怎样写会议发言稿.docx

怎样写会议发言稿
一、会议文件涵盖的范围甚广，举凡国际会议实践中形成的书面文书都可归属其中。按会议的进行顺序可分：
（一）会前文件。会前文件是指会议开始前形成的文件，数量最多，也是与会准备过程中重要的参考材料。举其要者略加介绍：
1.会议邀请书——会议组织者向潜在的与会者发出的邀请，内容涉及（甲）会议的名称、日期、地点、主题，（乙）与会者的范围、人数、层次，（丙）会议的报名、费用等有关事项。有的国际会议在发出正式邀请前，还预发一个会议通知书（请参见第五章“会议通知”一节）。这往往是与会者最早获得的关于会议全面情况的直接信息。被邀者可据此确定是否与会，并按照要求进行与会准备。
2.与会须知——往往由会议组织者会同会议承办者共同准备，旨在向与会者介绍与会期间必须知悉的情况及知识，包括：
会议所在国的基本情况（国土、民族、宗教、行政区域、首都等）；
会场服务设施与项目（旅行、旅游、通讯、医务、外汇、邮电）；
当地的气候、电压、市内交通、购物去处；
会议所在旅馆的平面图、会议厅室及会议秘书处办公室的位置、房间号、电话号；
外国使馆及国际组织机构的电话号；
组委会的情况。
3.议程草案——即会议的临时议程，包含议程项目（议题）及审议顺序。
4.议题注释——秘书处准备的关于各个议题的说明，一般采取简介的方式，客观介绍各个议题的主要内容、中心环节及其他有关情况，俾使与会者能快速了解议程的全貌。有时也有提示讨论内容之意。
5.背景材料——关于会议突出问题的参考材料，一般由常设秘书处的有关部门或特聘的专家撰写。此类材料多具专题性质，内容包括：问题的起源、发展经过、当前情况、发展趋势、各方态度、争论焦点及政策建议等。由秘书处名义准备的材料，一般较为客观，以个人或小组名义撰写的材料，多代表一个方面的看法。背景材料是会前文件中较有实质内容的部分，应是与会者仔细阅读和研究的重点。
6.会议日程——关于大会及各委员会讨论各个议题及有关活动的日期、时间和地点的一览表。与会者经常需要查阅以掌握会议的进程和准备与会。但预定的计划经常有变。为使与会者能及时准确掌握会议的进展及可能的变更，有的国际会议还发布“每日活动日程”作为补充。
7.初步与会者名单——根据会前报名情况，由秘书处编制的名册，于会议开始时分发与会者。名册按国家分列，每个代表团团员的名次按各团提供的名单刊印。正式的与会者名单在稍后时间按正式注册时登记的情况编制。与会者名单开列了各代表团成员的姓名、职务和在代表团中的身份，是了解各国代表团的阵容和开展交往必不可少的参考材料。它也可包括国际机构、民间组织及当地外交团等与会者及秘书处官员的姓名、与会身份。
8.代表全权证书——派出国家或机构证明与会代表身份的文件。国家级代表的证件可由外交部部长签署或由国家领导机构出具。一般的格式为：“谨证明……（机构）指派……（人氏）为出席……（国际会议）的代表”，或“……（机构）兹指派……（人氏）为……（国家）出席……（国际会议）的团长，……（人氏）为代表，……，……及……（人氏）为副代表”。有时，国际会议的组织者也向与会者寄送空白的证书格式，由与会者填写后寄回。例如：……协会出席……会议的代表由下列人员组成，全部成员均为协会会员。
代表／观察员
名单如下：
1.xxx（团长）
2.xxx
3.xxx
4.xxx
5.xxx
（协会负责官员）
xx（签名）
日期
9.证件、请帖、表格——严格地讲，这些不属于会议文件，但可归入“文书”之类。各种证件，特别是身份证，是证明与会人员身份的文书。身份证分门别类，来宾、代表、观察员、记者、工作人员等的证件都有区别。许多国际会议要求与会人员随身佩带。因它们也是出席会议和参加社交活动的准入证。请帖（邀请出席仪式、宴会、演出等）种类繁多，有会议印发者，也有各代表团印发者。其中以开幕式请帖最为重要与讲究（请参见附录一、6）。至于表格，也是形形色色。代表报到、要求发言、登记返程航班、索要文件等都可能使用。（发言报名单，请参见附录一、9）
（二）会际文件（会议期间产生的文件）。与会者必须认真加以阅读和研究，以了解会议的进展和掌握存在的问题。会际文件包括：
1.主席的开幕词和闭幕词、来宾的讲话及各方的贺电（信）。这些文件具有一定的礼宾性质，但从字里行间人们也不难体察有关方面和人士对于会议的期待、重视和评价，特别是主席的闭幕词往往具有总结性质，尤受各方重视。
2.秘书长等执行机关领导人的工作报告。工作报告回顾一个时期来的发展形势和工作成就，指出存在的不足和面临的困难，并提出下一步的工作计划和要求代表决定的问题。工作报告是对上届会议各项决定执行情况的交代，也是对本届会议讨论的引导。对工作报告进行评议是与会代表应尽的职责。
3.代表发言稿。这是会议文件中数量最多和最重要的部分。代表是国际会议与会者的主体。他们的发言代表了成员国的声音，最受注意。会上仔细聆听他们的发言，会下将发言稿细加研究，就可从中了解与会者关心的焦点、人心的向背和事态的发展方向。代表发言纷纷云云，浩似烟海，阅读时应去粗取精，抓住关键。一些重要国家代表的发言，以及有见解和有新意的发言，尤要细加琢磨。国际机构代表、主旨讲演人、讨论小组成员有份量的发言也在此列。
4.决议草案及其修正案。有些国际会议形成决议，表达在一些事项上与会者的共同认识与要求。这些决议先以草案的形式出现，各方继以修正案加以补充修改。这些草案及修正案均应书面提出，以使与会者能从内容到文字细加研究。国际会议形成的决议具有重要的影响力和一定的约束力，因此，一字一句都往往要经过反复的讨论和磋商才能达成一致。认真研究决议草案及其修正案是每个代表团必于重视的。
5.报告书、宣言及主席声明。这三者形式虽有不同，但都是会议成果的反映和记载，有的还可能具有历史文献意义。
“报告书”是对会议进程客观的综合性反映。
“宣言”代表与会者对重大问题的共同意志，往往较“决议”的层次更高，观察面更广，影响力更大。
“主席声明”多用于表达某些不能达成一致但为多数与会者所赞同的意见。
除主席声明由主席自撰不需取得与会者同意外，报告书及宣言都要经过会议反复推敲，字斟句酌，意见一致后才能履行通过手续。
（三）会后文件。会后文件包括会议记录、对会议有贡献人员的致谢信及关于后续行动的往返信件等。
关于会议决议、报告书及记录，下一章将进一步讨论。
以上均是公开的会议文件，大部均可在赴会前或在会上获得。与会者应仔细研究这些文件，使自己随时处于有准备的工作状态之中，并在此基础上充分参与文件的审议，从而贯彻自己的政策主张，为会议的成功作出贡献。
二、如何阅读会议文件
国际会议文件素以多如牛毛著称，确实存在质与量的关系问题。文件太少或过简，不能满足会议需要，太多和过繁也令人望而却步。许多长篇大论往往被束之高阁，最后被原封不动地送进了废纸篓。国际会议的文犊主义应大力克服，文件应少而精，重质而不求量。
尽管人们不断呼吁，由于种种原因，包括国际机构养了一批以写文件为职业的官员，空泛含糊、拖泥带水的官样文章比比皆是，但国际会议又不能舍弃不用。因此，与会者从现实出发就应研究如何快速和高效阅读文件。这里简要介绍几种方法：
（一）浏览。这就是说把全文从头到尾过一遍，采取一目数行的粗读方法。在浏览过程中注意捕捉需要的信息。譬如说，你手中是一份关于经济发展的文件，而你的关心重点是外贸，那么在快速阅读中注意抓住同外贸有关的词汇，如贸易、投资、市场、外汇、进出口等。遇到此类词汇时放慢速度，以发现所需材料，再加细读。因此，这里讲的浏览并非指对全文平均使用力量，而是提倡点面结合，既快速通读全文，又注意抓住重点。
（二）读摘要。有些国际会议考虑到与会者不能从头到尾阅读一篇重要然而篇幅甚长的报告，往往搞一个摘要，介绍其中精华。与会者只需阅读摘要，便可见概貌。如有时间和精力再回过头来通读全文。有时会议组织者没有或未及准备摘要。如代表团自己有条件，也可选择重点文件自搞摘要，供领导人参考。摘要不是评论，应当是纯粹的原文的观点和材料，让阅读者自作判断。摘要可简可繁，根据文件的重要性和自己的力量而定。
（三）读前言和结论。前言是写作者对于全文的概括介绍，结论则是作者得出的论断和建议。两者集中反映作者的基本思维和中心论据。通常两者篇幅都较适当，文字也较精炼。是粗线条了解全文的捷径。没有时间读全文者不妨一试。
（四）读重点章节。一篇文章面对许多读者，而读者的兴趣也各不相同。前言和结论很可能不能满足对某一专题较感兴趣的读者。此类读者应选读文中有关章节。文首的目录是重要线索，按图索骥可以找到所需部分。有的文件还在文末附有索引，将有关内容按条目归并，读者可以方便地按页数找到各个出处。重点章节集中论述某个问题，可使读者深入了解作者的认识。索引则为便于读者寻找分散于全文的同一个有关的内容，有助于读者了解作者在不同的
第8页 共8页