工程内业资料在项目管理中的重要性探究.pdf
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1、现代商贸工业2023 年第 18 期Modern Business Trade Industry No.18.2023作者简介:李晓晨(1992-),女,藏族,甘肃兰州人,研究方向:交通服务类企业工商管理。工程内业资料在项目管理中的重要性探究李晓晨(甘肃省高速公路服务集团有限公司,甘肃 兰州 730000)摘 要:工程内业资料能够真实地反映出工程项目建设的实际情况,通过分析这些内业资料信息便可及时地发现工程建设中潜在的问题,因此做好工程内业资料的管理工作对于保障工程建设质量以及项目后期能够顺利竣交工是十分重要的。对此,将以内业资料管理工作为主体,基于工程项目的角度对其在项目管理中的重要性、存在
2、问题以及优化策略等诸多内容进行探究和讨论,旨在为从事工程内业资料管理工作的相关人员借鉴参考。关键词:工程项目;内业资料;项目管理;工程管理;优化策略中图分类号:TB 文献标识码:A doi:10.19311/ki.1672-3198.2023.18.0840 引言随着我国社会经济水平的不断发展,工程项目的建设数量也在不断增加,项目管理的难度也随之加强。为了能够更好地检查工程项目,并且做好项目竣工交工的准备工作,企业应深入贯彻落实工程内业资料的管理工作,以此来强化项目管理成效,为工程建设提供价值性参考,以保障工程项目能够按期、按质完成。1 工程内业资料概述1.1 内涵内业通常是指在项目建设中负责
3、项目资料档案管理、计划、统计管理及内部文秘管理工作。资料员可以使用文本、图形来说明一个工程项目的施工流程,由此而产生的数据信息便称之为内业信息,它是对整个工程项目的真实记录与客观描述。工程内业资料可以记载和反映工程项目在施工活动中各个环节的相互联系,能够为整个工程项目的交验过程提供真实客观的信息资料,同时也可以为整个工程建设项目后期的维护和管理提供可靠的数据。对于工程项目而言,内业资料则是跟踪整个建设项目的实施进程,从起初的方案设计、开工、建设一直到交验所记载的文字材料,最终再按照时序前后以及工程项目的技术标准和技术资料编制成完整的工程内页材料。1.2 特征首先,工程内业资料具有连续性特征。内
4、业资料是随着工程项目的建设与施工而产生的,从工程项目建设开始,直至整个工程项目竣工交验,所有环节的数据信息都属于工程内业资料的一部分。内业资料中记载着工程施工建设的全程,并对各个环节和细节资料进行详尽的记载。由此可见,内业资料对工程建设而言体现出了连续性特征。其次,工程内业资料具有监督性特征。由于工程内业资料中对工程项目施工进度进行了详细地记录,各施工环节和工序情况均在工程内业资料中得以真实反映,因此工程内业资料对工程项目还具有监督作用。监管部门可利用企业内部的信息系统来查阅相应的工程内业资料,以此来全面了解有关工程的施工人员、物料、技术工艺等的各类信息数据,从而合理地监督工程项目的施工进度、
5、质量水平等诸多内容。最后,工程内业资料还具有借鉴性特征。针对不同的工程项目,其所对应的工程内业资料中会记载各种不同问题及相应的处理方式,而这些内容则对于其他工程项目而言具有一定的参考价值。一方面,当工程项目在实施施工作业之前,企业可以查阅类似工程项目的内业资料,并借鉴其中与承建项目相似的建设问题及解决对策,从而为工程项目建设工程的顺利开展提供保障。另一方面,对于工程项目本身的内业资料也具有一定的参考价值。通常情况下工程项目建设的工期相对较长,对于工程建设后期而言,前期阶段的工程内业资料中所总结的优秀经验与方法,也可在工程建设后期有效地执行,前期工程内业资料中所遇到的问题也可引起重视,避免后期工
6、程建设再出现该类问题,从而确保工程项目能够顺利完成。2工程内业资料在项目管理中的重要性及存在的问题2.1 工程内业资料在项目管理中的重要性在工程项目的施工建设中,不可避免地会涉及各施工环节的材料质量、工艺技术等诸多内容,而这些内容也是工程内业资料的重要组成部分,因此在工程项目的建设过程中,整理资料是一件既复杂而又不可或缺的管342现代商贸工业2023 年第 18 期Modern Business Trade Industry No.18.2023理工作,其重要性主要体现在以下几点:首先,信息记录。工程内业资料是对工程项目建设进行全面和详细的记载。其不仅是工程项目施工中能够进行查证核实的重要资料
7、,同时也是企业后期维权的关键证据。其次,信息查询。在内业资料的支持下,项目负责人可以不再单纯凭借零星的材料以及主观记忆来控制工程项目的各个节点。当工程项目出现数量不符、规格不符等问题时,可以凭借整合好的工程内业资料快速查询到相关信息,切实有效提高项目管理的效率。最后,经验积累。企业可以将内业资料作为其他类似工程项目建设的一种经验借鉴,对以往工程项目中所应用的技术、遇到的问题、应对的策略以及最终的工程项目建设成果,都可以使类似工程项目在建设的过程中少走弯路。由此可见,定期学习和总结这些工程项目的内业文件对企业项目管理水平的提升有着积极的促进作用。2.2 工程内业资料在项目管理中存在的问题2.2.
8、1 内业资料管理人员的管理意识薄弱在工程项目的建设过程中,工程内业资料所涉及的范围广、内容复杂,因此对于内业资料管理人员而言是一项艰巨的任务。若企业缺乏对工程内业资料管理工作的重视程度,且负责内业资料管理工作的资料员缺乏管理意识,便会导致工程内业资料的获取和收集不够全面,工程内业资料的管理工作也会逐渐流于形式,无法在工程项目中真正发挥其作用价值。2.2.2 内业资料管理人员缺乏业务培训工程内业资料管理人员的整体业务素质偏低也是当前企业运营中比较常见的问题,其主要体现在对工程内业资料检测报告的填写缺乏统一的标准、对有关工程资料的整理也不够全面、所获取的资料信息缺乏真实性和准确性等多个方面。究其根
9、本是因为部分工程内业资料的管理人员并未经过统一的训练,即便有进行业务培训,也将培训的重点放在填写工程内业资料的相关检测报告上,缺乏更为深刻的专业技能培训,因而导致内业资料管理人员的整体素质偏低,无法真正落实工程内业资料的高质量管理。2.2.3 内业资料管理信息化水平有待提高目前我国已然迈入了先进的信息化时代,很多企业也大规模地引入了诸多先进的电子设备,但对于工程内业资料的管理工作而言,电子设备也只停滞在制表、资料整理等最简单地使用上,管理人员暂未充分利用电子设备的功能特性来显著提升工程内业资料管理的信息化水平。此外,由于工程内业资源的获取与归档工作目前仍以纸质载体为主,这不仅会给工程内业资料的
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