照片档案数字化管理与利用探讨_李燕霞.pdf

472023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛照片档案数字化管理与利用探讨李燕霞（鲁北技师学院，山东 滨州 256603）摘要：本文论述照片档案数字化的必要性，研究照片档案的数字化管理与利用，旨在给相关档案管理人员创新开展照片档案管理工作提供有价值的参考意见，进而最大限度地挖掘利用照片档案信息资源的价值。关键词：照片档案；数字化；管理；利用在现代信息化社会中，信息资源的重要性日渐突出。而照片档案作为档案信息资源体系的重要构成部分，既可以生动形象再现社会性活动，又可以让人直观地目睹历史发展变化的真实情境，这决定了加强照片档案管理与利用具有十分重要的现实意义和价值。但长期以来，照片档案管理与利用局限于单一的人工手段，难以适应当前数字化时代发展的实际需求，不利于照片档案信息资源价值的挖掘。因此，如何有效管理与利用照片档案，已经成为档案管理领域中相关工作人员面临的一个重要课题。一、照片档案数字化的必要性照片档案指的是国家机构、社会组织或者个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括两种类型，分别是传统照片和数码照片。传统照片在保存方面，往往对保存环境条件具有较高的要求，如温度、湿度，且要做好日常通风、翻动等处理工作，才能避免传统照片发生霉变、褪色等问题。这些工作往往由档案管理人员以手工操作方式保存在相册中，不仅费时费力，严重降低工作效率与质量，同时还大量占用档案库房内部空间。在这种情况下，显然会增加档案管理工作成本。由于规格差异和存放条件限制，使得部分照片档案必须采用分开存放方式进行保管，使得照片档案缺乏连贯性，造成后续照片档案利用面临巨大的挑战。照片档案在借出之后，由于借用者使用不当容易出现底片污染和损伤，这些都会增加照片档案管理工作的难度。进入到信息化时代，档案信息资源的价值日渐突出。而照片档案作为档案信息资源的重要构成部分，应注重其应有价值的最大程度地挖掘。但是传统人工方式难以适应数字化时代发展的实际需求，因此，必须与时俱进地创新照片档案管理与利用手段。照片档案数字化可以实现档案数据信息的永久性保存，且数字化扫描精度高，具有质量稳定、处理后的保存载体多样化等优势。此外，照片档案数字化可以提供便捷的利用方式，可以促进照片档案利用深度和广度的提升，进而有利于照片档案信息资源价值的最大化。由此可见，在信息化时代发展背景下，为提高照片档案管理与利用水平，加强照片档案数字化建设具有十分的必要性。二、照片档案数字化流程简介照片档案数字化处理往往要经历一个系统的流程，具体如下：（一）照片档案数字化方式在传统照片档案数字化方式中，最常用的方法是扫描方法。其主要是借助平板扫描仪等扫描设备，对照片档案进行数字化处理，具有扫描速度快、批量化处理图片等优势。在数字化处理过程中，档案管理人员还可以借助底片扫描仪，将胶片上的影像转变为数字化图像，具有色彩还原准确、细节表现好等优势，这使得原始胶片可以准确地还原出来，能够为后续照片档案数字化利用提供支持。此外，在照片档案数字化处理中，附加底片扫描功能的平板扫描仪，既可以用于扫描照片，又可用于扫描底片，被广泛应用在照片档案数字化处理中。（二）照片档案数字化扫描参数在照片档案扫面输出图像之前，应科学设置照片档案数字化扫描参数。分辨率的确定应综合考虑各项因素，如图像质量、存储空间、扫描时间等，通常选取的分辨率是 800dpi。同时，色彩位数的设置也至关重要。其主要反映扫描图像色彩与实物接482023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS近的程度，为确保原来照片色彩可以真实且完整地还原出来，往往选择 24 位色彩位数的扫描仪。此外，灰度级是图像中灰度高度层次的范围，通常而言，黑白照片宜采用 256 级灰度图像方式进行扫描，而彩色照片宜采用 24 位真彩方式进行扫描。只有这样，才能最大程度地保证照片扫描件的完整度和色彩程度，进而才能为高质量存储和有效利用照片档案奠定良好的基础。（三）照片档案数字化扫描存储格式照片扫描处理后形成的文件存储格式众多，但考虑照片档案信息资源管理与利用需求，往往采用国际通用标准格式，如 JPEG、TIFF、GIF、FPX 及RAW 等。但考虑照片档案真实性和存储量等具体的需求，往往优先考虑使用 TIFF 和 JPEG 格式进行储存。原因在于这些格式具有较大的压缩比、最大限度保持照片不失真等优势。（四）照片档案的修复部分照片档案由于年代久远，已经出现了不同程度的损坏和污染等实际问题，并且部分照片在拍摄过程中由于设备、技术水平等问题，也不同程度上出现了一些质量问题，如红眼、曝光不足等。这种情况下，要想更好地管理与利用照片档案，应对重要的照片进行处理。在一般情况下，是选用Photoshop 软件，在不破坏照片真实性和完整性的前提下，对照片档案进行适当的优化与处理，继而最大限度提升照片质量。照片档案相比纸质档案图片而言，追求的清晰度具有显著差异性，照片档案数字化处理后的图片图像清晰度，既要保证照片效果，又要保证照片图像的真实性。三、照片档案数字化管理与利用的创新要求在照片档案数量海量增加的背景下，为最大限度利用照片档案信息资源的价值，应注重管理与利用手段的创新。尤其在当前数字化时代，数字化技术的发展与应用为照片档案的高效管理与利用提供了技术支持。（一）照片档案数字化管理照片档案在扫描处理成电子文件之后，应及时对采集后的各项数字化图片信息进行整理和管理，避免采集到的图片信息杂乱无章而影响后续的开发与利用。在实践中，档案管理人员应根据单位发展以及照片长远管理与利用的实际需求，建立照片档案数据库，有序存入各项数字化照片档案信息。在单位现行的档案管理系统中，建立照片档案数据库的合理与否，对后续照片档案检索利用起到了决定性作用。因此，在照片档案数字化管理工作中，应具体做好以下工作：1.照片档案著录。照片档案数字化管理主要体现在信息的著录。档案著录具体是通过采集、核对、分析与组织等一系列操作，有利于确认档案及其说明其上下文和产生该档案的文件系统的各种信息的过程，形成对所描述单位及其构成部分的准确表述。在照片档案信息资源数据库建立过程中，照片档案著录是至关重要的一个基础性环节，照片档案著录质量优劣直接决定了照片档案信息资源共享程度与开发利用效率。基于此，在具体的照片档案数字化管理中，档案管理人员应高质量完成照片档案著录工作。数字化照片档案在具体的著录过程中，往往是一个类别的若干照片为条目著录单位。在著录过程中，具体涉及三部分的内容，在著录条目中可以从中选择具体的内容作为详细要素。一是照片的背景信息，具体包括照片责任者、拍摄时间、保管期限、保密等级等；二是照片内容，具体包括题名、关键词、主题内容等；三是照片的结构部分，主要涉及著录级次、著录内容、著录范围等，具体包括档案号、年度、案卷号、流水号等。通常情况下，著录条目越详细，越能够深度揭露照片档案的潜在信息，意味着在后续的照片档案管理与检索利用中更加便捷，对提高照片档案管理与利用水平具有积极的促进作用。正因如此，在照片档案著录工作中，档案管理人员应做好两方面的工作。一方面，将数字化照片档案进行若干门类的分类，并在档案管理系统中建立相应的文件夹，随后将同类数字化照片档案录入到档案管理系统中的相应文件夹中，以此实现照片档案的分类存储管理。同时，在不同文件夹内部，编辑不同的元数据作为条目。但要强调的是，不同类别的照片档案有着不同的价值信息，这使得其表现的信息也存在显著的差异性。这种情况下，为便捷后续的数字化照片档案检索利用，应对数字化照片档案按照门类进行分类存储管理，并建立各自的不同条目。另一方面，在条目名称著录之后，档案管理人员应对各个门类照片条目的具体信息制作成EXCEL 表，为后续便捷检索利用提供支持。此外，在档案管理系统中导入照片档案分类表和照片文件，当分类表中条目名称及档案系统中照片档案元数据保持高度一致时，表格中条目信息则会自动导入到档案管理系统中，旨在提高数字化照片档案收集效率与质量，为后续高效率管理与利用照片档案提供492023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛支持。同时，照片档案扫描件导入相应的文件夹时，应根据照片信息进行导入，据此建构完整的照片档案数据库。2.数字化档案安全管理。照片档案数字化管理虽然在数字化技术支持下，大幅度提升了照片档案管理水平，但数字化照片档案在管理中容易出现安全问题而影响照片档案信息资源价值的开发与利用。因此，在数字化照片档案存储方面，应对安全管理加强重视，具体做好照片档案备份及档案管理系统的安全管理等工作，这样才能切实提高数字化照片档案管理水平的同时，为照片档案利用提供支持。首先，光盘存档。数字化照片档案要借助刻录光盘方式来备份保存照片档案，旨在保障照片档案的安全。在具体的操作中，应采用只读光盘进行储存，且在光盘根目录下建立一个详细的说明文件，详细记录光盘的内容、责任人、刻录时间和目录。不仅如此，光盘装进盘盒时，要在相应的盘盒上标明相关信息。光盘存放的库房温湿度也要严格控制，通常是库房温度控制在 20 摄氏度左右，而相对湿度应控制在 35%到 45%之间。其次，要在档案管理系统方面做好相应的安全管理工作。具体从安全管理制度、安全技术等方面采取有效措施，如制定安全保密制度、完善档案系统权限分级体系、设置网络防火墙、数据加密处理、定期维护检查等，旨在保证档案管理系统中各项照片档案信息资源的安全。在照片档案浏览下载时，应提前申请，待审批通过之后才能获得相应的权限，借阅期限满之后，相应的权限会自动关闭，以此保证数字化照片档案信息资源的安全。3.加强原有照片档案的规范管理。根据照片档案管理规范，按照年度编制流水号，对应照片与底片使用相同编号。同一事件、活动的照片应规范排列在一起，且要装入标准相册中。照片档案说明应包括两部分的内容，一是符号内容；二是文字内容。其中符号内容包括照片编号；而文字内容涉及面相对广泛，具体包括主题、时间、地点、人物、背景、摄影者。在照片正下方或者左右两侧编写照片说明，在底片袋上编写底片说明。同时，将照片固定在芯页上，以卷为单元编制卷内目录，卷内目录内容应囊括编号、备注、时间、题名等元素。此外，在底片袋制作时，应在袋内装入底片，且在袋的右上角详细且准确地标明底片号，将底片袋固定和照片一样的规格的芯页上。卷内目录的整理方法与照片整理方式一致。（二）照片档案数字化利用照片档案数字化检索是照片档案信息资源开发与利用的基础，也是照片档案利用服务的基本手段。在档案管理数字化利用过程中，档案使用者可以按照题名、编号、时间、拍摄者等关键词，在档案管理系统中快速且准确地检索到相应的照片档案文件。同时，使用一次检索查询范围，可以在照片档案文件夹下的对话框中输入关键词，一次检索后，列表中会显示档案管理系统中归档的与之条件符合的照片档案文件，此刻再通过限定条件进行二次检索，即可在一次检索信息中找出与二次限定条件相关的照片档案文件。通过这种方式，照片档案信息使用者不需要掌握照片档案的全部要素，即可模糊查找到所要的照片档案文件。在用户检索到所要的照片档案文件之后，可以结合自身对照片档案的利用需求，在协同办公系统中填写“档案借阅申请流程审批单”，填好提交申请，领导审批通过后即可获得相应的浏览、下载、复制照片档案文件的相应权限，极大地简化了照片档案的利用过程。此外，照片档案数据库中照片名称应与实际照片文件之间形成对应关系，采取链接方式使其有机结合在一起，使得照片档案使用者可以借助档案管理系统来点击链接，即可快速观看相应的照片档案文件，并且照片档案文件的复制是电子文件的复制，不仅不会影响原来的照片档案文件，还可以大幅度提升照片档案利用效率。在数字信息化时代，照片档案数字化管理与利用是适应数字化时代对照片档案信息资源实际需求的重要手段，可以最大限度挖掘照片档案信息资源的价值。因此，相关档案管理人员应对照片档案数字化管理与利用引起重视，且要在具体的工作中积极落实相应的措施，切实提高照片档案管理与利用效率和范围，推动照片档案管理与利用工作的进一步发展。参考文献 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