高速公路建设项目档案的利用分析与思考.pdf

2023.4机电兵船档案论坛 习近平总书记指出，档案工作要由封闭向开放、由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务。新修订的 档案法 专门增加了各类主体“享有依法利用档案的权利”，体现了档案由侧重保护向保护与利用并重的转变。“十四五”全国档案事业发展规划 也明确要求“深入推进档案利用体系建设，充分实现档案对国家和社会的价值”。现阶段随着高速公路建设的快速发展，已形成了数量巨大的项目档案。相关部门需要做好此部分项目档案的管理工作，并为公路养护、项目开发等提供有效参考与利用价值。项目档案在管理方法、理念、体系等方面与普通档案管理具有一定的差异性，需依据特定的任务、原则建立特有的管理体系，并在此基础上确立档案管理及利用流程的基本框架。本次调研围绕广东省南粤交通投资建设有限公司(下简称“广东省南粤交通公司”)高速公路档案工作展开，广东省南粤交通公司成立十年来高度重视档案工作，从构建档案管理体系，制定档案工作制度，规范档案监督管理等方面全面提升档案管理水平。截止到 2022 年 6 月，广东省南粤交通公司总计完成了 13 个路段建设项目档案专项验收，总里程数达 1405.112km，案卷数量共计 252467 卷。一、项目档案的利用价值分析 通过对档案利用情况的调研发现，其主要被利用于公路的养护、项目改扩建、路产权益及日常经营管理等方面，分别介绍如下：(一)公路养护方面 通过利用原高速公路建设项目的设计、施工、竣工等档案，能够为公路日常养护工作提供参考依据。通过与项目档案原始信息的对比核查，为各项养护工程的设计和实施提供了准确的数据参考。养护管理人员在对各种路基、桥涵、路面等图纸和施工、监理记录的常态化利用过程中，促使前期的建设工作与后期的各项养护工作得到了很好的连接。建设档案所提供的依据、参考和指导作用，可以避免养护工作的开展处于被动状态，特别是一些专项的养护工程如果缺少了相关数据的支持，在工程施工设计上就会较为被动。例如近年来江肇高速公路路面专项维修工程、桥梁水中桩基的加固、沿线桥涵加固维修等工程，主要通过查询原设计图纸，根据原设计的技术参数等依据为养护专项工程提供各项技术参数，通过利用路基、桥涵、路面、房建等施工图和竣工图，以及施工、监理等原始档案，顺利地帮助养护工程完成方案的设计。(二)改扩建工程设计及验收 在部分新增互通工程改扩建过程中，需要摘要现阶段高速公路建设项目增速迅猛，其档案作用得到较好的体现。实践证明,高速公路的发展离不开项目档案管理工作，档案的开发利用已成为相关企业发展不可缺少的组成部分，档案为企业的发展提供了有效的数据和技术支持服务。高速公路建设项目档案(下简称“项目档案”)利用，是实现档案为社会服务的重要途径和手段，是档案工作赖以存在和发展的基础，文章通过调研具体分析项目档案存在的问题，并在此基础上提出具有针对性的优化措施。陈开清高速公路建设项目档案的利用分析与思考46机电兵船档案2023.4 论坛借助项目档案帮助完成包括施工图设计、施工指导、工程变更、支付结算、交工验收等建设期所涉及到的各个环节的工作。而在部分新建互通及房建建设过程中，则先后参考了建设期的档案文件，帮助做好新增工程的各项前期工作，不但节约了人力物力，同时还能从档案中吸取成功的经验和做法，避免在类似事件中再次发生。本次调研发现，工程竣工验收的准备工作同样需要大量利用项目档案，包括路基、路面、房建、交通安全设施等各个标段的合同、协议、工程变更报告、结算清单、支付报表等相关查验，同时为验收工作的开展提供了充分、翔实、准确的依据。(三)维护路产权益 中华人民共和国公路法 明确规定，公路受国家保护，任何单位和个人不得破坏、损坏或者非法占用公路、公路用地及公路附属设施。但日常生活中，人们在享受便捷公路交通的同时，偶尔会出现占用、破坏公路、影响交通安全等侵害路产路权行为。如潮漳高速公路项目路政员在巡查时发现桥下空间范围内出现违法建筑，在协商处置拆除违章房屋时，出现建筑权属争议，路政员通过查阅档案室归档的征地红线图、征地补偿协议等文件后，明确了路产范围，不仅有效解决纠纷，还维护了高速公路路产权益。(四)日常经营管理 从档案的利用情况可见，档案的利用涉及项 目 日 常 经 营 管 理 的 方 方 面 面。包 括 财 务 审计、法律事务、企业文化建设、材料编写、工程遗留问题的处理及房屋维修和改造等。在编写组织沿革、大事记、科研项目介绍、营运状况分析等编研材料时，通过查找利用大量档案文件材料，为档案编研工作提供了真实、准确、丰富、完整的基础信息。业务往来单位对项目档案的利用也是档案利用的重要组成部分，本次调研发现某一项目 2014 年2021 年期间，共有 25 家业务单位利用了项目纸质及电子档案约 319 卷。从业务往来单位对项目档案利用的情况来看，项目档案不仅为建设管理单位各部门工作的开展提供了参考、凭证和依据，提高了工作质量和效率，同时也给业务往来单位带来了便利和事实依据，充分发挥档案的利用价值。二、项目档案的利用过程中存在的问题 (一)档案利用率较低 以广东省南粤交通公司某一高速公路项目为例，从 2015 年至 2021 年，档案利用共 1124 人次，9813 卷次，如表 1 所示。年平均大概 8.7 卷/人，总体利用效率较低。同时，调研发现档案利用的不均衡性较为明显，设计类、科研类、竣工图、部分工程管理文件如招投标、合同协议等利用率较高，工程施工类档案由于建设过程管理不规范、管理手段落后、信息化程度不高等因素造成利用率偏低。(二)档案利用查找方式局限性较大 近年来，随着信息化程度的不断提高，工程档案信息化管理程度虽然取得了一定的进展，但总体来说不高，且差异化明显，不少单位对档案 工 作 信 息 化 管 理 和 经 费 投 入 缺 乏 主 动 积 极性，完成任务心态较明显，未考虑到长远的资源利用。调研发现，部分项目虽然说已开展信息化管理，但仅限于利用计算机录入简单的目录，通过检索关键信息后仍需要手工查询纸质档案原件或数字化文件，档案的查准率、查全率、查找效率等都非常受限，很大程度上制约了档案的利用效果和动力。(三)档案编研力量不足、深度不够年度2015201620172018201920202021总计档案利用方式统计纸质调阅(卷数)1487116572739619812310295125网上查阅(卷数)35348272916131131710973450复制/抄写(卷数)48411001045787991238总计总卷数188816881556661566131921359813人次1582791731741291021091124表1 某高速公路项目2015年-2021年利用情况统计472023.4机电兵船档案论坛 目前，各项目对建设项目档案管理重视程度不够，且同时档案编研力量不足，编研手段相对传统、落后。档案管理人员更多忙于工程档案的收集、整理、编目等工作，无暇对工程档案的利用需求进行调研，不能主动、及时地了解档案利用者的真正需求，使工程档案管理工作缺乏服务的主动性。工程档案的编研是一项专业性较强的工作，不仅需要档案管理方面的专业知识，同时还要具备公路工程专业技能。调研过程中发现，目前档案人员存在专业不对口、学历不高等不利因素，导致档案编研工作只能提供简单的数据整理，很难准确把握工程档案利用需求，编研工作很难达到理想的深度。(四)档案利用宣传不到位 档案必须通过合理利用，才能更好地为经济建设和社会进步服务。当前建设项目档案宣传普遍存在应付现象，以完成上级单位下达任务为目标，缺乏持续性、连贯性和针对性。同时，宣传形式非常单一，内容大部分以工作口号为主，缺乏具体业务、细则规范的宣贯传播，宣传方式多以组织少量人员集中观看视频，或是挂横幅、贴海报了事。其次，参加建设项目的大多 数 工 程 技 术 人 员 对 档 案 相 对 缺 乏 全 面 的 了解，在工程档案生成与管理的过程中，缺乏为档案利用者服务的意识，导致工程档案编制系统性、准确性、可用性较差。三、项目档案利用的优化建议 (一)做好档案管理的基本工作 档案管理涉及面相对更为广泛，其具有专业性强、工作量大、任务繁重、系统性强等特征。加强项目档案管理工作，做好档案信息资源的使用和更新，需要积极探索多种途径汇总的档案信息资源，并做好各项档案管理的基本工作，以保证更好地利用档案。首先，要完善档案管理系统，正确、高效地使用档案文件，并按实际需要，编写全引目录、专题目录和文件目录，建立健全各类档案目录、档案存放位置指标等查询手段，并将档案相关的关键项录入档案系统，以实现对档案各个角度、多种方式、多维交叉查询，不断加快检索工作的进度，使之更好地适应目前的工作要求。其次，必须改变项目档案的建设与使用规范，做到与时俱进健全档案工作制度，提高档案管理的信息化、智能化程度，全面运用档案管理系统，在高速公路档案的使用中采用光盘存储、计算机检索、多媒体展示等现代技术，实现对日常文件的自动归档、组卷和主题词的自动检索。最后采用自动编目、多途径检索等方式，大幅度减少档案工作的繁杂程度，使档案管理人员有更多的时间和精力来挖掘和使用档案，从而为使用者带来更多的方便。重视运用网络技术提高档案工作的信息化程度，营造良好的档案交换利用环境，提高公路工程档案的使用效率，更好为我国的高速公路建设提供有力支持。(二)保障经费支持，对软硬件设备进行优化 项目档案的信息化程度和管理成效，直接关系到档案的执行效率。效益是一切业务活动必须首先要解决的问题，档案的信息化也涵盖在其中，要求档案管理过程中从使用者的需要出发，通过新硬件、新技术的支持加快档案管理信息化进程。因此，在确立了档案信息化管理目标后，必须从效益角度对其进行精细的管理，对重要性和利用率较高的档案资源进行集中的数字化处理，全面评估其带来的效益。我国项目档案信息化建设，能够实现投资带来的巨大的经济效益，同时实现积极的社会效益。与其它工程项目相比，项目档案信息系统的管理工作应进行综合考虑，科学论证，所以在进行档案信息的管理时必须从整体的计划出发，购置符合未来管理需要的硬件设备。全面计划是项目档案信息化建设的顶层设计和指导性纲领，是档案管理部门信息化建设的主要方向和目标，要根据档案信息化的需要和目的，在确保资金投入下，对所需的软件和硬件设备进行综合的规划，使档案信息资源的总体使用效率达到最佳，促使档案信息资源的总体效益达到最高，实现信息互联互通。(三)提高认识，建立健全档案服务体系 各相关部门应积极改变观念，在提升档案48机电兵船档案2023.4 论坛管理工作水平基础上充分挖掘和利用档案，同时正确地理解、确保档案的完整性、规范性、系统性、准确性，确保能够为后期科学研究工作的发展奠定基础。提高档案管理工作的品质和效能，能够为以后的高速公路发展提供有利的环境，在节约时间基础上减少经费支出。项目档案提供了公路养护、大中修、公路改建、路产维护等方面的综合材料，促进了公路施工效率和效果的持续提升。在公路建设项目的建设和使用中，除了提供日常查询、借阅等方面的服务工作外，还应建立咨询、复制和网络传递等多种形式的服务体系，实现档案利用的跟踪及定向服务，在确定问题解决方案基础上促进利用人员的各种需要得以充分的满足。创新后的服务内容要根据公路工程的需要，同时考虑到档案利用的实际情况进行相应的改革。加强公路项目档案利用工作，需要改变过去单纯依靠纸质档案查阅的状况，为用户提供更多的档案查询服务，包括数据共享、数据统计等，确保服务质量能够实现有效提升。创新后的档案服务，能够确保服务以满足使用者充分利用为目标，在实现利用其价值的基础上，注重对其使用结果的反馈收集。档案管理单位要对反映的文件进行及时地整理和总结，归纳出档案利用的规律性，掌握档案使用的动向。最后要对各单位、各部门的库藏档案进行需求分析，充分认识和掌握其价值，并加速其开发与使用进程。(四)提高全体参建人员的档案素养 项目档案专业性强、量大类繁、产生源多、周期较长，它的唯一性和不可恢复性，决定了参与建设的人员不仅要具备专业知识技能，还应熟悉档案的形成、收集、整理、编制规范要求。针对目前现场建设和内业管理存在一定脱节的情况，想要档案发挥最大价值，则必须提高所有参建人员的整体档案素养。顶层管理人员应具备“内外业同修”的超前意识，施工准备阶段即要明确各方职责，明确内业形成各项规范，并将其纳入工作目标和经济责任制。制订有效的管控措施，确保档案工作得到有效监督和控制。档案管理人员要熟悉档案业务规范，并提前将标准要求反馈给施工人员，同时，要不断加强自身专业素质和技能的培训，加强对参建人员档案业务培训，确保档案生成的及时性和准确性，内外业一旦不能同步，就容易出现编造档案的现象，无法反映工程建设实际，档案失去保存利用的真实意义。同时，重视档案信息化的建设，坚持以新技术的引入和培训作为提升相关人员能力的要点，定期组织新技术、新设备、新方法的培训，进一步加强档案管理信息化、自动化管理水平，提升档案管理的稳定性和安全性。四、结束语 档案作为巨大的信息源，只有通过广泛的合理利用才能真正实现档案的价值。工程档案的完整性取决于工程文件收集是否齐全，数据信息可靠性的高低取决于档案数据的真实和准确，档案利用的便利性又取决于立卷的科学性和成套性。所以，在项目建设过程中，全体参建人员不仅要有为项目负责的态度，更要有便于社会各方利用的意识，贯穿于整个工程建设和档 案 管 理 的 各 个 环 节。在 做 好 档 案 管 理 工 作中，必须将档案的挖掘利用视为其工作的重点内容之一，使具有利用价值的档案真正成为管理单位决策事项、推行标准化和规范化、创新发展的重要支撑。参考文献：1佚名.省委书记、省人大常委会主任习近平同志在考察省档案局省档案馆时的讲话J.浙江档案，2003(6)：52国家档案局.中办国办印发 “十四五”全国档案事业发展规划 EB/OL.2021-09-19.https：/ 郑玫)49