大数据时代数字档案信息风险的管理与预防.pdf

文化旅游研究数字经济时代，大数据的发展为各行各业带来了丰富的战略资源与信息储备。数据在为各方带来便利的同时，也存在着巨大的信息安全风险，信息安全问题时有发生，成为伴随大数据而来的最引人关注的问题。近年来，档案数字化进程不断加快，数字档案经济发展日趋强劲，但也带来了一系列信息安全风险。一方面，档案经过数字化转型对传统的“档案”内涵进行了扩大化，内容、层次上都更加宽广；另一方面，档案数字化加大了档案的提取利用，对我国档案事业的长久发展具有促进作用。然而黑客入侵、网络信息恶意泄露等问题也为档案工作数字化发展拉响了警报。如何在大数据时代纷繁复杂的网络环境中，保证档案存储的真实性、完整性、可靠性、可行性，又要对数字档案信息风险的管理与预防采取必要的措施，已经成为档案学界、社会大众关注的问题。一、研究背景（一）政策法规支持全国人大教科文卫委员会、司法部通过进行立法调研、专家论证和征求意见等方式，形成了文/刘苑珠摘要：从数字档案信息风险管理与预防的研究现状着手，对造成数字档案风险的问题进行分析，并从自身多年工作经验出发，结合同行业专家观点，就大数据时代数字档案信息风险的管理与预防提出相应的措施与办法，以期为数字档案信息事业发展贡献绵薄之力。关键词：数字档案信息；风险管理；风险预防大数据时代数字档案信息风险的管理与预防作者单位：深圳市龙岗区公共文化服务和产业促进中心（图书馆）。452023年第2期档案法修正案（草案），修订 机关档案管理规定 电子公文归档管理暂行办法1。建设项目档案管理规范 纸质归档文件装订规范 等行业标准确立。机关档案管理规定 宣传贯彻会议胜利召开，对 国家档案局优秀科技成果奖励办法全国档案事业统计年报制度 进行了修订，党政机关电子公文归档规范 顺利通过国家验收，政府网站网页归档规范 制定并进入试点。随着我国档案工作指标体系建设不断健全，档案统计工作不断得以改进和加强，数字档案工作正在稳步推进。（二）研究综述我国信息化起步较晚，故数字档案信息风险管理的研究也相对滞后，业界认为其始于20世纪90年代的“三金工程”。相对于发达国家而言，我国信息基础设施不完备，群众对数字信息资源的认识不足，对数字档案的相关研究主要集中于政府范围内。近年来随着信息化进程的加速，互联网全覆盖的发展，数字档案的研究才得以全面开花。1.相关研究的数据分析为更好地调研大数据时代数字档案信息风险的管理与预防，笔者通过中国知网对2002年以来相关文献进行了检索，具体情况如下：以设置时间为2002年10月至2022年10月，主题=“数字档案信息”and“管理”and“预防”，共得到文献4篇，分别为柳杨 数字档案信息安全管理原则探究（2016），步玉双 数字档案信息安全保障研究（2015），李丽华 葠窝水库强化档案安全管理体系建设的实施方案（2015），杜波 对信息 档 案 信 息 化 建 设 中 的 安 全 问 题 的 思 考（2011）。由于被调研文献数量较少，不具备参考价值，故将检索式调整为：设置时间为2002年10月至2022年10月，主题=“数字档案信息”and“管理”，共得到1,493条结果。关于数字档案信息管理的相关分析趋势图如图1。由图1我们可知，数字档案信息管理研究趋势，自2002年开始呈现急速上升态势，至2018年发文量开始缩减。原因之一是2002年 全国档案信息化建设实施纲要 发布，档案信息安全保障体系建设2引起业界的重视。2010年召开的全国档案安全体系建设工作会议再次将档案安全的重要性提高到重要位置3，对档案信息化、安全体系建设的研究在这一时期呈现井喷式增长。2013年，“存量数字化、增量电子化”在全国数字档案馆（室）建设推进大会上提出，档案信息数字化研究正式以战略的方式被提上日程4。随着国家不断出台网络信息监管的相关法律法规，对网络信息的监督管理也更加细致化、具体化、规范化，数字信息档案的安全风险问题也越来越受到业界的关注。随着数字档案信息管理研究的不断深入，业图1数字档案信息管理的年度发文趋势46文化旅游研究界对数字档案管理的研究方向逐渐出现分化，其主题分布分析具体如图2。根据主题不同，研究所涉及的学科也有所不同，其主要学科分布分析如图3。2.数字档案信息安全研究（1）档案信息安全风险研究王卓认为影响档案信息安全的主要因素有：档案管理人员的风险管理意识不足；面对大数据冲击，信息化技术能力不完备；档案信息管理对应的法律法规不健全；对档案信息进行数字化外包操作存在风险等5。祝洁表示，随着云计算的发展，档案机构的服务和运行模式发生了重大改变，但是在云计算环境下产生的云存储平台服务中断的问题、云服务商的选择风险，信息授权及信息泄露等随之而来的风险都值得我们警惕；并提出应针对这些风险积极采取措施，例如建立档案云数据存储框架、建设云计算安全评估体系和出台的相应法律法规6。聂云霞、方璐、曾松认为图2数字档案信息管理主要主题分布分析图3数字档案信息管理主要研究学科分布扇形统计图472023年第2期数字档案信息安全风险的主要表现有信息失真、信息泄密、信息缺失三方面，而我们应从制度层面、技术层面、物质层面来防范数字档案信息安全风险，以此保障数字档案信息的真实性、完整性和可靠性7。张勇表示数字档案信息资源应以信息安全管理体系为构建基础，通过控制数字档案信息业务流转中的风险、数据备份等方式建立数字档案信息资源安全保障体系8。张照余认为基于档案的特殊性质，档案工作者应更加注重其保管与利用的过程，电子文件不仅给档案工作带来便利也带来了挑战；数字档案工作必须坚定主动防御的理念，全面开展档案防护9。（2）档案信息安全的技术研究我国关于档案信息安全技术的研究从实体档案安全技术逐步向电子档案信息安全技术研究过渡。陈永生、薛四新认为数字化档案信息在产生、处理、传递、存储、维护的各个环节中都存在安全风险，应从保障系统安全，提升升级服务，及时修补漏洞，采取生物识别技术加强身份认证，对档案数据进行隔离加密等措施，防范病毒传播，切实弥合档案保障技术，保护信息档案安全10。李贞贞、洪星认为应该鼓励管理部门利用政务云平台实现档案的现代化信息化管理，但也要注重信息安全技术保障的重要性，机关单位的档案信息管理应从基础设施、数据资源及应用支撑、业务应用、用户及服务五个方面构建安全技术保障系统，为政务云环境下的信息安全提供保障11。陈增祥强调在电子档案维护及管理的过程中应用数字水印技术是未来电子档案的重要发展方向12。许磊认为应采用设置防火墙、入侵检测等手段对用户操作权限进行限制，并通过数据加密技术、数字档案水印加密、数字时间印章法等来保证电子档案的正式性与完整性13。3.研究述评大数据时代，计算机技术发展带来了一系列新技术、新数据、新信息的应用，但随之而来的是新风险、新漏洞、新问题。随着档案工作空间的减少，成本减低，效率提高向着智能化不断发展，档案工作的管理难度不断增加。目前，对数字化档案信息风险的研究主要集中在信息篡改、信息伪造、信息遗失、病毒入侵等安全问题方面，而缺少对档案信息内容增加、档案保存方面的相关研究。如何在大数据时代对数字档案信息风险进行管理与预防，成为我们需要深度探讨的问题。二、数字档案面临的信息安全风险（一）数字档案信息安全风险主要表现1.信息失真档案作为社会发展的原始记录，其真实性始终贯穿其整个生命周期。但大数据时代，数据档案经过复制、传递、迁移后极易发生改变，发生信息失真，其主要表现为：（1）数字档案易更改。数字档案在管理及利用过程中更容易被修改，且不会留下修改痕迹。（2）数字档案对软硬件依赖性强。数字档案对计算机程序的依赖度较高，在更改系统或版本过程中容易出现无法识别、影像存储失真等问题，影响档案的真实性及保存意义。随着云技术的发展，档案馆开始将数据资源保管外包给服务商，云服务商为了更好地开展服务，将数据资源进行分散储存，这就导致用户难以辨别档案信息真伪。2.信息泄密信息泄密指重要信息在有意或无意中被泄露和丢失。数字档案由于其本身属性，极易受到网络黑客、病毒的攻击或因为网络安全保护措施的防护不全面造成档案信息数据的损坏及泄露。而大数据时代云存储优势信息管理领域的一种新的存储方式，云存储以其存储数据量大、存取方便等优势获得档案馆的青睐，但其技术缺陷与特点也极易造成信息泄露。3.信息缺失大数据时代，数字信息档案信息贮存在云服务器上，数据库服务器设置在互联网的某一节点上，用户通过服务器终端查询自己需要的信息资源14。在这一过程中，服务器一旦遭到恶意攻击，48文化旅游研究或者黑客入侵数据系统，客户端服务器也会受到影响，导致用户数据被非法窃取，可能会缺失。（二）档案信息系统受损1.物理设备受损数字档案信息的存储设备包括计算机设备、网络设备、存储设备、传输线路。数字档案信息的存贮主要依赖于物理设备，一旦物理设备遭到破坏、盗窃，会直接影响档案的完整性、可用性，同时影响档案信息工作的顺利进行。2.物理环境受损传统的档案环境受到温度、湿度、生物环境的直接影响。在大数据时代，数字化档案信息环境下，计算机及云机房等物理设备仍然受到温度、湿度等条件的影响。对档案的保存与管理，无论是纸质档案时代还是数字档案时代，都对存放的环境与使用提出了较高的要求。（三）档案信息传输过程安全问题大数据时代，WiFi 技术连通了电脑、手机、平板等终端设备。随着5G技术的普及，无线网络的传输量变大，无线网络背后的安全隐患也逐渐显现，在一定程度上增加了档案安全事故的发生概率。WiFi网络主要通过无线电波对信息进行发送和接受，这使得黑客的窃取与攻击行为也更加容易。黑客可以通过向用户设备发送需要服务请求与垃圾信息消耗其网络资源，致使网络瘫痪。尤其在一些场所，用户很难分辨虚假WiFi网络与政策WiFi连接的区别，这就给很多“钓鱼网站”可乘之机，让他们可以轻而易举地获得用户信息。（四）信息安全共同体意识薄弱1.档案工作者泄密档案工作者泄密主要有两种：（1）操作不当。档案工作人员未按规定处置、修理计算机，随意丢弃硬盘等存储设备，随意在外部设备登录内网引起的泄密。（2）档案工作者主动泄密。一些档案工作者为了自身的利益，利用工作便利，将用户档案信息进行非法交易，造成用户信息泄露。2.档案利用者的档案信息安全意识不足。虽然我们每天都会接触、筛选很多的信息，但大多数普通用户只会在特殊需求的环境下对档案信息进行提取与利用。所以在这种情况下，档案利用者的安全意识不强，增加了档案信息的安全风险。三、数字档案信息安全预防需采取的措施根据数字档案存在的问题，我们应及时采取有效措施进行预防，将安全风险控制在最小范围之内。数字档案信息风险的管理与预防研究尚处于发展阶段，风险评估机制的建立是数字档案安全保障的重要支撑，是数字档案工作稳健发展的技术参考与实施手段。（一）健全安全管理保障体系我国于2007年11月开始实施风险评估标准GB/T 209842007 信息安全风险评估规范15，这表明我国对数字档案风险具有很强的意识。在建立健全安全管理保障体系时，应切实将风险评估嵌入其中。嵌入风险评估不仅能够健全数字档案信息安全管理制度的体系，还能在数字信息档案系统中及时发挥其自我评估、认证评估和监督评估的作用，将预防做在风险之前。另外，数字档案信息风险的预防要严格依照法律法规的指导进行，严格按照相关的规程进行等级划分并制定完整的保障体系。各级各类档案机构应从本机构实际应用及情况出发，加强学习先进的技术信息及管理方法，不断完善、调整本机构的档案安全管理体系。（二）科学预判潜在安全风险科学预判能提前发现现行管理中存在的潜在问题并提前解决。预判数字档案信息安全风险，各档案机构应在技术防护、硬件设备、存储介质方面实施全面防护，防止数字档案系统遭到破坏与入侵；并应清醒地认识到所面对的风险隐患及威胁等级，加强监测、预警、预报机制，提前制定相应的应急预案；还应注重档案从业人员风险492023年第2期预判的能力，在安全风险未出现时及时进行人工干预。（三）确保信息存储长期有效大数据时代，数字档案存储的介质不断升级更新，系统数据量不断增加，网络环境不断随技术更新而升级使得数字档案信息风险增加，直接导致其安全保护不能持续稳定，这就需要开展长期有效的风险评估工作，及时掌控本机构数字档案信息的安全情况，发现潜藏的安全隐患。数字档案信息风险预防需要将风险评估贯穿于数字档案信息生产存储的整个过程中，除常规的杀毒、软件更新、数据备份及修补安全漏洞以外，还要注重数字档案信息的保存时限的延长，实现安全存储的连续性与持久性。另外，应使用多种类型的存储格式进行数字档案的存储与读取工作，做好软件兼容工作，促进数字信息档案在新软件、新格式下的顺利运行。（四）提高信息安全防范意识风险防范意识是影响数字档案信息风险的重要因素，会直接影响数字档案工作发展的进程。为保障我国数字档案信息工作顺利开展，第一，要提高我国档案工作者的法律意识，定期对档案人员进行学科培训，对数字档案信息风险相关内容进行积极宣传，增强其法律意识与风险防范意识；第二，提高全民数字档案风险意识。现阶段数字档案风险的预防不仅局限于从业者，还应扩大到全民，提高全民风险意识，增强档案法治观念，大力宣传档案法、档案使用规程，让档案工作从生产、存储到使用更加规范化。四、数字档案信息安全风险管理策略（一）制度层面1.建立健全数字档案信息安全法律法规我国一直注重数字档案信息法律法规的制定与发展，在 中华人民共和国档案法 中对保障数字档案信息安全有所体现，但却无专门性的法律法规对其进行保障。鉴于大数据时代网络环境安全风险的暴增，有关部门应尽快出台针对数字信息档案信息管理的专门性法律法规，从法律的高度保证数字档案信息安全。为更好地管理与应用数字信息档案，切实保证熟悉信息档案的完备性、真实性，应将知识产权保护的相关内容嵌入数字档案信息之中。同时，还应加强对数字档案传输环境的切实保护，如采取相应的立法措施等。2.完善数字档案信息安全管理制度数字档案信息安全风险的防范不仅需要法律手段的支撑，还需要相应的管理制度的辅助。首先，要建立数字档案设备的管理体制，对数字档案相关设备的维护、检修、生命周期等进行明确规定。其次，要制定完备的数字档案管理台账，严格规范数字档案信息的录入、编辑格式，对图片、音频、视频的格式进行严格界定与规范，防止因操作不当引起的档案信息泄露、读取失败等问题发生。最后，建立严格的档案等级体制，控制档案人员读取权限，设置生物加密系统，严格按照程序对数字档案进行调取。（二）物质层面1.扩大资金来源渠道我国档案机构的资金来源主要以财政拨款为主，有限的运行资金限制了档案馆各项业务活动的实施，因此档案机构应积极建设以政府拨款为主、多种社会筹资为辅的资金运行格局。首先，国家及各级地方政府部门都非常重视数字档案信息发展，不断加大对档案机构的资金投入，并对数字档案信息安全风险防范工作给予了专项资金建设。为了资金更好地管理和使用，档案管理机构应设置监管审计部门，监督检查专项资金的流向。其次，鼓励社会资金赞助。可以学习欧美相关经验，鼓励企业、社会团体及个人向档案机构捐款。最后，设立专项基金。英国博物馆、图书馆和档案馆理事会（MLA）为推动博物馆、图书馆和50文化旅游研究档案馆各方面工作发展，在国家政策的范围内设立了PRISM补助基金，为受助对象提供补助16。2.做好人力资源保障数字档案信息安全风险的管理要从安全知识培训与教育抓手，如开展信息安全培训、座谈及讲座，举办安全知识问答竞赛。定期对档案从业人员开展继续教育，优化人才队伍结构，注重对计算机、网络人才的引进。3.加强基础设施建设优质的基础设施有利于数字答案信息风险的防范管理控制。首先，要选择优质的数字档案信息的存储设备。为更好地保护数字档案存储的安全性，应在数字档案信息存储的介质选择上选取符合实际需要的、质量上乘的、后期维护维修保障全面的存储介质。其次，加强数字档案信息传输过程中的风险控制。数字档案信息传输设备都存在老化及人为破坏的风险，在数据传输过程中产生的信息泄露风险可以采取加密技术、动态密码技术来进行阻断。再次，注重数字档案信息的备份工作。鉴于数字档案易被修改且不易被发现的特点，要注意对数字档案信息进行备份。在数字档案信息存储到载体后，通过多次拷贝的方式降低数字档案信息风险。无论采取何种备份方式、备份措施，档案管理者都应做到实时更新存储、定期维护检查，从而确保数字档案信息真实有效、可靠完整。参考文献：1李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告J.中国档案,2019(4):20-28.2崔红伟.殷钟麒与 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