高质量发展背景下高校财务信息化平台建设的探究.pdf

939393国际商务财会2023 年第14期 Management of Colleges and Universities高校管理【摘要】信息时代，传统的财务工作模式已经难以满足日益增长的高校管理需求。文章通过梳理会计行业政策发展要求、信息化技术发展态势、高校财务管理工作的需求，结合自身工作经验和理论研究，剖析了当前财务工作中存在的问题。以提高财务服务水平和财务工作效能助推高校高质量发展为导向，应用OCR、RPA等技术，从用户层面、业务层面、单位层面三个方面探讨如何构建高校财务信息化平台。【关键词】高校；财务管理；信息化平台【中图分类号】G647.5一、研究背景及意义改革开发以来，我国对高等教育的经费投入总量不断增加，仅以高等学校科研经费为例，2021 年与 2020 年相比增长了 15.8%，高校财务日常工作量和工作难度同步增大。财务须做好资金管理与财务服务，提高资源的效率和效益实现高质量发展。党的二十大报告提出“高质量发展是全面建设社会主义现代化国家的首要任务”。会计改革与发展“十四五”规划纲要 指出“十四五”时期是会计工作实现高质量发展的关键时期，会计作为宏观经济管理和市场资源配置的基础性工作在经济发展、营商环境优化和宏观经济决策方面发挥着越来越重要的作用。高质量发展内涵反映在会计工作中，体现为正确把握降低风险和提高效率之间关系。2012 年至今，互联网技术飞速发展，我国进入了“信息化”时代。“大智移云区”等技术不断发展迭代，推动我国会计行业向信息化迈进。会计改革与发展“十四五”规划纲要中提出“做好会计工作数字化转型顶层设计，实现会计信息化对单位会计核算流程和管理的全面覆盖”。基于高质量发展时代要求，如何利用数字技术为会计工作赋能，实现财务平台的流程规范化、操作智能化、信息共享化，进而推动高校财务高质量发展。目前我国关于“高质量”和“财务管理”关键词的理论研究中高校财务方面的较少。叶康涛（2022）从会计信息角度提出改进会计业绩评价报告推动企业财务高质量发展。许汉友（2022）提出建立财务共享中心提高信息披露质量来助推企业高质量发展。张茂聪（2022）提出建立与政府协同共治的体系，对于高校财务内部而言，应完善制度设计，优化内部控制体系，并加强队伍建设。周亚军（2022）指出从思想意识上提高风险意识和加强沟通技巧，为高校高质量发展提供保障。本文以日常财务核算工作经验为切入点，通过梳理报销风险和用户需求，结合文献研究法，从单位层面、用户层面、业务层面三个方面探析高校财务信息化平台的搭建。高质量发展背景下高校财务信息化平台建设的探究金 京（西华大学）949494国际商务财会2023 年第14期高校管理ManagementofCollegesandUniversities二、当前高校财务工作现状及问题近几年来，高校的财务信息化发展较快，线上缴费、网约报账、银校直连有效缓解了业务量压力，提高了工作效率和师生满意度。但是目前的财务工作仍存在业务与内控分离风险大、签字审批难、数据共享差、服务效率低等问题。（一）业务报销过程中缺乏风险监控现有的财务报销软件，多是以处理业务为主，加上软件开发人员对当前执行的政策、报销细则难以准确把握，难以将内部控制流程内嵌平台中。具体表现为以下几个方面：1.差旅重复报销风险。在差旅报销中，尤其涉及市内差旅报销时，由于不会产生行程票和住宿票，存在同一时间行程不同，在不同项目中重复报销的情况。2.发票重复报销风险。2015 年 12 月 1 日电子票据在全国范围开始试点推行。电子发票存在可重复性打印，数据可篡改等问题，给财务报销工作增加了风险。3.年末突击报销，经费支出随意。年末面临财政资金支出预算进度考核，加上平时报销人员时忙于科研、教学活动，报销时间多集中于年末。突击报账时，由于时间紧、业务量大、报销流程长，存在为用钱而发生经济活动的业务造假行为。（二）签字审批涉及部门多、用时长。目前，财务报销单审批方式仍采用线下审批方式。在审批时，多采用项目+金额+归口部门管理的审核方式，常规情况下项目负责人签字，特殊事项须经归口管理部门审核，超过一定金额须要财务部门或者校领导签字。另一方面，采购合同在审批盖章时，合同审批流程涉及的部门有项目负责人所在院系、国有资产管理部门等。审批环节耗时长且手续繁琐，使得报销人员“多跑路”的现象频现。为避免“多跑路”，报销人员采用将较长时间段内大量票据攒在一起再一并报销，甚至跨时达一年之久，超出了报账规定时限，降低了票据的时效性。同时，为了“少签字”，更换收款人，拆分单据金额等现象也屡见不鲜，更有甚者采用代签，这一系列操作无疑增加了财务报销工作风险。（三）数据共享通道未建立，信息传递壁垒仍在高校信息化建设过程中，各部门均搭建了适应自身管理需求和业务处理的信息化系统，然而由于缺乏统一规划加之各部门需求不一致难以同步实施，各部门甚至财务处内各科室的系统都相互独立。各平台数据接口未开发，数据无法相互调用，使得数据只能通过导出，邮件发送或纸质传送的方式进行传递。不同平台数据格式标准不一致，在进行系统数据录入时，多依靠人工编辑后再手动录入。信息壁垒的存在，使得业务与财务相分离，精确度和效率难以提升；如在进行学生助学贷款到账处理时，需要学工部导出申请名单、财务处结算科导出银行到账名单，通过邮件传递给收费科，且由于不同系统导出名单人员检索信息不一还需要财务人员与学生收费系统的信息进行匹配后才进行收费处理。这个过程通常耗时长，且财务处理滞后。（四）现存服务方式落后，政策传递不畅报销人员难以及时跟进相关政策、管理文件的更新变化。在日常财务报销政策咨询中，报销人员通常通过电话咨询、现场咨询、QQ群咨询等方式，然而财务人员忙于处理日常工作，难以时时处理电话咨询和关注 QQ 群消息，且面向个人的咨询方式依赖于个人理解和专业经验，存在不同人员回复不一致的状况，这种情况下无疑降低了服务效率和财务人员的公信力。三、高校财务信息化平台建设的建议为落实智慧财务体系建设，促进业财融合、提高财务工作效率和服务效率，为高校管理工作赋能。运用智慧网报、智能客服、财务审核、数据共享机制等技术，从用户层面、业务层面、单位层面959595国际商务财会2023 年第14期 Management of Colleges and Universities高校管理三个方面探讨财务信息化建设路径。（一）用户层面现阶段业务报销流程为报销人员登录财务报销系统填报报销单据预约，线下签字审批后，在财务大厅现场审核交单。业务流程受到时间和区域限制，灵活度较低。可借助移动服务平台、智慧网报系统、智能客服系统实现网上服务模式，提高财务服务效率。以移动服务平台为基础，通过手机 APP或者微信小程序、微信公众号完成移动端业务报销，根据权限查询自己参与项目的基本信息和经费使用进度，实现报销、审批、查询、消息推送等功能。在信息采集和报销单填写方面，报销人员通过移动端扫描或者手工录入的方式将票据录入电子票夹。通过手机对单子或粘贴好的多张单据进行拍照或者扫描，运用 OCR 文字识别技术可实现对影像后单据进行自动识别，审核汇总后依据费用项分类自动填入报销单。对于差旅票据可以智能分析差旅行程，计算差旅补助，方便报销。在政策传递和服务响应方面，在微信小程序里增加智能客服模块，通过建立问题及答案库、政策知识库，实现智能分析问题、解答问题。能根据用户问题智能识别，给出业务、政策、技术问题等相应解决方案。当用户需要求助人工时，系统可制定专门人员回答问题，人工服务量大大降低的同时，提高财务工作的公信力。（二）业务层面在报销环节，财务人员需要对报销单据进行审核，检查签字、发票查验、附件张数、摘要、金额等信息无误后，选择相应费用项和付款账户，进行预制凭证的填制。工作量繁琐且较大，尤其在遇到报销高峰期间，在涉及专业材料和设备的问题上依靠个人判断容易出错。为提高审核的准确性和高效性，应引入智能会计核算系统。在技术方面可运用 RPA（机器人流程自动化技术），它通过模仿最终用户自电脑的手动操作方式，提供了另一种方式来使得最终用户手动操作流程自动化。简单地说只要预先设计好业务规则，可以模拟人工处理重复、规则明确，并且需要人工切换不同系统来完成的工作。在构建智能会计核算系统时，首要应全面梳理业务流程，经济分类的支出范围，报销审核规则，从而构建系统底层运行逻辑。在票据验证方面，对接国家金税系统和财政电子非税系统，自动提取和输入相关字段和验证码对电子税票进行发票查验，提供电子票据的开具和入账管理。搭载单据影像系统，实现对多张、单张单据图像自动识别，实现纸质信息的数字化，实现各类单据影像化，电子归档。实现报销人通过移动端进行票据录入后，运用财务审核机器人实现对影像后票据进行自动识别、单据验证，合规性检查、审核分类汇总，提高财务人员审核效率和减少操作风险。在审核通过后，费用报销机器人根据设定的业务报销规则、经济业务分类规则、费用控制规则，自动实现报销单据核对，报销异常事项的提醒。在报销异常事项的提醒上，目前采用方式是电话通知，由于存在电话拨通不畅或联系电话非报销本人，导致通知不及时不到位单据滞留，在智能会计核算系统中增加退单模块，可根据日常业务问题整理退单原因下拉单或自定义填写框，填写具体原因后通过系统推送到公众号或者小程序里，报销人就可以及时清楚地获取单据状态和问题相关信息。（三）单位层面高校财务信息化平台的建设是系统性的工程，不能一蹴而就，也难以仅靠财务处一个部门进行。系统架构与数据共享、思想意识与人才队伍既是确保系统成功落地的必要条件，又是保障系统后续顺利稳定运行的关键因素。1.系统架构与数据在高校信息化进程中，由于缺乏统一规划、业务需求、资金额度等原因，各部门在建设适用自969696国际商务财会2023 年第14期高校管理ManagementofCollegesandUniversities身需求的信息化平台时由不同软件公司进行开发，不同系统采用的数据标准不一致。目前业务部门与财务部门之间，甚至财务部门内部各科室之间的平台相互独立，互不连接，导致数据传输不及时，业务流与资金流无法同步。为打破数据传递壁垒，须建立数据共享通道，通过梳理不同部门的系统库中的数据格式和存储字段，分析与财务系统中数据格式之间逻辑关系，确定数据关系映射表。各系统之间开发数据接口，内置数据关系映射表，利用 OCR等信息技术，提取并清洗业务数据完成数据搜集，消除业务流与资金流之间的信息差。在数据安全方面，间隔遵守校内网和校外网的隔离机制，对用户设置的权限级别，实施关键资源隔离，数据分级、密码口令复杂化及定期更换，相关安全认证软件必须做到定期更新，信道加密等方法提高数据的安全性。2.思想意识建立与人才队伍建设为适应高质量发展时代要求，推动会计数字化转型，须建立一批“精财务、懂业务、肯学习”的人才队伍。在思想意识上，要积极学习行业政策，了解行业发展动态，提高自身学习新技术新知识的主观能动性；在人才队伍建设上，会计实务工作者应加强各项新技术应用于会计行业的相关培训，推动会计工作数字化转型；会计管理者加强会计数据相关标准建设，推动会计数据资源的开发利用。在信息化平台建设的全生命周期，高校与合作软件公司保持紧密联系，前期积极沟通建设需求让开发人员精准理解财务工作的需求，后期可由软件开发人员对财务人员进行培训，便于快速高效掌握系统操作方法、功能特点、技术方法，提升财务人员信息化水平。四、结论本文以高质量发展时代要求为研究背景，通过梳理会计行业政策发展要求、信息化技术发展态势、高校财务管理工作的需求，结合自身工作经验和理论研究，剖析了当前财务工作中存在的问题。以提高财务服务水平和财务工作效能助推高校高质量发展为导向，以 OCR 文字识别、RPA 机器人流程自动化等为技术支撑，从用户层面、业务层面、单位层面三个方面对平台的模块建设进行了探讨，为高校财务信息化平台搭建提供了思路。主要参考文献：1 张 茂 聪,窦 新 宇.高 校 财 务 高 质 量 发 展 的 路 径优 化 研 究 基 于 资 源 依 赖 理 论 的 视 角 J.会 计 之友,2023(04):89-94.2 向 昌 立,唐 福 杰.高 校 收 入 来 源 结 构 及 特 征 分析基于 75 所教育部直属高校数据 J.财务管理研究,2022(12):79-84.3 秦鑫.完善“财政一体化”模式下的高校财务组织建设J.中国财政,2017(06):57-59.4 章维.高等教育“双一流”建设背景下的业财融合 J.财会月刊,2019(15):32-36.5 许汉友,姜亚琳,张蓓.“互联网+”时代管理会计 信 息 化 研 究 基 于 财 务 共 享 服 务 视 角 J.新 会计,2016(01):28-32.责编：梦超 声 明因作者疏忽，我刊 2023 年 6 月第 12 期宁德时代绿色债券发行的短期市场反应分析基于事件研究法一文，作者应为贺彩虹 王雪丽。特此声明。