档案分类、归档整理、编目、排列实施方案.docx

档案分类、归档整理、编目、排列方案
1、分类
1.1分类原则。必须遵循档案自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用，建立统一的分类编目方案，划分统一的类目（即一级类目）。
1.2分类方案：以本院全部档案为对象，共设十二个一级类目。即：1文书类；2医疗卫生类；3预防保健类；4科研教学类；5基建类；6设备类；7会计类；8特种材料类；9个人业务技术类；10病案管理类；11名医名人类；12实物类。
2、档案归档整理
2.1本院文书类、医疗卫生类、预防保健类按照《归档文件整理规则》，以“件”为单位整理，按年度、保管期限分类。
2.2按年度—保管期限整理时应注意以下事项：
2.2.1一般文件材料归入文件形成年度，以文件落款日期为准。跨年度的请示与批复，归入批复年度，没有批复的请示，归入请示年。跨年度的调查项目、科研项目、基建项目、设备项目等，其全套材料统一归入结事年度。
2.2.2与科研、专题调查、基建、仪器设备及其他业务工作密切相关的管理性材料，应归入相应的专业类别中。
以工作材料为基础写出的论文归入相应的专业；一般性论文，不涉及具体工作材料的，归入科研教学类。
2.2.3本单位发文采用双套制，原件、底稿归入相应的专业组归档，另一套按文号（时间）顺序排列装订，不编正式档号，由档案室保管备查。
2.2.4会计档案按形式分为报表、帐册、凭证三个类别，按类整理。
2.2.5仪器设备按通用设备、检验设备、诊断设备、手术治疗及辅助设备进行整理。
2.2.6照片按年度问题分类组卷。每张照片应注明拍摄的时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素，并注明相应底片的参见号和文件的档号，在有照片的文件卷内目录备注上写上相应照片、底片的参见号。底片按年度采用大流水号，统一编号后放入底片册单独保管。
2.2.7其他特殊载体如录音、录像带、磁盘、实物等，采取单独分类整理、专柜存放。录音、录像带、光盘、磁盘编“盒”号，实物编“件”号。
2.2.8个人业务技术档案按科室和人员整理。
2.2.9病案管理档案按住院号整理，以“件”为单位，一案一件。
2.2.10归档立卷工作由文件形成者或兼职档案同承担文件材料的收集、整理，档案管理员负责指导、协助，经有关人员初步检查后，由整理者分件，写归档文件目录和备考表，交综合档案室统一装订、编号并抄写案卷目录，填写“档案移交单”，办理签字手续。
不符合要求的档案，综合档案室应拒收，并指出存在问题，退回重整。
3、编目
3.1除专业档案、特殊载体外，本院档案原则上使用的卷盒、目录等均按照da/t22-2000《归档文件整理规则》。
3.2本院档案案卷编目，文书类、医疗卫生类、预防保健类不设类别号，统一按“件”整理，编“件”号，科研、基建、设备档案由全宗号、分类号、案卷号组成。
3.3本院全宗号是一院全部档案的代号，由市档案馆在接收本院档案时给予。
3.4以案卷为单位整理的，每一类目采用年度—期限排列编案卷号；以“件”为单位整理的，每一类目内按年度—期限分类，在最低一级类目内从001开始流水排列编“件”号，每一年三个流水号。
4、案卷排列
4.1本院档案案卷，要区分年度、保管期限和问题进行排列，与案卷目录内案卷登记次序一致。不同年度的案卷应分别排列，同一年度案卷先将永久、长期和短期的案卷分开，然后按分类体系进行排列。
4.2盒号的排列，因为文书类、医疗卫生、预防保健类每年形成的材料不多，因此盒号以年度—期限跨年度流水排列。本院档案的排列顺序为：文书类、医疗卫生、预防保健、科研教学、基建、设备、会计、特种载体、个人业务技术、病案管理（病案管理单独编号存放）。
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