大数据时代水利企业档案管理发展的机遇和挑战分析.pdf

第 卷 增 人民珠江 年 月 :/.:/收稿日期:作者简介:黎凡()女本科馆员从事水利档案管理工作 :.大数据时代水利企业档案管理发展的机遇和挑战分析黎 凡(珠江水利水电开发有限公司广东 广州)摘要:大数据时代的到来加速了水利企业内部档案管理数字化进程数字化水平的提高为水利企业带来了便利的同时随之而来也带来了许多问题 通过分析大数据时代水利企业档案管理发展的机遇与挑战找出相应的应对策略促进档案管理工作更好地开展为水利企业后期内部档案管理高质量发展提供一定的参考方向关键词:大数据企业档案管理机遇挑战中图分类号:文献标志码:文章编号:()近年来随着互联网的发展大数据已经成为热门话题在大数据背景下储存和挖掘有用的信息资源是水利企业内部档案管理行业发展的核心 大数据在信息化、数字化时代下更加趋于商业化、多元化其在为企业带去发展的同时也让企业在抢占市场先机的主动权及数据资源保管方面变得愈加困难本文通过对大数据的特点及相应的机遇与挑战加以分析提高水利有关部门对于大数据时代下企业档案管理的重视程度及了解程度并对其存在的挑战提出相应的应对策略从而推动中国水利企业档案信息化发展助力中国经济社会的高质量发展 大数据的特点大数据目前主要是有四大特点 一是种类繁杂数据种类涉及图文、音频、社交软件、应用程序等领域的多种类数据信息数据覆盖面极广二是价值密度相对偏低由于数据的繁杂数据量过于庞大使得数据在筛查过程中重复性信息可能增多可用价值数据占比较小三是数据量大由于数据来源渠道增多所以数据量也会相应增大四是交换速率快可以在最短的时间内找到最合适的信息从而提高工作效率 大数据时代水利企业档案管理发展的机遇.水利企业档案管理信息资源共享水利档案资源对于水利企业而言是一种财富与以往传统的纸质档案不同大数据时代下水利档案管理变为数字化管理档案管理部门将资源上传至云端通过大数据的系统整合形成数据资源云平台进行档案管理信息共享使得水利单位之间信息共享合作共赢 并且随着经济社会的发展大量的档案资源涌入市场资源数量日趋庞大类型也逐渐变得复杂大数据能有效地集合众多资源类型可以对档案资源进行海量筛查高效系统地分析出最匹配的资源不但节省时间还在提高工作效率的同时将资源进行整体的整合便于资源共享一定程度上促进了市场经济的发展将资源效益达到最优状态实现资源利用最大化.水利企业档案管理信息数据来源渠道多元化因为经济的发展与社会的进步这也意味着越来越多的电子档案信息出现如果依旧只是使用传统的纸质档案管理方法那么在冗杂且价值密度低的情况下要对各类有价值信息进行精准的获取可以说是难于登天但是大数据却可以将信息通过多人民珠江 年增刊 元化渠道收集起来并进行系统分析 且与传统的单一档案信息来源不同随着科技的不断进步单一的数据收集渠道获得的有效信息的概率太小多元化数据收集渠道才能满足水利发展的趋势.水利企业档案管理信息部门职能扩展传统的水利企业档案管理部门只需要负责档案数据管理对于数据的分析筛选是不需要负责的这也就导致还需寻找专门的数据分析团队对信息资源进行分析处理极大地加重了负担浪费了时间 但是大数据时代下水利档案管理部门只需要学会运用大数据处理技术就能系统地对于信息资源进行整合分析这种职能的扩展可以帮助水利企业在最短的时间内得到所需信息让其在水利工作中可以快速且准确地进行决策 这种变化可以为水利企业节约成本帮助提高决策效率提高水利企业在市场上的核心竞争力同时又将拓宽传统档案管理的业务边界以及职能范畴.水利企业档案管理信息化便于保持信息资源的完整性水利档案管理信息化有助于最大限度地保证信息的完整性、真实性 传统的档案信息管理在纸质版的填写过程中一定概率上会存在信息的错写、误写造成信息资源错误档案信息有可能存在丢失的情况但是信息化管理可以有效地解决这一类相关问题 大多数的数据信息在云端平台上都有最大程度地保证了档案信息的准确性、真实性与完整性在水利工作中保障各类数据的完整性对水利企业的发展至关重要.水利企业档案信息查询检索效率提高档案信息上传到云端之后所有信息储存在同一数据库中可以根据关键词检索等形式不论年限迅速获得所需信息较之传统的查阅翻找效率急速上升 档案信息化可以提供多种检索功能满足水利企业的各种需求降低了档案信息管理人员的工作难度促进水利企业档案信息高速化发展打破空间和时间的局限实现对于档案信息的长期有效追踪 并且现阶段较为先进的水利企业信息化档案管理已经在手机上就可以进行极大地简化了档案信息管理的复杂程序提高其工作效率.档案信息化助力水利企业经济发展档案信息化管理是水利企业经济发展的助推器 一方面档案信息化可以促进资源匹配效率的提高也可以帮助水利人员精准的匹配出最合适自己的资源并且还可以帮助水利企业最短时间内获得项目所需要的相关信息和应对策略从而提高市场竞争力 另一方面档案信息化可以帮助水利企业找到自身发展中存在的问题通过大数据对比找出自己的发展短板从而促进各项机制趋于完善最大程度上提高水利企业的核心竞争力助力水利企业经济的高效发展.水利企业档案信息化推动企业文化建设档案信息化可以推动水利企业文化建设在如今经济高速发展的前提下水利行业对于企业文化建设也愈加看重可以通过大数据获得员工的一些诉求在物质文化、精神文化、制度文化等方面进行改善满足员工的需求促进管理人员与基层人员双向了解增加二者之间的沟通打破隔阂使得员工与公司之间更加亲近提高工作热情营造良好的企业氛围使员工能够获得归属感及幸福感从而提高企业内部的凝聚力增强企业的文化实力促进企业文化建设的稳步发展 大数据时代水利企业档案管理发展的挑战.水利企业档案管理人才不足问题随着大数据的发展档案管理人员所要掌握的技能也会增多现有的技术不足以支撑其运用大数据管理档案信息目前水利企业档案管理这一行业有很多技术方面有所欠缺未来需要大量的人才才可以满足虽然部分高校已经开设相关课程但由于学习周期性的问题难以供给满足市场所需 巨大的人才缺口使得现阶段人才需求与人才供给之间不平衡水利企业档案管理人才短缺问题在短时间难以得到解决.水利企业档案管理数据安全与管理问题虽然目前数据资源便于获取但在复杂的资源环境下数据的安全也受到了威胁 对于水利档案的大数据平台总体而言安全系数较低后台防护程人民珠江 年增刊 序技术水平不足大数据下档案管理数据是处于一个开放的状态所以可能会存在受到病毒木马等的攻击信息受到损坏或者信息泄露的问题并且数据应用范围过于广泛所以会使数据存在一定的偏差这种数字化情况下一点误差都可能造成结果的失败所以在数据管理过程中要谨慎并且要求后台维护水平不断提高.水利企业档案管理相关法规不足问题现阶段将档案管理地位提升到国家战略层面使得档案管理方向愈发明确 但是由于提出时间相对较短所以相对而言档案管理的相关法规还是处于不足状态虽有相关法规相继出台但是除了档案法之外并没有什么实质性的法规出现 当前大数据时代下档案管理工作要想实现良性发展相关的法律条文是必不可缺的 有法可依、有法必依才是档案管理发展的一个良好导向相关法律法规才是衡量档案管理的准绳可以让其明白何为法无授权不可为如果缺失法律法规那么会有多少人钻法律的空子依托大数据的便利从中牟取私利扰乱市场良性竞争破坏市场秩序.对于水利企业纸质档案管理的忽视随着档案管理信息化发展部分水利企业忽视传统纸质档案管理在追求经济效益最大化的情况下对于带来经济效益相对落后传统的纸质档案的后期维护和管理都选择了忽视 传统的纸质档案其实相较于冗杂的大数据信息更具有可靠性虽然其不具备大数据的高效性但是纸质档案的原始性、真实性是档案最终的起点做好传统纸质档案的维护与档案库房的保护让纸质档案和电子信息相结合运用大数据技术加强档案信息的分类促进其信息的高效利用.水利企业档案信息数据库建设不完善水利系统企业档案信息化建设正在稳步进行其中数据信息仍是以纸质档案为主电子档案数量相对较少而大数据提取基础数据的运行更多是在电子档案的数据中开展的所以档案管理如果想要持续发展那么数据库的完善是重点只有完善数据库建设水利企业档案管理事业才可以更快速地发展 目前主要应从档案电子信息化理念进行入手因为很多水利企业档案理念意识薄弱对于档案电子信息化共享还存在疑虑所以档案信息数据库建设任重道远想要完善档案信息数据库还需要投入更多的资源.水利企业档案信息数据存储量庞大根据前面所提到大数据的特点可知大数据获得的档案信息渠道增加数据种类增多导致数据存储量的增大 现阶段云技术水平虽然对于目前的数据储存可以加以解决但是随着信息化的发展水利各种项目与资源的增多现有的技术水平是不足以解决未来数据储存问题站在长远发展的角度来看不能满足于现状应当成立专门的项目部门解决数据储存问题.相关技术水平不足现有的水利系统企业档案管理人员普遍存在技术水平不足的问题因为纸质档案管理难度并不高所以传统的档案管理人员培养方案相对单一部分人员技术水平低难以在大量的资源中获取最精准的信息并且大数据意识薄弱对于信息数据分析技术掌握度不足 目前档案管理的相关数据平台的后期维护及技术升级也应该得到相应的重视不能局限于当前发展要着眼于未来长期发展在提高员工技术水平的同时也要提高相关系统自身的技术水平最大程度地保障水利企业档案信息的数据安全 大数据时代水利企业档案管理发展的应对策略)在人才与技术方面第一是要培养专业型人才 培养大数据专业型人才是毋庸置疑的应加大对于大数据专业型人才的扶持力度鼓励大学生学习大数据专业同时吸引高技术水平的复合型人才投身大数据人才培育及发展中去 人才是水利企业档案信息化管理水平的核心只有抓住人才档案管理才能长远发展 第二是成立专门的系统开发、维护、升级小组解决其未来发展的顾虑 并且对于现阶段的档案管理人员进行系统的培训提高其(下转第 页)人民珠江 年增刊 环渤海经济瞭望():.马蓉.事业单位岗位绩效工资制度在实施中的问题与思考.人才资源开发():.仲伟伟.事业单位岗位绩效工资制度改革探讨 .商讯():.(责任编辑:向 飞)(上接第 页)大数据意识、理论及运用技术水平 例如:聘请高技术人才定期到水利企业中去对档案管理人员进行教学并定期安排考试)在水利企业自身方面第一是重视档案信息的安全维护和管理完善数据库建设 档案信息是通过云端操作的这就需要一个强大的防护系统所以水利企业首先应不断对自身防护系统进行升级维护定期检查防止系统受到外部攻击造成信息泄露或者信息参数错误的现象 第二是提高各水利企业的档案意识助力档案数据库的建设对于信息进行编号分类处理便于管理使用资源整合形成完整的数据库同时对信息来源部门也要进行有关的安全验证防止错误或有害信息渗入最大限度地保护信息安全 第三是加强对于传统纸质档案管理信息的重视程度在纸质档案信息管理中注入大数据灵魂使其二者之间相互促进共同发展)在外部环境方面有关部门应完善相关的法律法规 目前大数据在前方迅猛发展那么更需要大数据相关的专项法律法规则在后方保驾护航 对有关责任进行细分明确档案管理工作的标准为档案提供安全保障促进档案管理法制化进程指导和促进水利档案内部管理的高质量发展在一定程度上提高水利管理资源的利用率和实际效用保证水利企业档案管理高质量的发展 结论水利企业档案信息管理在未来发展中要想得到质的飞跃那么就要求水利企业对于数据的安全与管理、人才的引进以及法律法规的完善等相关问题加以重视促进水利企业档案信息管理的良性发展参考文献:何莉.大数据时代企业档案管理发展的机遇和挑战.黑龙江档案():.邓东.大数据时代企业档案管理发展的机遇和挑战.机电军船档案():.吕晶晶.大数据时代企业档案管理发展的机遇和挑战分析.科学与财富():.刘畅通王莹.大数据时代国有企业档案管理发展的机遇和挑战.城建档案():.石海燕.企业档案管理数字化转型发展探究.城建档案():.(责任编辑:向 飞)