文件记录控制程序.doc

中山博卓旅游用品有限公司

文件编号
文件记录控制程序
批准

审核

作出

BZ-MP-021

文件记录控制程序

版次
改订日期
实施日期
页数
改订内容
A
2009.6.8
2009.6.8
/
新版作成

1目的
规范公司记录的管理，为追溯、改进和提高产品质量提供依据，证实质量管理体系运行的持续性、适宜性和有效性，确保其符合标准要求。
2范围
适用于本公司质量管理体系所要求的所有记录的管理和控制。
3职责
3.1 行政部负责记录的统一编号、发放和管理，建立《记录管理一览表》。
3.2 品质部负责产品检验记录的管理。
3.3 各部门负责各自相关联记录的管理。
4流程图
见附件
5内容
5.1 记录的分类
凡是质量管理体系及限用物质规范体系运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。
5.1.1 与质量管理体系管理及先用物质规范体系有关的记录主要有：
管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施记录、人力资源管理与培训记录、设施管理记录、产品和过程监视和测量记录、有害物质检测记录等等。
5.1.2与采购、销售、生产、检验和交付有关的记录主要有：
产品要求的评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视和测量装置的校准记录、统计技术的应用记录、限用物质保存记录、顾客投诉及服务记录等等。
5.1.3 记录的形式为书面形式（如：书面的表格形式、报告文件形式等）、硬拷贝、磁盘等电子媒体等形式。
5.2 文件记录表格的设计、审批、印制和领用。
5.2.1 各部门设计自己所需的记录表格，并将空白表格交行政部审核后报管理者代表或其授权人审批后交行政部印制。
5.2.2 印制好的记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用。
5.3 文件记录的填写
文件记录由开展该项活动的直接责任人按要求及时填写，填写要求如下：
5.3.1 正确：质量记录所记内容必须真实准确，填写方法必须符合规定要求，字迹清晰，不随意涂改。需更改的部分采取划改，但需更改人签字并注明更改时间。
5.3.2 及时：按规定时间填写、传递，发现问题应立即纠正。
5.3.3 完整、齐全：记录必须按照格式逐项填写，如遇到不需填写的内容，应在该栏内画“/”。不得空项，文件规定的各种记录要作到齐全，签字手续完备。
5.4 文件记录的管理
5.4.1 文件记录的编号
各种记录表格也是管理体系文件的一部分，其编号与对应的体系文件章节相关联。 质量记录的编号结构如下：

顺序号

体系文件章号

表格代号（BG）

公司代号
（BZ）

版本号 修改次

编号含义：
1）公司代号: 博卓 (BZ)
2）体系文件章节号：
章节名称
章节号
管理体系
4
管理职责
5
资源管理
6
产品实现
7
测量、分析和改进
8
3）表格代号 :（FOR）
4）顺序号: 为表格序列号，以数字编号，数字取值范围是“01~99”
5）版本号: 为文件版本号，以字母编号，取值范围是“A、B、C…”
6）修改次: 为表格修改次数号,以数字编号,取值范围是“0-9”
5.4.2记录的收集、归档、储存和保管
a）记录按照统一集中、分级管理相结合的原则进行收集、归档、储存和保管，并做到易于查找。行政部负责建立公司《文件记录清单》。
b）负责收集、归档质量记录的部门，对每种记录应按月装订，并加上封面和标识按月编写目录，建立台帐，以便检索和查阅。
c）记录的储存与保管，必须防火、防潮、防霉、防虫蛀，经常检查，避免丢失。
d）各类记录的保存期根据使用情况确定，并在《文件记录清单》中标识清楚，。
5.4.3 文件记录的查阅、借阅和复制
a）查阅文件记录，原则上在保管文件记录的部门进行，不得外借，不得涂改、加批和撕页，并严格遵守公司保密制度的相关规定，如果确实需要外借，要按《文件管理程序》办理相关手续。
b）其他人员需借阅或复制质量记录的，应经相应部门负责人批准。
5.5 文件记录的处理
过期的及被代替的记录，应经总经理批准后，在有监控的情况下予以销毁。
5.6本程序涉及的相关记录由各责任部门整理归档并保存。
6相关记录
序号
记录编号
记录名称
保存部门
保存期限
备注
1
BG-MP002-01
受控文件-览表
人事部
3年

2
BG-MP002-02
文件发放登记表
人事部
3年

3
BG-MP002-03
外来文件登记表
人事部
3年

4
BG-MP002-04
文件更改审批表
人事部
3年

5
BG-MP002-05
限用物质记录表
仓库
6年

7相关文件
《文件控制程序》
8记录
文件记录清单
9附件