提升事业单位文书档案管理效率的几点思考_郑玮.pdf
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1、2272023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE提升事业单位文书档案管理效率的几点思考郑玮 (黑河市口岸服务中心,黑龙江 黑河 164300)摘要:随着互联网技术的发展,文书档案要对自身的管理工作进行创新,才能更好地提升档案管理工作的质量与效率。基于此,要结合现阶段中影响事业单位档案管理效率的因素制定科学合理的文书档案管理制度,创新文书档案管理的手段与方式,从而更好地提升文书档案的管理效率,推动事业单位更好地服务于社会。关键词:事业单位;文书档案;管理效率;提升路径文书档案是事业单位各项工作开展的重要基础,也是事业单位顺利展开各项工作的依据之一。文书档案管理兼具技术性、政治性及服
2、务性,是记录各个事业单位重要资料与社会发展相关信息的关键岗位。高效的文书档案工作能直接影响事业单位的管理水平,为事业单位的发展提供科学合理且正确的决策,对事业单位发展有着积极作用。在互联网技术的发展下,文书档案工作管理环境发生了极大的变化,传统的管理手段与管理理念已经无法满足新时代发展的要求。因此,文书档案管理工作要学会顺应时代发展的要求,创新档案管理模式,促使档案管理朝着高效化的方向发展,推动事业单位持续发展。一、事业单位文书档案管理的重要性文书档案包含的内容十分广泛,如事业单位中日常的请示信、决议书、日常公告、下发的通知等。而事业单位文书档案管理工作的内容是将单位中所产生的相关文字信息,通
3、过科学收集与整理将其记录在册,并结合事业单位中的规定与顺序,系统地对相关事件实施排序,并将其存放在文书档案管理室方便人员查看。(一)为事业单位提供服务信息文书档案能对事业单位中的所有基础性工作及历史信息实现记录的作用,在事业单位各项工作的开展中为其提供良好的信息服务。例如,在事业单位中为任务进度、开发、项目等各项细节提供相应的服务,有效缩短了查找文书档案的时间,能为事业单位的发展出谋划策。(二)为事业单位提供法律效力凭证文书档案记载着工作最原始的内容,具有真实性与可靠性,有着较高的法律效力。一旦遇到无法抵抗的意外时,文书档案记录能成为事业单位重要的佐证。例如,在事业单位出现贪腐等情况时,文书档
4、案详细记录的公章用途、时间及使用人情况能为核实事件提供重要的凭证,使文书档案管理工作更有意义。二、提升事业单位文书档案管理效率的有效路径(一)提高文书档案管理的重视程度1.提高对事业单位文书档案重要性认识。通过积极地转变事业单位领导的观念,将文书档案工作放在事业单位的首位,让事业单位相关领导能及时改变自身的认识误区,进一步认识到文书档案管理的重要性,从而将文书档案管理工作的开展作为事业单位顺利发展的基础与前提,有效提高文书档案的工作质量与水平。事业单位领导人员要采取一系列措施提升文书档案管理人员的工作积极性,通过明确责任与采用奖惩制度来激发文书档案管理人员的积极性。例如,可以通过实施激励制度,
5、对在文书档案工作中表现比较优异的人员给予一定的物质奖励,以此来更好地激发文书档案管理人员的积极性。同时,要建立起相应的容错机制,为文书档案管理工作中积极干事实的档案管理人员创造良好工作氛围,使其全身心地投入到档案工作中,为事业单位持续发展奠定基础。2.建立科学领导机制。针对文书档案的管理形式,建立科学有效的领导机制,把握好事业单位文书档案的工作方向,确保各项措施能顺利落实。例如,事业单位相关领导与部门要提高自身政治站位,树立大局意识,形成领导统一与文书档案管理部门2282023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE齐抓共管的良好领导工作机制,使事业单位全体人员能重视文书档案管理工作,
6、更好地提升文书档案的地位。3.实施责任到人制度。目前,事业单位的文书档案管理信息出现记录不清晰的现象,对档案管理工作的开展和档案资料的使用有着严重影响,直接阻碍了文书档案管理的发展与建设。因此,要想促进事业单位文书档案工作效率的质量,就要建立文书档案管理责任制度。例如,可以通过明确事业单位文书档案管理部门人员的职责,实施责任到个人的形式,让每个文书档案管理人员都清楚地认识到自身所要负责的工作内容与流程,确保文书档案管理中的每个都有专人负责,一旦出现问题能及时解决与处理问题。(二)加大文书档案信息化建设随着文书档案管理工作的地位提高,人们开始高度关注文书档案工作,希望寻求其所具有的服务价值。在信
7、息化技术的应用下,将文书档案管理工作划分成前期档案信息化建设、后期文书档案信息化管理等过程,能更好地利用信息化档案管理系统对事业单位文书档案中的相关信息实施分类整合,实现快速查阅服务等工作。而实现文书档案信息化管理是促进事业单位文书档案管理走向制度化、规范化及科学化的必经途径。采用信息化管理方式能有效拓宽文书档案材料收集归档范围、方法,更好地提高档案的查阅效率,促进文书档案工作效率与服务水平的提升,确保档案的安全性。例如,通过采取文书档案信息化管理,能在查阅信息时极大地提高文书档案管理部门的工作效率,并能有效杜绝纸质档案在出入库过程中被篡改、遗失的情况,更好地保护原始的文书档案材料。因此,事业
8、单位要正确地认识到文书档案管理工作的重要性与必要性,将文书档案管理纳入到事业单位的发展规划和重点工作中,为文书档案管理制定良好的发展目标,在各项人员保障、物资保障及财力保障上做好计划,促进文书档案管理工作朝着信息化建设的方向顺利实施。此外,文书档案管理部门还要与其他相关技术部门实施合力,正确认识到事业单位文书档案管理工作并不是孤立存在的,而是要与其他部门相互沟通合作,才能更好地提升文书档案管理效率,共同完成文书档案信息化建设工作。例如,事业单位文书档案管理部门要学会听取其他部门工作人员的意见与建议,对文书档案管理中不合理的地方实施改正。还要积极地借鉴其他事业单位的先进管理工作经验与做法,将优秀
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