国家重大科技基础设施平台用户管理与服务研究.pdf
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1、第2 3卷 第1 3期2 0 2 3年 7月 科 技 和 产 业S c i e n c eT e c h n o l o g ya n dI n d u s t r y V o l.2 3,N o.1 3J u l.,2 0 2 3国家重大科技基础设施平台用户管理与服务研究江 芳1,薛妍妍2,方 瑾3,姚南针4(1.中国科学技术大学 国家同步辐射实验室用户办公室,合肥2 3 0 0 2 9;2.中国科学技术大学 科研部,合肥2 3 0 0 2 9;3.中国科学技术大学 计算机科学与技术学院,合肥2 3 0 0 2 9;4.中国科学技术大学 图书馆,合肥2 3 0 0 2 9)摘要:国家重大科技
2、基础设施平台能够搜集与反馈科研需求与发展等信息,助力科技发展,充分释放科研仪器设备服务潜能,保障科研工作顺利开展。国家重大科技基础设施平台的用户管理与服务对于平台作用的发挥极为重要。为此,从用户管理与服务工作的意义、职责入手,分析胜任用户管理和服务工作的能力要求,针对工作人员素质能力,探讨培养途径。关键词:重大科技基础设施;用户管理与服务;能力与素质中图分类号:C 9 3 1 文献标志码:A 文章编号:1 6 7 1-1 8 0 7(2 0 2 3)1 3-0 1 5 7-0 7收稿日期:2 0 2 3-0 3-0 6作者简介:江芳(1 9 7 7),女,安徽阜阳人,中国科学技术大学国家同步辐
3、射实验室用户办公室,主管,六级职员,研究方向为信息资源管理;薛妍妍(1 9 7 9),女,山东烟台人,中国科学技术大学科研部,六级职员,业务主管,博士,研究方向为生物化学与分子生物学;方瑾(1 9 7 4),女,安徽歙县人,中国科学技术大学计算机科学与技术学院,六级职员,硕士,研究方向为计算机应用;姚南针(1 9 7 7),女,安徽铜陵人,中国科学技术大学图书馆,工程师,研究方向为计算机科学与技术。重大科技基础设施也被称为“大科学装置”,是指通过较大规模投入完成工程建设,通过长期稳定运行开展持续科学技术活动,实现重要科学技术目标的大型设施1。大科学装置可以使人类对宇宙起源和演化有更深层次的了解
4、,是孕育前言科技创新领域和产出重大原创性成果的沃土2。近年来物理学的各项重大成果突破,都是依托大科学装置实现的。其中希格斯粒子和引力波两项成果还获得诺贝尔物理学奖。大科学装置是提高科技原始创新力的重要工具,是吸引科技人才的“磁石”,也是推动给国家科技进步和经济发展的关键载体之一3-4。世界各科技强国都清楚地认识到重大科技基础设施的发展在国际科技竞争中的重要性,纷纷制定长远发展规划。例如,美国A L S、美国A P S、法国S O L E I L、瑞士S L S、意大利E l e t t r a、德国B E S S Y等均是如此,把重大科技基础设施的发展作为提升和保持国际科技竞争优势的重要举措5
5、。1 国家重大科技基础设施平台概况1.1 大科学装置的概念“大科学”是国际科技界提出的新概念。“大科学”主要特点是研究目标宏大、多学科交叉、实验设备昂贵、投资强度大等6-7。在中国“大科学装置”属于重大科技基础设施中的一类。一些学者或机构组织给出了定义,例如中国科学院综合计划局,基础科学局8认为:大科学装置是指通过较大规模投入和工程建设来完成,建成后通过长期稳定运行和持续的科学技术活动,为在科学技术前沿取得重大突破的大型设施。1.2 大科学装置的分类大科学装置作为基础研究的重要组成部分和原始创新的重要工具,越来越受到国家重视。据统计,目 前 中 国 已 建 成 了2 2个 大 科 学 装 置,
6、新 增1 6个。这些大科学装置的成功运行所取得的丰硕成果,在国家的发展中发挥了重要作用。目前,中国大科学装置按不同的应用目的可分为3类:第1类,专用研究装置:为特定学科领域的重大科学技术目标建设的研究装置,如北京正负电子对撞机、兰州重离子加速器、超导托卡马克核聚变实验装置、神光装置和大天区面积多目标光纤光谱天文望远镜。第2类,公共实验平台 同步辐射光源:为多学科领域的基础研究、应用基础研究和应用研究服务的,具有强大支持能力的大型公共实验装置,如合肥同步辐射装置、上海光源、北方光源。同步辐射光源具有波长范围宽、高强度、高亮度、高准直性、高偏振与准相干性、可准确计算、高稳定性等一751系列比其他人
7、工光源更优异的特性,可用以从事生命科学、材料科学、环境科学、量子信息科学、凝聚态物理、原子分子物理、团簇物理、化学、医学、药学、地质学等多学科的前沿基础研究,以及微电子、医药、石油、化工、生物工程、医疗诊断和微加工等高技术的开发应用的实验研究。在过去几十年里,同步辐射光源历经三代发展,亮度、分辨率等关键性能得到了大幅度提升,研究手段不断丰富。依托同步辐射发展的X射线衍射、断层成像、光电子能谱等技术催生了数1 0项诺贝尔奖级的突破性成果,为物理、化学、材料、生命、信息、能源等众多领域的发展带来了革命性的影响。第3类,公益基础设施:为国家经济建设、国家安全和社会发展提供基础数据的重大基础科学技术设
8、施,如中国遥感卫星地面站、遥感飞机、长短波授时系统、中国西南野生生物种质资源库。作为由国家投资建设的重要科技资源,大科学装置的显著特点是“开放共享”。应用和服务面广泛的平台型公共研究装置、公益型科技设施需要拥有较多的用户队伍才能取得众多重大研究成果。专用型研究装置也必须服务于相关领域的广大用户,才能更好地完成使命。本文以上述第2类公共实验平台的同步辐射光源为典型,讨论重大科技基础设施平台用户管理与服务工作。为了充分提高用户利用率,满足不同领域科研用户需求,并形成有机互补,中国同步辐射光源按光的能量强度分高、中、低3种能量区域,分别对应北京高能光源、上海光源和合肥光源。此3个同步辐射光源多年来为
9、国家培养了大批用户,最近几年增长尤为迅速,基于同步辐射装置开展的科学研究也呈现出蓬勃增长的趋势。以合肥光源为例,现有合肥光 源 是 低 能 区 二 代 同 步 辐 射,每 年 约 执 行4 0 0个左右用户研究课题,已有广泛的用户群体。为物理、化学、材料、生命等前沿基础研究领域及能源环境、信息科技、先进制造、健康医药等国家重大需求领域提供强大的科研支撑能力。近年来,合肥光源先后组织了3 0次国内外专家和用户研讨,特别是在2 0 2 0年初新型冠状病毒疫情期间,又连续组织了9场网络视频研讨会,有20 3 7人次参与讨论,用户来自3 0个省市2 2 2个单位,包括1 0 4个高校、6 3个研究所、
10、2 8个企业,充分体现了用户对光源的紧迫需求。为了响应国家大力发展科学研究的决心和举措,解决科研用户的迫切需求,让用户更好地利用装置来提升科研水平,做好科研用户支撑服务与管理尤其显得重要。大科学装置实验平台设有负责科研用户管理与科研支撑服务的用户办公室。作为科学技术研究支撑服务第一线的用户办公室,需要承担非常重要的协调、关联的支撑服务工作。工作性质与其他行政办公室相比,有共性也有个性。用户办公室的职能直接体现科研支撑平台的精神风貌、管理品质以及对用户科研工作和研究成果的影响力。因此对用户办公室工作人员工作的意义、职责及对工作人员素质、业务能力要求也与其他办公室管理岗位有所不同。2 用户管理与服
11、务的意义“办公室”工作,是运用相关专业知识和技能,通过对各种资源的运作,生产出一定的服务9。基础研究是科技创新的源头,重大原始创新成果往往萌发于深厚的基础研究。用户办公室作为以科研用户为工作主体的综合办事机构,主要目的就是实施协调、支撑服务工作,全力协助科学研究,是作为支撑服务型的活动组织,同时也是对外联系、对外宣传的窗口。虽然不是“公关部”,但却赋予了公共关系的职能。不仅要体现“科技至上,用户为先”的宗旨,还要构建和谐办公环境,提高工作效能。业务既繁杂又不可或缺,其管理效能和支撑服务水平直接关系设施是否能良好运行,以助力科学研究,增强科技创新能力,为科技管理和科学决策提供基础依据,为实施创新
12、驱动发展战略提供有效支撑。3 用户管理与服务的工作职责各大型科技设施都有各领域专家参加的科学技术委员会和用户委员会参与管理。科学技术委员会在设施的发展计划、运行计划、科学研究计划的确定中发挥重要的作用,用户委员会则对设施的运行服务质量起到监督作用1 0。用户办公室在科研用户、设施设备的科学及技术研究团队、设施技术支撑及能源保障团队、科学技术委员会、用户委员会、中国科学院、大科学中心以及设施管理团队等关系中起到承上启下、链条桥架及纽带的作用。主要负责:推进科研设施与仪器面向社会用户开放、实现资源共享,充分释放服务潜能,为科技创新和社会需求服务,为实施创新驱动发展战略提供有效支撑。包括对设施平台科
13、学研究功能的宣传,科研实验的组织协调,与科学技术委员会、用户委员会、中国科学院、大科学中心的上传下达,“工作链”中相关信息沟通,科研用户实验全程的支撑服务,851 科技和产业 第2 3卷 第1 3期 及实验相关信息的搜集汇总、用户实验相关及用户科研成果数据信息统计上报、科研成果动态分析、信息安全保密、行政管理等。其中,科研用户实验全程的支撑服务包括用户课题的申请宣传、用户课题评审、用户实验安排通知、辐射安全防护培训、用户报道、用户实验期间的工作协调等。其工作流程如图1所示。图1 用户课题申请、实验申请及成果反馈工作流程4 用户办公室管理与服务工作人员素质、业务能力要求同步辐射光源(下文也称设施
14、)运行状态包含机器研究、设备维护、线站研究和用户开放等。用户开放状态,也即是运行的主要工作环节。用户开放运行时间的有限性和广大用户需求量大,给用户和设施造成非常大的压力。一方面,由于科研人员对科研实验的需求量大,实验设备资源有限。给用户实验的工作时间(简称机时),仅仅在“用户开放”的状态,而各光源等待实验的用户多,需求量大,机时供不应求。从而造成分配到每个用户课题的实验机时少,时间紧凑,用户实验工作压力大。另一方面,科研用户需要在有限的实验期间完成未知的实验结果,往往需要夜以继日地连续工作,人员不能离开实验工作台。尽管如此,还存在做一次实验不一定就能达到理想的结果的压力,而好的实验结果又是比较
15、急迫需要的。所以,在种种高压下的科研实验工作非常辛苦,也很枯燥,甚至会让许多年轻的科研工作者,尤其是科研团队中亟待毕业的学生们感到迷茫、焦虑。而作为支撑与服务用户工作的办公室,其工作方式、方法更需要灵活、机动地面对工作群体。与其他行政办公室、综合办公室不同,不但要完成一般意义上的工作流程,还需要细致的观察、准确的预测,出现突发问题,及时解决,设身处地地主动关心科研用户,调整他们焦躁的不良情绪,协助他们更好地完成实验。所以用户办公室被赋予了特殊的意义和职责,功能覆盖面更广,工作人员的责任更大,因而压力也非常大,需要有坚定的信念、思想政治素质,以及极强的业务能力。4.1 具备过硬的思想政治素质和坚
16、定的服务及安全意识作为科研用户管理人员,应当具备过硬的思想政治素质和坚定的服务意识。良好的思想政治素质是作为管理人员应具备的核心素质,是做好各项工作的保证。明确政治方向,才能保持政治上的敏锐,在复杂的情况下明辨是非,不随波逐流。对国家相关政策和法规能够较好地理解和熟练地把握,在贯彻和落实国家发展科技政策的同时,也为设施的发展做出规范而落地的工作。时刻谨记党和国家的崇高历史使命和光荣的工作任务1 1。951 江 芳等:国家重大科技基础设施平台用户管理与服务研究 现阶段,人们的法律、法规意识较强,在科研工作中,如果不牢牢把控住“规范”的底线,会出现好心办坏事或者“出力不讨好”的现象。比如,有掐着时
17、间点来做实验的人员,他们没有按规定履行用户辐射安全学习及考试,着急做实验,与工作人员协商要求直接进入实验区,后续补办报道流程。这里的报道流程,包括辐射安全的认知及对现场实验和操作的相关考核,具体有:是否进行相关实验技术培训;是否了解实验须知;是否进行了辐射安全培训及考核;上次实验的相关规定流程是否遵守完成。如果对这种情况予以“通融”,对于实验团队中的“新人”,没有经过一系列培训、考评,他们在对实验技术、步骤不清楚、实验仪器使用注意事项及辐射安全知识等不了解的情况下,有可能造成其自身及他人的人身安全受到伤害,或仪器设备受损等诸多不良后果,甚至造成重大事故。这或将会上升到相关法律层面,如进行事故责
18、任划分、赔偿等。另外,现在社会上新出现一些不法“实验代理”团伙,利用科研实验“机时”(用户实验用的时间,通常以小时计算)紧张,科研用户不了解规定,着急做实验的心理,往往冒充科研单位工作人员提前申请到用户机时,无偿得到实验数据,再以高价卖出。非法牟取利益的同时,还涉及泄密或数据不符,从而造成各方面的损失。这要求用户办公室人员有敏锐的觉察力,能在日常工作中及时发现并告知上级机构,严惩该类违法行为。所以,为在工作中把握住“支撑及服务”的度与正确性,要求用户工作人员以“科技至上,用户为先”,坚持以人为本的理念,牢固树立全方位的服务及安全意识。积极主动、耐心细致、不怕苦、不畏难,待人热情,细微之处见服务
19、质量1 2。创造出高效、安全、温馨的环境,能让科研工作者们心无旁骛、安心专研科学。只有科研实验顺利了,科研成果才会应运而生,从而更好地推动我国的科技发展。4.2 具备良好的统筹学、社会学和心理学等学科知识在用户服务工作中,拥有良好的综合学科知识,能在纷繁复杂的工作中对全局有着完整清晰的认识,分清事务的主、次、缓、急,找到关键环节和主要矛盾所在,做到合理地安排运作,恰当地使用人力、物力和资源,在最短时间内达到最优控制和掌握整个任务全程的目的。科学研究不是所有人看到的都是成功的那一幕,在成功的背后可能会有无数次失败的实验和尝试,甚至经历过无数次实验和尝试后也不一定成功。在这些过程中,会让科研人员产
20、生极强的焦灼、挫败感。参加现场实验的科研用户团队中大多数是硕士、博士研究生及少数本科生,他们科研及学业压力非常大,在实验过程中的孤独、无助、疲惫、迷茫的消极情绪往往会使这些年轻的科研人几乎坚持不下去。作为用户“管理”工作者不但要给科研用户们创造无缝衔接的工作流程和舒适的用户办公及休息的环境,还需懂得“察言观色”懂得他人的心思、“会说话”高情商的语言表达能及时给予年轻的科研用户们以润物细无声的关怀,用正能量调节、稳定他们的情绪,从而激发他们对科研的信心和坚定不移的勇气。4.3 具备相关专业的知识和基础应用知识与能力国家重大科技基础设施面向全国甚至全世界科学研究的用户开放。每个设施都有针对不同领域
21、研究方向的实验设备平台。以合肥光源为例,目前拥有1 0条光束线及实验站,其优势能区为真空紫外和软X射线波段,主要面向先进功能材料、能源与环境、物质与生命科学交叉等领域的用户开放。2 0 2 2年,全年用户申请课题数为7 0 9项,而执行用户课题次数达到5 3 2项,接待实验人次高达23 3 6人。在光源供光给科研用户实验的有限时间里,各实验线站在每个时间段里都安排了不同的用户实验。科研用户多且实验课题安排拥挤,机时非常紧张。用户在实验过程中往往可能出现各种问题,尤其是新用户,需要用户办公室工作人员熟练的业务知识才能做到及时、快速给予解决,以节省用户实验以外的时间。另外,如果在用户实验期间涉及的
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