总账管理系统基础知识.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,11i Oracle General Ledger：总账管理系统基础,创建账套要素,创建账套步骤,定义会计科目弹性域所需属性、选项和设置,定义会计日历,启用预定义币种,创建账套,总账管理系统基础知识,第1页,创建账套要素,创建科目表：科目表是为适应组织特定需要而定义账户结构。用户能够选择账户段数量，以及每个段长度、名称、次序。,定义会计日历：会计日历定义会计年度及其包含期间。用户能够定义多个日历并为第个账套分配不一样日历。,启用本位币：用户能够选择账套本位币以及在处理事务和进行汇报时要用到其它币种。总账管理系统使用所提供折换率将（以外币输入）化身金额折换为等价本位币金额。,总账管理系统基础知识,第2页,创建账套步骤,必须为含有币种、日历和科目标唯一组合每个实体创建一个账套。步骤以下：,评定组织结构和业务需求经设计科目表。,定义科目表，包含账户组合。,定义会计期类型和会计日历。,假如要使用平均余额处理，则依据需要定义一个事务处理日历以及适合该日历有效交易日。,定义适合用于账套本位币或者启用预定义国际标准组织（ISO）币种之一。同时客户还应该定义或启用计划使用任何其它币种。,定义账套并分配日历、本位币和账户结构。假如需要多外币种汇报账户余额，则定义适合用于汇报币种其它账套。假如计划使用平均余额处理，则公布专门启用平均余额处理，指定事务处理日历并定义“净收入”账户。,将账套分配给“系统管理”中一个责任。,定义汇报责任并将每个汇报账套分配给“系统管理”中单独责任。,定义折换率类型并输入每日汇率、期间汇率和期间平均汇率，方便以多个币种输入事务处理。,总账管理系统基础知识,第3页,创建账套步骤,必需步骤：定义科目表,定义日历,定义账套,将账套分配给一个责任,默认时必需：定义期间类型,币种,每日折换率,可选：账户组合,定义事务处理日历,汇率,总账管理系统基础知识,第4页,定义科目表结构,科目表是创建会计科目弹性域列表，用于标识总账账户。这个灵活结构是由子字段或段组成。每个段都含有一个名称和一组值。,企业.分部.部门.账户.项目,用户能够使用会计科目弹性域建立科目表。,用户能够设计灵活账户结构，以满足不一样汇报需要并适应未来组织管理方式改变。,用户能够经过创建累计组从多个视角汇总会计信息。,范围：经过设计合理账户结构，用户能够利用范围来对报表中账户进行分组，指定安全性规则和交叉验证规则，定义汇总账户和汇报层次结构。,总账管理系统基础知识,第5页,建立科目表结构,最多能够创建30个段，每段最多25个字符。许可最大长度为240个字符。,定义每个段名及其出现次序。,为每个段附上一个有效值列表。,定义结构：xx -xxx -xxxx -xxx,定义段名：企业 成本中心 账户 产品,定义值集：01 000 1100 01,02 100 1200 02,总账管理系统基础知识,第6页,确定业务要求,确定那些需要跟踪和分析业务各个方面，尤其是包括多个应用产品方面。比如：,企业、法人主体、基金,部门、区域、地域、省/州、国家/地域,位置、工厂、办公室、商店,成本中心、部门、职能,在资产、负债、全部者权益、收入和费用类型中“自然账户”类别,产品、产品线、业务路径、渠道,项目、阶段、任务、作业、工作单,总账管理系统基础知识,第7页,确定段要求,将每个业务维指定为单独段。,应防止每段含有多个含义,总账管理系统基础知识,第8页,创建纵向结构,考虑依据管理结构汇总数据。,为会计科目弹性域中最低一级创建单独段。,尽可能在单一汇报段内使用父值累计，而不要会计科目弹性域中创建附加段。比如，“企业”账户一个子值需要向“西部区域”汇报，“西部区域”则向“欧洲部门”汇报。在会计科目弹性域中，只有“企业”是过账层账户。将“西部区域”设置为“企业”父级，将“欧洲部门”设置为“西部区域”父级。,假如企业经常重组，使用父子关系可得到最大灵活性。,一个子值能够存在于多个父值中。最好创建新父值结构，而不是对现有结构进行修改，因为结构更改可能会影响历史报表。比如，假如“西部区域”包含五个企业，已汇报了年底止果，此时在子范围内又转入两个企业，那么添加了另外两个企业后再运行历史报表就会得到不一样结果。,总账管理系统基础知识,第9页,验证和值集,可用验证类型包含：,独立：假如一个值含义与其它段值无关，使用独立验证。,隶属：假如一个值含义取决于另一个（独立）段值，使用隶属验证类型独立段值决定了可接收隶属段值。,表：假如有效值已存在于数据库表中，使用表验证。,ORACLE提议对会计科目弱性域使用独立验证类型。,总账管理系统基础知识,第10页,使用独立段和隶属段,独立段：这种段含有自己含义，不依赖其它段值。如：企业：01,隶属段：这种段与一个独立段关联。,如：账户：1100,子账户：001,说明：Cash-Citybank,账户：2200,子账户：001,说明：Bebt-B of A,总账管理系统基础知识,第11页,设计段大小和编号系统,决定是否允许会计科目弹性域中使用字母字符。,对于用户而言，字母数字值能够代表一定逻辑和含义。假如确实使用字母数字代码，应将代码全部设置为大写字母，方便保持一致性并易于进行排序和查询。,经过字母数字编码系统，能够设置父值为字母字符、子值为数字代码，这么能够直观区分出层次结构不一样层次。,不论使用数字还是字母数字字符，用户都必须使用char（字符）格式类型。,总账管理系统基础知识,第12页,设计段大小和编号系统,决定会计科目弹性域段大小。,两个字符段大小只能容纳最多99个不一样部门值。三个字符段大小只能容纳最多999个不一样部门值,假如将段说明限制为最多30个字符，则弹性域弹出式窗口中将不会有纵向滚动条。,编码模式。,考虑修改现有编码模式。,总账管理系统基础知识,第13页,创建会计科目弹性域,按以下操作创建会计科目弹性域：,1、定义集值,2、定义账户结构,3、定义有效段值,4、（可选）创建账户组合,5、（可选）创建别名,6、（可选）定义安全性规则,总账管理系统基础知识,第14页,定义集值,值集：为用户分配给某个键或者弹性域段属性定义界限。集值可控制用作会计科目弹性域段值值类型。值集决定段属性，如长度、零填充、右对齐、包含文字与数字以及值安全性。值集还能够控制执行验证方式。比如，在独立验证时，必须要创建和使用值列表。,将值集分配到段：将一个值集分配到每个会计科目弹性域段。用户能够在同一个会计科目弹性域结构中屡次使用同一个值集。,更改一个值属性会影响全部使用该值集会计弹性域段。,设置财务弹性域验证集合,总账管理系统基础知识,第15页,定义会计科目弹性域,每个账套都有自己会计科目弹性域结构。在“段分隔符”字段中选择适当符号。,假如选择启用动态插入，此时便能够输入新账户组合。假如不允许动态插入，则必须使用“总账账户”窗口定义账户组合。,选择允许交叉验证规则来控制账户组合创建。,还可选择启用弹性域结构和编译对会计科目弹性域进行更改。,为每个段输入名称、说明、列号和段号。对于会计科目健弹性域，段号必须是连续，而且从1开始（如1、2）,要预防更改会计科目弹性域结构定义，请选中“冻结弹性域定义”复选框。,（N）设置财务弹性域健段,总账管理系统基础知识,第16页,定义会计科目弹性域,为段设置验证信息：,为每个段指定一个值集；,一直为每个段启用“弹性域安全性”复选框；,从值列表中输入默认值，或者输入其它值；,选中“必需”和“已显示”复选框。,为段显示选择不一样大小,在“显示大小”和“说明大小”字段中为弹性域段值及其说明选择要显示字符数。,在“级连说明大小”字段中，为组成账户组合每个段值说明选择要显示字符数。,总账管理系统基础知识,第17页,定义会计科目弹性域,指定弹性域限定词,在“弹性域限定词”窗口中，将限定词指定给单个会计科目健弹性域段：,自然账户：每个会计科目弹性域结构必须只包含一个自然账户。设置这些值时，将账户类型指定为资产、负债、全部者权益、收入或费用。,平衡账户：每个结构必须只包含一个平衡段。ORACLE确保全部日志账每一平衡段都平衡。,成本中心：对Oracle Asset来讲，此段是必须。许多Oracle Asset报表中都使用成本中心段，成本中心段还被Oracle Workflow用来生成账号。另外，Oracle Projects和Oracle Purchasing也利用成本中心段。,企业间：总账管理系统自动在账户代码组合中使用企业间段，以跟踪单个账套内企业间事务处理，此段与平衡段含有相同值集相同值。,总账管理系统基础知识,第18页,定义段值,在会计科目弹性域段中使用值之前，应首先为每个段输入有效值。,平衡 成本中心 自然账户 企业间,01 100 TSAL 01,02 101 1000 02,03 999 9999 03,Value_Set3,格式：Char,最大大小：4,验证：独立,Value_Set2,格式：Char,最大大小：3,验证：独立,Value_Set1,格式：Char,最大大小：2,验证：独立,Value_Set1,格式：Char,最大大小：2,验证：独立,总账管理系统基础知识,第19页,填写段值属性,定义段值：段值是建立账户代码组合时使用值。在执行此步骤前，应首先创建段和账户结构。,（N）设置财务弹性域键值,每个值属性包含：,折算值,说明,父,组与层,段限定词,允许预算和过账,账户类型：自然账户段值,控制账户,调整标志,启用,起始和截止日期,总账管理系统基础知识,第20页,定义会计日历,创建会计日历，用于定义会计年度及其包含期间。,一次设置一个年度，并指定会计期间类型。,在开始输入事务处理之前，请最少提前一个期间定义日历。,（可选）定义多个日历，并为每个账套分配一个不一样日历。,（N）设置财务日历会计,总账管理系统基础知识,第21页,定义期间类型,每个日历都有相关期间类型。,预定义期间类型有月、季度和年。,假如需要，除标准期间外，还可定义自己期间类型。,期间类型 期间 日历 账套,月 +01/01/2004 =日历 账套,至12/31/2004 201月,至2012月,总账管理系统基础知识,第22页,定义第一个会计期,在为第一个期间输入事务处理或执行外币折算时，最少应在该期间前定义一个会计期。,在定义新账套时，要慎重选择要打开第一个会计期。打开第一个会计期后，Oracle General Ledger将不允许用户打开它之前会计期。,选择是否在日历中包含调整期间是一项非常主要决定。能够包含调整期间数量不受限制。通常在财政年度最终一天用作一个调整期间经决定执行调整和关闭日志账分录。一旦开始使用会计日历，则不能经过更改其结构来删除或添加调整期间。,总账管理系统基础知识,第23页,会计日历,每个会计期都含有以下五种状态之一：,从未打开：无法输入或过账日志账。,未来可输入：能够输入日志账，但不能过账。未来可输入期间数量是在“账套”窗口中定义固定数量。用户能够随时更改“未来可输入”期间数量。,打开：用户能够输入并将日志账过账到任何打开期间。能够打开任意多期间，不过这么会减慢过账流程，并可能使用户在输入日志账时混同。,关闭：必须重新打开关闭期间才能将日志账过账。在月末处理结束后，应该人工关闭期间。,永久关闭：不能重新打开“永久关闭”关闭期间。对数据进行存档和清理时要求使用此状态。,总账管理系统基础知识,第24页,日历审核,检验日历定义,检验日期间隔,检验重合期间,（N）设置财务日历会计,总账管理系统基础知识,第25页,启用币种,在以某种币种输入事务处理或统计余额之前，首先必须启用该币种。,（N）设置币种定义,总账管理系统基础知识,第26页,定义账套,在使用Oracle General Ledger之前，必须创建最少一个账套。,步骤：定义会计科目弹性域,定义日历期间和类型,定义币种,分配责任,在账套窗口定义账套时，还需指定用户要在该账套中遵照会计实务。,关闭日志账企业间预算控制多报表币种,（N）设置财务账簿定义,总账管理系统基础知识,第27页,将账套与责任关联,在开启一个Oracle General Ledger会话时，要选择一个责任，方便输入和检索与该责任相关账套会计信息。,责任与账套是一对一关系，账套对责任是一对多关系。,用户标识,多对多,责任,一对一,GL账套,（AR职员、AP经理、GL主管）（科目表、日历、币种）,总账管理系统基础知识,第28页,启用账户组合,要使用账户组合，接收“GL账户”窗口中默认“启用”筛选框。,用户能够从“GL账户”窗口控制以下属性：,保留,类型,有效日期,允许过账,允许预算,总账管理系统基础知识,第29页,定义弹性域安全性规则,经过使用弹性域安全性规则，能够将数据录入和联机查询限制在特定值范围内。,账户段,包含：0000至9999,排除：1000至3999,可用：0000至0999 4000至9999,不可用：1000至3999,在用户能够选择会计科目弹性域段值之前，这些值必须符合为该用户责任分配全部弹性域安安全性规则。,（N）设置财务弹性域验证安全性定义,总账管理系统基础知识,第30页,使用动态插入,经过在“弹性域段”窗口中启用动态插入，能够在输入数据时创建新账户代码组合。,能够随时启用或禁用动态插入。,定义交叉验证规则可预防动态插入功效创建不正确账户组合。,通常，各企业都会在输入来自原系统历史数据时启用动态插入。然后在输入完成后禁用该功效，以确保能够严格控制新账户组合创建。,总账管理系统基础知识,第31页,定义交叉验证规则,设置交叉验证规则能够预防创建无效账户组合。,在输入科目表前定义交叉验证规则。,将交叉验证规则与动态插入结合起来使用。,（N）设置财务弹性域键规则,总账管理系统基础知识,第32页,定义快速录入别名,快速录入别名是一个单词或是代码，代表部分或全部账户组合。使用快速录入别名能够降低账户录入时击键次数，提升效率。,Cash01=01-110-1110-000-0000,(N)设置财务弹性域键别名,总账管理系统基础知识,第33页,