会务接待实施方案篇.docx
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会务接待方案篇 时间:会议时间:x年x月x日至x月x日,报到时间:x年x月x日至x月x日。地点: 一、工作机构 生活服务组,组长: 副组长:成员: 二、工作职责 (一)会务期间招待、安排及接待工作。做到态度热情,服务周到,食宿安全。 (二)会议会场布置和组织工作。 (三)做好出席会议嘉宾的组织联络工作。 (四)负责组织、协调,会务的方案设计,各种票证制作和物料采购。 (六)做好宾客的迎送、住宿、乘车、考察活动等具体接待事宜。 (七)组织好会务期间各宾馆、餐厅、和会议室的食品安全、通信保障工作。 三、具体工作任务会前: 邀请会议相关人员实地考察基地、会议举办场所。与领导确认会议接待方案费用标准等。制定会议工作人员服务标准及会议接待手册。 (一)准备会议物料 1/5 1、确定邀请嘉宾名单、接待资料、会议配套的商务服务,将航班、车次及抵达时间报接待组。 2、确定领导发言稿、签到表、会议指南、会议日程等,按要求根据参会人数印刷。 3、制作票证:桌签:15cm×40cm,签到处x块,签约处x块,住宿登记处x块,导引路牌x块,签到登记表。为嘉宾订制嘉宾证,工作人员工作证、贵宾席姓名台卡胸花、会议用餐券。 4、统计人数,提前订制嘉宾证、画册、会议指南、会议日程等统一装袋。 5、根据会议会场布置要求准备好广告牌、欢迎标语、宣传标语、喷绘、展架等设计,制作。 6、成立生活服务组,具体管理就餐住宿事务,确保会议期间的生活服务。安排用餐时间人数、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。责任人: (二)会场布置 1.主席台搭建及座区安排。 (1)重点做好会场以及主席台、贵宾席、嘉宾席的布置。做好座区标牌、餐桌编号并摆放桌签和菜单。 (2)做好大会主席台鲜花摆放,摆放的形式为主席台前端一周摆放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。台面铺设红地毯。嘉宾桌上摆放水果、矿泉水等。 2/5 (3)根据会务组要求布置好(广告牌、会议标语、气球竖标、拱门、门型展架、喷绘墙、灯光、音响、麦克风、多媒体、投影仪及服务员安排)按部落实到位。 (4)安排好商家展板及宣传设备的摆设位置,布置好签到签约台。检查好通道畅通、消防疏散等情况,杜绝安全隐患的发生。(5)在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指引路牌。责任人: (三)会议报到安排 成立会务接待小组、负责住房登记员,引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室) 1、据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要领导入住的楼层、房间类型、房号、贵宾客房需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。 2、做好与会人员的联络和接待工作。发放相关资料、票证、餐券等,分发房间号统一办理入住手续。将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务组。 3、向嘉宾告知宾馆名称、宾馆负责人员姓名,联系方式等。宾馆:做好接待工作,安排住宿和x日晚餐、x日早餐,负责生活安排,告知注意事项。 做好食宿接待各项准备工作。 责任人: (四)、交通接待 3/5 成立车辆小组。根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。 1、提前发布机场、码头、火车站、汽车站到达会场,宾馆的公交地铁等公共交通路线图。 2、对用车进行统一编号分组,做到调度有序,服务优良。驾驶员必须随时保证车辆整洁、车况良好,服务到位,确保安全。 3、根据实际情况提前协调抽调其他单位部门车辆或租用车辆备用; 4、提前对驾驶人员进行必要的安全及礼仪培训。 5、会议报到当天,接待组在机场、码头、火车站、汽车站设接待点,专人、专车按要求分批分时段接站。责任人: 会中: 1。提前检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及服务到位情况。 2、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟 3、安排司仪在会场入口处迎接来宾 4、第一时间解决来宾提出的合理建议或问题,如果客户提出的问题解决不了的向上级反映,不能隐瞒不报或越权处理。 5、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、vip、残障代表及家属等)的安排及接待工作。 4/5 6、协调会议期间的交通工具的安排。 7、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 会后: 1、收集整理会议剩余、可再利用物资物料等。 2、会务总结、评估、会议代表的意见反馈及处理。 3、汇总参会人员的相关资料。 4、与会议协办方的费用结算工作。 5/5 第5页 共5页- 配套讲稿:
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- 会务 接待 实施方案
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