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公司行政管理制度汇编模板

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2020年6月23日
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规章管理制度( 试行版)

目录
第一章 总纲
第二章 人事管理
一、 公司人力资源规划
二、 招聘与录用
三、 培训
四、 考勤
五、 假期
a) 请休假
b) 假期规划
六、 奖惩
七、 考核
八、 核薪
九、 保险
a) 社会统筹
b) 商业
十、 人员流动
a) 调动
b) 辞职、 辞退
十一、 关联企业
第三章 行政管理
一、 礼仪纪律
二、 工作计划
三、 会议管理
四、 办公设备
五、 文书作业
a) 打印
b) 复印
六、 收发文
七、 用印
八、 档案管理
a) 文档
b) 图书
c) 专业资料
d) 客户档案
e) 办公文档
九、 访客接待
十、 办公用品
十一、 采购
十二、 固定资产
十三、 物业
十四、 公司福利
十五、 午餐

第三章 业务支持

一、 Internet主页
二、 文件档案管理
三、 商业秘密保护
四、 公共关系
（一） 司外
（二） 司内
（三） 投诉
五、 广告宣传

总 纲

公司行政管理制度是公司管理的重要文件。本制度由总经理、 行政部、 人力资源部、 财务部及各部门主管直线执行。司职机构为公司行政部。
本制度的修改须经总经理核准; 重大事项的更改须报执行董事或董事会核准。
第一章 人事管理

总 则
1． 人事管理是公司”人才为本”价值的直接体现;
2． 人事管理以合法、 平等为基准, 以实绩导向、 取优汰劣、 赏罚分明为宗旨;
3． 人事管理以满足公司发展需要为核心目标。
一 人力资源规划
1． 根据公司业务发展需要进行前瞻性人力资源计划;
2． 建立明确的人才标准、 工作分析体系;
3． 短期人力资源计划由总经理核准, 中长期人力资源计划报董事会核准;
4． 经核准后由总经理领导制定征用计划;
5． 行政部依据招聘计划执行招聘流程;
6． 建立公司人才库( 全部应征人才简历) , 作为公司业务发展的储备。
公司/部门发展
人力资源规划流程

工作分析

执行人: 人力资源部、 各部主管
责任人: 人力资源部
监督人: 总经理、 董事长
招聘流程
征用计划
董 事 长
总 经 理
中长期计划
短期计划
人才标准
二 招聘与录用
1. 公司各部门需招聘新员工时, 应该按照公司标准文本《人员增补申请表》( 附件一) 进行填写后上交公司人力资源部, 由人力资源部上报公司总经理批准后, 开始招聘程序。
2. 各部门所需招聘的新员工, 应该首先尝试公司内部人员调动, 在公司内无合适人选或无法调动时, 开始公司对外的招聘程序。
3. 人力资源部对外的招聘方式能够采用: 公司内部人才库寻觅、 设摊招聘、 登报广告征员等方式。
4. 人力资源部于招聘前须将本公司用人计划、 本次招聘人数、 职位、 要求等材料报政府有关劳动人事部门批准,方可拟稿登报或设摊招聘。
5. 人力资源部负责应征人员资料的初审工作,并将合适的候选人材料转送录用部门审阅,并与其共同商定参加初试者人员名单。
6. 初试由人力资源部主持,包括笔试和面试, 同时填写《职位申请表》( 见附件二) 与《面试评估表》( 见附件三) 中的初试考核部分。
7. 复试由人力资源部与录用部门共同主持,同时填写《面试评估表》复试考核部分。
8. 总经理/董事长面试意见由总经理或董事长复试后填写意见, 并标明试用期工资、 转正工资。交由人力资源部进行聘用与否的通知。
9. 员工入职: 新进员工报道, 应缴验以下材料:身份证复印件一份、 最高学历复印件、 1寸照片2张、 担保人复印件、 担保协议等资料, 进行入职办理。
10. 入职办理: 第一步, 新员工填写《入职审批表》( 见附件四) , 人力资源部门交由主管部门-总经理-董事长签批, 第二步, 办理新员工任命书及出入证、 登记考勤信息。第三步, 人力资源管理部建立人事档案, 填写保存并管理使用。
11. 录用人试用期为一——三个月,试用满一至二个月时,由人力资源部会同部门主管对试用员工按照公司员工考核体系进行一次中期考核( 见附件五《员工转正申请表》) ,若发现有任何不符合录用条件者,随时解聘。届满后再进行正式考核。
12. 录用人试用期结束, 成为公司正式员工, 公司与之签定《劳动合同》( 见附件六) 并同时办理劳动人事档案关系的调动、 保险等相关福利等事宜。
13. 员工人事档案包括: 《应聘人员登记表》、 《履历及所需资料》、 《面试评估表》、 《担保人协议》( 见附件七) 、 《劳动合同》等。
招聘流程
人员增补申请表

各部门填妥〈人员增补申请表〉
交行政管理部

总经理批准

内部人员调动程序
公司内部调动
能够

不能够

登报广告征员
内部人才库寻觅
设摊招聘

筛选候选人( 人事部协同录用部门)

面试评估表( 人事意见)

面试记录表
初试( 人事部)

时间间隔2周左右
测试打字、 语言、 写作

面试记录表
面试评估表( 部门意见)
复试( 人事部协同录用部门)

总经理审批

人力资源部明确工资与福利

任命书
电话通知报到

员工资料卡
报到建档

劳动合同
1-3个月

考核表格
考 核

不合格
解 聘
合 格

正式录用, 签定劳动合同见证等相关手续

责任人: 人力资源部总监
监督人: 总经理

三、 培 训
1. 人力资源部负责综合协调各部门之训练计划,订立各项公司全年教育训练计划。
2. 人力资源部须督导实施教育训练计划,检讨各项训练情况并做效果分析。
3. 人力资源部负责收集、 编订教育训练教材。
4. 人力资源部协同公司其它部门进行相关人员的业务培训。
5. 公司培训分为: 新员工引导培训、 在职培训( 主管指导、 在岗司内外、 脱岗司内外) 与主管培训等多种。

公司迎新引导培训体系表

培训人
培训内容
培训时间
考核基准
总经理
公司介绍

行政部
《员工守则》
《行政管理制度》
《员工奖惩制度》

财务部
《财务管理制度》

人力资源部
《人事管理制度》

四 考勤
1. 公司每位员工在每一正常工作时日, 必须自行、 准确打卡。
2. 凡是漏打, 错打卡者须在24小时内申请补办, 填写《未打卡证明单》( 附件八) , 经部门主管核定后报人力资源部。
3. 公司员工出差,须填报《出差申请单》( 见附件九) , 经主管、 总经理批准后须将申请单复印件一份交人力资源部备查。
4. 人力资源部将人员出差情况记入员工出勤情况表, 出差期间之例假记入员工出勤资料表。
5. 出差日期由人力资源部以公假记入员工出勤资料表。
6. 如遇业务人员外出执办公务, 须填写《外出登记单》( 附件十) 并经主管核准后有效, 员工凭《外出登记单》外出, 由公司外保人员收取, 于次日上午09:00-10:00交由人力资源部专职人员, 作为考勤之依据。
7. 申请假期应于事前向本部门主管提出并报人力资源部核准, 紧急事项于事后24小时内补申请。
8. 假期的请休严格按照公司《管理制度之假期》规定执行。
9. 公司行政管理部执掌每月月底统计作业,汇集《出勤卡》、 《请假单》、 《加班申请表》等相关记录,统计填制员工《出勤资料表》, 交财务部计算工资之用, 并入案备查。
10. 行政管理部主办人若发现员工旷职达2日或超出2日者、 请假超出规定期限者、 出勤记录有弄虚作假或涂改毁坏者,应即时提请人力资源部主管核办。

行 政 专 员
考勤流程
考勤卡、 请假单、 加班单等
月出勤记录

每月25好

公司员工
财 务 部

责任人: 人事专员
监督人: 人力资源总监

五 请休假管理制度
5.9 员工除根据公司规定周六、 日休息外, 国家规定的法定节假日如下:
元旦 一月一日
春节 农历年初一、 初二、 初三
国际劳动节 五月一日至五月三日
国庆节 十月一日至十月三日
5.10请假、 休假相关规定附表一。
5.11人力资源部人事主管负责全公司的请假、 休假管理工作。
5.11.1 每周一统计上一周员工请假、 休假情况, 并及时与员工本人、 主管人员联系确认。
5.11.2 每月5日将上月1日至最后一日员工请假、 休假情况进行统计, 并计入当期员工出勤中, 将考勤统计结果以书面形式张贴, 接受员工申诉。
5.11.3 每月6日接受员工申诉并最终确认后, 将当期考勤( 含请假、 休假、 本市公出、 外地出差) 结果报主管领导核定。
5.11.4 每月10日前将经领导核定的员工出勤情况统计表报送计财部, 作为计算发放薪资的依据。
5.11.5 因特殊原因不能按时统计员工出勤情况, 必须提交书面材料经公司主管领导签字批准, 否则考勤统计工作延迟一天, 对责任人罚款50元, 延迟两天, 罚款100元, 以此类推。

6． 附加说明
6.1本办法由人力资源部解释和监督执行。
6.2 自本办法实施之日起, 与此相矛盾的相关规定作废。

7． 工作记录
7.1 请假单
由人力资源部人事主管保存六个月( 自销假之日起计算) 。
7.2 年度员工请假卡
由人力资源部人事主管保存至员工离职后六个月。
8、 相关文件
8.1 《职员薪资管理规定》
8.2 《职员薪资管理规定实施细则》
附表一
假种
日数X
请假原因
凭证
休假期间薪资
待遇
说明
事假
全年
X<=15
因事必须本人处理

无
1、 请假理由不充分或足以妨碍工作者, 部门经理不得准假。
2、 请假以半小时为单位, 不足半小时以半小时计。
3、 年度内逾规定日数的病、 事假须呈请总经理核准, 否则视同旷工。
病假
全年X<=30
因病必须治疗及休养
X<=2部门负责人证明; X>2持医生诊断书
无
婚假
X=5
本人结婚
持结婚证到公司备案复印件
标准工资100%给付, 其它薪资项目按规定享受。
需连续一次申请。
符合国家法律规定条件。
X=10
本人晚婚
丧假
X=3
父母( 养) 继父母、 配偶、 曾祖父母
部门负责人证明
标准工资100%给付, 其它薪资项目按规定享受。
1、 自丧亡之日起至出殡日后第二日止, 以日为计算单位, 可分次申请。
2、 依奔丧地点远近可酌情加给路程假。
3、 其它亲属丧亡如有必要参加丧礼应请事假, 其日数不计入事假全年给假日数内。
X=2
配偶父母、 祖父母、 子女
X=1
外祖父母、 配偶祖父母
产假
X=90
本人分娩
准生证明
标准工资100%给付, 其它薪资项目按规定享受。

护理假
X=5
妻子分娩
准生证明
出生证明
标准工资100%给付, 其它薪资项目按规定享受。
妻子产前产后均可请此假。
工伤假
视情况而定
在工作过程中发生的人身伤害、 急性中毒事故等国家规定的工伤范围
部门负责人证明; 指定医院的诊断证明
根据国家规定视具体情况由劳资双方协商而定
按国家规定的工伤范围办理。
公假
所需日数
政府法规规定的给假, 如法庭传讯、 出席人大会等。
有关证明文件
与正常工作时间同等对待。
1、 因特殊事件由申请公假者, 部门经理斟酌裁决。
2、 依据前往地点远近给予路程假。

1. 公司给假分为事假、 病假、 公假、 婚假、 工伤假、 丧假、 计划生育假和探亲假,各种给假标准参见《管理制度》。
2. 因突发事件或疾病而不得已请假者, 须在半日内通知行政管理部负责人, 并在请假后24小时补填请假单。
2. 各部门主管因私或工作外出不论几天者, 须提前三天填妥《请假申请单》, 经行政管理部批签后, 递交总经理批示, 同时安排妥后续工作方可。
3. 普通员工因私或工作外出在二天之内者, 须提前一至二天填写请假单, 由本部门主管批准, 交行政管理部备案; 若员工请假在二天以上者, 在本部门主管允许后经总经理批示, 交行政人事部备案。
4. 行政管理部在经办请假手续人员审查所附请假材料,病假者需附医院诊断证明,请产假、 丧假者须附出生证明或死亡通知书, 请假者须有充分理由。

请假、 休假相关规定附表一。
5.11人力资源部人事主管负责全公司的请假、 休假管理工作。
5.11.1 每周一统计上一周员工请假、 休假情况, 并及时与员工本人、 主管人员联系确认。
5.11.2 每月5日将上月1日至最后一日员工请假、 休假情况进行统计, 并计入当期员工出勤中, 将考勤统计结果以书面形式张贴, 接受员工申诉。
5.11.3 每月6日接受员工申诉并最终确认后, 将当期考勤( 含请假、 休假、 本市公出、 外地出差) 结果报主管领导核定。
5.11.4 每月10日前将经领导核定的员工出勤情况统计表报送计财部, 作为计算发放薪资的依据。
5.11.5 因特殊原因不能按时统计员工出勤情况, 必须提交书面材料经公司主管领导签字批准, 否则考勤统计工作延迟一天, 对责任人罚款50元, 延迟两天, 罚款100元, 以此类推。
7.1 请假单
由人力资源部人事主管保存六个月( 自销假之日起计算) 。
7.2 年度员工请假卡
由人力资源部人事主管保存至员工离职后六个月。

请假/调休流程
申 请 人
请假申请单

职务代理人签字

部门主管签字

2天以上总经理签字

行政管理部主管签字

申请单归档

申 请 人

责任人: 部门主管
监督人: 行政主管

( 二) 假期规划

六 奖惩
1． 奖惩依据为公司《员工守则》
2． 公司各级主管均有提出奖惩的建议权
3． 行政部负责事实调查并报告总经理
4． 各级主管按公司权限行使奖惩
5． 各类奖惩由行政部执行
6． 各类奖惩须报备行政管理部备案, 登记入《人事资料卡》

奖惩申请表
奖惩流程
奖惩申请

报告总经理
行政部备案
行政部执行
公 告
核 准
行政部调查
七 考 核
1. 考核管理是公司管理的一项重要内容, 它的目的在于维持企业的良好秩序, 更好地贯彻企业管理制度, 完成计划指标和实现经济效益。
2. 对司内各部门的管理状况及个人的行为活动制定统一的规范作出合理的评判, 激励先进, 褒扬正气, 有功则奖, 有过则罚。调动员工工作积极性, 完成指标, 提高工作效率。
3. 公司对部门的考核, 主要内容为费用情况、 资金状况、 业绩完成进展情况以及公司运作的规范及制度的执行情况; 对员工的考核主要为业绩、 品德和行为的执行情况。
4. 于考核作业前,行政管理部须备妥员工之考勤、 升迁、 调动奖惩诸种资料作为一般依据。
5. 对部门考核一般周期为半年一次。
6. 考核由直线上级主管执行行政部参与配合, 亦可设立考核小组
7. 对公司员工的考核区分为月度、 季度、 年度考核, 每月、 季、 年度底前5天内, 行政管理部协同公司各部门主管对公司员工按照公司业绩指标体系, 并结合员工IDE协议等相关指标, 对员工月、 季、 年度工作情况进行考核, 填写《考核记录表》, 上报总经理。
8. 考核结束后,行政管理部负责将考核等级反映于员工的奖惩与职位、 薪资等级年度的相应调整。

考核流程
考核表
总经理
考 核
考 核
工作分析
IDA/业绩
行政资料
行政部
业务部
行政部
八 核薪
1. 财务部根据《出勤资料卡》、 《业绩奖金确认单》进行核薪
2. 《出勤资料卡》由行政部统计提供
3. 《业绩奖金确认单》由业务部统计提供
4. 财务部汇总之薪资表报总经理核准
5. 周考勤、 奖惩发生薪资增减, 依据公司《员工守则》

核薪流程
业务部
行政部

业绩奖确认单
出勤资料卡
薪资表
出纳支付
总经理
财务核薪
业绩奖资料
考勤资料
九 保险
（一） 社会统筹保险
1． 养老保险
1.1
1.2
养老保险办理流程

2． 医疗保险
2.1
2.2
医疗保险办理流程

3． 失业保险
4． 住房公积金
（二） 商业保险

十 人员流动
（一） 调动
1． 部门内员工岗位调动, 由部门主管向行政部提出调动说明; 听取行政部建议后决定; 报备总经理;
2． 部门内主管岗位调动, 由部门主管向行政部及上级主管提出调动说明, 听取意见后决定; 报备总经理;
3． 部门级以上主管岗位调动, 由总经理提出动议, 听取有关建议后决定; 报备执行董事;
4． 调动由行政部发布调动令
调动说明书
部门内员工调动流程
行政部建议
调动说明
部门主管

决 定

调动令
报备总经理
调动令
执 行

部门内主管调动流程
调动说明书
行政部意见
上级意见
调动说明
部门主管

决 定

调动令
调动令

执 行

报备总经理

部门级以上主管调动流程
调动动态
相关意见
行政部意见
调动动议
总经理

决 定

调动令
调动令

执 行

（二） 辞职 m 辞退
按制度办理辞职手续, 填写《离职申请书》, 经有任免权限的主管批准后由行政管理部办妥移交手续并填写《移交接清单》后方得视为按正常手续辞职, 行政管理部通知财务结算工资。
辞退和开除
有任免权限的主管需解聘其任免范围内合同制员工的, 应填写《解聘/开除通知书》, 然后交行政管理部办理有关离职移交手续。被解聘员工应办妥移交接手续, 填写《移交接清单》后方得离职, 同时由财务部结清工资。
无论以何种情况离开公司者,由行政管理部签发离职证明书, 一式二份,一份交离职人, 一份留存行政管理部。
员工离职后,行政管理部须将离职人员各项手续、 表单归档封存。

工作交接单
工作交接单
行政出勤统计
辞职/辞退 申请书
辞职/离职申请
责任人: 行政主管
监督人: GM
退工/结档
GM 秘书备案
行政交接
财务交接
业务交接
GM批示
行政主管意见
主管意见
辞职交接流程

十一 关联企业
1． 公司对关联企业之高级主管执行人事管理职责;
2． 管理范围
外方人员: 请休假
国内人员: 招聘、 录用、 合同、 考核、 定薪、 辞职、 辞退
3． 各作业流程参照前述相关流程
4． 各项管理之决定均须经董事长校核。
第二章 行政管理
一 礼仪纪律
7． 行政管理部负责对公司全体员工的礼仪、 办公纪律、 出勤、 外出等事项的全面监督;
8． 行政部主管发现不当现象, 可签发”提示单”以提示警告, 并报备有关部门主管;
9． 行政部确认奖惩事实, 可提请有关主管研究提出奖惩申请;
10． 对公司礼仪纪律现象, 行政部与各部门主管均可直接向总经理提出提出。

二 工作计划与报告
没有计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、 部门、 员工行为的计划性要求, 用以明确和把握我们的工作方向, 同时提高工作效率与工作效益。因此, 经过对计划体系的规定, 并经过相关计划流程和计划表格的制作, 实现工作计划的确立、 执行和评估。
( 一) 公司、 部门年度发展计划
1 公司总经理、 部门主管于每一会计年度底应该制定下一会计年度的发展计划。
2 公司年度发展计划经公司主要高层领导人讨论制作, 公司董事会核准同意后确定执行。
3 部门年度发展计划经部门主要领导人员讨论制作, 公司总经理核准同意后确定执行。
4 公司、 部门年度发展计划是部门、 人员月度工作计划的基础和依据。
5 公司、 部门年度发展计划是对公司、 部门经营发展的评价基础。
年度计划流程总经理

公司计划草案

报告
董事会
核准

报告
各部主管

稽核

部门计划草案

总经理核准

执 行

( 二) 部门、 员工月度工作计划
1 部门主管、 公司员工在每月度底分别进行部门、 员工下月度工作计划安排。
2 月度工作计划经过对《月度工作计划表》的制作来完成, 在该表格中应该相应地填写部门、 员工下月工作内容安排和时间控制。
3 员工月度工作计划交部门主管核准同意后确定执行。
4 部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执行。
5 月度工作计划的完成情况将作为部门、 员工工作评估的主要依据之一。
年度月度工作计划
公司年度计划

部门主管

计划草案

报告
部内员工
总经理
核准
报告

稽核

计划草案

主管核准

执 行

( 三) 员工日工作时间控制计划
1 公司员工经过《日工作时间控制表》进行日工作时间计划与安排控制。
2 公司员工应该按照”《日工作时间控制表》填写规定”在规定的时间按照规定的项目如实填写并上交公司行政管理部。
3 在《日工作时间控制表》中体现出员工对每日工作安排的合理性与计划性, 反映员工每日工作的效益性与非效益性, 因此, 该表格将作为对员工考核的主要依据之一, 同时也是员工用于控制时间、 提高效率、 自我评估的依据。
4 《日工作时间控制表》是公司对外服务的重要计费依据。

日工作计划流程
部门月度计划

部门主管

报 告
稽 核
员工日计划

执 行

( 四) 专项市场、 业务规划
1 在公司进行新市场的开拓和新业务的推广时, 该市场和业务的主要负责人应该进行专项市场、 业务规划。
2 专项市场、 业务规划建立对该市场、 业务的全面了解, 公司主要经营人员的深入研究、 探讨的基础上, 同时该规划应该结合公司、 部门年度发展计划和市场需求与竞争变化的基础上。
3 专项市场、 业务规划经过制作《市场规划表》和《业务规划表》来完成, 并严格按照规划进行市场拓展与业务推广。

三 会议管理
会议是公司决议产生、 工作明确、 意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议, 规定的人员必须准时参与, 指定人员作好会议记录, 与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。
(一） 定期例会

会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
业务诊断会议
每工作日上午 9:30-10:00
各部门人员
对外服务中相关问题讨论、 日计划
各部主管
月度总结、 规划会议
每月度第一天下午
总经理
各部门主管、 工作人员
上月度工作总结月度工作规划报告
各部主管
主管例会
每月第一天下午
总经理、 各部主管
月度工作计划协调
总经理
员工大会
每月中旬一次
总经理
全体员工
经营总结、 工作安排、 其它相关内容
行政管理部/总经理
董事会会议
每年度一次
董事长、 董事、 总经理
公司重大事项决议
总经理/董事长
( 二) 非定期会议

会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
公司发展研讨会
不定时
总经理、 部门主管、 主要经营业务人员
就市场拓展、 业务推广、 公司经营等相关事项的讨论
行政管理部主任/总经理
临时会议
不定时
总经理、 部门主管、 其它有关人员
特殊事宜
行政管理部主任/总经理
董事会临时会议
不定时
董事长、 董事、 总经理
公司经营特殊重大事宜
总经理/董事长
（三） 会议安排
1． 公司内会议由行政部秘书安排, 部门内会议由各部自行安排
2． 主会人会前一天需向秘书告知会议安排、 会议内容
3． 秘书须提前四小时以上书面通知与会人地址、 时间、 内容
4． 秘书负责会场安排与整理
5． 开会期中, 秘书负责记录; 并于会后将会议摘要决定整理、 打印、 转发给有关人员及总经理备案
会议计划
会议计划单
会议流程

秘 书

会议通知
通 知

安 排

记 录

摘要备案

四 办公设备管理
1． 电脑
1.1行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统;
1.2根据保密原则需要, 由行政部对行政、 业务文件目录设定统一管理的电脑密码
1.3员工在所属部门目录下设立个人子目录
1.4员工不得私设电脑密码
2．传真机、 复印机:
2.1由公司行政部统一管理与使用
2.2建立严格的使用登记制度
2.3未经许可, 个人不得自行操作使用
3．可运用状态维护
3.1行政部负责电脑、 传真机\复印机的检查、 保养和维修,保证设备的可运用状态

五 文书作业
（一） 打印
1． 总经理、 各部门主管交由秘书打印之文函、 广告, 需填写《文书委派单》, 并标明文件之性质, 如传真、 公函、 内部文及保密级别, 急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。
2． 打印完毕后秘书先行校核并于《文书委派单》上签字, 转交委办单位之经办人校核、 签字
3． 对外传真、 公函秘书须复印存档( 参见收发文流程)
4． 文书处理过程中, 未经同意秘书不得将受托文书传阅她人

文书作业流程总经理/主管

文书委派单
文书委托

文书委派单
秘书处理

保密标志

文书委派单
委办校核

（二） 复印
1． 公司复印作业由行政部秘书统一执行
2． 一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书
3． 客户资料、 服务文本、 公司级文档等特殊文件, 需填写复印委托单( 文件名、 秘级、 用途、 装订要求等) 经高级主管批准后执行复印
4． 秘书于复印、 装订作业后, 须填写复印装订登记表( 日期、 内容、 页数、 复印机码、 批准人、 保密标识等)
复印流程
各部门

复印委托单
复印委托

核准

复印装订登记
复印装订

保密标识

各部门

六 收发文
4 文件是经营信息传送、 交流与反馈的重要信息载体。公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。
5 本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----文秘统一办理, 她是各级文件管理的直接承担者。附《收、 发文登记表》
6 文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号、 登记, 并在公文上附”公文处理单”, 分送有关部门或人员传阅承办, 同时请传阅人或承办人在”收文签字 簿”上签收, 文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果, 并对文本进行复印和留档。
7 公司的各类文件均属内部机密文件,文秘不得截留、 泄露和私自外带,违者予以警告、 经济处罚、 除名或追究法律责任。属一般业务便函, 只要在”收文登记簿”上登记即可, 直接分送有关人员阅办。
8 本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。
9 文件传真的发文工作亦由文秘人员负责, 需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、 分类编号、 发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、 协议等重要文件皆须复印备份存档。
10 对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。
11 每月未, 文秘应将收、 发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、 报刊可作一次销毁, 报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》
12 文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档, 文秘必须做好登记造册工作。每月未, 文秘应将收、 发文整理装订成册。
13 每半年将经各部门主管确认的确无用之文、 报刊可作一次销毁, 行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、 复制或作其它技术处理。

保密标识
发函打印
传真
用印流程
发文登记表
责任人: 文员、 总台
监督人: 业务、 行政主管
总台电话
文员送邮
快递
信件
分理
复印存档
用公司印
主管签字
收函登记表
发函发文
责任人: 文员、 GM秘书
监督人: 行政主管
总经理
登记归档
秘书筛选
主管归档
总经理
业务部门
公函归档
私函自理
部门信函
个人信函
收件人签收
总台收函
信函收文
收发文流程
七 用印
1. 本公司以公司名义对外之行文由管理部负责盖印。
2. 公司各部申请签章及总经理、 董事长职章, 应提出申请(汇签)经上级核准后交管理部秘书, 由秘书登记于登记表。
公司章
合同章
法人章
财务章
用印申请单
申请单归类
申请人
GM秘书
用印
GM签准
GM秘书
用印申请
责任人: GM秘书
监督人: GM
用公司印流程

八 文档
( 一) 图书杂志
1. 公司所属图书是专供相关公司内人士参阅, 由行政部统一保管, 于每年6月、 12月下旬详实盘点。
2. 文秘应将图书书名、 出版社名称、 数册、 金额按类型编号, 各部门员工由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、 归还期。如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。附《图书登记册》
3. 一般情况下, 图书只得在司内阅读, 借书册数以三册为限, 借书期限不得超出过二周, 若要续借者, 重新到行政部处登记。
4. 对图书有损坏或遗失者, 要作出一定的赔偿。
责任人: 文员
监督人: 行政主管
按时回库
图书借阅登记表
图书清点报告
借书人
每月清点一次
文员登记
借阅
图书登记表
入库
文员登记
图书购进
图书管理流程

( 二) 专业资料
（三） 资料分类:
1.1公司搜集的各种公司业务文本、 流程、 企划案、 制度、 顾问业理论等文件正本
及复印件;
1.2公司由政府主管部门购买的政策法规;
1.3公司各类剪报;
1.4公司搜集的各类行业( 如建材、 装饰等) 材料
（四） 公司资料只可于公司内借阅当天归还, 不得携出司外
（五） 特殊情况需复印者, 须填报复印申请批准

资料管理流程
资料整理

登记表

复印申请
借阅登记
清点报告
定时清点
保密标识
借阅人
复印人
申请
登记
复印
借阅
入 库
登记注册

当天回库

（六） 客户档案
1． 客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域
2． 客户档案包括客户提供的各类资料, 及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、 文本
3． 客户档案只可于公司内借阅, 当天归还, 不得携出司外
4． 特殊情况需复印时, 须填报复印申请报批
5． 服务结案前, 由指定专案人员负责客户资料管理, 并承担保密责任

客户档案管理流程
专案人员管理

结 案

登记表
行政登记

保密标识

清点报告

入 库

定时清点

复 印
借 阅

借阅登记
复印申请

申 请
登 记

当天回库

借阅人
复印人

( 四) 办公文档
1． 行政管理部负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理
2． 行政人员办公文档设:
Ÿ 工作计划与报告
Ÿ 司内行政
3． 业务人员办公文档设:
Ÿ 工作计划与报告
Ÿ 司内行政
Ÿ 拓展资料
Ÿ 谈项目A、 B、 C……
Ÿ 执行项目A、 B、 C……
九 访客接待
1. 来本公司之宾客由秘书负责接待。
2. 接待来访宾客须热情、 大方、 并迅速与有关主管部门联系接洽。
3. 秘书做毕接待须做访客记录, 其中注明具体单位、 姓名、 来意、 有否约定等事项并向有关主管汇报。
责任人: 总台、 秘书、 文员
监督人: 各级主管
秘书上茶
文员上茶
出迎进办公室
出迎进接待室
出迎进专案室
电话秘书
电话受访人
电话业务员
总台应对
董事长/GM朋友
朋友
客户
推销商
总台询问
访客
访客接待流程

十 办公用品
5． 文具
1． 行政部负责办公文具的采购与领用登记
2． 行政部须特别注意随时检查复印纸、 文本装订耗材( 铁圈、 封面纸、 封面薄膜) 及文件夹的存量, 以保证公司业务程序的正常进行
6． 茶、 水
1． 行政部负责茶、 水等日用品的采购与使用登记
2． 定时检查饮用水、 茶叶、 水杯的存量, 及时购买补充, 以保证正常的办公秩序
3． 公司举办培训、 讲座等大型活动时, 行政部应及时了解情况, 备足茶、 水、 杯用品, 以保证活动的正常进行

十一 采购
4． 公司办公日用品和低耗品由行政管理部在为公司节约总成本和控制办公费用总额度的基础上统一购置。
5． 办公设备维修、 邮件投递等业务委托中行政部统一处理。
6． 行政部须对固定供应商建立完整的档案系统, 以节约成本之原则, 选择、 跟换供应商。
7． 公司各业务部门将需要购置的固定资产以申请单形式上报行政管理部, 经批准后, 由行政管理部对采购物资的数量、 质量、 规格、 供应商、 价格进行统计、 分析、 比较, 作出清单, 递交总经理批示, 经批准后由行政管理部下达采购指令, 予以履行同供应商进行市场询价、 报价、 谈判