材料设备采购管理办法(修改版本).docx

深圳市康发公司材料设备采购治理方法

1．目的
通过标准材料设备采购程序，形成各部门和环节的有效制衡和协作，以保证采购活动满足数量、质量、本钞票、交货期和效劳方面的要求。
2.适用范围
公司确定自行采购的材料设备。
但凡金额到达招标条件的材料设备采购工程必须严格执行?招标治理方法?来选择合格需求商，后续的治理工作按照本方法执行。
3．相关文件
?招标治理方法?〔具体见合同预算部招标治理方法〕
?经济合同治理方法?
?财务治理制度?
公司有关制度
4．执行原那么
4．1“检控并重，以控为主〞，操纵的要害是选择合格的需求商；
4．2必须表达公司统一的付款和质量原那么；
4．3表达运作效率与权力制衡。
5.职责
5.1材料部
负责制订和完善材料设备采购治理制度和流程。
收集市场信息，建立材料设备和需求商信息库。
负责对需求商进行评审、考核，建立需求商档案和合格需求商名册。
制定工程总体的材料设备采购方案。
负责组织制定各类材料设备的采购预备文件。
负责材料设备采购合同的谈判和拟订。
负责材料设备采购合同的报审和修改。
负责组织材料设备的进场，组织进场检验。
负责组织材料设备质量验证的对外送检工作。
参与协调施工过程中与需求商的关系。
负责跟踪记录材料设备的使用情况。
负责收集整理各种质量合格证书和检验试验文件。
参与采购设备的竣工报验。
负责协调和治理材料设备的保修效劳工作。
负责对需求商进行考核评价。
5.2公司质检部〔工程技术部〕
参与制订工程总体采购方案。
负责提出材料设备需用方案。
参与制作相关的采购预备文件。
参与进场材料设备的检验和试验。
负责监督材料设备的保管、标识及进进库治理工作。
负责组织和协调设备安装施工。
负责相应材料设备使用情况和需求商的效劳情况。
负责组织设备的竣工报验。
5.3公司本钞票操纵部〔预算部〕
参与制订工程的材料设备采购总体方案。
负责提出材料设备采购的方案本钞票。
收集整理市场材料设备价格变化动态，对报价进行监督审查。
负责审查材料设备采购合同。
负责汇总材料设备价款及变更，及时调整工程总造价。

参与对需求商的银行信用及财务状况调查。
参与制订合同的付款条款。
汇总制订材料设备资金需用方案。
负责对需求商进行材料设备价款支付。

监督和指导材料设备采购全过程工作的开展。
负责选择材料设备需求商。
负责审核材料设备采购合同。
负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。
负责审核需求商考核结果。
负责审查材料设备履约完成证实，对材料设备价款支付出具意见。

6．工作程序
6.1材料设备采购方案
依据材料设备对工程质量和本钞票的碍事程度，将工程物资分成A、B、C三类。量大且对工程质量和本钞票碍事大的物资为A类；量小但对工程质量碍事大或量大但对工程质量碍事一般的物资为B类；一般物资为C类〔公司五金店需求〕。公司应重点操纵A类材料设备，具体参见?材料设备分类表?〔附件2〕。
公司依据材料设备重要性分类，由材料采购部与工程技术部会商列明清单，明确该工程由公司自行采购的材料设备，上报主管副总和总经理审批后，作为工程的采购范围。
材料设备部负责组织相关部门制订工程的?材料设备总体采购方案?〔附件10〕，报总经理审批。
工程技术部依据工程进度和现场施工需要，预先提出?材料设备需用方案?，报送到主管副总及总经理通过后，由材料采购部正式启动采购程序。
6.2选择合格的需求商
收集产品和需求商的资料和信息
.1材料采购部负责收集各类材料设备的市场信息，要针对方案采购的材料设备建立专项数据库，数据库中每项必须收集许多于3家需求商以上的产品信息。
.2材料设备部负责向各类材料设备厂家询价，索取产品讲明书、样本等资料和信息，并进行分项编目、登记、保管，以备查用。
.3材料设备部负责了解市场上新产品、新材料的情况，定期上交专项分析报告。
.4材料设备部负责了解政府对材料设备使用的政策、法规。
制作采购预备文件
.2由材料采购部组织制作?材料设备采购清单?，明确采购的具体需求作为采购实施的依据，其内容应包括相关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等。
.4方案预算部负责提供材料设备的数量、方案采购本钞票等。
.5工程技术部负责提出材料设备的进场时刻要求、现场安装要求、设备型号、参数等，并负责与监理公司沟通，确认采购的相关需求。
.3采购预备文件还包括依据性的采购文件：由材料设备部负责回档治理相关材料设备的国家标准和部颁标准，作为材料设备进场检验的依据。
需求商资格预审
.1材料设备要求需求商递交各类证实文件包括：企业介绍、企业的资质证实资料〔营业执照、生产许可证、资质证书等〕、产品的质量证实资料〔合格证、准用证或备案名目、监测报告等〕、进口物资的相关证实〔进出口许可证、商检证实等〕、获奖证书等，并对其资格进行评审。
.2材料设备部填写?需求商资格评审表?〔附件3〕，上报主管副总审批后确定进围的需求商，进围的需求商不得少于2家。
需求商评价
.1针对不同的材料设备特点采取不同的评价方式。
a. 对能提供标准产品的，进行样品检测，检测结果作为评价依据。
b. 对不能提供样品的，进行厂家或其承包工程的考察，考察结果作为评价的依据。
.2样品检测和评价
a. 材料设备部要求各需求商，按要求数量送样，并附鉴定书或检测报告；
b. 材料设备部收到样品后，马上填写托付单，将样品送到的通过认证的专业检测机构检测。
c. 材料设备部负责取得检测报告，并按检测结果对产品进行质量性能评价。
d. 必须请监理公司和工程部参与对样品确实认，并进行封样。
.3对厂家或其承包的工程考察
a. 材料设备部组织工程部、方案预算部及其他专业人员对厂家或其承包工程进行考察，必要时应邀请监理工程师参与。
b. 如样品检测合格后，认为有必要对其生产能力和质量保证能力进行进一步的了解，也能够组织考察。
c. 材料设备部提交考察报告，报告的内容应包括：企业规模、生产能力和装备、领导质量意识、职员素养、质量治理体系建设、售后效劳、设计开发能力、顾客满足度相应等。
报价和审价
a. 当需求商样品符合要求或考察合格后，那么可通知各需求商报价；
b. 材料设备部负责具体的谈判，谈判价格必须通过方案预算部审核。
选定需求商
a. 材料采购部负责向主管副总提交材料设备检测报告或考察报告。
b. 方案预算部向主管副总提交?需求商报价审核表?〔附件4〕。
c. 采购金额在万元以下的，由主管副总选定需求商；采购金额在万元以上的，由主管副总提出选择建议，上报总经理审批确定。
d. 材料设备负责将选择结果通知各需求商，同时要求中选的需求商前来办理有关合同事宜。

具体的执行程序和规定见?合同治理方法?。

编制进货检验方案
.1材料设备部的工程师在统一组织下，对材料设备进场检验进行全面筹划，编制?材料设备进场检验方案?〔附件9〕，明确检验地点、检验的方式、检验记录方式、抽样方式和比例、检验量具和仪器、检验记录表格等，为材料设备进场检验作好预备工作。
.2将材料设备的进场时刻及安排，至少提早5天通知工程技术部，要求总包和监理单位作好相应的预备。
检验地点
.1进场检验一般在施工现场进行。由于材料设备检验合格后都要进库保管，应将进货检验地点设在相应的仓库内；对体积特殊大的采购材料设备，也能够送到施工现场的工作地，在工作地进行材料设备质量检验。
.2当加工复杂、现场安装要求特殊的材料设备，那么可将由材料设备部派出专业工程师驻在需求商生产现场进行过程检验和出厂检验。
.3要进行报关商检的进口材料设备，材料设备部的专业工程师应到海关进行检验。
检验方式
.1由材料采购部组织工程技术部、总包和监理单位、需求商几家联合验收验证，填写相关的表格和签字确认，填写?材料设备检验认定记录?〔附件5〕，只有各家单位通过没有异议并签字认可，才能算通过了检验程序。
.2对重要的材料设备要现场录像或照相，作为今后备查的依据。
检验和试验的标准和范围
检验和试验的内容、方法和质量标准，执行?建筑安装工程质量检验评定标准?及国家有关建筑施工标准，物资试验的资料治理执行北京市?建筑安装工程资料治理规程?的有关规定。
检验和试验的执行
.1在进货检验中，材料采购部专业工程师应依据外购材料设备质量重要度分级和需求商质量保证能力评级，可适当地调整检验材料设备的数量和检验材料设备质量特性的重点。
.2物资检验首先要对材料设备质量证实文件进行检验，确保证实符合合同和国家有关标准的要求；
.3按照采购合同〔或采购方案〕对物资的名称、型号、规格、产地、材质、数量进行核对。
.4对规定必须通过检测试验的材料设备，由专业工程师进行抽样，托付通过认证的检测中心进行检测和试验。
.5材料设备部负责收集、整理材质证实及相关证实资料。
不合格材料设备的处理
.1报废
当材料设备不合格特性严峻，采购专业工程师那么通知需求商报废。为防止需求商将这类不合格品混进合格品以后再交货，材料设备部应扣留这类不合格品，或在不合格品上作出破坏性标志后再交需求商运回。
.2返工
a. 当材料设备不合格时，材料设备部与需求商谈判后，办理退货手续，需求商将材料设备运回进行检验筛选或返工，将筛选出的合格品或返工后的合格品再送检。
b. 尽对不准许需求商对退回不合格材料设备，不作任何处理，就又送检“闯关〞。当碰到有如此做的需求商时，一旦查实，材料设备部应取消其需求商资格，最低须给予“黄牌〞警告和经济扣罚。
.3回用
材料设备的不合格特性可不能给成品质量带来碍事时，公司能够作让步处理。回用有两种处理方法，一种是不落价回用；一种是落价回用。决定是否回用由工程治理部出具意见，决定是否落价由预算合同部出具意见，最终报主管副总审批通过后执行。
.4上述几种处理不合格品的处理过程填写?不合格材料设备记录表?〔附件6〕，并将需求商的不合格行为，记进?需求商履约过程记录表?〔附件7〕。
6.5材料设备的使用、标识
材料设备进场检验合格后，交由总包单位进行材料设备的现场治理，材料设备部监督其保管、标识、出进库治理等工作，工程治理部监督材料设备的安装、使用。
材料采购部负责监督总包单位作好材料设备的标识。
a. 物资的标识方式为标记、记录。
b. 物资标记的内容应包括产品名称、型号、规格、供货厂商或产地、数量、批次或出产日期、检验状态、标识人及日期。
c. 物资记录标识用进库验收记录单、试验报告或发料领料单等作为记录载体，标识的内容应明确该物资所安装或使用的分局部项工程，该记录应予以维持。
d. 当工程质量出现咨询题时，可依据发生咨询题的工程部位、施工日期、使用材料，按物资的质量记录、标识及领料凭证追溯；
材料采购部负责跟踪记录材料设备的现场使用情况。

材料采购部负责对需求商进行考核与评价，工程治理部负责相应有关需求商的施工配合、产品使用质量等情况。
材料采购部针对各家需求商建立?需求商档案?。
.1需求商档案包括：需求商全然情况和?需求商履约过程记录表?两大局部。
.2需求商全然概况，包括需求商及其产品的介绍、产品样本；资格预审的调查资料；样品检测报告；厂家及其工程的调查报告，选定需求商的批准文件等。对这局部资料应编目编号，可放在一个档案袋内备查。
.3?需求商履约过程记录表?，记录每次材料设备进场的日期、交货数量、质量合格率、拒收或接收的处理结果；现场施工配合情况、效劳质量及发生的重大事项。
.4在需求商完成合同以后一个月内，材料采购部完成对需求商的考核，要是需求商出现重大质量咨询题、进场时刻严峻滞后碍事施工进度等重大事故，作为需求商考核的否决性指标。
.5考核完毕后将考核结果上报主管副总审批。
.6但凡考核不合格的需求商，在公司以后的采购工程中永不录用。
.7考核合格的需求商进进?合格需求商名册?〔附件8〕，合格需求商在公司其他工程的采购中能够不再进行资格预审，并在竞争报价一致的情况下享有优先权。
.8采购活动结束后，所有采购档案和过程文件，移交办公室统一治理。

7罚那么
7.1相关人员在样品检测和考察中同意需求商行贿，但未给公司造成损失时，给予警告处分，调离原岗位，并处以元到元的罚款；
7.2相关人员同意需求商行贿，不能客瞧公正、公平地评价、选择需求商时，调离原岗位，处以元到元的罚款；给公司造成重大经济损失时，应予除名，并追究其法律责任。
7.3负责材料设备进场检验人员不能严格把关，让不合格材料设备进进现场时，处以元到元的罚款。
7.4采购的各类记录不齐全，导致重要的过程文件缺失或遗漏的，追究当事人的责任并处以元到元的罚款。
7.5对需求商考核不公正的，追究责任并处以元到元的罚款。

公司总经理组织制订并负责解释。
8.2本方法的修订权在材料设备部。
年月日起执行。
采购治理表格清单：

编号
表格名称
文件编号
附件1
材料设备需用方案
CG—XYJH—**
附件2
材料设备采购清单
CG—CGQD—**
附件3
需求商资格评审表
CG—ZGPS—**
附件4
需求商报价审核表
CG—BJSH—**
附件5
进围需求商选定表
CG—RWXD—**
附件6
需求商选定审核表
CG—XDSH—**
附件7
材料设备进场通知书
CG—JCSH—**
附件8
材料设备检验认定记录
CG—JYRD—**
附件9
材料设备移交单
CG—CSYJ—**
附件10
不合格材料设备记录表
CG—BHGJL—**
附件11
需求商履约考核表
CG—LYKH—**
附件12
合格需求商名册
CG—HGMC—**
附件13
材料设备进场检验方案表
CG—JYJH—**
附件14
材料设备采购总体方案表
CG—CGJH—**
附件15
需求商考核记录表
CG—KHJL—**
附件16
材料设备外送检验记录表
CG—WSJY—**

10、工程材料合帐
工程仓管、采购经理
施工中………

10、材料进库
工程仓管及采购经理
施工中………
施工中………

10、不合格产品
追查采购人员责任
不合格
合格
9
、材料自检及外送检
材料部及质检部
施工中………
4、材料采购方案
采购部﹥财务﹥总经理
施工中………

8
、材料风封样检查
规格、合格证、数量
开工前1天
7
、配送流程

进进配送流程
该流程依据单个工程编制
工程材料设备采购总流程
开工前1天
7
、招标及合同
签订
砂石子
钢筋
模板
商品砼
门窗
砌体
设备
5
、辅材及零星
由五金店配送
开工前2天预备
开工前两天预备
6
、主材方案
采购部实施采购
时刻：开工前3天
〔采购部〕
时刻：开工前4天
〔工程部〕
3、材料采购预备方案

时刻：开工前5天
时刻：开工前
2
、主管领导审批
材料经理﹥总工﹥总经理
2
、本钞票操纵部、工程部
编制材料预算清单
工程﹥采购﹥总经理

1

附件1
文件编号：CG—CSFL—**
材料设备分类表
A类
土建类：
批量的钢筋、型钢、水泥、木材、商品混凝土、砖、构配件、防水材料、门窗、铝合金制品、吊顶材料〔钢龙骨、石膏板〕、保温板、隔墙板、玻璃幕墙、大理石、花岗岩、不锈钢制品、
水电设备类：
焊管、镀锌钢管、电缆、电缆桥架、插接母线、高档灯具、配电箱、变配电设备、上下水管、高档洁具、高档热气片、锅炉、空调设备、风机盘管、燃气设备、通风设备、消防操纵设备、保安监控设备、楼宇自控设备、电视前端设备、中继设备、小区网管设备、中水设备、水泵、园林喷灌设备、插窗机设备等。
B类
土建类：
沙石、一般墙地砖、油漆、涂料、白灰、平安网、玻璃、线材等
水电类：
水热器件、一般洁具、探测器、电线、一般灯具、一般热气片、开关、各种管材、中小型设备等。
C类
焊条、焊接材料、外加剂、线盒、小五金、螺丝、螺栓、火烧丝、元钉、腻子粉、界面剂、石膏粉、锯片、钻头、小型工具、劳保用品、临设用水热材料、电器辅助材料等。

附件2
文件编号：CG—XYJH—**
材料设备需用方案
工程名称：
需采购物品名称：
需要进场时刻：
需用数量：
依据图纸编号：
是否纳进了采购总方案：
申请部门要求：

签字：时刻：

审核人意见：

签字：时刻：

附件3
文件编号：CG—CGQD—**
材料设备采购清单
工程名称：
采购材料设备名称：
方案单价：
方案总价：
采购数量：
规格型号：
技术参数：
性能要求：
图纸依据：
验收标准：
现场安装的技术要求：
质量要求：
付款要求：
进场时刻及批次要求：
工程技术部

签字：

时刻：
方案预算部

签字：

时刻：
材料采购部

签字：

时刻：
总工程师审查意见：

签字：时刻：
附件4
文件编号：CG—ZGPS—**
需求商资格评审表
工程名称：
供方：
法人代表：
地址：
：
注册资金：
资质等级：
营业执照编号：
生产许可证号：
提供产品的范围：
生产〔经营〕能力：
财务状况及银行信用情况：
质量保证〔检测标准〕：
商业信誉〔效劳态度、供货情况〕：
评审意见：

审批意见：
评审主管领导：
年月日
年月日

附件5
文件编号：CG—BJSH—**
需求商报价审核表
工程名称：
采购工程

预算定额价格

市场调查价格

建材市场1
建材市场2
建材市场3
建材市场4
市场价格

各需求商报价及评价
需求商名称
报价
与方案的偏差率
评价
1

2

3

4

价格审查意见

审查人：时刻：

附件6
文件编号：CG—RWXD—**
进围需求商选定表
工程名称：
材料设备名称

备选需求商
需求商名称
资格预审结论
检测\考察结论

进围需求商选择意见：

签字：时刻：
附件7
文件编号：CG—XDSH—**
需求商选定审核表
工程名称：
材料设备名称

备选需求商
需求商名称
是否进围
审价结论

初步选择意见：

签字：时刻：
最终选定意见：

签字：时刻：
附件8
文件编号：ZB—JCTZ—**
材料设备进场通知书
工程工程：

材料设备名称

供货单位

进场时刻

批次
共批／第批
送货数量

送货方式

检验地点

检验方式

检验时刻

附件9
文件编号：CG——JYRD—**
材料设备检验认定记录
工程名称：
材料/设备名称

需求商

合同编号

规格型号

验收地点

验收时刻

参加人员

检验内容
合同规定数量

实际数量

差异及缘故

合同规定时刻

实际时刻

差异及缘故

证实文件内容

是否齐全

缺少的资料工程

质量检查方式

是否需要试验

试验检测单位

送检人

试验报告编号

质量检验结果
〔有试验的附检测报告〕

检验人：时刻：
认定结果：

工程治理部签字：时刻：
材料采购部

签字：

时刻：
总包单位

签字：

时刻：
监理单位

签字：

时刻：
需求商

签字：

时刻：
总工程师

签字：

时刻：

附件10
文件编号：CG——JYJL—**
材料设备移交单
工程名称：
材料/设备名称

需求商

合同编号

检验认定编号

数量

规格型号

单价

总价

进场批次
共批，第批
交接日期

参加人员

工程技术部

签字：

时刻：
施工单位

签字：

时刻：
监理单位

签字：

时刻：
附件11
文件编号：CG—BHGJL—**
不合格材料设备记录表
工程名称：
需求商名称

材料设备名称

规格型号

检验或试验日期

不合格内容及事项：

记录人：时刻：
工程技术部评审处置意见：

审批人：时刻：
方案预算部评审处置意见：

审批人：时刻：
主管副总评审处置意见：

审批人：时刻：

附件12
文件编号：CG—LYJL—**
需求商名称

材料设备名称

合同金额：

履约情况
供货数量及时刻
产品质量
效劳质量及效率
批次
供货数量
进场时刻正点率
合格率﹪
满足率﹪

重大事项记录：
事项
时刻、记录人

审核人〔签字〕：
需求商履约过程记录表

附件12
文件编号：CG—HGMC—**
合格需求商名册
编号
需求商名称
产品名称
法人代表
公司地址
联系
档案编号
考核时刻
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

附件13文件编号：CG—JCJY—**
材料设备进场检验方案
序号
产品名称
需求商名称
试验地点
检验工程
试验内容
试验样本数量
检测单位

编制人

编制日期

审核人

日期

总工签字

审批日期

附件14文件编号—CGJH—**
材料设备采购总体方案表
序号
采购工程
方案本钞票
进场时刻
采购时刻
质量要求
是否招标
备注

编制人

编制日期

审核人

审核时刻

总工程师

审批时刻

总经济师

审批时刻

总会计师

审批时刻

总经理

审批时刻

附件15文件编号—KHJL—**
需求商考核记录表
考核指标
考核指标界定
评价标准
信息来源
权重分配
考核人
得分
质量指标
来料批次合格率
〔合格来料批次／来料总批次〕＊100％
材料设备部

来料抽检缺陷率
〔抽检缺陷总数／抽检样品总数〕＊100％
材料设备部

交货期指标
正确交货率
〔按时交货批次／总批次〕＊100％
材料设备部

订单变化同意率
〔订单变化数量／订单原定交货数量〕＊100％
材料设备部

经济指标
价格水平
采购价格与市场行情比立
方案预算部

报价行为
报价是否诚恳
方案预算部

付款
响应公司付款条件、开动身票是否正确及时
财务部

支持合作与效劳指标
投诉灵敏度
对投诉咨询题的处理是否及时、周到处理
工程治理部

沟通
是否有人定期沟通，沟通到达效果
工程治理部

合作态度
是否对公司重视，经常走访，
工程治理部

售后效劳
是否主动、及时解决咨询题，
工程治理部

否决性指标
重大质量导致工程验收难以通过
交货期严峻拖延，碍事工程进度
价格上存在欺诈行为，远高于市场行情
效劳不到位，碍事工程的配合和后期的使用

如有以上事项得分为零，考核不合格
加权得分

考核结论

部门经理核准：
核准时刻：
主管领导审批：
审批时刻：
附件16文件编号—WSJY—**
材料设备外送检验记录表
序号
材料设备名称
需求商名称
外送时刻
检测单位
检测
报告编号
检测结果
经办人
审批人