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业务外包主要风险及其内部控制

业务外包是企业利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给本企业以外的专业服务机构或其他经济组织（承包方）完成的经营行为。业务外包作为一种新的经营模式在企业生产经营中发挥着重要的作用。目前，业务外包活动已经广泛应用于电信、手机、金融等各行各业，为企业降低交易成本、实现规模经济、获取外部稀缺资源、提高经营效率提供了活力。但是由于开展业务外包过程中会面临许多不确定因素，从而给企业的生产经营带来风险。因此企业应当制定和完善业务外包制度，加强业务外包的风险管理，从而有效的规避风险，充分发挥业务外包的优势。 
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　　一、业务外包风险 
　　业务外包在给企业带来收益的同时也产生了风险。从业务外包活动的流程来看，主要包括制定业务外包实施方案、审核批准、选择承包方、签订业务外包合同、组织实施业务外包活动、业务外包过程管理、验收、会计控制等环节。每一个环节组织不当都会给企业带来风险，进而直接关系到其能否为企业带来预期的利润提升和战略目标的实现。 
　　（一）外包业务选择不当风险 
　　在业务外包决策中，企业首先要回答的问题就是选择哪些业务外包。一般来说，企业应当尽量选择哪些与自身核心业务关联性不大，相对独立的非核心业务进行外包。然而在实践中，公司的核心业务和非核心业务边界不清晰，管理层受制于专业知识和能力所限，有可能将不宜外包的业务外包出去，使企业丧失核心竞争力，这将对企业造成不可估量的严重后果。 
　　（二）外包承包商选择不当风险 
　　外包承包商的选择对于外包业务能否有效开展产生重要的影响。企业对于重要业务的外包没有建立外包承包商的遴选机制，或者确定外包承包商的决策权过于集中，容易导致由于失去权力制衡而产生的商业贿赂；外包承包商定价过高，从而使外包成本超过外包所带来的收益从而使企业遭受损失；缺乏对外包承包商资格审查制度，对承包商的专业能力、财务状况、经营状况以及信用水平等缺乏了解，如果外包承办商不具备相应的专业资质，从业人员也不具备相应的专业技术与职业资格，缺乏从事相关项目的经验，从而导致双方产生严重分歧而陷入法律纠纷。 
　　（三）合同不完备风险 
　　确定承包方后，企业应当及时与选定的承包方签订业务外包合同，约定业务外包的内容和范围，双方权利和义务，服务和质量标准，保密事项，费用结算标准和违约责任等事项。该环节的主要风险是：合同条款未能针对业务外包风险做出明确的约定，对承办方的违约责任界定不够清晰，导致企业陷入合同纠纷和诉讼；合同约定的业务外包价格不合理或成本费用过高，导致企业遭受损失。 
　　（四）业务外包过程管理风险 
　　承包方在合同期内因市场变化等原因不能保持履约能力，无法继续按照合同约定履行义务，导致业务外包失败和本企业生产经营活动中断；承包方出现未按照业务外包合同约定的质量要求持续提供合格的产品或服务等违约行为，导致企业难以发挥业务外包优势，甚至遭受重大损失；管控不力，导致商业秘密泄漏。企业与外包承包商签订协议后，往往不进行后续的监督管理，从而使业务外包活动处于失控状态。承包商陷入财务困境而无法及时提供外包产品或服务，承包商未能持续提供与合同规定相符的产品，承包商没有严格按照合同规定履行保密义务，泄露了企业的商业秘密。 
　　二、业务外包内部控制措施 
　　在评估业务外包各个环节所存在的风险后，企业应当根据业务外包内部控制目标实施针对性的控制措施。主要应当从六个方面加强管控。 
　　（一）不相容岗位分离 
　　通过对业务外包流程的梳理，企业应当明确不同岗位的职责和权限，从而形成相互制约、相互监督的机制，以避免在实施业务外包过程中出现舞弊行为。业务外包不相容岗位主要包括以下几项： 
　　（1）业务外包的申请与审批； 
　　（2）业务外包的审批与执行； 
　　（3）外包合同的订立与审核； 
　　（4）业务外包的执行与相关会计记录； 
　　（5）付款的申请、审批与执行。 
　　（二）授权审批 
　　企业应当建立业务外包审核批准制度，明确授权批准的方式和程序、各部门的审批范围和权限，保证申请、审批、执行和监督等环节按相关管理制度规范操作，禁止出现无权审批或越权审批。在对业务外包实施方案进行审批时，应当根据自身业务特点，着重对比分析该项目在自营和外包情况下的风险和收益，确定外包的合理性和可行性。对于涉及企业市场竞争力的重大业务外包，由于其对企业发展影响较大，应当提交董事会或类似权力机构审批。 
　　（三）优选承包方 
　　承包方的选择对业务外包成败具有重要的意义。企业在选择承包方时应当注意两个方面：第一，对于候选承包方的调查主要包括：（1）合法性。候选承包方是否为依法成立和合法经营的专业服务机构，是否具有相应的的经营范围和固定的办公场所。（2）专业资质。承包方是否具备相应的专业资质，从业人员符合岗位要求和任职条件，并具有相应的专业技术资格。企业应当委派能够胜任的专业人才进行充分的调查，并根据搜集到的信息形成调查评估报告。第二，引入竞争机制。首先，企业可以采用公开招标的方式，挑选优质承包方。其次还可以选择多家企业作为承包方，这样可以降低一方服务失败可能给企业带来的损失。第三，按规定程序确定最终承包方。在确定最终承包方的过程中，企业应当严格按照规定的程序和权限办理，以防止出现徇私舞弊的行为。 
　　（四）建立有效的沟通机制 
　　通过招标竞争机制挑选出来的优质承包商，企业应当加强双方的交流与沟通，一方面使承包商能够了解企业的文化，使提供的服务更能够符合企业的需求；另一方面，企业也能够对承包商在行业中的地位提供服务的质量生产经营状况等有更为深入的认识。对于资金雄厚，服务质量高，企业规模大，企业信誉好的承包商，企业应当与其建立长期合作的长效机制，既有利于企业得到了优质专业快捷的服务，又能够让承包商开拓更多的业务，从而通过建立战略合作伙伴来达到双方的共赢。此外，企业还应当建立承包商档案，对于其经营范围、产品质量、服务质量与效率进行跟踪记录，从而有利于未来进一步的合作。 
　　（五）加强业务外包过程监控 
　　业务外包的风险监控应当贯穿于整个业务流程之中，是全过程监控。由于业务外包是一种界于市场交易和纵向一体化的中间形式，厂商和外包供应商之间实际上形成了一种委托-代理关系，外包供应商比厂商拥有更多关于产品和服务的质量、成本等信息，从而导致信息不对称。另外，合作双方理念和文化的差异、无效的沟通机制等因素都可能导致外包的失败。因此，强化对外包过程的管理非常必要，为此可以通过建立相应的管理协调机构，构建畅通的沟通渠道，解决业务外包过程中的问题和矛盾，防止意外的发生。此外，还可以通过细化外包合同、建立质量保证体系等管理控制手段，强化对外包过程的监督，减少外包过程中因信息不对称造成的风险。 
　　在业务外包运作过程中，企业应当密切关注重大业务外包承包方的履约能力。对承包方履约能力进行持续评估，分阶段检查其业务完成进度以及资源投入状况，通过对其生产规模和能力，财务状况和经营状况的评估来预测是否能够保障其按合同期限完成任务。凡事预则立不预则废，对于对企业影响重大的业务外包，企业应当事先充分的预计各种可能出现的意外情况，建立相应的应急机制，制定备选方案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动的中止。企业应当搜集相关信息，如果有确凿证据证明承包方有重大违约行为，导致业务外包合同无法履行，应当及时终止合同，以免给企业造成更大损失。同时企业应当指派有关部门按照合同约定向承包方就因违约行为而造成的损失进行索赔。