酒店培训--主管时间管理.ppt

,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,Supervisory Skills,主 管 技 巧 培 训,2024/12/10 周二,1,Hotel CTC Agenda,酒店,CTC,日程安排,Program Outline,课程大纲（,Day I,第一天）,1)Administration&Introduction,课程介绍,2)Benefits of training,培训的益处,3)Identifying learning needs,确定学习需求,4)The,Learning Process&Cycle,学习过程和学习链,5),Systematic Approach to Training,系统的培训方法,6)Gaining attention,吸引注意力,7)Breakdown,分步讲解,8)Question Technique,提问技巧,1,st,Practice Preparation,第一次技能练习准备,2024/12/10 周二,2,Hotel CTC Agenda,酒店,CTC,日程安排,Program Outline,课程大纲（,Day II,第二天）,Review,复习回顾,10)Structure of Feedback,介绍反馈的流程,1st Practice,第一次技能练习,11)Check,检查,12,）,Craft Training Small Groups,小组技能培训,2,nd,Practice Preparation,第二次技能练习准备,2024/12/10 周二,3,Back to Hotel CTC Agenda,酒店,CTC,日程安排,Program Outline,课程大纲（,Day III,第三天）,Review,复习回顾,2,nd,Practice,第二次技能练习,13,）,Corrective Coaching,指正指导,14)Provide Training in the Workplace,提供岗位培训,15)Training Systems&Resources,培训系统及资源,Overall Review&Close,课程回顾并结束,2024/12/10 周二,4,Domestics,注意事项,Breaks,休息,Smoking,吸烟,Bathrooms,洗手间,Emergency procedures,紧急情况,Workbooks,学员手册,Feel free to utilise these in the way that suits you best.,用你自己觉得方便的方式来用它！,Lots of fun!,充满乐趣！,2024/12/10 周二,5,Objectives,课程目标,Identify Training&Development requirements,for team members in your department.,在你的部门内为部门员工,识别培训及发展的需求,。,Design and carry out a,short piece of on-the-job training,to meet these needs.,设计和执行一些,短小的岗位培训,去满足这些需求,Evaluate the effectiveness,of the training.,评估培训的,有效性,Develop opportunities to,build organisational capability,for the future.,创造机会为将来,建立组织能力,Coach team members,in the development of their skills.,辅导团队成员,发展工作技能,Carry out corrective coaching,to ensure the standards are maintained.,执行指正辅导,以确保标准的保持,Choose training resources and systems,to support your departments training.,选择培训资源和系统,来支持部门培训,2024/12/10 周二,6,Module 2,Benefits Of Training,培训的益处,2024/12/10 周二,7,课程内容：,第一章,作为主管人员的您,第二章,时间管理,第三章,领导作用,第四章,改善沟通,第五章,处理问题和矛盾,2024/12/10 周二,8,课程内容：,第六章,进行岗位教育和培训,第七章,调动积极性和培养集体观念,第八章,人员配备和时间安排,第九章,改进员工工作表现,2024/12/10 周二,9,第二章时间管理,2024/12/10 周二,10,学完本章内容之后，您应该能够：,发现和消灭阻碍您更有效地工作的“时间强盗”。,对工作分清轻重缓急。,使用每日“应办事”清单和每周计划日历。,阐述应对“工作被打断”，“拖延“，”任务下放“，”危机“以及”压力“的秘诀并在工作中使用,2024/12/10 周二,11,Jack,的故事,三个月前，,Jack,被提拔为以忙碌出名的洗衣房主管。且来听听他的心声：,我真累的跟狗似的，每天八点一上班，我连坐下来喘口气的机会都没有。每天中午我只有半小时吃饭时间，恨不得跑着来回，一天下来我连喝口茶的时间都没有。,我不停地接电话、检查工作和参加会议。如果有同事打电话请假，我还得顶班。这样一来，许多文书工作我不得不带回家，象培训计划和做排班表等。我最恨文书工作！我的脾气变得很坏，弄得我家里人也一头火。,我真不知道这个工作我到底能干多久！,2024/12/10 周二,12,时间强盗：,工作被打断,接电话和打电话,拖延,未下放工作任务,危机,压力,2024/12/10 周二,13,分清工作的轻重缓急：,在制定计划对付那些给您的工作添麻烦的时间强盗之前，您需要重新检查自己的工作任务，然后分出轻重缓急，即按照您必须完成的顺序列出清单。,2024/12/10 周二,14,分清工作的轻重缓急：,重要性,紧急性,2024/12/10 周二,15,分清工作的轻重缓急：,找一份您的工作任务书，将您负责的所有任务列成清单，填写在表格的“任务”栏。不必考虑任务的顺序。,列出您的全部工作任务之后，再写出您要经常做或试图经常做的事情；或者如果您的根据是一组目标，则列出实现各个目标所必须的任务清单。,对您写在清单的每一项任务，向自己提出这样的问题：“这是我必须完成的任务吗？还是若有时间则完成了更好的任务？”并进一步问：“是否只有我本人才能完成的任务？”,按照任务的重要性排序编号。“必须完成”的任务当然位居榜首，其次是“做了更好”的任务。最后注明是否可“授权”。,2024/12/10 周二,16,分清工作轻重缓急的秘诀：,在决定某项任务的重要性之前，问您自己：,该任务必须完成吗？我不做会怎么样？,如果我现在不做，以后我会后悔吗？,我应该自己完成，还是交给下面的人去做？,2024/12/10 周二,17,每日“应办事”清单和日历：,每日“应办事”清单,-,帮助您记住每天应办之事的时间管理工具。,日历,-,提醒您安排特定活动或非日常活动的时间管理工具。,2024/12/10 周二,18,每日“应办事”清单：,2024/12/10 周二,19,日历：,SUN,MONTUEWEDTHUFRI,SAT,1,2,3,45678,9,10,1112131415,16,17,1819202122,23,24,2526272829,30,2024/12/10 周二,20,Jack,的故事（续）,Jack,刚刚得到上级的通知，本月,15,日将举行部门全体主管会议。他的上司对他说：“你把危险品问题整理成册，干的不错。我想让其他主管看看你的成绩，并学习你的作法。”,“这是个多好的机会啊！我得好好准备”。,Jack,会采取哪些措施既保证培训的成功又不影响工作呢？,2024/12/10 周二,21,Jack,的故事（续）,Jack,按照日历安排，正在做床单盘点。,Jenny,用对讲机呼叫,Jack,说：“洗衣房漏水了，现在地下二层一片汪洋！”,Alice,拿着请假单进来说：“真不好意思，我孩子的老师打电话通知我，让我明天务必到学校去开个家长会，我明天上午请半天假行吗？”,Jack,该怎么做呢？,2024/12/10 周二,22,工作被打断：,“,让我把它记录在应办事清单里，我会在下班以前告诉你。”,“我知道我们应该谈谈这件事，但我必须先完成这项工作。午饭的时候再谈如何？”,“我非常乐意为你解决这个问题，你什么时候需要答复？”,2024/12/10 周二,23,对付工作被打断的秘诀：,抓紧解决问题或答复请求。,让员工了解，您的哪些工作是除了紧急情况以外不得打扰的工作。,举行班前或班后的五分钟会议。,使用布告栏，让员工将不太紧急的事情写在上面。并尽快让他们知道什么时候您会处理问题。,2024/12/10 周二,24,Jack,的故事（续）,Jack,经常被电话所打扰。,Jack,在准备危险品培训时，电话铃一再响起：,“,Jack,，你们部门上个月的培训报告和下个月的培训计划到现在还没有交，昨天下午是最后截止日期，您到底打算什么时候交啊？总经理就等你们部门的啦！”,“,Jack,，我是庄臣的供应商,Kevin,最近好吗？”,Jack,该怎么做呢？,2024/12/10 周二,25,接电话和打电话：,有礼貌但不客套，态度随和但不能漫无边际,避免使用容易引起私人谈话的问句,打电话之前，收集通话时所需的全部信息。,在您的办公桌上放一个闹钟或定时器，以帮助您控制通话时间。,告诉来电者你另有日程安排或紧急情况,站着打电话，或把电话搬到不适于长时间讲话的地方,如果可能，安装自动拨号器,经常记录和分析您的通话,2024/12/10 周二,26,Jack,的故事（续）,Jack,最讨厌文书工作。且听他的牢骚：,“我很喜欢我的工作，除了文书工作。我不是学文科的，写东西一直我头疼的事情。再说很多文字工作毫无意义，而且对我的工作毫无帮助。所以我不得不带回家去写。但老板好象非常重视这些工作，上次他跟我谈话就好象有点责怪我的工作报告太拖拉了。”,Jack,该怎么做呢？,2024/12/10 周二,27,拖延的定义：,回避必须做的工作,2024/12/10 周二,28,容易拖延的事情：,培训,给员工做工作表现评估,整理办公桌,做日程安排,2024/12/10 周二,29,关于反拖延的秘诀：,对一项工作，不要端详得太久才动手做。,不要以没有时间或正在寻找更好的方法作借口来拖延工作。,把工作化整为零。,不要用舒适的活动，如喝咖啡、吃零食或聊天等来助长您的拖延。,2024/12/10 周二,30,Jack,的故事（续）,酒店最近为了提高服务质量，非常重视部门培训工作。对此,Jack,也深有同感。,Jack,决定每周利用一个下午的时间来对员工进行培训。为了挤出时间，,Jack,对岗位任务书进行了分析，决定将其中的每月订货工作交给他的优秀员工之一,Susan,。,但怎么样才能保证此项工作不出差错呢？,Jack,该怎么做呢？,2024/12/10 周二,31,任务下放的定义：,分配工作给员工。,2024/12/10 周二,32,事先计划,决定人选,表示信任,介入工作,阐明益处,表示谢意,任务下放,2024/12/10 周二,33,您是怎么想的？,如果您希望某一件事情不出差错，您就自己动手,任务下发给他人意味着：一旦完成出色，成绩归属他人；一旦出了问题，您就背黑锅。,自己动手比浪费时间教会别人如何做更容易。,2024/12/10 周二,34,危机的定义：,意料之外，必须立即对付的问题。,2024/12/10 周二,35,Jack,的故事（续）,本周的工作就特别忙。,Jack,刚上班，就发现桌上上个班次主管留下的一张字条：“两台烘干机坏了，没时间通知工程部。对不起。”,“真不像话！”,Jack,想：“我自己一大堆工作还得干呢，还要替她完成任务。”,他刚抓起电话，,Lily,急匆匆跑进来：“刚才有人运布草时滑倒送医院了，上午人手不够了”,Jack,心里想：“还不如让我也滑倒呢”,2024/12/10 周二,36,危机：,危机,工作拖后,劣质工作,走捷径,工作更加,费力、费时,2024/12/10 周二,37,对付危机的秘诀：,给危机分类，发现其中的模式。预想问题、制定一旦问题发生将如何加以解决的计划。,发现谁手中掌握着防止危机的控制权。学会适应哪些不以您的意志为转移的危机。,力求从危机中学习。,2024/12/10 周二,38,Jack,的故事（续）,已经下午,5,时，再过半小时就可以下班了。,Jack,翻了以下日历：下星期五有工人来安装新架子和储藏柜。,他想：所有还没有用过的床单必须转移并盘点以免损失；工作区域得暂时重新划分以免影响工作。,安装工作会带来压力因为它会干扰洗衣房的日常工作。,电话响起：“我是经理，下周五你去参加一个专门研讨会，资料在秘书那里。”,2024/12/10 周二,39,压力的定义：,某人正常活动的任何变化。,2024/12/10 周二,40,导致压力的一些重要因素：,被解雇调换工作地点,不得不解雇某人工作目标不明确,工作伙伴被解雇觉得不称职或大材小用,被调至另一岗位在工作中与人争执,接受评估或评估他人工作招聘一名新员工,没有加薪,/,被加薪面临重大政策变化或换上司,被当众点名表扬工作频频被打断,做正式讲话职权太少或工作量增加,感到职位可能不保出差太多,2024/12/10 周二,41,避免压力的秘诀：,向有同情心的人诉说您的问题，或者把问题写在纸上。不要把它们憋在心里。,在卷入一个压力很大的情形之前，斟酌一下花费那些时间、经受那些压力是否值得。,即便只有,15,分钟到,20,分钟的空余，也要离开您的工作区用午餐。,保持活动，伸腿伸腰，散步，深呼吸。,改变您的心境。幽默或开玩笑，想些高兴的事情。,想到事情最坏的结局，客观事实往往比想象的结局要好的多,2024/12/10 周二,42,Jack,的故事（续）,安装工程明天就结束了。目前一切正常，床单搬好了，盘点完成了，洗衣房的工作保持正常。,Jack,正在办公室长出一口气的时候，忽然一声巨响。他冲出去一看，一大桶药水正倒在刚洗好的床单上。,安装工人说：“真是活见鬼，太抱歉啦,”,不论如何努力，压力危机仍无法避免。虽然不愉快，但,Jack,已是今非昔比，他没有丝毫慌乱，因为他再也不会象过去那样招架无力了。,您呢？,2024/12/10 周二,43,浪费时间的几种情形,Drop-in Visitors,突然来访者,Attempting too much,试图同时完成多项工作,Procrastination,没有“按时”观念,Incomplete or delayed information,信息不完整或不及时,Shifting priority,倒换重点,confused authority and responsibility,职权与责任不明,2024/12/10 周二,44,Have a focused,effective&productive day,有重点，有效率并高产出的一天,Write everything down,记录下每一件事情,Choose your priorities,确定工作优先顺序,Remove future steps,调整工作顺序,Say no and delegate,学会说“不”并授权工作,Choose your achievements for the day,选择今天能完成的事情,Ask yourself powerful questions,自问,:,If I knew what my priorities are,what should they be?,我的优先工作是什么？,If I knew what to do say No to or delegate,what should they be?,我应该拒绝什么，并把哪些工作授权他人做？,What specific step do I need to take towards a particular project?,完成一项具体工作，我应该采取哪些步骤？,What will it take to only choose tasks and action steps that I know I have time for today?,哪些工作或行动一定要今天完成？,Shift who you are being as a person,确定你想做什么样的人,Have fun,keep playing&experimenting,心情愉悦，不断练习并感受以上要点。,2024/12/10 周二,45,时间管理小窍门,罗列出一份工作明细表，并按照重要性标出次序。,准备一份每日工作明细单。,利用日历并勾划出将要发生的事件。,考虑如何工作得更有效率，不要害怕改变旧的工作方法。,保持工作环境井然有序。,限制电话，尤其是私人电话。,注意期限，按时完成工作。,不要直接干涉员工的工作。,花些时间用于员工培训。,要预见问题的发生。,尽力于当日完成工作。,选择或委派一个得力的助手或秘书,.,懂得如何分派工作。,2024/12/10 周二,46,