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酒店管理信息系统概述

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2020年4月19日
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第1章 绪论
1.1系统开发背景
近年来,随着改革开放步伐的加快和西方文化的交流,人民生活水平得到了极大的改进,全社会对第三产业特别是服务业的需求也越来越高。国内的旅游餐饮业,特别是宾馆、酒店行业的发展,逐渐打破了传统的普通旅游业的那种以住宿休息为服务核心的单一运营管理方式。
在大中型城市里,除了四星级以上的酒店仍在基本遵循原有的比较保守和固定的运营模式之外,绝大多数新建和改扩建的中高档酒店,都装备了大型音像系统和娱乐休闲设施。社会大众对酒店的认识和需求也随之发生了巨大的变化,客人进店后,除了休息以外,娱乐休闲已经成为了必不可少的一部分。而且 在一步步的走进我们,到时候国际友人云集北京,这就给酒店服务行业提出了更高的要求。
由于这类新型酒店的运行模式与传统酒店有很大的差异,它涉及的环节比较多,业务关系也比较复杂,因此到当前为止还没有一套较规范的公认的运营管理标准,而照搬传统的酒店业务管理方法和运营机制显然已经不能适应这些变化,难以满足实际需要了。同样,那些基于传统酒店业管理模式而开发的计算机管理系统也自然难以适应这种新的业务模式,因此造成一些酒店不得以而采用手工记费和人工结账的办法,特别是在新型酒店开业时和增加新的服务项目时,这种现象往往很普遍。显然,采用人工手段进行复杂的业务处理是一种相当原始的方法,特别是在计算机、互联网高度发展的今天。这种近乎于原始的方法,在客户服务,人员管理,财务管理等方面都存在着许多薄弱环节,会给酒店的正常运营带来各种麻烦和漏洞。比如:不能实施全面的持卡消费、不能与现代的电子商务运营经销模式接轨等等,客观上严重制约着酒店的发展。
酒店业务流程的多样性和客人的流动性也决定了手工方式不可能长久,必须按照新的模式因地制宜地进行全面细致的系统设计和软件开发,以适应这类酒店对计算机管理信息系统的迫切需求。
面对这种具有现代化文明时尚的新型酒店的灵活多变的运营方式,更需要管理者和开发者用现代和超前的眼光去看待它与认识它,要结合信息网络的特点,采用有效手段进行全方位的调查分析。
(1)娱乐休闲型酒店管理信息系统是一个具有高复杂性,多元性,综合性的人机交互系统,它涉及到计算机技术、网络通信技术、统计技术、条码、磁卡技术、运筹学、财务管理、物流管理等多方面的知识,它专门针对这类酒店系统的特殊流程和业务要求进行数据组织处理和信息调控,代替业务人员进行繁琐和重复性的工作。
(2)系统经过加快处理速度、对各类信息的详细记录和大幅度降低运行差错率来提高运转效率和准确性,帮助酒店管理人员对其业务有更深层次的认识,从信息管理和数据挖掘的角度上优化组织结构,减少资金占用,保证其经济效益的如期实现和不断提高。
(3)完善的系统不但能精确、实时的反映和处理酒店的各项业务活动,还能同时为各级管理人员服务,提供及时、准确的决策信息和依据。
(4)大型的管理系统要求采用先进的计算机及网络技术,要求在酒店内建设一个覆盖各部门的高效率的管理信息网,并根据业务量的增长和业务范围的扩张逐步建立具有一定规模、性能优异、功能强大、灵活可靠实用的网络体系。
(5)网络系统的核心是建立高性能的主机及网络软硬件平台。在此基础上还要开发出适合于各业务部门和管理部门共享使用的网络系统应用软件,充分发挥分布式高效能网络的计算和存储威力,结合消费卡灵活准确的信息对接特性,为客人提供了最大程度的方便条件,从而在整体上提高了工作和管理的效率。
开发的全过程始终要采取用户至上的观点,一切从用户利益考虑,在加强调查研究和系统分析的基础上,经过分步骤的不断反馈的讨论式方法确定出新系统的最佳方案。各阶段可在局部上使用结构化、模块化的方法严格按照有效阶段进行开发,具体手段上尽量采用面向对象的开发形式,使形成的应用软件模块具有很强的独立性、适应性和扩展性。
1.2 系统开发目的
利用网络和数据库技术,结合当前硬件价格普遍下跌与宽带网大力建设的有利优势,我利用VB6.0语言和Access数据库研究开发了面向客户的酒店管理信息系统。
将课堂学习的网络理论知识结合其它如数据库、数据结构、程序设计等多科知识加以综合应用,从而巩固和加强所学知识,并初步具备网络应用程序开发的能力,最终设计出一个实用的网络应用程序。
1.3 系统开发意义
党的十六大提出,中国新型的工业化道路要以信息化带动工业化,以工业化促进信息化 。从这一战略决策我们能够看出信息化发展已经提到议事日程上来了。信息化对于中国高速度、高质量地完成工业化任务和全面建设小康社会,对于实现 21世纪中华民族的伟大复兴,具有重要的战略意义。
信息化一般是指信息资源、信息技术及其产业在国民经济和社会发展中的作用不断增强的过程。它包括信息基础结构(信息资源、信息网络、信息人才和信息设备等)、信息技术(IT)产业(信息设备创造业、邮政和现代通讯业、大众传媒和文化娱乐业以及相关的各种IT服务业等)和信息社会环境(社会文化、法律、制度等)三个方面的内容。从企业的角度来说,信息化实质上是一个用现代信息技术装备和管理从产品订购、设计、生产到流通和促销,再经过市场将用户意见和企业经营的外部市场信号反馈回信息主体,经过调整、完善既定目标,又进入新一轮经济运行流程的过程。
我们把政治上的要求运用到实际生产经营中,并把目光从全国全行业的范围缩小聚集到酒店服务行业。无疑,酒店服务业更需要信息化。举一个简单的例子: ,在上海,中国的跨国酒店集团80%的高入住率,国内酒店业20%左右的普遍客房入住率——除了很少的五星级酒店,大部分酒店在亏损。同台竞技,结果迥然。原因何在?大部分跨国酒店集团的平均客房出租率达到80%～90%。从客人来源上看,有70%的客人为商务旅游者或商务团队,始终保持着的高客户出租率为这些酒店集团带来了滚滚财源。背后原因,不能不说是网络起了重要作用。万豪国际继洲际后开通了跨国饭店集团第二家中文网站,网上预订纪录连续两天被刷新,跨国酒店集团已经熟练借助了信息化的力量,也就是说信息化为她们带来了直接效益。
这些网络定房系统是信息化的一个体现,从酒店管理的角度来讲它是一个对酒店外部的管理。要想和国际酒店缩小各个方面的距离,信息化也要体现在酒店对内部的管理,而且信息化可能对酒店内部产生深远的影响。本酒店管理信息系统(面向客户)就是利用信息化,使酒店管理提高一个层次,不但能够对外或说经营方面赢得更多的效益,也会使酒店内部组织结构发生较大变化,真正实现减员增效!酒店采用计算机管理系统后,可实现预订、记账、统计的自动化,实行在前台的一次性费用结算。计算机管理系统每天可快速处理住店、离店手续和所有统计报表,能很快查明客房的使用情况。过去用传统方式管理,因资料提供费时,难以即时准确的了解酒店的运行状态,不易即时觉察管理中的弊病;而利用计算机管理系统提供的信息,就可即时发现问题,立即采取措施,保持高出租率,提高了经营决策水平。使酒店管理条理化、规范化、科学化,大大提高酒店的管理水平和工作效率。与此同时,经过对本系统的利用,能够解放出更多的人力,实现更多的权利下放,管理层人员也能够得到精简,财务部门也能够增加监督、及时反馈职能,真正实现组织结构的革命性转变,提高酒店的集体素质和集体战斗力。
第2章 相关技术概念
我所制作的这套系统的理论基础是管理信息系统(MIS),运用了ASP编程语言。基于ASP的课程考试系统,顾名思义就是以ASP语言作为主要的程序语言,再适当的配以数据库的支持,在这里,我们所用的是Access数据库。
2.1 管理信息系统
管理信息系统(MIS,Management Information System),是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的系统,能够实测企业的各种运行情况,并利用过去的历史数据预测未来,从企业全局的角度出发辅助企业进行决策,利用信息控制企业的行为,帮助企业实现其规划目标。这里给出的定义强调了管理信息系统的功能和性质,也强调了管理信息系统中的计算机对企业管理而言只是一种工具。管理信息系统是信息系统的重要分支之一,经过30多年的发展,已经成为一个具有自身概念、理论、结构、体系和开发方法的覆盖多学科的新学科[1]。
2.2 VB语言
2.2.1 Visual Basic的概念
　　Visual Basic(简称VB)是Microsoft公司开发的一种通用的基于对象的程序设计语言。
　 ”Visual” 指的是开发图形用户界面 (GUI) 的方法——不需编写大量代码去描述界面元素的外观和位置,而只要把预先建立的对象add到屏幕上的一点即可。
　 ”Basic”指的是 BASIC (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code) 语言,一种在计算技术发展历史上应用得最为广泛的语言。Visual Basic 在原有 BASIC 语言的基础上进一步发展,至今包含了数百条语句、函数及关键词,其中很多和 Windows GUI 有直接关系。专业人员能够用 Visual Basic 实现其它任何 Windows 编程语言的功能,而初学者只要掌握几个关键词就能够建立实用的应用程序。Visual Basic Scripting Edition (VBScript) 是广泛使用的脚本语言,它是 Visual Basic 语言的子集,可嵌入HTML语言中,用于网页设计,如ASP(Active Server Page)文件[2]。
VB简单易学,通用性强,用途广泛。
2.2.2 VB的功能
VB能够用于能够开发多媒体、数据库、网络、图形等方面的应用程序。
数据访问特性允许对包括 Microsoft SQL Server 和其它企业数据库在内的大部分数据库格式建立数据库和前端应用程序,以及可调整的服务器端部件。
有了 ActiveX(TM) 技术就可使用其它应用程序提供的功能,例如 Microsoft Word 字处理器,Microsoft Excel 电子数据表及其它 Windows 应用程序。
Internet 能力强大,很容易在应用程序内经过 Internet 或 intranet访问文档和应用程序,或者创立 Internet 服务器应用程序。
已完成的应用程序是使用Visual Basic 虚拟机真正 .exe 文件,能够自由发布。
2.2.3 VB中几个常见术语
工程(Project): 是指用于创立一个应用程序的文件的集合。
对象(Object): 可控制的某个东西,VB中主要有两类对象:窗体和控件。
窗体(Form):  应用程序的用户界面,即windows。
控件(Control): 指的是各种按钮、标签、文本框等。
属性(Property):是指对象的特征,如大小、标题或颜色[3]。
ActiveX :ActiveX 是基于 Component Object Model (COM) 的可视化控件结构的商标名称。它是一种封装技术,提供封装 COM 组件并将其置入应用程序(如Web 浏览器)的一种方法。
Components Object Model (COM): 是软件组件互相通讯的一种方式。它是一种二进制和网络标准,允许任意两个组件互相通讯,而不论它们是在什么计算机上运行(只要计算机是相连的),不论各计算机运行的是什么操作系统(只要该操作系统支持 COM),也不论该组件是用什么语言编写的。
2.2.4 VB的系统特性
(1)工程限制
①代码限制:
可被加载到窗体、类或标准模块的代码总数限于65,534行。一行代码限于1023个字节。在一行中的实际文本之前最多只能有 256个空格的前导,在一个逻辑行中最多只能有25个续行符 ( _)。
②过程、类型和变量
对每个模块的过程数没有限制。每个过程可包含至多64K的代码。如果过程或模块超过这一限制,Visual Basic便产生编译时间错误。如果遇到这种错误,可将特别大的过程分割成若干个较小的过程,或将模块级声明移到另一模块,来避免此类错误发生。
Visual Basic 用表来保存代码中的标识符名(变量、过程、常量等)。每个表限于64K。
③动态链接库声明表
每个窗体和代码模块使用一个描述动态链接库入口点的结构的表。每个结构约40个字节,表的大小限于64K,形成每个模块大约有1500个声明。
④工程名表
整个应用程序用一张包含所有名称的表。这些名称包括:常量名、变量名、自定义的类型定义名、 模块名、 DLL 过程声明名。
对工程名表总大小没有限制,可是区分大小写的条目不得超过32K。如果超过了32K的限制,能够在不同的模块中重新使用private标识符以限制区分大小写的条目数到达32K。
⑤输入表
在不同的模块中每引用一个标识符,便在输入表中创立一个条目。每一个这样的入口最小是24字节,但限于64K,这样每个模块大约能够有 个引用。
⑥模块条目表
该表中每个模块最多达125个字节,但有64K的总限制,这样每个工程大约能够产生400个模块。
VB 中的变量名不多于255个字符,而窗体、控件、模块和类名不多于40个字符。
(2)工程文件格式
VB 在创立和编译工程时要产生许多文件,分为:设计时文件、杂项开发文件和运行时文件。
设计时文件是工程的建造块,例如基本模块 (.bas) 和窗体模块 (.frm)。
杂项文件是由 Visual Basic 开发环境中的各种不同的进程和函数产生的,例如打包和展开向导从属文件 (.dep)。
开发应用程序时会产生各种设计时文件和其它杂项文件,如下表2－1所示:
表2－1 设计时VB文件扩展名及描述表
扩展名
描述
扩展名
描述
.bas
基本模块
.frm
窗体文件
.cls
类模块
.frx
二进制窗体文件
.res
资源文件
.vbp
Visual Basic 工程文件
.ctx
用户控件的二进制文件
.pgx
二进制属性页文件
.dca
活动的设计器的高速缓存
.ctl
用户控件文件
.ddf
打包和展开向导 CAB 信息文件
.tlb
远程自动化类型库文件
.dep
打包和展开向导从属文件
.vbg
Visual Basic 组工程文件
.dob
ActiveX 文档窗体文件
.vbl
控件许可文件
.dox
ActiveX 文档二进制窗体文件
.dws
部署向导脚本文件
.dsr
活动的设计器文件
.vbr
远程自动化注册文件
.dsx
活动的设计器的二进制文件
.vbw
Visual Basic 工程工作空间文件
.log
加载错误的日志文件
.vbz
向导发射文件
.oca
控件类型库缓存文件
.wct
WebClass HTML 模板
.pag
属性页文件

编译应用程序时,所有必须的设计时文件都被包括在运行时可执行文件中。运行时文件如下表2－1所示:
表2－2运行时VB文件扩展名及描述表
扩展名
描述
.dll
运行中的 ActiveX 部件
.exe
可执行文件或 ActiveX 部件
.ocx
ActiveX 控件
.vbd
ActiveX 文档状态文件
.wct
WebClass HTML 模板
2.3 Access数据库
数据库是有结构的数据集合,它与一般的数据文件不同,(其中的数据是无结构的)是一串文字或数字流。数据库中的数据能够是文字、图象、声音等。
Microsoft Access是一种关系式数据库,关系式数据库由一系列表组成,表又由一系列行和列组成,每一行是一个记录,每一列是一个字段,每个字段有一个字段名,字段名在一个表中不能重复。 表与表之间能够建立关系(或称关联,连接),以便查询相关联的信息。Access数据库以文件形式保存,文件的扩展名是MDB。Access数据库由六种对象组成,它们是表、查询、窗体、报表、宏和模块。[4]
(1)表(Table) ——表是数据库的基本对象,是创立其它5种对象的基础。表由记录组成,记录由字段组成,表用来存贮数据库的数据,故又称数据表。
(2)查询(Query)——查询能够按索引快速查找到需要的记录,按要求筛选记录并能连接若干个表的字段组成新表。
(3)窗体(Form)——窗体提供了一种方便的浏览、输入及更改数据的窗口。还能够创立子窗体显示相关联的表的内容。窗体也称表单。
(4)报表(Report)——报表的功能是将数据库中的数据分类汇总,然后打印出来,以便分析。
(5)宏(Macro)——宏相当于DOS中的批处理,用来自动执行一系列操作。Access列出了一些常见的操作供用户选择,使用起来十分方便。
(6)模块(Module)——模块的功能与宏类似,但它定义的操作比宏更精细和复杂,用户能够根据自己的需要编写程序。模块使用Visual Basic编程。

第3章 系统分析
系统分析应用系统思想和方法,把复杂的对象分解成简单的组成部分,并找出这些部分的基本属性和彼此间的关系。系统分析是系统开发中最重要、也是最困难的阶段。数据流程图、数据字典、系统化分析等工具是克服困难的有力武器。
3.1 组织结构及功能模块分析
3.1.1 组织结构分析
要想了解一个企业的经营模式,我们应该先从对这个企业的组织结构进行了解,做到了解它的各个部门与职能分工。因此,我在设计系统的前期,也就是做调查确定系统功能模块及功能的第一步就是确定了组织结构。具体分析如图3－1所示:
图3－1 组织结构图
3.1.2 功能模块分析
在组织结构分析过后,我就根据部门的职能分工进行了功能模块划分。具体分析如图3－2所示:
组织目标:快速、准确、简单的完成酒店日常管理及各种业务活动。为酒店带来可观的利润。
组织工作过程及性质:客人入店,由客房部登记客人信息,并分配房间,为客人建立账户。客人的各项消费,包括住房消费,餐厅消费和娱乐消费一起汇总,并进行财务处理,最终把数据送入财务部[5]。

图3－2 功能模块图
3.2 业务流分析及数据流分析
3.2.1 业务流分析:
我们再进一步分析,从功能模块中我们了解了企业以部门为分区的业务分布,下面我就要从各个部门协同合作的角度分析整体的业务流程。也就是一位客人从进入酒店到离店后的整个企业业务流分析。具体分析如图3－3所示:
图3－3 业务流图
3.2.2 数据流分析:
数据流分析是以数据流图为主要表现形式的,数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的重要工具,它能够用少数几种符号综合的反应出信息在系统中的流动、处理和储存情况。数据流程图具有抽象性和概括性。抽象性表现在她完全舍去了具体的物质,只剩下数据的流动、加工处理和储存;概括性表现在它能够把信息中的各种不同业务处理过程联系起来,形成一个整体。无论是手工操作部分还是计算机处理部分,都能够用它表示出来[6]。
本系统经过调研以及对同类系统的理解,制定出了一套方案,数据流图如图3－4,图3－5,图3－6所示:
图3－4 0层DFD图

图3－5 1层DFD图

图3－6 2层DFD图
3.3 数据字典
3.3.1 客人信息
含义说明:本管理信息系统的主体数据结构,定义了一个客人或客人群的有关信息。
组成:手牌号、账单号、入住时间、离店时间、押金、房费、附加手牌费、消费额、是否主客、已离开、预定优惠情况、实付金额、结算方式。
（1） 数据项:账单号
含义说明:主客入店登记时电脑自动生成的账单号,又称单号,也是该批客人在店时的账户编号,在该账单下逐条记录该批客人本次的各种消费。账单号采用6位顺序码,系统开始运转时可从000001开始,每个账单号依次增加1。每次在做完数据备份后,能够将号码归零,也可不归零,从某一指定值开始继续递增。
取值范围:000001~999999;取值方法:开新账单时由电脑自动累计加1。
（2） 数据项:手牌号
含义说明:对一个客人的唯一标识,它基本上与房间内的床位相对应,或与散座存衣箱号相对应。
取值方法:所有手牌号一律为5位。采用与实际安排相关的编码方法。该酒店房号为3位数字,房间里的床位号为1位数字。手牌号分为三种:对于进客房的客人其手牌号为字母”A”+房号+床号,只有1张床的房间起床号为1,例如201房间的主手牌一般是A ;第二种是散座,其手牌号为字母”B”+1位性别码(例如1 代表男性,2代表女性)+3位衣箱号(不足3位补零);第三种为仅娱乐或不涉及房间/散座的客人,其手牌好为字母”C”+4位顺序编码。
（3） 数据项:离店时间
含义说明:主客在前台提出要结账时系统锁定的时间。若该批客人中仍有人在店,则应做主手牌变更。
取值方法:取收银员为该主客的进入结账模块时的系统日期和时间。
（4） 数据项:房费
含义说明:以客人所住房间/房价类型、确定其一个轮转的基本费用,然后根据其在店时间并考虑超时情况进行累计验算。
取值方法:经过公式计算而得(见系统设计部分)。
（5） 数据项:附加手牌费
含义说明:散座或享受其它计时服务客人的基本费用,再根据其在店时间并考虑超时情况进行累计。
取值方法:经过公式计算而得(见系统设计部分)。
（6） 数据项:消费额
含义说明:指主客及所属其它客人以签单形式所累计的消费总额。
取值方法:从对应的账单库中统计而得。
（7） 数据项:结算方式
含义说明:拥护结账时所使用的付款方式或欠款方式。
取值说明:能够是现金、支票、信用卡、代金券或刷卡等,或是这些方式的混合。欠款分余额挂帐和余额挂单两种情况。
3.3.2 部门及权限
含义说明:定义了酒店里不同的部门及为其设置的权限。
组成:部门编号,部门名称,部门权限。
（1） 数据项:部门编号
含义说明:唯一标识一个部门的编号。
类型:字符型
（2） 数据项:部门名称
含义说明:部门的称呼方式。
取值方法:客房部、康乐部、餐厅、库房、财务等。
（3） 数据项:部门权限
含义说明:部门所拥有的系统使用权限。
取值说明:各子系统的功能之一或一部分的组合。
3.3.3 操作员
含义说明:定义了能够使用系统的各个操作员的名单及操作权限。
组成:所属部门、操作员号、姓名、口令、性别、其它说明。
（1） 数据项:所属部门
含义说明:表示该操作员所在的部门,其权限与部门权限一致。
取值方法:部门编号
（2） 数据项:操作员号
含义说明:唯一标识一个操作员的编号。
3.3.4 服务项目类别
含义说明:对服务项目进行了分类。
组成:编码、项目类别、所属营业部门。
（1） 数据项:项目类别
含义说明:标识项目分类的名称,是对各消费项目在名细上的归类。
取值方法:购物、精品百货、酒吧、美容美发、浴区服务等。
（2） 数据项:所属营业部门
含义说明:该类项目归属在哪个营业部门,客人进行该项目的消费后,系统从这个营业部门的原物料存量中核减有关的项目配料。
取值说明:各营业部门的名称。
3.3.5 服务项目
含义说明:标识了一个服务项目的具体内容。
组成:项目代码、快速码、类别、项目名称、单价、单位、是否以小数计量、当前该项目是否能提供。
（1） 数据项:项目代码
含义说明:项目的编号,可按代码对项目进行速查,不允许重码。
（2） 数据项:快速码
含义说明:为快速查找该项目而设,不需要事先记忆。
取值方法:由项目名称的汉语拼音字头组成。
（3） 数据项:类别
含义说明:该项目所属的项目大类。
取值方法:服务项目类别数据库中的数据项。
（4） 数据项:项目名称
含义说明:一个服务项目的唯一标识,不允许重名。
（5） 数据项:单价
含义说明:该项目服务的当前价格。
（6） 数据项:单位
含义说明:该服务项目对应的度量标准。
取值说明:能够为件、克、个、次等。
（7） 数据项:是否以小数计量
含义说明:该服务项目能否拆分成更小的单位向客人提供。
数据类型:布尔型[7]。
3.4 U/C矩阵分析
利用U/C矩阵求解,对系统结构划分进行优化,具体分析见表3－7所示:

表3－7 U/C矩阵表
功能﹨ 数据类
客房号
手牌号
客人
信息
客人
账户
住房
账单
菜单
用餐
账单
娱乐
项目
娱乐
账单
客人
账单总计
财务
报表
入店确认
C
C
C

客房分配

建立账户
U
U
U
C
U

U

U

住房计费

U

U
C

其它服务费用

U

U

点餐

U

U

C
C

加菜、换菜、退菜

U

U
U

餐饮计费

U

U

U

娱乐项目选择

U

U

C
C

娱乐计费

U

U

U
U

审核单据

U

U

账单汇总

U

U

U
C
C
结账

U

U

U
U

打印账单

U

撤销账户
U
U

U

删除客人在店信息
U
U
U
U

U

第4章 系统设计
4.1 系统功能结构及模块设计
4.1.1 系统功能结构分析
功能结构图是按功能从属关系画成的图表,图中每一个框称为一个功能模块。功能模块能够根据具体情况分得大一点或小一点。分解得最小的功能模块能够是一个程序中的每个处理过程,而较大的功能模块则可能是完成某一任务的一组程序。具体分析如图4－1所示:

图4－1 系统功能结构图
4.1.2系统功能
(1)接待登记
①基本信息输入:这是客人到达酒店之后,首次与计算机进行交互所要完成的任务,即把客人的基本情况快速输入电脑中,供各操作点共享。其具体内容包括:主客人姓(名)、性别、宾客类型、来宾人数(其中女宾人数)、预交押金数量、预定的结账方式、是否持有储卡或折扣卡、对应的鞋牌号、对酒店的特殊要求等。
②主客其它信息的补充输入:这是在完成该次接待任务后,为掌握更详细的客人信息而必要时再进行的补充输入。这类信息只提供给个别操作点或其它社会管理部门在特殊情况下查询。具体内容包括:客人的出生年月、工作单位或职业、客人证件类型和号码、客人单位地址或住址、联系电话/传呼等。
③客房分配、选手牌:根据客人的数量和她们对房型、房价类别的要求,经查询当前房态后,为客人选择适当的客房,确定房价类别(普通房价、钟点房价、优惠房价、长包房价);征询主客的意见,从与客房中各床位相对应的一批手牌号中确定唯一的主手牌,将其交与主客随身携带,然后将本批客人应持有的其它附属手牌也全部交给主客,由主客实施再分配。
④修改登记:按客人进住后发生的变化情况进行相应的修改。
<1>增加登记:当有新的客人进住酒店并要求加入某在店客人的行列时,进行相应的处理。
<2>删除登记:当客人在规定的不计费时间内(例如:30分钟)要求离店时,进行相应的处理。
<3>退房、退牌,部分退房/牌。
(2)点单
①确认客人的手牌号,选择消费或服务类别。
②必要时确定提供服务的技师或服务生的工号。
③经过查找点单项目表,以整数或小数为单位,确定其消费或接受服务的规则、数量和金额,添加到相应手牌的账单下。
④允许各操作员(输单员)删除自己输入的单据,但系统对输入和删除应有详细的在线记录,可供系统管理员事后查询。
(3)餐饮
①开台:按客人的数量和要求选择合适的台号或包间,明确其民族、口味等特殊要求。
②点菜:与点单类似,将菜、酒水、主食和有关服务的类型、名称、数量经过速记码或鼠标输入相应的餐饮记录单。
③收银结账:根据餐饮记录单按全额、折扣或免单形式与客人结算、打印。既可现结,也允许按规定将餐费挂到相应的手牌下,待客人离店时统一结算;还可按照事先的约定,将餐费挂到某一合同账户下,由设帐人定期结算。
④定义菜谱:确定菜的种类、代码、名称、计量单位、单价、可否按小数记数等一般属性,临时给出其当日能否提供、附加说明等特殊属性;可随时进行修改。
⑤查询:对餐饮业务的历史账单、已挂到客房的账单、餐厅内各营业部门的原物料存量和当前价值的查询。
调查显示:76.9%的员工认为点菜子系统中经过速记码或鼠标输入餐饮记录很方便,能够大大的减少工作量,并能高工作的积极性。
(4)收银
①结账:以指定主手牌为索引,分别计算该主客及其相关客人的因此房费开支、附加手牌费、各种消费、代她人付账等项目,经汇总并扣除客人已交纳和补交的所有押金,得到该批客人应付款的总额;接受客人的各种付款方式(包括刷卡),为其提供所有费用的查询/结账明细单。
②退房、散客退手牌:指一批客人中,有部分人提前退房或退掉散客手牌,则这部分人的房费或散客费只计算到退房/退牌时为止。涉及主客退房/退牌时,应先作主手牌变更。
(5)财务
①消费项目配方:对具体的有形消费项目所耗用的原物料配方进行定义和修正。
②手单管理:对下发和交回的各种手工单句进行顺序性和一致性核对。
③部门盘点:定期打印出空白的营业部门盘点表,交各部门盘点、记录其暂存的商品,计算当期部门商品的差差异量。
④历史账单核查:逐个或抽取历史账单进行一致性和权限性核查。
财务部员工普遍认为新的管理信息系统能够加强部门之间的沟通和联系,财务部能够及时的获得财务信息,避免了手工作业中的种种错误,而且还具有较好的保密性。
(6)查询
①规定项目的查询:房态、在店客人的情况、费用明细单、历史账单、交接班情况、点单/撤单记录、餐饮结帐单等。
②自定义项目的查询:由使用者按照一定的规则查询其关心的项目。
③远程查询:系统支持经过电话线的远程定制查询。
(7)系统维护
①系统初始化:系统运行的账单起始编号和参数设置。
②客房:楼层、房间、类别、数量、各类受费标准、计费办法;房间手牌的属性。
③消费:营业部门、类别、项目、明细。在定义服务项目时需确定该项目的计量单位,是计次、计时还是计量。
④餐饮:台号、包间、食品分类、菜谱、厨师等
⑤整理数据:定期清理、整理数据,备份、恢复和清空数据[8]。
4.1.3 系统模块设计
系统的模块化形式在前面的内容中已经有了较详细的描述,根据以客人为核心的运营模式,我们能够将这些模块界定为三个大层次,前台、后台和管理层。不同层次的模块在设计上有不同的侧重,但提高并行处理和数据共享的程度,防止网络和功能冲突是模块划分时要特殊考虑的问题。
（1） 前台
凡直接与客人接触,发生信息、物品或货币交流等业务关系的,需要在计算机上进行记录、协调和处理的工作均属于前台范畴。这个前台的概念包括酒店大堂前台的接待、收银、查询,餐厅的点菜、送餐和收银,各楼层的退房检查和娱乐。这些模块在运行时,既要符合酒店内部业务管理的要求,也要考虑客人的消费心理和思维习惯。一般应把客人也当做系统的设计对象之一。要充分了解客人的想法和意愿,掌握她们的一般性需求和特别要求。为系统制度的输入输出步骤和效果要能获得客人的积极配合,同时也要使操作员感到方便和快捷。无论是信息流还是资金流,都要在与客人的重复交互过程中顺畅地运行,避免不必要的阻碍和歧义,在逻辑关系上要预先考虑各种可能发生的情况并设计出相应的对策,以便迅速准确地完成对客人的各种服务。
（2） 后台
指那些对前台提供支持,一般不直接与客人发生关系的业务点。如各楼层的点单、房态修改、餐厅厨房、财务部门等。虽然其中有一部分是经过单据与客人接触的,如客人消费的签单、计时服务、为客人提供物品的过程等,其特点是客人的需求已满足并在单据上记录后,有服务声生将单据就近送到附近的一台微处理机,再由输单员把有关内容输入到计算机系统中。此时输单员面正确是单据而不是客人,因此我们认为其工作仍属于后台性质。这些模块应简洁明确,以提高效率和方便使用为设计目的。同时考虑培养使用者的工作习惯,强化她们对系统功能的理解和按流程办事的意识。由于许多操作都是一次性的,在保证正确输入的前提下,系统内部对后台的各项操作都应区分权限,以便事后进行核对,分清责任。
（3） 管理层
一般前后台之间没有相互控制的关系,虽然个别模块在运行时某些功能为了防止冲突,存在着互锁的可能,但我们都将协调双方的操作步骤,使其限制在最小的时间范围内,系统也回及时对次作出明确的文字性提示,引导有关的操作员进行有效的避让。可见前后台模块间的相互影响不大,只要按规定执行完有关业务流程并予以记录即可。系统的调控经过管理层间接进行,它依据财务部门对当期业务的核算、汇总和分析,由酒店的有关人士下达指令,系统管理员经过软件中的管理和维护模块对系统参数、人员、项目属性和配方等进行定义和调整,达到精细管理、提高效益的目标。该层次的模块以贯彻酒店高级管理人员的经营思想和管理意图为设计核心,力图使模块功能和控制流程符合酒店管理的规律,既科学合理又可操作。在报表设计上也尽量冲淡计算机技术和学术特点,使之更加符合酒店/餐饮界管理人员的工作习惯[9]。

4.2 系统流程分析数据结构与程序的关系分析及系统控制分析
4.2.1 系统流程分析
系统中许多业务或功能都是经过数据文件联系起来的。这种联系是经过绘制信息系统流程图来从整体上表示的。信息系统流程图是以新系统的数据流程图为基础绘制的。能够按下述思路来绘制信息系统流程图:首先,为数据流程图中的处理功能画出数据关系图,它反映了数据之间的关系,即输入数据、中间数据和输出信息之间的关系;最后,把各个处理功能的数据关系图综合起来,形成整个系统的数据关系图,即信息系统流程图[10]。
本系统则符合了业务和功能的流程,总结出自己的一套数据流程,如图4-2所示:

图4－2 系统流程图
4.2.2 数据结构与程序的关系:
经过对数据结构与程序的关系分析,我们更加明确主要业务与主要信息操作的交叉点。具体分析如表4－1所示:
表4-1 数据结构与程序关系表
程序
/
数据结构
入店确认
接待登记
建立账户
住房计费
点餐
选择娱乐项目
娱乐计费
审核数据
结账
打印账单
删除客人在店信息
归还手牌
客人信息
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部门及权限

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操作员
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服务项目类别

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服务项目

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4.2.3 系统控制分析:
经过对系统控制的分析,我们能够一目了然的看出数据流动的方向。以便我们对数据的控制。具体分析如图4－4,图4－5,图4－6,图4－7所示:

图4－4 客房系统控制图

图4－5 餐饮系统控制图

图4－6 娱乐系统控制图
图4－7 财务系统控制图

4.3 代码体系
选用层次码中的特征码。举一个实例,见表4－1所示:
表4－2 代码体系举例
例如:客房标号:
类别
房型