档案信息化建设在医院档案管理中的价值与发展研究.pdf

TECHNOLOGY AND INFORMATION科学视野科学与信息化2023年9月上 1档案信息化建设在医院档案管理中的价值与发展研究高敏怡南方医科大学南方医院 广东 广州 510000摘 要 医院档案管理每天要面对海量信息资料，对其进行采集整理及总结分析，需要管理人员付出艰辛的体力和精力。尤其是医院就诊量快速上升的今天，档案管理更需要通过信息化建设实现优质高效管理，为百姓提供优质医疗服务。本文对医院档案管理开展信息化建设的价值、重要性及具体策略进行分析论证，针对目前医院档案管理中存在的突出问题提出改进意见，旨在促进信息化建设，实现医院档案管理的快速发展，借助技术优势落实高质量的档案管理。关键词 档案信息化建设；医院档案管理；发展分析引言在医院档案管理日常工作中，管理人员缺乏必备的综合素质、管理制度存在漏洞、软硬件系统失配等问题，严重困扰着档案管理系统的信息化建设。医院要实现高质量发展，就必须进行档案信息化建设，档案管理信息化建设不仅有助于提升医院档案管理工作效率，提高人员综合能力，更有助于增强医院的核心竞争力。因此，医院必须就档案管理信息化建设不断增强载体多样性，提高管理全面性和专业性，以档案管理的信息化建设推动医疗服务高质量发展。1 医院档案管理开展信息化建设的价值和重要性1-2首先，信息化档案管理可加强医院竞争力。医院是救死扶伤的机构，为了维持日常运行，合理的盈利也是必需的。在市场环境复杂多变的情况下，医院同样面临巨大的竞争压力，需要通过不断提升强化竞争力，获得必要的经济效益。这就要求医院必须致力于改革创新，档案管理落实信息化建设就是适应时代发展的创新之举。国家高度重视医疗和民生问题，新的医疗机构不断涌现，医院的竞争压力越来越大，就必须通过提升竞争力站稳脚跟。医院不仅要在设备硬件和综合能力软实力上提高水平，还要通过优质服务让患者及家属满意。档案管理落实信息化建设，让医护人员及管理人员的劳动强度得到有效减缓，管理成效不断提升，医院也会在核心竞争力上有所提高。其次，信息化还可以整体提升医院档案管理效率。当今时代是信息技术大行其道的时代，资源经营发展也要与时俱进，在各项管理工作中开展信息化建设，可以促进管理效率稳步提高。其中档案管理的作用极其重要，它直接影响医院工作质量和未来发展，通过信息化建设，可以优化改进日常管理期间的漏洞，从整体上提升管理效率。最后，信息化档案管理还可以强化管理人员综合能力。目前的医院档案管理对管理人员提出了很高要求，在具有较强管理能力的基础上，要求他们能熟练运用信息技术落实档案管理，对管理期间存在的信息沟通受阻问题加以有效解决，医院档案管理引进信息技术，可以大幅提升信息技术应用质量，管理人员的管理能力也会得到持续加强。医院档案管理信息化，对管理人员提出了下列要求：管理人员要恪尽职守，必须秉持基本的职业操守和从业道德，医院的档案资料分为多种类型，不但包括海量病例信息，而且还有很多核心的机密信息。而建立在信息基础之上的档案管理集中性特别明显，相关人员可方便快捷地操作，一览无余地检索。如果某个管理人员职业操守有亏，某些关键信息的安全性就无法得到保障，随时面临篡改及外泄的隐患，会影响医院正常的运行秩序和病例隐私；管理人员必须熟练运用信息技术。档案管理的传统方式已经无法满足日益增长的管理业务需要，新时期的医院档案管理呼唤信息技术应用能力出众的管理人员，如果出现人才匮乏，就会给管理工作带来严重阻碍，导致档案管理无法提高质量。2 目前医院档案信息化建设存在的问题2.1 管理制度存在漏洞医院有层次分明的管理结构，上到各级主管，下到基层员工，如果在计算机应用方面达不到应有的成熟度，工作效率就科学与信息化23年9月上内文0907.indd 12023/9/8 17:33:43 TECHNOLOGY AND INFORMATION科学视野2 科学与信息化2023年9月上会大打折扣。如果医院没有在档案管理方面形成健全完善的规章制度，各个级别的岗位就无法明确划分职责分工，员工对自身的职责权限也会出现偏差。这种岗位分工的杂乱无章，就会导致职能部门之间懒政怠政、推诿扯皮等问题，也会出现越权指挥、长臂管辖的现象。档案管理质量与医院医疗服务的整体质量密切相关，也会间接对病例的医疗安全和切身利益产生莫大关联。如果医院的信息化建设不能与条理清晰的管理制度有机结合，各种资料管理就会混乱不堪，误诊漏诊、误查漏查及信息匹配出错等问题就会时有发生。而且，如果管理制度得不到坚决贯彻执行，员工的行为就会失去约束和规范，档案管理工作就无法高效开展。管理制度上的漏洞除了会带来上述问题之外，对员工积极性也是一种消耗和打击，长此以往，员工的职业操守和综合素质都会下降。举例来说，如果医院未能出台并落实科学的奖惩机制，档案管理上的失职行为得不到及时惩戒，而踏实肯干、忠于职守的员工在物质和精神层面也没有任何表彰，员工的工作积极性就会消磨殆尽，浑浑噩噩。档案管理要提升信息录入精准度，要求医院从上到下对档案管理提起高度重视，加大监管力度，提升员工综合素质。即使信息化建设刚刚开始，档案管理的实效性及科学合理性追求就要落实到位。2.2 软硬件系统失配构建信息化档案库，需要配置适用的计算机系统，包括各种软件和硬件。但目前，医院普遍对计算机子系统缺乏应有的了解，软硬件失配问题频繁发生，导致信息化建设无法发挥应有的管理性能。有的医院在信息化建设中分期分批购置各种高性能计算机软件和硬件，但是设备购入之后才发现产品批次不同，软件系统自身，硬件设备自身及软硬件相互之间出现严重代差。这就要求医院在落实档案库信息化建设期间，除了要大力开展软件系统开发，同时要配套建设自动高效、安全可靠且高度智能化的硬件系统。总之，医院档案管理的信息化建设，必须建立在健全完善的软硬件系统基础上，完备的计算机软硬件系统是防范低效管理及资源浪费的重要途径。2.3 管理人员综合素养还需进一步提高医院的档案管理工作成效，很大程度上取决于管理人员的综合素质。目前很多医院档案管理的问题突出表现在：档案管理人员对开展信息化建设的必要性认知不清，落实不力，在信息化建设期间消极懈怠。信息化建设是时代发展的新生事物，诞生初期，医院在人力物力财力资源上都有所欠缺，医院要获得信息化资源非常困难，对档案管理开展信息化建设潜在的服务性、真实性、准确性及丰富性没有任何印象。所以当时的医院档案管理重点，仍然停留在传统的文献资料整理上，管理模式和手段相对落后，管理工作无法提高实效性；国内目前很多医院并未就档案管理构建科学、健全的信息化管理体系，日常事务处理的信息化程度仍然较低。以东部沿海地区为代表的先进医疗机构，在信息化建设上走在了前面，档案管理的信息化体系建设已经初具规模。而部分二三线城市医院档案管理的信息化建设仍然比较落后，人力物力财力缺乏合理配备，这就导致类似县级医疗机构的档案管理缺乏必备的高素质人才，现有的档案管理人员信息技术应用能力偏低，存在着巨大的数字人才缺口。这种问题长期存在，致使档案管理的信息化建设举步维艰；当前许多医院从事档案管理工作的人员队伍偏老龄化，计算机技能薄弱、学习能力不足，无法发挥信息化管理的作用。进入大数据时代，各种数字技术正深刻影响和改变着档案工作的各个环节，这些都对档案人才提出了更高要求。目前我国档案人才培养面临诸多瓶颈，要实现档案事业高质量发展，就要着力打造高素质专业化档案人才队伍，让档案专业不再“小众”，档案人才不再“稀缺”。3 医院档案管理信息化建设策略3.1 增强载体多样性现代信息技术为医院的发展提供了科学支撑，新时期医院积极运用“互联网+”的管理模式已是大势所趋。但是仍然有部分医院对信息化档案管理存在误解，认为就是简单的纸质文件向电子信息的形式转化，对传统落后的档案管理模式仍然抱残守缺，信息化建设的理念和方法因循守旧。这种弊端必须及时改进，要从全方位多角度落实档案管理信息化建设，开发丰富多元的档案信息载体。进入数智时代，不仅要做好传统实物档案的保护与利用，更要在AI（人工智能）、AR（增强现实）/VR（虚拟现实）、3D建模等新兴技术在档案管理方面的应用进行积极探索，不断丰富档案数据的呈现形式，延伸档案信息的现实作用，以更立体、动态的形象，更精确、人性化的功能，让档案资源更好地服务于各行各业。档案管理人员须及时总结成功经验，在档案管理的传统模式中融入现代先进理念，使新旧档案管理模式相互促进，查漏补缺，取长补短，促进档案管理加速落实信息化建设，拓展管理空间和手段。3.2 提高档案管理全面性档案管理之于综合性医院，需要管理的档案信息堪称海量。随着国家医疗水平的持续提升，档案资料量也在急剧上涨，如果抱着档案管理的传统模式不放，很快就会被时代发展科学与信息化23年9月上内文0907.indd 22023/9/8 17:33:43 TECHNOLOGY AND INFORMATION科学视野科学与信息化2023年9月上 3所淘汰。档案管理的常规做法是结束一天的医疗服务，就要综合性采集整理，以及总结分析当天的档案信息，这就要求档案管理人员分清档案轻重缓急，对重点档案予以优先管理，同时加强细节管理，从整体上提升重点档案管理质量，与医院各职能部门加强沟通协调，开展针对性的档案管理。科学技术为档案管理提供了全面提速的契机，信息技术及网络技术在档案管理中普及应用，管理效率大幅提升3-4。举例来说，信息化的档案管理，管理人员可通过各种公众号、App及小程序，病例通过这些现代化设置直接挂号，也可向医院计算机系统上传个人信息，不仅简化了挂号看病流程，而且节约大量时间，医院也可大幅降低在人力物力财力资源上的成本支出，工作效率及医患关系显著改善，诊疗氛围和谐融洽。档案管理要提升全面性和系统性，须做好下列几点：综合性落实医院基础档案信息的采集整理，加大病例个人资料的采集整理力度；严格遵守保密条例，尤其是重点病例，必须征询本人同意才能对其个人资料进行采集整理，建设科室之间及医患之间的和谐关系。医院内部须严格管控重点档案，借助信息化建设有利条件对重点档案进行信息备份，保障重点档案安全，利用信息化优势提高档案管理质量。3.3 提升档案管理专业性医院应秉持后来居上，优质发展的总体方针，重点在基层医疗服务机构中开展信息化建设，为百姓提供方便快捷、贴心实惠的医疗服务。基层医院要重点针对基层卫生机构，加速信息化建设进程，统筹规划乡村二级医疗服务的档案管理信息化建设，推动高质量发展。更高一级的医疗服务机构要在政策、设施及人才建设方面给予基层机构更多优惠和支持，在档案管理信息化建设中给予大力帮扶，落实专业化的档案管理，把优质医疗服务送进千家万户。以某县级医院为例，其辖区乡镇卫生院共17家，主体改扩建已经结束，档案管理信息化建设已经具备硬件条件。而且为了提高信息化档案管理质量，县级医院的主管还要提高信息化管理的专业性，投入足量资金，在人员招聘及岗位分配时，以专业背景且信息化管理能力突出的人员为优先对象，提高信息化管理效率。同时，档案管理人员要充分发挥电子信息管理的技术优势，引进利用现代化档案管理理念，对信息技术进行创新应用，促进档案信息高效整合，做好后勤保障，促进档案管理发挥最大利用价值，提升医院管理的综合性，为百姓提供优质医疗服务。4 结束语综上所述，医院是救死扶伤，为百姓提供日常医疗服务的专业机构。患者就诊带来的档案管理工作量非常巨大，而且随着经济和生活水平的提高，医院的档案管理面临着日益增长的管理压力，传统落后的管理理念和模式，已经很难适应目前医院档案管理的具体工作需要，急需通过专业化、全面化及系统化的信息化建设，为医院档案管理提质增效。医院要高度重视档案管理的信息化建设，认识到借助信息化建设实现医院档案管理转型升级，与时俱进的重要性，切实推动信息化建设加速落地。参考文献1 郑玟玟.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位探究J.中国管理信息化,2015,18(5):242-243.2 覃曈.档案信息化建设在医院档案管理中的作用研究J.财经界,2015(9):271.3 宋伟.档案信息化建设在医院档案管理中的价值和地位分析J.现代国企研究,2016(14):138.4 潘啸.对档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位研究J.才智,2015(33):235.科学与信息化23年9月上内文0907.indd 32023/9/8 17:33:44