“稳就业”背景下高校毕业生档案管理服务优化路径与策略分析.pdf

732023年 第25期 兰台内外档苑论坛职业拓展本文旨在为高校毕业生就业和未来发展提供理论指导与实践借鉴，同时，也为高校毕业生档案管理服务体系的构建提出具体措施和思路，以推进毕业生档案管理服务工作更加精细化、智能化。一、高校毕业生档案管理服务的现状分析1.高校毕业生档案管理服务概述高校毕业生档案管理服务是指高校为毕业生提供的一种档案管理服务。毕业生档案包括个人简历、学习成绩、在校表现、实习经历、证书以及荣誉等信息。高校毕业生档案管理服务的主要目的是为毕业生提供终身档案管理服务，方便毕业生开展就业、升学和考证等活动，并使其个人发展得到更好的支持和保障。（1）毕业生档案的建立和管理。高校应该建立完善的毕业生档案管理体系，通过规范化的管理流程和技术手段对毕业生档案开展管理，确保档案信息的真实、准确和完整；（2）毕业生档案的保密与安全。高校应该对毕业生档案进行保密处理，防止档案被泄露或者不当使用。同时，要确保毕业生档案的安全存储，防止损毁或丢失；（3）毕业生档案查询服务。高校应该提供毕业生档案查询服务，让毕业生可以方便查看自己的档案信息，并及时更新补充；（4）毕业生档案的利用与推广。高校应该充分利用毕业生档案为其提供实习、就业等服务，并对毕业生档案展开统计分析，为高校提供毕业生就业数据，帮助高校更好地开展职业指导和就业服务工作。综上所述，高校毕业生档案管理服务是为了满足毕业生个人发展需要而设立的一项服务，其通过建立完善的档案管理体系，为毕业生提供全生命周期的档案管理服务，以支持毕业生的就业、升学等重要活动。2.“稳就业”背景下高校毕业生档案管理存在的问题一是落后的管理模式。当前许多高校毕业生档案管理仍采用传统的纸质档案管理方式，信息不够及时、准确，管理效率不高，很难满足“稳就业”的要求。同时，这种模式也容易导致档案损毁或丢失等问题；二是信息孤岛的状态。许多高校存在信息孤岛问题，毕业生的档案信息往往分散在各个管理部门和系统中，信息共享不畅，难以为毕业生提供全生命周期的档案管理服务，也无法为高校提供完整、精准的毕业生就业数据；三是缺乏智能化支持。目前，很多高校毕业生档案管理服务还缺乏智能化支持。例如，缺少自动化检索、备份和恢复，无法做到随时随地查询与获取，限制了毕业生对档案的利用。同时，在档案利用服务方面，缺少自适应推荐机制，不能根据毕业生特定需求进行针对性推荐，也无法提供人性化的自助式服务，不利于毕业生个人发展；四是缺乏整体规划。目前，许多高校毕业生档案管理服务仅仅停留在单个学校的层面上，没有整合和联动，不利于实现毕业生档案信息共享，也难以实现毕业生信息的安全保存、可追溯性和数据互通。因此，高校需要在“稳就业”的背景下进一步完善和提升毕业生档案管理服务，通过推行智能化信息系统，建立毕业生档案数据库，实现毕业生档案信息在各系统之间的互动共享，为毕业生提供更加全面、精准以及高效的服务，帮助毕业生实现个人职业发展和就业成功。3.“稳就业”背景下高校毕业生档案管理服务的发展趋势第一，数字化转型。为了提高档案管理效率和服务质量，高校毕业生档案管理服务将加速数字化转型。随着信息技术的不断进步，数字化模式将取代过去烦琐的纸质档案管理方式；第二，数据共享和整合。目前，“稳就业”背景下高校毕业生档案管理服务优化路径与策略分析文/苏全艳摘要：“稳就业”已成为我国经济发展的重要目标之一，高校毕业生是“稳就业”政策的主要受益者，而档案管理服务对于高校毕业生的就业和未来发展具有重要的作用。目前，高校毕业生数量不断增加，竞争压力也越来越大，如何提高高校毕业生的就业率和发展空间，成为一个重要研究课题。在此背景下，本论文分析了目前高校毕业生档案管理服务的现状以及存在的问题，介绍了“稳就业”背景下高校毕业生对档案管理服务的需求，探讨了高校毕业生档案管理服务的优化路径，并提出高校毕业生档案管理服务优化的实施方案。关键词：稳就业；未来发展；高校毕业生作者简介：苏全艳（1983）女，汉族，山东临沂人，硕士研究生，馆员，研究方向：高校毕业生档案。742023年 第25期 兰台内外档苑论坛职业拓展高校毕业生档案管理多分散在各个管理部门和系统中，难以实现信息交互和共享。随着高校信息化进程不断推进，毕业生档案管理将逐渐与就业服务、人才培养和学生综合素质评价等展开整合，从而实现数据的互通互联，打破信息孤岛；第三，压缩档案管理成本。随着智能化信息工具不断完善和普及，高校毕业生档案管理服务将通过人工智能、大数据等技术，逐步实现门户网站、App等多样化的服务手段，从而减少纸张使用和印刷成本，提升工作效率。综上所述，高校毕业生档案管理服务将面临新的机遇和挑战，也将迎来数字化转型、数据共享整合、创新服务模式和压缩管理成本等多重趋势。在这样的背景下，高校需要采用先进技术手段，创新服务模式，形成开放合作的管理思路，不断提升毕业生档案管理服务的水平，为毕业生打造更加精准、全面以及高效的就业服务体系。二、“稳就业”背景下高校毕业生档案管理服务的需求分析1.“稳就业”政策对高校毕业生档案管理服务的影响首先，深化档案信息共享。就业政策推进了高校毕业生档案信息共享的进程，为毕业生档案管理服务的发展提供了保障。各级政府、教育部门和用人单位等多方共同协作，实现毕业生档案纸质或电子信息的共享交换；其次，推进智能化档案管理。“稳就业”政策推动高校毕业生档案管理服务向智能化转型。高毕业生档案管理服务将采用先进的智能化技术，如人工智能、大数据等，加快数字化进程，从而实现信息化管理和服务，提高档案管理的效率和质量。此外，“就业创业”类App、微信公众号等应用程序将成为高校毕业生档案管理服务的有力工具，可以提供更普及、更方便的毕业生档案查询、咨询和就业指导等服务；最后，促进人才流动。“稳就业”政策促进了人才流动，毕业生档案管理服务将更加注重出国留学生的档案管理，并加强国际毕业生档案信用互认和信息共享。高校毕业生档案管理服务也将鼓励毕业生在各地之间自由流动，为毕业生走上人生新的发展阶段提供便利。2.高校毕业生对档案管理服务的需求调查分析查询便捷是毕业生对档案管理服务最为重视的方面，体现了学生对于自己的档案信息的实时性和准确性要求，需要能够在短时间内获取所需的档案信息，方便个人的求职以及各类证明的办理。安全保障也是毕业生对档案管理服务的基本要求之一，涉及学生个人信息的保密性与安全性，防止信息被外泄或滥用，并且需要提供可靠的数据备份和恢复机制。毕业生需要省心服务，包括快速上传、存储、检索和共享自己的档案信息，避免过多的手续操作，提高运营效率。同时，服务平台应该具备良好的用户体验，完善功能模块和交互流程等，让毕业生有良好的使用体验。3.高校毕业生档案管理服务的预期目标高校毕业生档案管理服务的预期目标应该是提供高效、便捷的档案管理服务，让毕业生随时随地都能查看、上传和修改、下载自己的档案信息。（1）为毕业生提供个性化的服务，能够针对不同专业、层次和应聘岗位的需求，提供定制化的档案服务方案，提高毕业生的服务满意度，让毕业生在使用档案管理服务时享受到更好的服务体验。（2）加强档案信息安全保护，防止档案遭到盗窃或泄露等安全问题。（3）了解与统计学校毕业生就业情况，协助学校更好地了解毕业生的就业状况，为学校提供数据支持，实现档案信息的数字化管理，提高档案信息处理的效率和准确性，减少手动操作带来的出错风险。（4）促进毕业生与学校之间的联系和沟通，建立一个良好的互动平台，以便学校为毕业生提供更好的服务和支持。总之，高校毕业生档案管理服务的预期目标是为毕业生提供全方位的档案管理服务，以提升毕业生的服务体验和服务质量，并为学校提供重要的数据支持，也为毕业生就业问题提供全方位服务与支持。三、高校毕业生档案管理服务优化路径探讨1.高校毕业生档案管理服务优化的基本原则分析（1）用户需求导向。以毕业生的实际需求为出发点，通过调研和数据分析来优化档案服务的功能与体验，使得毕业生能够更加便捷地管理自己的档案信息。（2）安全可靠性。确保高校毕业生档案信息的安全性和可靠性，进行信息加密和备份，防止档案被泄露和遗失等问题，保障毕业生和学校双方的利益。（3）数据规范化。对高校毕业生档案信息开展规范化管理，减少重复数据和冗余信息，提高数据质量和可信度，减少档案管理中人工出错的可能性。（4）隐私保护。遵从隐私保护政策和法规要求，对高校毕业生个人敏感信息进行保护和封存，并规范其使用权限，防止被泄露和滥用。（5）技术优化。采用先进的技术手段开展档案管理系统的建设和升级，提高系统的稳定性、可靠性和安全性，提高用户体验和管理效率。（6）普及推广。积极推广和普及高校毕业生档案管理服务，提升服务水平和覆盖率，使更多的毕业生能够享受到优质的档案服务。2.高校毕业生档案管理服务优化的具体路径探讨（1）信息采集。建立高校毕业生档案信息采集系统，通过微信公众号、网页等多种渠道展开数据采集，752023年 第25期 兰台内外档苑论坛职业拓展提高数据采集的效率和准确度。（2）数据清洗。将采集到的各类数据进行清洗和去重，使得数据更加规范化。同时，减少冗余信息，提高数据质量和可用性。（3）数据存储。建立高校毕业生档案数据库和信息存储中心，实现安全、可靠的数据存储和备份，以提高档案信息的可靠性和数据安全性。（4）数据分析。对档案管理系统的使用情况展开统计和分析，从而发现用户的痛点和需求，进一步优化系统的功能和服务。（5）服务扩展。通过建立合作关系和开放接口等方式，将高校毕业生档案管理服务与其他服务相结合，如教育培训、就业招聘等服务，以满足毕业生的综合需求。（6）技术升级。采用先进的技术手段，对高校毕业生档案管理服务进行技术升级，包括人工智能、大数据等技术，以提高服务质量和用户体验。（7）宣传推广。通过宣传和推广活动，增加毕业生对高校毕业生档案管理服务的认知度和使用率，同时，吸引更多的毕业生参与到档案管理服务中来。3.各类高校毕业生的档案管理服务优化策略不同类型的高校毕业生，因其就业方向、个人背景等方面的差异，需要针对性的档案管理服务优化策略。（1）本科生。本科生是高校毕业生中人数最多的群体，其主要优化策略包括：一是采用便捷、快速的方式完成档案信息的收集和管理，如微信公众号等；二是引导本科生逐步建立健全职业生涯规划，将职业发展计划纳入档案管理服务范畴，提供职业规划咨询等支持；三是认真记录本科生在校期间的表现，以及与课程相关的作品、比赛和奖项等信息。（2）研究生。研究生的主要优化策略包括：首先，建立研究生档案信息更新机制，包括课程学习、实习报告、研究成果和获奖情况等信息，确保研究生的信息始终处于最新状态；其次，提供论文指导和撰写服务，帮助研究生规范论文格式、提高论文质量，并在档案中保留优秀的论文成果；最后，建立科研团队合作机制，为研究生提供更多的机会和平台参与科研项目，并记录其在科研过程中的表现。（3）留学生。留学生因相对其他高校毕业生而言拥有独特的教育出身、语言背景等特点，其主要优化策略包括：一是在档案管理服务中加入国际化模块，完善留学生的教育、就业信息，并提供专业的海外求职指导服务；二是加大对留学生语言听说读写技能的培训和考核力度，确保留学生具备足够的语言应用能力，进一步增强其综合竞争力；三是为留学生提供信息咨询和心理辅导等支持服务，加强与留学生的交流和联系，提高他们的归属感和融入感。（4）继续教育生。继续教育生是比较特殊的高校毕业生群体，其主要优化策略包括：一是加强继续教育生的职业规划，提供相关课程和实践机会，帮助他们适应就业市场的需求；二是提供行业认证、职业资格等服务，为继续教育生打通晋升通道和发展成长空间；三是建立继续教育生档案质量评估体系，对其学习、课程参与和评价指标等展开评估，并纳入档案管理系统中。四、结论与展望1.结论“稳就业”背景下，高校毕业生档案管理服务的优化路径与策略，是建立在满足用人单位和高校毕业生需求基础上的。加强档案信息的更新、建立职业生涯规划导师制度、强化国际化方向以及加强毕业生评价体系和建立科学的信息共享平台，是实现优化路径与策略的重要措施。2.展望未来，学校和政府部门仍需继续关注高校毕业生档案管理服务的优化工作，不断推进相关制度和技术方面的措施，提高档案管理的效率和便捷性。同时，要加强信息科技领域的合作，借助智能化技术和大数据等改善服务质量，提高用人单位对毕业生的了解程度，从而更好地促进毕业生就业，助力实现高质量发展目标。参考文献：1桂肖敏，蔡颖.稳就业背景下的高校毕业生就业稳定性分析J.无锡职业技术学院学报，2020（1）：5.2孙芃芃.如何在新形势下助力高校毕业生稳定就业.3刘璐.论高校毕业生报到证与档案管理中的思想教育工作J.管理观察，2017（17）：2.4陈康，秦瑶.浅谈高校毕业生档案转递工作的优化策略J.山东档案，2021（6）：2.5韩丽华.大数据背景下高校人事档案管理的价值及其优化路径J.科技经济导刊，2019（30）：1.6陈欣.中医院校本科毕业生就业现状分析及路径优化J.山东青年，2021（3）：37.7孟妍妍.基于就业背景下高校学生档案管理措施分析J.决策与信息（中旬刊），2016（6）：252.8刘桐君.后金融危机时代高职院校毕业生就业形势与对策J.现代教育管理，2013（6）：4.（作者单位：兰陵县人力资源和社会保障局）