4 管理文件调阅申请单见附件 8。

6.2.8 网新机电制定的各种规章制度等管理文件将下发到各子公司，子公司据此可结合

本公司的具体情况制定相应的管理制度文件或参照执行。

6.2.9 各子公司制定的管理文件原则上不能与网新机电的管理文件有矛盾和抵触之处，

各子公司制定颁布和重新修订的各种管理文件均需报送网新机电行政中心归档

备查。

6.2.10 公司已经颁布并正在执行的制度编号仍然有效，新制定的制度和修订后的制度

按照本规范进行编号。运营管理中心酌情编制新旧编号对照表。

6.3 联系单管理

6.3.1 内部传送单管理

6.3.1.1 当项目组内某部门由于内部或外部原因需变更某合同内容时，填写第一栏意

见，并按项目有关程序、确定需征求意见、协办、审核、批准的后续各部门/

人员，后续部门/人员可以是一个部门/人员，也可以是多个部门/人员。

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文件管理办法
6.3.1.2 按确定的后续各部门/人员的顺序，由各部门/人员填写“意见”并在“准备者”、

“审核者”、“批准者”栏中签名。

6.3.1.3 最后签署意见者必须是《传真（工程联系单）发文及审批权限表》（见附件 11）

中的签发人。

6.3.1.4 内部联系单签署完意见后，项目经理根据意见拟发传真或工程联系单，由项目

秘书按权限表签批并分发。

6.3.1.5 内部联系单由项目秘书按流水号存档，并实时填写电子目录进行登记。

XXX 项目内部传送单目录

编号

6.3.2 工作联系单管理


主


题


准备者


日期


备注

6.3.2.1 中心收到工作联系单后，由中心文秘在资料目录中进行登记，报中心负责人批

示处理意见，交由相关责任人处理。中心文秘负责留存。

6.3.2.2 项目部收到工作联系单后，由项目秘书加盖收文章，在资料目录中进行登记，

并制作文书处理表（格式见附件 9），项目经理审批后分发，项目秘书留存。

工作联系单收文流程详见流程 5。

6.3.2.3 各中心发出工作联系单，由中心文秘或相关人起草、签名，中心负责人批准后，

中心文秘依据发送范围填制《文件发放回收记录》进行分发。

6.3.2.4 各项目部发出的工作联系单，由项目秘书或相关人起草后，由起草人签名，项

目经理批准，编制文书处理表后加盖发文章，按主送、分发人进行分发。工作

联系单发文流程详见附件流程 6。

6.3.2.5 联系单必须由中心／项目秘书（现场资料员）传送并办理签收手续。并负责跟

踪事件处理情况，反馈中心负责人／项目经理。

6.3.3 工程联系单管理：

6.3.3.1 项目现场产生的工程联系单，审批前须先填报《内部传送单》；

6.3.3.2 工程联系单必须依据《传真（工程联系单）发文及审批权限表》（见附件 11）

进行签发，签发完毕后交现场文秘分发相关责任单位及责任人。

6.3.3.3 凡涉及与费用、进度等有关合同内容变更的所有事宜，工程联系单审批前必须

填报，依据最终意见进行审批。《内部传送单》是项目部各业务单元之间需相

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互征求意见、协办、审核、批准的书面记录。

文件管理办法

6.3.3.4 收到现场施工单位、业主监理等相关单位发出的工程联系单，应由项目秘书填

写文书处理表，报项目经理批示处理意见后，登记、转发相关责任人后存档。

6.4 传真管理：

6.4.1 传真接收管理：

6.4.1.1 行政中心资料管理员负责公司传真的接收、分类、编号，并在《传真接收登记

表》上进行登记。格式见附件 10。登记后的传真在半小时内通知中心/项目秘

书领取，并在《传真接收登记表》上签收，由中心/项目秘书送达相关责任人。

6.4.1.2 项目类传真由项目秘书归档保管，中心类传真由中心秘书或专人归档保管，归

档登记时须登记传真编号。

6.4.1.3 传真从接收到送达至相关责任人员须及时完成。原则上不超过 30 分钟（非工

作时间接收的传真除外）。

6.4.1.4 收到不属于自己业务范围内的传真应及时退还给行政中心。

6.4.1.5 传真接收流程详见流程 7。

6.4.2 传真发送管理：

6.4.2.1 传真发送须发件人草拟传真件，由中心文秘/项目秘书统一进行编号按传真审

批流程取得传真发送批准后，送至行政中心。

6.4.2.2 行政中心传真管理员依据《传真（工程联系单）发文及审批权限表》进行审核，

确认符合审批权限后进行发送。中心秘书/项目秘书填写《传真发送登记表》（见

附件 12）签字确认发送。

6.4.2.3 传真发送流程详见流程 8。

6.5 会议纪要管理

6.5.1 所有会议需在 1 个工作日内整理完成《会议纪要》，由会议召集人对会议纪要的

内容和发送范围进行确认和签发。会议纪要记载会议精神和决议，与公文等效，

与会者必须遵照执行。

6.5.2 会议纪要属公司内部重要文件，具有一定保密性，未经批准不得外传。

第七章 相关/支持性文件

7.1 集团 ZHJT-X-1-001-0 《管理文件制定规范和流程》

- 10 -

7.2 《文件分类及编号规定》

7.3 《印章管理办法》


第八章 附件

文件管理办法

8.1 附件 1 WXJD-MD-X-1116-B1《公文处理单》

8.2 附件 2 WXJD-MD-X-1116-B2《公文签批单》

8.3 附件 3 WXJD-MD-X-1116-B3《文件发放回收记录》

8.4 附件 4 WXJD-MD-X-1116-B4《文件会签单》

8.5 附件 5 WXJD-MD-X-1116-B5《管理文件阅读登记表》

8.6 附件 6 WXJD-MD-X-1116-B6《文件变更单》

8.7 附件 7 WXJD-MD-X-1116-B7《管理文件废止申请单》

8.8 附件 8 WXJD-MD-X-1116-B8《文件调阅申请单》

8.9 附件 9 WXJD-MD-X-1116-B9《文书处理表》

8.10 附件 10 WXJD-MD-X-1116-B10《传真接收登记表》

8.11 附件 11 传真发文及审批权限表

8.12 附件 12 WXJD-MD-X-1116-B11《传真发送登记表》

- 11 -

附件 1 XXXX机电工程有限公司

公文处理单
编号：WXJD-MD-X-1116-B1 NO：

收文日期 文件密级

来文单位

来 文 标 题
字 号

待复期限 承办人

行政□ 财务□ 销售□ 商务□ 设计□
文件属性

文件管理办法

领导批示

主（会）办
单位意见

催办记录

抄送

备注
项目□ 工程□


办理结果

- 12 -


年 月 日

年 月 日

年 月 日

附件 2 XXXX机电工程有限公司

公文签批单
编号：WXJD-MD-X-1116-B2 NO：

标题

附件名称

发文部单位/拟稿人： 会签单位/会签人：

核稿： 签发人：

主送单位或部门： 抄送单位或部门：

打印人： 主题词：

发文字号： 印发日期：

秘密等级： 紧急程度：

备 注：

- 13 -

文件管理办法

附件 3 XXXX机电工程有限公司

文 件 发 放/ 回 收 记 录

编号：WXJD-MD-X-1116-B3 NO：

版本/修订

文件管理办法

文件
名称

序号

1

2

3
4

5

6
7
8
9

10

11


发放中心/部门


份
数
文件编号

签 收


日 期
号
发出部门

份 数


签 回


日 期


受控分发号

编制： 批准： 日期：

- 14 -

附件 4 XXXX机电工程有限公司

文件会签单

编号：WXJD-MD-X-1116-B4 NO：

文件名称

文件管理办法

编制人：

文件赋号

编制中心负责人：

编制日期：

运营管理中心：

会签中心

文件会签日期：

中心负责人
意 见（可附页）


日 期

备 注


- 15 -
签 字

附件 5 XXXX机电工程有限公司

管理文件阅读登记表

编号：WXJD-MD-X-1116-B5 NO：

文件名称

文件号 文件发放日期

版本/修订 文件发出中心

阅读登记

文件管理办法

填写人：

姓名

部门/岗位


- 16 -

阅读时间

备注

附件 6 XXXX机电工程有限公司

文件变更单

编号：WXJD-MD-X-1116-B6 NO：

文件编号 变更日期

原版本/修订号 新版本/修订号

文件名称 责任部门

文件管理办法

条款

变更前

条款

变更后

审核： 批准：

- 17 -

附件 7 XXXX机电工程有限公司

管理文件废止申请表

编号：WXJD-MD-X-1116-B7 NO：

管理文件名

文件编号 版本/修订

废
止
理
由

总裁
废止
意见

文件管理办法

年 月 日

总裁班子
成员

备 注
 年 月 日

总裁班子成员会签意见

签字(或
意 见 E-mail 确 日 期
认)

- 18 -

附件 8 XXXX机电工程有限公司

文件调阅申请单
编号：WXJD-MD-X-1116-B8 NO：
申请部门 申请人

借阅日期 预计归还日期

申请理由

文

件

名

称

中心负责人
审 核

分管副总裁
审 批

总 裁
审 批

- 19 -

文件管理办法

附件 9 XXXX机电工程有限公司

文 书 处 理 表
编号：WXJD-MD-X-1116-B9 NO：

文件管理办法

来文机

关

文件
标题

批

文

意

见

记

录


分发

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