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档案管理印章管理制度

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2020年4月19日
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北城置业印章管理制度
制度名称
印章管理制度
受控状态

编 号
001
执行部门
档案室
监督部门
行政
考证部门
总裁办
第一条 总则
为了规范公司印章管理，实行有效的内部控制，防范潜在风险，制定本办法
第二条 印章的使用范围
董事会、总裁办、公司各部分的印章使用，根据企业章程规定的范围及职权行使。
一、 公章使用范围
1、 对外发送正式公文、电函、传真件等。
2、 报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。
3、 授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等。
4、 签订重要业务合同、协议等。
5、上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。
6、 需要代表本企业加盖行政公章的其它批件、文本、凭证、材料等。
7、 公司各职能部门印章使用范围
7.1 在其职权范围内，与企业内部对口业务部门的电文、通知、函件等工作联系。
7.2 用于对外工作介绍信和授权范围内的工作函件等。
8 、 公司员工印章使用范围
8.1 员工因个人考证、购房、购车、需单位开具证明者。
8.2 个别原因的个人需出具说明，保证单位的利益不收损失。
9 、 使用流程
经办人 填写公章使用审批表 部门经理审核 分管总裁 总经理或总裁审批
盖章处盖章备案（内容需填写清楚备查） 交由档案馆存档
二、合同章的使用范围
1. 合同专用章只限用于公司日常经营的各类合同签订、合同变更及补充协议，禁止在其它范围盖用
合同专用章。
2. 合同专用章的使用流程，合同承办人到 合同专用章保管 填写合同登记表 总经理审
批 保管处盖章 交由档案室存档
3. 合同专用章保管人要严格做好用印章登记手册。
4. 负责人要妥善保管合同专用章，不得遗失、毁损或擅自交与她人，不得擅自将合同专用章携带外
出签订合同，也不得在空白合同书上加盖合同专用章，特殊情况经本单位法定代表人批准除外。
三、工程部章的使用范围
1. 工程部印章，只对在北城置业•万和项目•万和新世界•广州路步行街项目工程管理范围内使用，不
对外使用。
2. 工程部印章用于在本部门的职权范围内处理项目中的公务，以工程部名义在公司内部上报、
平送的各类文书材料，主要用于（现场签证、收方记录、竣工验收单、工程图纸、施工单位工作联
系函、报告）等。
3.  工程部印章严禁对外签订合同及其它协议、契约等经济类文书（均为无效）。凡超越工程部的权限
使用范围的不可使用工程部印章。
4. 下列情况之一者，不予用印：   
  4.1 纯属私人事务。    
4.2 空白信笺和空白介绍信。 
  4.3 不符合本规定要求的证件、文件、函件、材料、报表等。 
4.4 凡工程部盖章的各类文件，需经公司档案室备案的视为有效。 
5. 印章的使用程序：
经办人  工程部使用申请表 小组负责人审核 建设工程中心总监签字 分管总裁签批
档案室存档
四、财务章的使用范围：
4、财务专用章是公司在银行的预留印鉴之一，其主要使用范围为： 
4.1 支票签发的用印； 
4.2 公司资金支付及调拨的用印； 
4.3 经济业务往来单位的帐户余额签认用印，公司内部单位帐款转帐单的用印； 
4.4 其它与财务会计业务相关的用印。  
5、其它各种材料的用印，以及公司职工因私需加盖公司财务印章的各种材料的用印，由财务部门负责
人依据具体情况酌情决定。特殊情况下需请公司总裁办、总经理审核批准。 
6、财务部门发布公文用印、对外报送的各种财务会计报表用印、税务申报缴纳用印，应按照要求一律使用专用公司印章，不得使用公司预留财务印章。 
7、财务章保管人员妥善安全保管印章，财务专用章如有遗失，财务部经理须及时向主管领导报告，立
即在影响较大的媒体上刊登遗失启事，同时向开户银行、税务局等其它相关单位发函声明，并在24小时
内办理更换印鉴的手续。 
8、 财务保管人员做好登记，严禁在空白纸张上用印。
9、 使用流程：经办人 财务章使用登记表 部门经理 总经理签字（或授权总裁）
 五、法人章的使用范围 
1、 公司法人章的使用主要有公司各部门与合作单位签订的业务合同，（法人签字或签章）开发建设中
心项目拿证时的报建材料， 及财务部银行转账、开具支票专用。
2、法人或代表人印章为公司在银行的预留印鉴之一，用于支票的签发以及公司资金支付及调拨，未经批
准，不得用作其它用途。
3、 法人章由财务人员妥善保管，凡违反规定使用造成公司经济损失的，视情节轻重给予处罚；情
节严重构成犯罪的，由司法机关依法追究其刑事责任。
4、 签批流程：
经办人    法人章使用登记表 总经理审批（总裁）
第二条 以上印章原则上不许带出企业，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写《印章借用申请
单》，注明事项，经集团总经理批准后方可由________级以上（含）人员携带使用。
第三条 公司印章雕刻的申请、审核和批准。如需刻印部门负责人据工作需要提出雕刻印章的申请，经
公司总经理批准方可雕刻。
第四条 公司印章的使用原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查《用
印申请单》上是否有批准人的印章。
第五条 以上印章保管人章妥善保管，凡违反规定使用造成公司经济损失的，视情节轻重给予处罚；
情节严重构成犯罪的，由司法机关依法追究其刑事责任。
第六条 印章遗失时除立即向上级报备外，还应依法公告作废。
编制日期
7月12日
审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

北城置业档案管理制度

制度名称
档案管理制度
受控状态

编 号

执行部门
档案室
监督部门
行政部
考证部门
总裁办
第一章 总则
第1条 目的
为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制定。
第2条 管理部门
档案管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下。
（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。
（2）对企业其它部门文件材料的归档工作进行指导和监督。
（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。
（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。
（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
第二章 企业档案管理体制
第3条 归档范围
（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。
（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。
（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。
（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。
（8）仪器、设备方面的文件材料。
（9）项目工程建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。
（10）科研、技术引进、转让方面的材料。
（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。
（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。
第4条 管理部门
（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其它部门的档案管理工作进行督促和指导。
（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其它文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其它部门移交档案的管理。
（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处理，由行政管理部定期归档统一处理。
第三章 平时归卷
第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。
第7条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第8条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
第四章 立卷
第9条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第11条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
第12条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针正确第一年立卷；跨年度的总结放在针正确最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第15条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
第16条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第五章 档案借阅、利用工作
第17条 企业内档案利用的方式
（1）提供档案原件。
（2）提供档案复印件。
（3）提供文献索引资料。
第18条 借阅管理
（1）凡需使用档案者，均须填写《文件借阅登记表》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后
方能调阅。
（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
（3）借阅期限不得超过_ 3 天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第六章 档案销毁管理
第19条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。
第20条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
第21条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
第七章 附则
第22条 本制度由档案部部负责解释、补充，由总裁办批准后实施。
编制日期
7月12日
审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期