高效会议管理技巧(会议)PPT学习课件.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,高效会议管理技巧,1,课程目标,了解会议的目的、种类和体系,了解会议效率不高的原因及对策,掌握有效为会议做准备的要领,掌握会议中的沟通和反馈技巧,掌握会议主持人的会议管理技巧,学会提高会议效率和质量的技巧,2,会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？,？,？,？,3,整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！,4,第一讲 当今会议面面观,会议的意义,会议的目的,会议的种类,会议的频繁,会议成本的计算,5,集思广益图,会议,想法,想法,想法,好创意,好点子,甲,乙,丙,6,会议的意义,会议是一个集思广益的渠道,会议显示一个组织或一个部门的存在,会议是一种群体沟通的方式,7,会议的目的,开展有效的沟通,传达资讯,监督员工、协调矛盾,达成协议与解决问题,资源共享,开发创意,激励士气,巩固主管地位,8,达成协议与解决问题,点明困,难所在,发现问,题并寻,找解决,方法,衡量问,题的轻,重缓急,想出新,点子,评议新,点子,确定行,动纲领,9,会议的种类,按人数分类,按开会方式分类,按开会目的分类,1.,团队会议,2.,一对一会议,1.,面对面会议,2.,电话会议,3.,视频会议,1.,宣布人事安排、讲解政,2.,策的会议,2.,当众表扬或批评别人的,4.,会议,3.,临时处理突发事件的会议,4.,固定的团队会议,5.,集思广益的会议,10,会议的频率,固定的部门会议：,建议频率：至少每月一次,注意事项：不能多与每周一次，,否则容易形成,拖沓的不良习惯；,将会议时间记录在笔记本上，,以防因一时疏忽造成工作上的被动。,11,建议频率：至少每两月一次,注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。,全体会议,12,建议频率：随时,注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。,处理突发事件的会议,13,建议频率：按需要,注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过,1,小时。,一对一会议,14,会议成本的计算,会议的时间成本,直接的会议成本,效率损失成本,15,第二讲 会议效率不高的原因及解决方案,会议效率不高的原因及预防性管理,高效会议的八大特征,会议规范,16,高效会议的预防性管理（二）,5.,参会者要有听的技能,6.,要充分作好准备工作,7.,明确开会原因及目的,17,高效会议的八大特征,只有必要时才召集,好好筹划过,拟订和分发了议程表,遵守时间,一切按部就班,请了最有经验的和有才能的人出席,作出了评论和归纳,记录所有决定、建议和负责人,18,会议规范种类,时间安排方面的规范,固定的会议流程规范,会议本身要遵守的规则,19,固定的会议流程规范,开始,欢迎,会议目的,议程,具体时间,安排,规章制度,3,议程,1,分享话题和目标,交换信息,产生生意,/,做决定,/,确认行动,总结,2,结束会议,总结,安排下次会议,跟踪,备忘录,跟踪计划,20,会议本身要遵守的规则（一）,1.,参会者要将工作安排交给会议主席,2.,超过,1,小时的会议要有书面的通知,3.,所有参会者都要有准备发言的心态,4.,会议要能准时开始、准时结束,5.,负责人对决议能否达成负主要责任,21,会议本身要遵守的规则（二）,6.,在会上要维护别人的尊严,7.,要有人提出不同的意见,8.,会后要能拿到书面的记录,9.,参会者要履行反馈职责,10.,要请第三方监控会议质量,22,第三讲 开会前的准备工作,是否要开会,准备工作的作用,1H5W,准备工作核对单,主持人的准备工作,23,如果,已经按惯例每周聚会,会议成本太大,还有比开会更好的方法,没什么特别的事情要讨论,你是唯一做决策并且知,道该怎么做的人（开会,让他人参与只能把问题,弄糟）,无需开会的五个如果,24,如果,必须把信息同,时传达给很多人,有些事情需要当,众表扬或批评,要让别人参与决,策以集思广益,听取部门汇报工作,给小组委派任务,必须开会的五个如果,25,准备工作的作用,选择最恰当的选择方式,使参会者能对讨论有清楚的方向可循,清楚的告知参会者应有何种行为表现,节省时间与减少冲突,26,会议准备的,5W1H,法,Why,What,When,Who,Where,How,27,会议准备工作核对单,1.,了解会议的目的,3.,确定会议的形式,5.,决定会议的时间,7.,决定会议的地点,9.,确定出席人数,11.,是否准备会议名签,13.,是否安排与会者住宿,15.,确定视听教材,17.,准备会场周边位置图,19.,确定自己人的相关资料,2.,是否一定要开会,4.,安排会议的议程,6.,确定会议的主持人,8.,研究会场如何布置,10.,安排出席者座位,12.,是否安排交通工具,14.,是否发出了会议通知,16.,确定辅助教材,18.,是否要求与会者准备资料,20.,是否安排会后娱乐项目并做好事先通知,28,主持人的,4,个准备,设定沟通目标,制订行动计划,预备可能的争执,进行,SWOT,分析,29,SWOT,分析,Strength,优势,Weakness,劣势,Opportunity,机会,Threat,威胁,自身,环境,30,第四讲 成功会议的五种策略,如何做开场白,如何分配发言时间,如何掌握议事进度,如何达成决议,决策方式,如何圆满结束会议,31,如何做开场白,定义：,35,分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。,内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。,程序：,概观会议进行程序；,提供与会议有关的资讯；,规范议程；,指定会议记录者；,征求对议程设计的意见。,32,如何分配发言时间,主持人的发言时间应掌握在,20%,要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。,主持人发言最多的原因,对会议的议题特别熟,地位最高而且声音较大,负担较多的行政责任,33,如何掌握议事进度,语言方式,非语言方式,34,如何达成决议,决策方式,彼德,德鲁克决议法：,用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识,列举或图示各提案并开始讨论,客观比较各提案的优劣，避免意气之争,估计各提案之获益律,估计有无采集更多参考资料的需要,征求反对意见,以中立角度检视正反意见,寻求与会者对各题案之认同,对提案做适当的休整与妥协,确认议事结果,组成或指定议案执行的监督单位。,35,4,种群体决策,权威决策,少数服从多数决策,共识决策,无异议决策,36,4,种团队决策法,头脑风暴法,德尔菲法,思路转换法,易地思考法,37,第五讲 会议中的沟通与反馈技巧,会议中的沟通,会议中的反馈技巧,38,沟通的漏斗,别人行动的,20%,别人听懂的,40%,别人听到的,60%,你嘴上说的,80%,你心理想的,100%,沟通,漏斗,39,沟通的定义,为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程,40,沟通金三角,自己,对方,设身处地,41,沟通的冰山模式,环 境,话题,5%20%,工作层面,80%95%,关系层面,42,有效沟通原则,有明确的沟通目标,有明确的时间约束,重视每一个细节,积极倾听,努力达成目标,43,造成沟通困难的因素,缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够,重点强调不足或条理不清,不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误,按自己的思路思考，忽略他人的需求,失去耐心，造成争执,准备不充分，没有慎重思考就发表意见,时间不充分,情绪不好,语言不通,大脑过滤,记忆力差,44,如何建立信任,找共同点,适当展示自己的能力和水平,适当暴露自己脆弱的地方,不必说出所有的真相,45,会议中的反馈技巧,反馈的两种类型,正面指导反馈,建设性反馈,46,批评三部曲,1.,首先表扬特定的成就,2.,指出做的不好的地方,3.,以肯定和支持结束,47,第六讲 主持人的会议管理技巧,倾听的技巧,实际的说话技巧,48,倾听,是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。,49,倾听的礼节,听听别人的故事,听听别人完整的故事,先听听别人完整的故事,50,倾听的技巧,点头且微笑,眼神的接触,发出倾听的声音,身体向前倾,重复和总结,必要时做记录,51,倾听的误区,别人说话时你在想你自己的事,边听边与自己的不同观点比较,经常打断别人的谈话,为演讲者结束他的演讲,忽略过程只要结果,仅听自己想听或愿听的东西,精力不集中，易被其他东西干扰,52,表达感受的两句话,我也有过相同的经历,如果我是你，我跟你感觉一样,53,说话技巧,展示,探询,评论,建立,测试理解情况,总结,排除,引进,就程序提出建议,54,第七讲 如何对待会议中的意外情况,与“,cicada,蝉”相遇,与“,shark,鲨鱼”相遇,与“,donkey,驴”相遇,遭遇“,rabbit tracking,兔子般追踪”,与“,crab,螃蟹（跑题者）”相遇,55,与“,cicada,蝉”相遇,讲故事（和讨论的主题无关）,讲了很长才进入主题,讲的太模糊，没有具体事例,拒绝倾听别人的主要观点,56,对于“,cicada,蝉”的解决,可用话语或非语言的暗示,事先提醒关于会议的程序和时间限制,用总结的方式结束,57,与“,shark,鲨鱼”相遇,有攻击别人的倾向,总是给予消极的、否定的意见,58,对付,“,shark,鲨鱼”型发言者的办法,非语言性打断,重申会议规范,反问法,59,与“,donkey,驴”相遇,过于敏感,防卫性很强，心中有面墙,不能站在别人的立场看问题,60,对付,“,donkey,驴,”,型发言者的办法,点名发言,重复问题,突出他的贡献,61,遭遇“,rabbit tracking,兔子般追踪”,质疑正在使用的程序,总是提议不同的程序或建议,解决的方法：,1.,肯定他的贡献,2.,重申可以试用现在的程序,62,与“,crab,螃蟹（跑题者）”相遇,开会的同时一并做别的工作,私自进入小团体讨论,时常接电话,瞌睡,其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等,63,对“,crab,螃蟹”型发言者的办法,强调时间压力,重申会议规范,带入别人,短暂沉默,64,第八讲 主持人与参会者的守则与责任,主持人的守则与责任,参会者的守则与责任,如何处理会议中的冲突,65,主持人的守则与责任,营造和谐气氛,按照议程进行,正确讨论总结内容,引导发言者解释使人困惑的发言,帮助参会者理清不假思索的想法,尊重别人，避免会中意见一边倒的情况,减少与议题无关的争辩和讨论,保证中立态度,66,主持人作为矛盾调停者的失败表现,听完陈述后，就没词了,向双方之一表示赞同,阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈,认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题,建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议,引导双方攻击你,缩小问题的严重性,换话题,当双方争执时，表达不愉快的情绪,67,参会者的守则和责任,会前充分准备,会中全情投入，贡献自己的创意与意见,以解决问题为己任,开放的心态，摒除部门之见,尽可能多的获取信息,耐心聆听，尊重他人的意见,勇于发言，言之有物,不隐善扬恶，不人身攻击,避免不当的肢体语言,会后总结,68,如何处理会议中的冲突,决断：满足自己的要求,回避,迁就（适应）,不合作,合作,妥协,竞争（暴力）,协作,决断,不决断,69,第九讲 会议记录,会议记录者的功能,谁能胜任会议记录者,对会议记录的,10,大建议,70,会议记录者的功能,仅次于主持人,记录及维持议程所设计的 顺序,协助主持人总结与归纳,71,会议记录者的才能,反应快,写字快,知识面广,记忆力特别强,组织能力强,倾听能力强,总结能力强,72,会议记录的,10,大建议,重要的会议应该进行录音,定期召开的会议不用录音,多数会议指定记录者,记录者的笔记流畅不失真,会议记录者的责任更全面,会议记录内容全面而准确,会议结束后整理会议内容,会议记录应有组织的整理,与主席共同修正错误部分,将会议记录发送给与会者,73,团队会议的误区,社会性懈怠,团体思维,团体极化,74,第十讲 会后跟进,作参为者的会后跟进,作为主持人的会后跟进,自我评定,怎样提高下次会议的质量,关于习惯,75,参会者会后跟进的内容,拿到会议记录以后要细读,分析不同参会者的众生相,考虑自己任务的完成方法,会议是一项新任务的开始,76,主持人的会后跟进,请大家填写会议评估表,针对意见做出改进措施,询问和联络缺席的同事,制定跟进计划，负责跟进,如有需要找高层协助,如计划进行顺利，取消下次会议,会议之后检讨得失,77,主持人会后自我评定问卷（一）,在开会中有没有人误解过我的意思？,我有没有在别人谈话时跳到其他话题？,有没有在会前让员工了解会议的内容？,面对别人说话的时候是不是很紧张？,处理说话紧张最好的方式是排练,78,主持人会后自我评定问卷（二）,是否遇到只有主持人说话而没人参与？,谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？,在分派工作时大家是否都看着我而不提问,总会把事情的前因后果呈现给别人吗？,是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来？,是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗,79,提高下次会议质量,只有必要时才开会,会前要做准备,事先颁发议程,准时开会准时结束,有意识把握会议的方向,注意力集中在政策和行动上,会议记录应阐明最后的结论,会议成功只有用结果衡量,强调实施所有的决定,鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题,80,改变旧时的习惯,写下想改变的习惯,写下你的目标,列出习惯带来的问题,列出改变习惯的好处,奖励自己,坚持,21,天,回顾新的习惯行为,81,任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。,把习惯变成技巧及行为,82,