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在办公室系统工作会议上的意见讲话
同志们：
今天的会议形式很好，是一次务实的会议，把各单位的办公室主任召集在一起开会，能够更好地了解各单位的实际工作情况，今后这样的会议要一年一次定期召开。此外，还应不定期地召开各种专业研讨会，进一步加强办公室工作的交流。下面，我讲三点意见。
一、充分肯定公司办公室系统的工作成绩，进一步坚定工作信心。
近一个时期以来，公司办公室系统围绕着公司的改革、发展稳定大局，做了大量的工作，取得了显著的成绩，主要表现在这几个方面，一是办公室基础建设取得了新的进步，公司总经部按照省公司总经部的安排部署，积极开展标准化办公室创建工作，并在全省第一个通过了标准化办公室验收。在总经部的带动和指导下，公司系统的标准化办公室创建工作得到全面深入的开展，夷陵区公司办公室在全省率先通过了县级企业标准化办公室验收，为公司系统各单位强化办公室基础建设树立了良好的榜样。二是业务管理效率大幅提高，督办、档案、信访、外事、信息、保密、接待、法律、公文、车辆等办公室业务管理的效率大幅提高，取得了包括省公司档案工作先进单位、XX市建议提案办理工作先进单位等荣誉。尤其是在强化车辆管理方面想了很多办法，为降低车辆管理使用成本发挥了积极的作用。三是圆满地完成了多项重大任务。特别是接待工作方面，规范、得体地完成了包括国网公司主要负责人来宜检查指导工作等一系列高规格的接待任务，为树立企业良好形象发挥了积极的作用，得到了省公司领导的高度好评。四是企业规划工作方面，在立足国网公司“一强三优”发展目标、“三抓一创”工作思路和省公司“三型二化一强”发展规划的基础上，总经部汇集了公司上下智慧，制订了《宜昌供电公司2004年至2010年发展战略规划》、《宜昌供电公司第一届总经理任期目标》等远景目标体系，为科学规划公司今后一个时期的发展方向和发展目标做出了积极的贡献。
这些成绩的取得，是公司办公室系统广大工作人员积极思索、勇于实践创新的结果。这些成绩，为推动企业的改革和发展、保持和巩固企业安定团结的局面产生了积极而深远的影响。在此，我代表公司，向长期以来在办公室岗位上兢兢业业工作的同志们表示衷心的感谢。
二、深刻认识公司面临的形势，增强工作的责任感和紧迫感。
尽管办公室工作取得了显著的成绩，但是我们要认识到，随着企业内外部形势的发展变化和电力体制改革的不断深入，国网公司系统自上到下的工作步伐和节奏越来越快，对工作效率的要求越来越高。办公室系统是企业非常重要的综合管理部门，是企业对外联系的主要窗口之一，是联系企业领导与职工的重要桥梁和纽带。在企业中担任着“参谋部、事务部、服务部”的职能，公司的办公室系统，要更好地适应企业形势发展变化的要求，要更好地胜任工作，还有很多地方需要改进和完善。如在履行参与政务的过程中，一些同志仅停留在当领导传声筒的层面，少有深入实际、总结单位情况、向领导决策提供有价值的信息。把领导的一些工作思路和观点，深化、细化、量化成可以实际执行的工作制度的事例更加少见。在处理事务的过程中，工作方式方法比较单一，很多时候都是被动的、机械式的应付，对工作进行深层次思索和创新的举措不够。行使服务职能，服务对象较多地体现在领导干部身上和单位事务上，对一般职工群众的服务意识不够。
要更好地适应新的时期，我们要努力实现各级办公室由事务型向参谋型转变、由被动型向主动型转变、由传统型向开拓型转变，要力争把办公室建成把握全局的参谋中心、传达政令的指挥中心、管理事务的协调中心、渠道畅通的信息中心和工作一流的服务中心，切实发挥好参与政务，处理事务，搞好服务三项职能。希望大家深刻认识形势，深入地理解领会办公室工作的重要性，不断增强工作的责任感和紧迫感，从思想和行动上积极做好开创办公室工作新局面的准备。
三、全面加强能力建设，努力开创办公室系统工作的新局面
下一步的办公室工作，要立足参与政务、处理事务、搞好服务三个基本职能的要求，全面提高办公室工作能力。
（一）提高管理事务的业务能力
与其他业务部门比较，办公室工作的特点比较突出。一是体现整体工作的计划性与日常工作的多变性上。在办公室的实际工作中，很多时候是计划不如变化快，这就要求办公室在工作计划安排上必须高度灵活才能适应实际工作变化的需要。二是体现在工作职责的定性化与日常工作安排的随机化上。办公室是公司的综合管理部门，既有固定的工作职责，又要管理企业中一些临时性的、突发性的事务，大家刚才在发言中也谈到了，企业中一些没有人管理的事务，很多时候都要由办公室来实施，办公室在企业里充当着“不管部”的角色，对人员的素质和技能要求比较高；三是体现自身工作的主动性与服务工作被动性之间的矛盾性上。办公室是服务部门，工作要讲主动性，但是在发挥主动性的同时，还要注意处理服务对象的被动问题，要主动克服困难，满足服务对象的需要，否则容易出现费力不讨好的结果。所以，从这个角度上讲，办公室业务对工作人员的工作作风和工作态度的要求是很高的。
办公室工作的这些主要特点，决定了办公室工作必须要高度重视业务能力建设。对办公室业务能力建设的重点，我主要想强调一个程序化和制度化的问题。办公室的日常性、事务性工作，不仅多，而且比较杂，提高办公室工作效率的一个基本途径就是规范工作办理的程序和制度。一方面要坚决按照程序办事，该是那一级领导负责，那一级管理的事要严格划分职责，实施分级负责，对口管理。如果不是特别急迫或者是有特殊意义的事，不宜越级汇报和越权办理，不要把本单位大大小小的事情都推向主要领导，影响他们对企业经营等主要工作的思索和研究，这就是办公室服务领导的一个主要内容。我们要配合领导提高工作效率。另一方面，办公室工作要注重走制度化的道路，要善于在工作中总结经验，摸索规律，对于一些在工作中比较成熟的做法，应该考虑通过制度的形式，把它固定下来。走制度化道路，不但能够减少在工作办理中的随意性，增强业务办理的正确率。而且，有制度作为准绳，可以避免在工作中的一些人为的内耗环节，提高工作效率。
（二）提高参与政务的参谋能力
提高参谋能力要着力提高大局意识、团结意识、服务意识、责任意识、效率效益意识和创新意识。
在思想认识上要牢固树立大局意识，办公室主任在某种意义上代表着公司的党政一把手，必须要有全局意识、大局意识和把握全局的能力。办公室是企业的综合协调部门，对维护企业团结、维护企业班子成员之间的团结负有重大责任，可以这么说，办公室在企业中发挥着润滑剂的作用。所以，办公室不仅内部自身要加强团结，而且要积极维护好企业的团结。办公室的服务职能，全面体现在对内、对外、对上、对下各个方面，必须要进一步强化服务意识。再一个是责任意识，我们要把自己的本职工作做好，把我们自己的一亩三分地种好，把我们自己该做的工作做好。在当前的工作中，有一种不好的现象，有些同志在工作中遇上问题和困难时，缺乏责任意识，不经过思考，把困难和问题直接推向领导，这就是一种不负责任的表现。我们还要强化效率和效益意识，我们是企业，我们的办公室是企业的办公室，企业的中心任务是实现价值的最大化，很多事情办与不办，要以成本和效益为标准，办公室主任在很多时候是代表公司党政一把手在思考问题，要有效率和效益意识。还有一个创新问题，现在我们各个口都在强调创新，在创一流同业对标工作中，都在努力树立标杆。办公室系统的同志们，要通过学习，探索办公室工作一些新的管理模式和管理方法，争取做创新办公室管理的标杆。
提高参谋能力的另外一个重要途径是要创新信息报送制度，力争通过一定的形式和内容，借助一定的载体，进一步加强企业内部的联系。包括我刚才提的缩短会议周期，加强办公室工作信息调研等。信息报送要规范，我建议我们可以建立企业内部参考信息报送制度，明确必须向公司上报信息的范围和内容，以制度的形式，进一步规范信息报送工作。国网公司在信息报送方面的要求越来越严格，最近专门下发了一个《国家电网公司关于对外关系若干问题的暂行规定》，对国网公司系统各级领导出席各类庆典活动进行明确的规定，参与重大庆典活动必须向国网公司上报，由国网公司办公厅统一协调。要围绕企业的中心工作开展调查研究，办公室系统要下发工作要点，明确研究课题，结合企业在改革发展中的重点难点问题，深入基层和一线去调查研究，寻找问题的来龙去脉和结症所在，探索解决问题的办法，为领导解决这些问题提供有实际价值的建议。当前，多经发展问题、线损和均价管理问题、企业管理流程的理顺优化问题等都是企业亟需解决的重大问题，希望大家对这些问题进行专题的调研，整理出有见地、有价值的调研材料供领导参考。要根据领导意图抓好文稿起草工作，对企业发展远景目标、工作报告、领导重要场合讲话等重要文稿的编制撰写工作要高度重视，努力做个有心人，提高文字能力。文字能力是办公室工作的一项最基本能力，办公室各个岗位的工作人员尤其是办公室主任，更要高度重视自己的文字能力，要能够撰写工作总结、报告等。我们千万不能给领导和其他部门的同志留下这么一个印象，就是办公室是一个打杂部门，是一个真正的“不管部”。包括在各种场合的发言，办公室的同志们都要力争做到逻辑清晰、条理分明。
（三）提高服务大局的执行能力
强化执行力是王总最近在宜昌调研时谈到的一个重要问题，也是我感触比较深的问题。执行力是治企力的基础和保障。对于办公室工作而言，保证领导班子的决策能够得到全面落实是执行力的重要体现。强化执行力最关键是要抓好督办工作。在这方面我提一个要求，办公室系统要建立督办制度和定期通报制度，对公司的各种重要会议明确下来的重大任务和各级领导调研指导工作时提出来的工作要求，要及时准确地派出工作督办任务，做到有部署、有检查、有落实。此外，还应建立信息定期通报制度，结合同业对标工作的要求，最少在一个季度内，要对办公室工作进行一次通报，通报的主要内容包括企业改革情况、稳定情况等等，并将相关的信息报送相关领导。提高执行力，要高度重视协调工作。在具体的办文、办会、办事中，协调工作十分重要，如果协调工作没做好，就形成不了各方面的合力。同时，要按照“凡事有人负责、凡事有人监督、凡事有章可循、凡事有据可查”的原则，加快公司办公室系统工作制度体系的建设完善力度。综合管理修章建制的职责在办公室，我们要力争做到办公室的每一项业务，从受理到落实到考核，都按照既定的程序流转，使办公室的工作流程简明、条理清楚、衔接紧密、运转高效。比如说我们的接待管理和会议管理等，要建立相关的管理台帐、让领导了解每一个时期的工作情况，包括接待了多少客人。是什么级别的。开了多少会，费用开销情况如何等，让领导对公司的这些工作有个总体了解。
此外，要高度重视办公室队伍建设，要加强学习，通过建立“工作学习化、学习工作化”的机制来提高工作人员的综合能力。刚才很多同志也提了，要进一步加强办公室工作人员的培训工作。请总经部认真思考培训工作，下一步要加强对办公室系统的业务培训力度，包括办公室主任的轮岗轮训以及礼仪培训等。要加强对办公室干部的培养力度，在办公室人员的选择上要注重内在素质和外表形象，要注意跟踪培养，防止人才断层。由于长期在领导身边工作，地位比较特殊，办公室人员要更加严格地要求自己，做到自警、自省、自重、自励，正确处理好各方面的关系，尤其是要把好廉洁从业的关口。在这里我也给同志们表个态，在下一步的工作中，我们将给办公室的同志们更多的关心、鼓励、支持和开通，充分调动大家的积极性。包括大家谈的待遇问题、基本工具设备问题尤其是办公自动化问题，要下决心解决，从各个方面尽量多关心大家、多爱护大家，让大家安心岗位工作，努力把办公室系统建成五个中心，全面发挥三项职能。借今天的机会我还要强调一个具体问题，就是vi系统的推广工作，这是公司企业文化建设的重要组成部分，公司已经在全面安排部署，各单位要高度重视，并且在工作中积极配合。
希望通过今天的会议，对大家更新观念起到一种促进作用，更希望大家在今后的工作中积极探索办公室管理的规律，不断提高管理办公室工作的能力，带领办公室更好地服务企业的改革与发展。
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