办公用品领用管理制度.doc
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1、公司办公用品领用管理制度办公用品领用管理规定 办公用品作为公司的必须开支,在公司的运营费用中占用一定的比例。加强和规范对办公用品的采购、发放、领用、回收等环节的管理规定,可以达成使公司压缩开支,树立形象,强化管理的目的。办公用品虽小,但积少成多,因此办公用品的发放必须有严格的制度规定保障,一般情况下办公用品的领用可按照以下流程进行。办公用品领用管理注意事项 办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表,办公用品更换按规定解决,特殊情况要有书面报告。 根据工作需要情况,拟定各岗位办公用品配备规格一览表,作为办公用品发放的依据。 员工离开本单位,应退回领用的办公用品。 办公用品申领使用管理方式
2、 行政部门不仅要负责办公用品的收发,还要负责申请、采购,如此琐碎、繁杂,要做好就得要理清各环节之运作,并作好计划、预算工作。并且,此类工作的管理还要视公司规模大小而制定不同的管理方法。对于小型公司来说:行政人员应将一些使用频率较高,如圆珠笔、纸巾等,稍作一些保存,占的地方不大,用一个柜子就可以。 文具领用可采用以旧换新的方式,但是更改前,各部门(单位)还得 填写申领单,经公司主管签字后,加以记录,叫供应商送来后,便可发放。 对于可缴交的用品,如钉书机、打孔机等用品,人员离职后可收回,发给下一任同事使用。 对于大中型公司则不同,由于人多、部门多,上述作法应付不了需求,还会遭到不少同事抱怨,可行的
3、方法是:行政部根据各部门的工作需要,为公司各部门做好办公用品领用预算,可以根据往年的用量及费用,作出年度计划及预算,这种预算作业通常在年终进行。 员工领用办公用品需通过部门经理及行政经理的核算审批,到行政部填写办公用品领用情况登记表。 设立办公用品保管室,依公司大小,用品多少设保管员1名或2名,保管员既要做好收发工作,还要根据业务需要做好账本登记,定期对文具进行盘点。行政部可以安排公司的前台人员或保洁员担当办公用品的保管员。 采购人员应选择好供应商,并控制好价格及品质。 行政人员应拟订好办公用品收发一览表,使办公用品在收发过程中有条有序。办公用品管理办法 一目的 为规范公司办公用品管理,使之即
4、满足员工工作需要又杜绝铺张浪费,特制定本办法。二合用范围 公司内所有部门及分公司办公用品的采购、领用及报废等管理。三办公用品请购 各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划,由部门主管填写办公用品采购申请单交行政人力资源部。 行政人力资源部统一汇总、整理各部门的采购申请,并经核查库存状况后填写办公用品采购计划表,呈报总经理审核批准后实行采购任务。 各部门若需采购临时急需的办公用品,由部门主管填写办公用品采购申请单,并在备注栏内注明急需采购的因素,报总经理批准后由行政人力资源部负责实行采购任务。 四办公用品采购 为有效完毕采购任务,原则上由行政人力资源部统一负责实行采购任
5、务。 对专业性办公用品的采购,由所需部门协助行政人力资源部共同进行采购。 临时急需办公用品可经行政人力资源部批准后由使用部门自行采购。 对单价大于500元以上办公用品的采购,应先进行询价、比价、议价,并将最终议定价格呈报总经理批准后,方可实行采购任务。 五办公用品入库 办公用品入库前须进行验收,对于符合规定规定的,由行政人力资源部办公用品管理人员登记入库;对不符合规定的,由采购人员负责办理调换或退货手续。 办公用品采购发票应由行政人力资源部办公用品管理人员签字确认入库后,方可报销。 六办公用品领用 员工领用办公办公用品应填写办公用品领用登记表。 员工领用单价在人民币100元以上的办公用品,须经
6、部门主管核准批准。 七办公用品使用 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。 员工离职时应依办公用品领用登记表所领办公用品一并退回(消耗品除外)。 凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。 公司员工应本着节约的原则使用办公用品。 办公用品若被人为损坏,应由负责人照价补偿。 八办公用品报废 非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时,使用人应提出办公用品报废申请,经部门主管审核,并报总经理批准后,到行政人力资源部办理报废注销手续。书写工具 签字笔 钢笔/墨水 铅笔/橡皮 圆珠笔 白板笔 电话笔 荧光/记号笔 油漆/胶片笔 文献存储 文献夹/册 文献袋/套 票据夹 报告夹 档案盒 写
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