信息时代人社档案管理探析_杨霞.pdf

2452023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE信息时代人社档案管理探析杨霞（郓城县人力资源和社会保障局，山东 菏泽 274700）摘要：信息化时代，人力资源和社会保障局应有效利用信息工具进行档案管理，发现实际工作中存在的问题，找到信息化时代下人力资源和社会保障档案管理的有效措施，促进我国人力资源和社会保障事业更好地发展。关键词：信息时代；人社档案；档案管理人力资源和社会保障局的责任重大，涉及范围广泛，如文件管理错误或信息错误，可能导致严重的后果。随着信息时代的深入，人力资源和社会保障局必须抓住时代机遇，及时有效地利用信息手段进行档案管理。档案信息管理的不断完善，可以提高工作效率，保证工作质量，避免档案管理中的失误，体现国家对人民利益的重视和对公共服务的严谨性。一、人社档案管理的重要作用对于一个国家来说，人民是社会的主体，是历史的创造者。人力资源和社会保障档案（以下简称人社档案）管理是两者发展的重要组成部分。人社档案的主要功能是保障公民档案的基本功能，管理公民档案。从最初的收集开始，最终的统计数据将保存在每个阶段，从而为社会提供最真实有效的数据。随着社会发展、人口逐步增长，公共信息进入了系统分析和有序快速发展的时代，信息档案是科学创新的重要手段，适应了时代的快速发展需求。二、人社档案管理信息化概述（一）人社档案管理的特点人社档案是记录和反映社会工作者总数的个人档案，它们是随着人事制度的深入发展而形成的档案。人社档案是完整的、动态的，随着我国经济体制改革的深入，人口流动转移到其他地方的人社档案由公共就业办公室处理。流动人员档案的移动性高，而个人文件通常需要审查，这就导致了个人档案和社会档案的广泛使用。人员流动给社会档案工作带来了许多新的挑战，有关部门对人社档案的管理也越来越受到重视。（二）人社档案管理模式为加强对人社档案的管理，人力资源和社会保障局发布了人力资源管理和流动社会档案暂行规定。进一步加强对个人档案和社会流动人口的管理和维护，完善流动人口的社会档案。跨区域流动人员和社会保障的档案管理工作由流动办公室负责。流动档案包括被解雇的企业专业人员档案、失业人员档案、学校毕业生档案、外国企业常驻代表档案和中国雇员档案。（三）人社档案信息化管理的意义作为人力资源规划的一部分，将人社档案计算机化和现代信息技术应用于人社档案管理中，以保护人力资源数据库。人社档案管理是通过现代档案技术来进行的，便于查找和使用。相关部门可以不断获取相关人员的信息，减少人社档案使用纸质文件的流动，避免使用纸质文件的风险。人社档案信息化管理能有效提高社会就业率，提升社会保障水平，提供人力社保依据，优化政府部门的科学决策，提高档案管理效率。传统的档案处理非常缓慢，传统档案管理由于信息的输入和管理需要人工操作，难免会出错，不能保证档案管理的可靠性。随着现代信息技术的发展和互联网的普及，档案管理方法已经从传统的手工管理中分离出来，可以采用创新的、信息化的管理方法。只要在计算机上输入数据，就能够快速输入和查找档案信息，从而提高档案管理的效率，节省人力、物力和财力。传统的档案管理是纸质的，不能共享资源，造成资源浪费。而档案信息化管理使资源共享更加方便和快捷，能够实现档案资源的有效利用。2462023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE三、人社档案管理工作存在的问题（一）档案管理制度不完善在人力资源管理和社会保障事业的发展过程中，相关部门建立了许多管理制度，但未能按照时代发展规律建立系统的人社档案管理制度。人社档案存在的主要问题之一就是缺乏管理制度，不能满足新时代档案管理发展的需要。（二）档案管理人员整体素质不高任何工作的最终执行者都是人，其业务素质直接影响到人社档案管理的效率。许多单位对人力资源、社会保障和档案管理不够重视，缺乏档案管理专业人员和相应的档案管理经验。当在档案管理过程中出现问题时，缺乏及时有效的补救措施，导致人力资源和社会保障管理中不断出现问题，影响人社档案管理的整体发展。（三）档案管理意识不足随着中国人口的增长，劳动人口也在增加，为了确保安全生产，需要越来越多的文件和程序。如果没有必要的信息化硬件软件来处理文件，一些文件可能得不到及时的处理，从而导致工作错误。（四）缺乏先进的档案管理模式到目前为止，我国最常用的归档方法是按卷数对档案进行分类，但在信息化时代会有更多的问题出现。随着文件数量的增加，工作负载也会增加，档案查找费事费力，会对后续使用造成很大的困难。四、信息时代人社档案管理的有效措施（一）对档案管理实现统一规划在信息化时代，人力资源和社会保障局应将档案管理和信息处理纳入实际规划，然后制定适当的管理方案，促进部门之间的联系和档案资源的优化配置，有效利用资源协助档案部门的管理工作。此外，在全面档案管理规划的基础上，要加强档案管理和社会保障的宣传活动，提高管理者的关注度，加大对人社档案管理资源的投入和关注度。（二）完善档案管理机制在实施信息技术和改革的过程中，必须保证员工之间的合理分工，建立完善的档案管理机制。在具体岗位分工中，具有计算机技能的人员主要负责计算机操作和电子文档管理，传统档案管理人员可以在档案的管理和分发中发挥重要作用。在档案管理中，每个人都有不同的能力，可以根据自身的能力互相学习。此外，人社档案属于保密信息，在档案管理中为了避免数据丢失和泄漏，必须建立专门的计算机技术部门，运用计算机技术加强安全防护。（三）加强档案重视程度人社档案管理工作要求管理者要有效地开展档案宣传教育活动，加强对人社档案管理工作的重视程度，提供额外的人力、财力和物力支持，规划相应的信息管理系统，提高人力资源管理档案和社会保障管理的硬件和软件质量，从而促进信息管理和应用，提高信息管理的效率。（四）严把档案管理的质量监控在信息化时代背景下，大量信息的传播增加了风险和不安全信息。人社档案管理的发展需要以可靠的规章制度为基础，严格进行质量控制，防范潜在风险，提高人社档案管理的信息化管理水平和质量。（五）积极应用相关信息化管理软件为了更好地管理信息时代的人社档案，需要充分利用信息时代的产品，积极创建或实施人社档案管理信息系统。在系统的实施中，要注意以下几个方面的工作：首先，进行文档数字化、信息化。信息内容管理系统需要输入一些个人的档案和文档，这样为以后的文件存取和管理奠定良好的基础。其次，为了使信息管理软件能够正常工作，还应该在日常生活中予以支持，避免因系统问题造成文件信息泄露的损失。再次，档案信息管理系统的实施要注意对个人和档案的分类和优化。最后，还应注意信息管理系统之间的通信，确保网络信息共享目标的有效实现，使相关人员能够在接入系统中获得他们想要的信息，这样既有利于充分利用信息管理软件，也有利于提高档案管理的效率。（六）加大档案数字化建设力度传统档案管理都是手工进行的，一般来说，档案管理效率较低。在某些情况下，档案管理中经常会出现错误或遗漏。档案工作人员应加强计算机的使用，最大限度地提高档案数字化管理水平和数字化技术建设水平。档案管理方法和设施建设都是复杂的。从日常档案处理的角度来看，有必要提高电子档案的应用和使用，纠正传统档案管理中的缺陷。档案管理现代化无疑提高了人社档案管理的效率和人力资源管理的水平。此外，档案管理信息化有助于实现人社档案信息共享的目标，为社会保险制度的进一步发展奠定基础。2472023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE五、信息化时代人社档案管理的具体路径（一）完善人社档案信息化管理制度当前，将信息技术应用于档案信息管理势在必行。因此，必须开展相应的基础工作，加强人社档案信息化管理理念，完善档案管理制度建设。推广档案管理的信息化理念，优化员工的认识，需要管理层高度重视。因为只有管理层给予更多的关注，档案管理人员才能在管理层的鼓励下改变观念，通过积极的自我教育，掌握现代化的信息技术。在人社档案信息化建设的过程中，要不断完善档案管理制度，消除一些根本性的问题。因此，有必要对档案资源进行有序管理，确定优先级目标，开发相应的操作系统。在信息资源管理领域，要完善硬件设备，健全新的设备管理制度，有效管理和更新档案，不断完善文档信息资源，加强人事管理的潜力，加强各种形式的干部教育。例如，定期对员工进行专业培训，针对对新设备和软件加强档案管理人员培训，帮助档案管理人员快速有效地使用和管理文件。（二）强化人社档案管理的安全性随着网络技术的发展，人们的生活质量得到了提高，但人们的安全也受到了威胁。例如，网络欺诈和病毒盗窃会获取用户信息，个人财产和隐私将会受到侵害，甚至对个人生命财产造成严重后果。因此，人社档案管理要采取安全措施，提高安全意识，认真落实管理措施，避免安全隐患。档案信息管理者不能盲目地利用互联网技术路径进行实验,相关人员必须不断研究和发现问题，制定合理的互联网网络安全方案，加强身份控制，提高档案管理人员的安全意识，从而提高人社档案管理的安全性。（三）优化人社档案信息管理流程在档案资源管理方面，要帮助档案管理人员树立良好、积极、正面的形象，鼓励其不断更新知识和技能，促进档案管理工作向信息化迈进。档案管理人员要积极学习和研究档案资源的管理，寻找新的方法改进档案信息的收集、管理和评价，努力推动电子档案的发展，最大限度地更新和优化电子档案，并严格按照操作流程对档案进行管理和保管。同时，档案管理人员在处理和管理档案时，不仅要对电子档案进行记录，还要将文件保存在纸质版上，以提高其准确性。当电子档案存在问题时，可以使用纸质档案。值得注意的是，为了避免电子信息出现错误，档案管理人员必须及时将电子文件保存在电子档案中进行管理，并确保相关电子文件特别是更新后的电子文件有备份，通过备份可以确保文件丢失时及时恢复。（四）加强人社档案信息管理技术创新随着时代和社会经济的创新发展和人民生活水平的提高，人社档案管理面临着更高的要求。除人社档案及信息安全管理外，档案管理人员要积极提高自身的管理理念，加强档案管理和技术创新，以适应档案信息技术的发展，满足社会民众的需求。档案管理人员要确保档案工作的效率、准确性和规范性，不断完善相应的管理方法，提高管理水平，实现人社档案材料广泛传播和有效利用。此外，为了提高档案管理人员的整体素质和专业技能，相关部门应加强对档案管理人员的信息技术培训，补充必要的档案管理理论知识，实现档人社案资源信息化的目标。（五）提升人社档案信息的使用效率只有建立人社档案资源管理的基础性工作，才能保证人社档案利用的有效性和高效性。面对复杂而数量庞大的人社档案时，只有通过科学、规范的科学管理方法来提高档案信息的使用效率，才能使档案管理人员避免繁琐复杂的工作，简化工作流程，提高服务质量。为了更好地提升人社档案信息的使用效率，应强化人社档案共享意识，建立有效的人社档案数据共享库。大数据存储技术可以创建公共资源，档案管理人员可以在互联网上查找信息，快速获取有效信息，避免重复。从而提高人社档案在全社会的服务质量，提高人力资源和社会保障局组织的整体形象，提高公众的认可度。参考文献 1 车淑娥.浅谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理 J.现代经济信息,2016(31).2 程伟.信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理措施 J.丝路视野,2018(25).3 薛克凤.浅谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理 J.现代经济信息,2018(01).4 赵志辉.浅谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理 J.科学与财富,2021(17).责编：蒋立民