星级酒店X周年庆活动策划案.doc

内部公文
呈：总办 日期：2011年9月22日
由：策划部 档号：S&M-11090008
抄送：各相关部门
主题：关于2011年酒店八周年庆典活动提案

历经近3000个璀灿的日日夜夜，我们将在2011年11月26日迎来酒店的八周岁生日。
酒店至开业以来，秉承“知微见卓越、服务显品牌”的经营理念，以精品、时尚为经营目标，积
极追求、务实开展个性化服务，在东莞南城酒店业获得了消费宾客和各界人士的一致好评，亦给
酒店多年来持续、超常、跨越式的经营与发展打下了坚实基础，为集团公司在区外开拓发展酒店
产业倍添信心。
在这不久的未来，续现有XXXX、XXXX之后，更有诸多“XX”品牌酒店走出东莞、
走往全国、走向世界……
再接再厉，更续辉煌！藉此周年庆即将来临之际，特拟八周年庆典活动案具体如下：

一、 活动主题：见证成长，启航未来——八周年庆典
活动目的：借酒店八周年庆之际，向社会宣扬酒店成长与发展及外拓宏图计划，以提高酒店的蓬勃发展社会形象和公众美誉度。
活动日期：2011年11月23日18:00-21:00（周三），（店庆是11月26日，因考虑到届时宴请的商务客户在周末需回家不方便参加，故提前举行）
活动形式：餐前酒会+自助餐+晚会节目
活动地点：尊贵楼三楼多功能厅
邀请对象：1、南城区府、胜和区的主要领导（约5位）
2、商务公司前20名订房人及公司领导（约30位）
3、VIP卡充值客户（钻、金卡）及8年来一直支持的熟客（约20位）
4、销售部潜力客户10位左右（开发中及待开发的公司关键人员）
5、集团本部领导及旗下各公司主要领导（约5位）
6、酒店8年工作时长老员工（8位）
预计人数：80人（由各部门10月26日前提交宴请名单至销售部，呈报总办筛选落实，销售部32位，
前厅2位，西餐2位，康乐10位，沐足棋牌5位，私房菜2位，财务2位，记者3位）

二、八周年庆 活动亮点：
1、 同行8年老员工表彰：特邀酒店8年工作时长的老员工，颁发“风雨同行”奖；
2、 中天集团 酒店业务连锁整合发展宣传（续XX假日酒店后，北京会所、越南酒店等）；
3、 购置增设配套舞台灯光、器具（电脑灯、PAR灯、烟雾器等），丰富舞台表演效果，亦为日后
酒店的宴会、婚庆接待提高一个层次；
4、发发大抽奖活动，万元时尚电子产品现场大抽奖及周年庆商务礼品派送。

三、周年庆酒店优惠周（2011年11月23日至11月30日，8天）
1、 酒店充值卡、积分卡：积分双倍，充值增加1个百分点赠送额度；
2、 酒店行政客房套票2888元/10间（合约价338元/晚，散客398元/晚）；
3、 入住行政房及以上宾客，送周年庆特色菜品鉴礼券1张（划相应成本至西餐）；
4、 7F西餐厅消费满168元，送8.8折优惠券1张（限次日后使用）；
5、 棋牌室消费满5个小时，加送8.8折优惠卡1张（现行5免1优惠延续）；
6、 沐足套票买10送2；沐足消费5位同行，送券1张（限次日后使用）；
7、 针对网络订房推出周年庆礼包。

四、晚会节目与活动流程（嘉宾互动+外请舞蹈节目+歌曲演唱+幸运发发大抽奖）
1、聘请专业主持人兼歌手1名（两首歌曲），费用约1000元；
2、八年老客户代表发言（由销售部赵芳负责）
3、外请舞蹈节目一组（6-8人组，2-3场次不同风格节目/晚），费用2400元
4. 酒店内选中场高潮独唱歌曲1首，晚会闭幕店歌大合唱一组（由人事部组织10月26日起排练）；
A、具体节目单及晚会流程后期另拟（11月6日前完成）；
B、所有节目于11月12日彩排，19日二次彩排。
5、 幸运发发大抽奖
特等奖1名：Ipad 2 +酒店豪华客房1晚（价值：3688元+888元）
一等奖1名：IPod Classic（160GB）+养生理疗券1张（价值：2000元+218元）
二等奖2名：SONY 高端原声耳机+西式自助晚餐券1张（价值：288元+88元）
三等奖8名：Iphone便携充电器+沐足券1张（价值：168元+58元）
幸运奖X名：由供应商赞助（具体另行补充）

五、 宣传与布置
宣传语：A、见证成长，启航未来——全城共庆八周年
B、同行有您，再续辉煌——时尚豪礼馈嘉宾
1、晚会邀约东莞日报、南方都市报、南方日报记者作专题采访报道（11月25日发布）；
宣传费：1500元（500元/稿）
2、酒店宣传及周年庆布置
A、宣传：酒店网站、店内电视VOD、电梯、各部立牌广告、电梯口壁面广告、车场灯箱
广告更新、车场灯柱双面拉杆广告、八周年主题横幅（11月6日发布）；
B、布置：大堂柱壁、车场金布包树、店前八周年造景布置等（10月30日布置）；
C、周年庆邀请函（11月6日）、酒店整合发展宣传DV片（11月16日前完成）；
D、晚会当天，主楼及尊贵楼大门口区铺全新红地毯；
E、邀请函、胸牌、迎宾绶带。
3、晚会布置
A、主楼及尊贵门口庆贺花篮、花牌（由财务部负责联系酒店供货商赞助26个，主楼及尊贵
楼门口各10个，宴会厅门口6个）；（11月10日前落实）
B、酒店主楼大堂区、尊贵楼区地毯布置；（11月25日16:00前完成）
C、晚会舞台、迎宾台背景及现场点缀布置等。（提前准备，11月24日起布置）

六、各部门具体分工：
总办：
1. 董事长及李总致辞文稿；（由策划部拟稿，黄副总审核于11月16日前完成）
2. 由X总助负责通知邀请集团旗下子各子公司领导参加；（11月16日前完成）
3. 外请主持人及舞蹈由黄副总负责联系及节目确认；（11月6日前确认）
4. 黄副总负责监督各部门对此次活动工作的跟进情况，以保证活动的顺利进行；
5. 由黄副总负责活动赠客礼品(真皮卡片资料夹)的选订与到货及现场派发安排。

营销部：
1. 策划部负责当天的整体统筹及活动流程的拟定，呈交黄副总及李总审核确定；
2. 策划部负责10月16日前完成酒店布置设计及定稿，11月6日前完成晚会舞台背景及晚会迎宾签到背景设计。
3. 邀请函（由策划部10月28日前完成内容及设计，采购部11月6日前到货）；
4. 销售部赵芳负责酒店各部门宴请嘉宾统筹汇总，交黄总、李总审核（11月6日前）
5. 由黄副总和赵芳带队，与销售人员登门递送邀请函邀约拟定晚会出席嘉宾；
6. 中天集团酒店业务连锁整合发展宣传PPT文件或VOD视频（11月20日前完成）；
7. 销售部全体人员当晚迎宾及礼品派送协助，美工拍摄跟进。

西餐部：
1. 负责当日会场的摆设布置方案提交审核（舞台定位等，11月1日前完成)；
2．负责当天布台、服务、卫生跟进，签到台布置(当天16:00前完成)；
3. 餐前酒水（如干露远山卡本妮苏维翁及白葡萄酒等）备货；
4. 休息厅及宴会厅走廊摆放白色高台3-4个，用于酒会，纱布、烛台装饰；并设红酒摆放区；
5．准备签到台一张，及签到本、签到笔的采购；（于11月16日前采购回）

西厨：
1. 保证当晚自助餐的出品质量与份量；
2. 做好当天自助餐现场餐品保鲜和及时补充。

康乐部：
1. 当天16:30-19:00安排8名礼仪小姐迎宾（大堂2名，尊贵楼大堂2名，车场入口2名，菲凡吧通道口2名；负责外租统一款式时尚礼仪服饰，配挂欢迎绶带；绶带由策划部提供）。

管家部：
1、晚会讲台鲜花1盆、签到台鲜花1盆；
2、负责主大堂、尊贵楼大堂、三楼宴会厅入口红地毯申购及后期回收；（布置由工程部负责；于11月15日前到货，20日前交付工程部，晚会当天16:00前布置完毕）；

采购部：及时跟进指定赠客礼品（11月16日前）及八周年主题相关采购物品的到货。

财务部：
1、主楼及尊贵门口庆贺花篮、花牌 供货商赞助联系（26个，11月10日前落实）
2、签到处的2名接待人员的安排；
3、电脑房负责全场活动流程相关音乐下载与节目音乐准备（酒店领导致辞、特邀嘉宾发言等背景音乐），与策划部11月16日前选订、安排好曲目。

人事部：
1、 负责酒店店歌合唱及独唱节目落实；
2、 跟进8年老员工“风雨同行”奖的奖值、奖品具体申请报批。

工程部：
1、 跟进车场金布包树及店前水池旁主题工程制作安装（11月6日前完成）；
2、 跟进多功能厅舞台灯光器具的配置计划及安装调试跟进（11月16日前完成）；
3、 跟进周年庆地毯铺设、背景板等相关主题广告安装与布置。

其他事项：
1． 由各部门提交宴请嘉宾名单至销售部赵芳处（10月26日前完成），再统一提交总办筛选落实；
2． 相关客户跟进人员及各部门经理到会场签到及迎宾；

七、费用预算：
项目
数量
单价
项目小计
自助餐成本
80人
70元/位
5600元
红葡萄酒及白葡萄酒
25支
53元/支
1325元
生日蛋糕
5磅
200元/个
200元
香槟
2支
30元/支
60元
特制礼品（订做真皮夹）
150份
30元/份
4500元
抽奖成本
12份
按产品
8500元

停车场灯柱双面拉杆广告+灯箱
全场
按实际平方数
1200元
金布（车场金布包树）
3圈
100/卷
300元
水池处8周年主题景
1组
1000元/组
1000元
主楼/附楼横幅
2条
80元/条
160元
舞台立体背景
一组
600元/组
600元
签到处背景
2.1x3.2m
100元/幅
100元
周年庆主题脸贴
5000个
0.2元/个
1000元
大堂红地毯（厚）
20米
30元/米
600元
普通红地毯
100平方米
10元/平方米
1000元
舞台配套灯光、器具(电脑灯等)
一组
视使用需求配置
1500元
讲台、迎宾台鲜花
2盆
80元
160元
礼仪小姐晚礼服租用
8套
50元/个
400元
礼仪小姐迎宾绶带
8条
20元/条
160元

舞蹈表演（2至3场次）
6-8人组
2400元/组
2400元
主持人兼歌手（歌曲二首）
1人
1000元
1000元
记者宣传费
3报纸
600元/报
1800元
当天住房接待成本
3间
100元/房
300元
合计
33865元

以上方案妥否，敬请批示！

策划部经理 销售部经理 西餐部副经理 康乐部经理
罗佳林 赵 芳 牛伟兰 周 燕

技术总监 财务部经理 副总经理 常务副总经理
姚有来 刘先玉 黄宝兰 李清莉

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