管理 信息化 全面提升企业人事档案管理质量.pdf

科学管理摘要院干部人事档案是教育培养尧选拔任用尧管理监督干部和评鉴人才的重要基础遥 面对传统纸质人事档案管理机制下存在的问题袁我们不仅要从管理制度和人员素质入手袁还应借助信息化手段稳步推进干部人事档案工作科学化袁全面提高人事档案管理质量遥关键词院企业人事档案曰规范管理曰数字化建设人事档案管理工作是人事管理体系的重要内容袁对个人尧企业乃至国家都有重要意义遥 2018年中共中央办公厅印发的叶干部人事档案工作条例曳把干部人事档案列为了新时代党的重要执政资源1遥 对个人来说袁人事档案包括员工的重要经历尧品德作风尧社会关系等情况袁影响到个人工资尧职务晋升尧退休及社会保险等工作生活的方方面面曰对于企业而言袁人事档案是企业对人才考察尧评价和使用的重要依据2袁也是企业严格管理干部的重要手段遥企业人事档案管理现状调查本文总结多个企业组织人事档案专项审核发现的典型问题袁归纳如下遥1.重要资料缺失审查过程中发现部分职工人事资料中重要材料缺失或损坏袁如院部分员工缺少学历材料袁特别是继续教育学历支撑材料曰部分党员缺少叶入党志愿书曳曰 有的相关工作简历缺乏相应支持材料袁相关组织认定盖章缺失袁直接影响材料的有效性遥2.材料信息错乱从干部档案资料方面看袁存在相关信息前后不对应袁出生日期尧工作日期尧入党日期等记载混乱等问题曰 有的存在材料归档范围及归类错误袁将不在范围内的材料归档曰甚至出现同一类型的材料在不同档案中归属不同类别的情况遥 此外袁有些档案还存在后期整顿尧 补充材料不规范尧盖错章等问题遥3.规范整理效率低人事档案的整理需按照人事档案管理的有关制度尧条例袁以个人为单位袁经过鉴别尧分类尧排序尧编目尧技术加工和装订等多个流程遥 为确保人事档案的准确性袁每份人事档案必须经过初审和复审袁 平均一份档案初审需要花费 1耀2 小时袁复审需要花费 1 小时左右袁一名初审人员每天工作量大约是 4耀6 份曰由此可见袁人事档案审核工作繁琐和艰巨袁而且需投入大量人力资源袁效率也难以提高遥企业人事档案管理问题原因分析针对上述人事档案管理现状袁本文运用归纳总结法袁进行原因分析袁主要有三大方面的原因遥1.管理人员水平不足在人事档案的日常工作中袁有的公司对人事档案工作不重视袁 没有专职的人事档案管理人员袁而兼职人员往往缺乏专业性遥 如果管理人员日常工作中对材料的归档范围尧 标准把握不全管理信息化全面提升企业人事档案管理质量肖小青45面袁就容易造成人事档案野缺尧乱冶的现象遥如果涉及全企业人事档案的专项审核袁 工作量更大袁需要多名专业人员共同完成曰有的审核员没有经过系统的专业培训袁匆忙上岗袁缺乏人事档案管理工作的理论和实践基础袁 导致不同审核员的专业素质参差不齐袁 加上对人事档案管理政策的不同理解袁 进而出现人事档案审查标准千差万别袁 造成人事档案专项审核后有些问题仍未有所改善的现象遥2.档案管理制度不健全人事档案管理不仅仅是一项简单的资料整理工作袁而是一项多流程的整体性尧系统性工作袁因此需要完善的人事档案管理制度来支撑遥 但许多企业没有建立健全的人事档案管理机制袁 缺乏人事档案工作的常态化管理机制袁 使人事档案管理工作陷入混乱遥 部分工作人员日常不注重档案信息归档的及时性和完整性袁出现收集不及时尧记录不准确尧 保管不科学等不利于档案规范管理的行为遥3.档案管理方式落后目前袁 很多企业人事档案管理仍采用纸质档案管理遥 一方面纸质档案管理难以做好分类工作袁专业评审工作需要大量人力投入袁效率低曰另一方面袁纸质档案反复翻阅或拆解袁容易造成资料丢失或损坏袁 在档案管理或查询过程中也容易为有心人提供涂饰尧伪造材料的可乘之机遥 此外袁在专审过程中袁随着人事档案归档标准的逐步完善袁纸质档案的整改工作量较大袁 这也是档案专审进度缓慢的主要原因之一遥企业人事档案管理策略优化前面的现状调查表明袁由于人尧制度尧档案管理方式三方面的原因袁导致人事档案管理野缺尧乱尧迟冶等问题较为严重遥 因此袁要突破现有管理框架袁实现新的变革袁全面提高干部人事档案工作质量袁必须借助信息化手段袁规范干部人事档案管理袁全面提高人事档案管理质量袁 使人事档案管理服务于广大干部人才的管理遥1.改进创新袁稳步推进人事档案管理信息化发展人事档案信息化不仅可以快速实现档案的自动归档尧分类尧排序尧编目袁还可以大大释放人力资源袁减少人为失误袁减轻人事档案管理标准变化带来的返工工作量袁提高专项审核效率曰进而在档案信息的关联和统计上有突破和创新袁 挖掘人事档案数据的深层价值袁为人才决策提供可靠依据袁增加人事档案利用率袁 实现企业人事档案的精细化管理遥 人事档案信息化建设可以从以下几个方面着手遥(1)档案数字化袁加强基础数据建设全面数字化建设院 基础数据录入不是简单的纸质文件扫描归档袁 而是将所有人事档案信息全面数字化袁为全文检索和信息统计尧分析等功能的实现奠定基础遥数据挖掘院 在人事档案基础数据全面数字化的基础上袁利用统计学等相关理论袁可以在人事档案管理尧人才发展规划中开展建模分析袁实现纸质文件无法实现的快速统计尧分析功能袁为人事管理决策提供强有力的依据袁 推动人才档案管理的科学化和规范化遥数据安全管理院 一方面系统具有防范网络攻击的能力袁 系统安全等级应符合国家相应等级的安全保障要求遥 另一方面袁在数据管理方面袁系统不仅要对用户权限尧功能进行分级管理袁还要自动生成管理日志袁留下信息变更的痕迹袁实现材料信息的全过程管理袁 定期自动进行人事档案数据备份袁提高数据库容灾能力遥(2)动态更新信息袁杜绝野看管冶式管理在传统的纸质档案管理中袁 部分档案可能存在从员工入职到离职都存放在档案室里袁 在保存期内几乎不会修改档案内容袁一旦发生人事变动袁只是换个地方保存档案的情况遥 此存档管理方法仅为野看管冶袁而不是管理遥 所以袁人事档案信息化建设完成后袁为保证信息的准确性和真实性袁应对人事信息进行动态化管理遥 通过计算机定时巡检及其他相关功能进行检查和校准袁 从而实现员工人事档案的实时监控和动态化管理遥 如院通过信息化系统袁当系统上员工调岗调薪审批结束时袁系统根据相应表单模板袁自动生成相应的材料袁按预先设置的人事档案管理规则自动完成相应的材料归科学管理46档和人事档案目录更新袁 同步提醒企业人事档案管理人员进行纸质版材料的及时归档和整理袁使档案管理迭代与员工个人发展同步袁 提高人事档案准确性和完整性遥(3)搭建信息平台袁拓展应用场景一个好的系统不应该只停留在数据输入和更新上袁又或是只为个别部门使用遥档案基础数据构建完成后袁应不断加强使用信息平台的构建袁设定相应的管理权限袁提高档案管理系统的应用率袁拓宽使用场景的覆盖范围遥 例如袁为绩效管理服务袁作为部门或相关管理人员实现对人员特征和绩效分析的重要依据袁制定更合理有效的激励措施袁深入挖掘员工的内在潜力袁 为企业发展壮大贡献持续不断的动力遥 其次袁通过档案管理袁为基层一线提供核心人才比例分析袁 通过人员档案对员工进行准确的价值分析袁 挖掘出对企业发展更有价值的核心员工袁 为企业继续保持市场竞争力提供可靠的人才保障遥2.规范管理袁持续推进档案管理制度建立健全人事档案信息化可以提高人事档案管理的效率袁但信息化不是万能的袁要实现人事档案精细化管理袁相应的管理制度也要同步跟上遥在信息化平台上袁应建立相应的管理制度袁使系统能够发挥其真正的功能遥建立健全人事档案管理制度袁可以规范人事档案管理工作袁 提高人事档案管理工作效率袁降低工作繁琐性3遥首先袁要建立线下材料常态化收集整理机制遥一方面袁人事档案管理人员要与材料经办人员建立良好的协作关系袁 在材料形成时及时归档袁避免因为文件保存滞后袁导致材料缺损遥另一方面袁变被动收集为员工在系统上主动申报袁 人事档案专员在线审核袁 实现信息的动态更新遥 其次袁依托信息化系统袁建立人员升降尧调动尧重要信息变更等相关的在线管理流程袁 实现在线申请尧在线审批尧授权袁以在线审批替代线下纸质单据的流转袁实现人事档案变更管理遥 再次袁制定长期有效的反馈总结机制袁 人事档案专项审核工作中遇到的问题袁在其他企业也可能会遇到袁具有一定的普遍性袁 人事档案专员应及时反馈上级乃至国家袁促进上级组织不断完善人事档案标准袁并结合实际工作持续不断地优化人事档案管理制度遥 最后袁要建立相应的档案管理奖惩机制袁加强对人事档案人员工作的监管遥3.加强培训袁全面提升档案管理人员职业素养相关企业要加强对人事档案管理的重视袁设立专职人员袁提升档案管理人员的职业水平遥首先要提高档案管理人员的专业水平袁 定期或不定期对人员进行考核培训袁 确保实时掌握最新政策要求袁提高人员的业务能力水平遥 其次袁要培养档案管理人员过硬的职业道德素质袁 确保档案信息安全不泄露袁切实维护职工权益袁防止档案信息被盗或篡改4遥 再次袁要培养档案管理员树立良好的服务意识袁为档案调动人员尧部门或企业提供更优质的服务5遥结束语综上所述袁人事档案规范化管理是基本要求袁档案信息化管理是实现档案规范化管理的重要手段袁有利于促进档案管理质量快速提高遥 同时袁人事档案的日常管理是一个系统化的项目袁 企业应重视和提高档案管理人员的专业水平袁 通过建立严格的档案管理机制袁 将档案管理工作纳入制度之中袁 持续推进干部人事档案工作科学化尧 制度化尧 规范化袁 使人事档案管理服务于广大干部人才袁服务于党的建设新的伟大工程袁服务于新时代中国特色社会主义伟大事业6遥（作者单位：厦门烟草工业有限责任公司）参考文献123456科学管理新华社.中共中央办公厅印发 干部人事档案工作条例EB/OL.（2018-11-28）2022-11-25.https:/