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安徽警官职业学院学报20231安徽警官职业学院学报202312023年第1期第22卷（总第124期）No.1，2023General No.124，Vol.22安 徽 警 官 职 业 学 院 学 报Journal of Anhui Vocational College of Police Officers新时代背景下提升高校办公室管理能力对策阐释龚晖（合肥师范学院，安徽合肥230061）【摘要】在深化教育体制改革背景下，高校办公室作为高校管理的中枢机构，具有参政管理、统筹规划、行政服务等基本职能。提升高校办公室管理能力，是适应高等教育发展的客观需要，也是提升高校行政执行力的必然要求。从强化学习、加强谋划、落实督办、打造信息平台、改进作风等五个方面，阐述高校办公室工作综合能力提升的策略，以期为进一步增强办公室管理能力提供参考。【关键词】高校办公室；管理能力；提升【中图分类号】G462【文献标识码】A【文章编号】1671-5101（2023）01-0124-05高校办公室作为高校管理的核心机构，全面提升管理服务能力，不仅是更好地适应经济社会和高等教育发展的客观需要，更是积极应对各种挑战，服务高等教育高质量发展的必然选择。一、高校办公室的基本职能定位（一）参政管理职能“高校办公室具有政治管理职能，其具体表现在高校政治制度的落地与执行方面。高校办公室要积极配合教育等部门各项要求，落实现代化教育政策”。1办公室的核心职能就是要自觉服从服务学校党政决策，维护学校大局，紧扣中心任务，协调和保障各方面工作顺利运行。现代领导管理决策必须依靠现代管理系统，由于办公室在高校管理中的特殊地位和工作人员“秘书”角色，决定了办公室承担着“智囊团和谋士”的作用。因而，发挥参政管理职能，当好参谋助手，服务领导核心，是办公室工作的第一要务。学校办公室作为直接服务校领导的核心部门，承担着为领导决策提供政策咨询、信息和建议，对决策管理工作具有统筹规划、协调组织、监督落实，以及辅助学校领导处理日常事务的职责和任务。2这就要求高校办公室要强化全局观念，密切关注国家发展战略和高等教育改革态势，透彻掌握国家政策，站在学校事业发展大局来认识和分析问题，做好信息的收集整理工作，分析决策的科学性、合理性、风险性及可能产生的后果，提出切实可行的意见建议。同时，高校办公室工作人员要做到“参之有道，谋之有方”，增强工作的前瞻性和预见性，为领导决策提供有效的、建设性的对策和参谋依据。（二）统筹规划职能“高校办公室作为高校内部的重要行政管理部门，其工作内容涵盖了高校的各个方面，其中包括高校的行政、教学等，在工作当中不仅要对接高校领导人的行政事务，对学校中心工作、教学活动、科研活动以及重大活动等都需要做到详尽且科学的安排。”1学校行政管理是一项系统工程，工作涉及面广、综合性强，尤其是一些学校的大事要事和综合性工作，常常需要高校办公室牵头负责，统筹协调各职能部门共同参与、相互配合。近年来，随着高等教育改革发展，管理制度滞后、部门职责交叉、【收稿日期】2022-11-26【基金项目】合肥师范学院基层党建专项课题“标准化建设视角下推进高校党务公开工作的探索与实践”（2017DJ01）；合肥师范学院校级科研项目“以人民为中心发展思想视域下高校档案管理机制研究”（2022SKZD29）。【作者简介】龚晖（1970-），女，江苏武进人，合肥师范学院办公室政工师，公共管理硕士。研究方向：高校思想政治教育和管理。124综 论 平 台龚晖：新时代背景下提升高校办公室管理能力对策阐释安徽警官职业学院学报20231安徽警官职业学院学报20231行政工作中推诿扯皮等现象在一定范围和程度上时有发生，综合性工作中往往存在谁都不管的“死角”。针对这种情况，特别是高校办公室承担着全局性和综合性的统筹协调职能，应该以管理能力建设为抓手，加强调查研究和各方面业务学习，发挥统筹规划职能，积极做好综合协调工作。一方面，注重管理知识学习，加强学校管理制度建设，推进以制度为核心的科学管理体系建设，促进学校各项工作的规范、有序开展。另一方面，通过调研、交流等形式，注重向省内外高水平院校和同类兄弟高校学习，提高综合协调服务能力。在协调工作中，坚持平等待人，尊重各职能部门，并主动配合有关部门出主意、想办法，积极平衡各方关系、协调各方工作、化解各种矛盾，从而增强了解，增进理解，更好地推动学校工作的顺利开展。（三）行政服务职能“牢固树立服务宗旨，做好高校办公室工作”是对高校办公室的基本要求。所以，高校办公室要坚持以服务为宗旨，以提高服务工作能力为核心。办公室作为学校“窗口”部门，直接面向学校领导、机关职能部门、二级学院和广大师生员工，做好服务是一切工作的出发点和落脚点。因此，办公室要把提升管理服务能力，作为改进和提升“窗口”形象的重要措施，着重围绕依法治校、信息公开、办文办会、公文管理、综合保障、督查督办、档案服务、来信来访等，开展岗位业务知识学习，提高业务能力和工作效率；通过优化和改进办公室全体工作人员的服务理念内容，有效提升服务质量。同时，通过“书记校长信箱”“来访接待日”等多种形式收集师生员工的建议和意见，多渠道了解并反映师生员工的意愿，并积极提供细致、周到的服务。二、提升办公室管理能力的必要性（一）是适应高等教育时代发展的客观需要当今世界，科学技术日新月异，高等教育快速发展，这一切都正在深刻改变着人们的社会生活。高校是促进高等教育发展和经济社会发展的重要力量，而高校办公室作为高校的重要职能部门，在高校改革、发展中担任重要角色，同时在构建机关部门能力建设体系中承担重要任务。高校办公室管理能力的提升，影响着高校管理的质量，特别是当前面对高等教育迅速发展，尤其是随着知识经济时代的来临，新情况、新问题不断出现，高校改革发展中面临着更多的紧迫任务，迫切需要高校办公室在新时代的实践中，积极探寻新的发展路径，吸纳新思想，谋求新发展。办公室管理人员为了适应时代发展需要，就必须与时俱进，加强全员学习，增强综合实力。（二）是服务高校建设发展的迫切需要办好高等教育，事关国家发展和民族未来。党的十九大报告提出“加快一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展”；党的二十大报告提出“要加强基础学科、新兴学科、交叉学科建设，加快建设中国特色、世界一流的大学和优势学科”等新论述，与此同时，高校加快提升人才培养质量和毕业生就业等问题，也倍受社会关注，高等教育发展面临着新的挑战。高校要加快发展，就要主动适应新的发展变化，在各自找准定位的基础上，办出特色和水平，这已成为各类高校的必然选择。如一些省市的应用型本科院校，既面临着“双一流”高水平大学教育教学发展的激烈竞争态势，也面临着自身在强化人才培养、科学研究和社会服务等方面，特别是应用型人才培养、学科建设方面，亟待加强和提高的压力。因此，办公室作为高校战略发展的智囊组织、管理服务的枢纽机构，理应与时俱进、更新观念，加强高等教育相关政策研究和理论学习，在学校优化办学定位、大力推进型转型发展的过程中，自觉调整与新形势相匹配的行政管理模式，探索行政管理新方法，提升自身的能力和水平，进而更高效地落实高校发展新的战略。（三）是提高高校行政执行力的必然要求高校作为国家人才培养的摇篮、国际交流合作的孵化地、科研资源的集聚地，在推动社会进步中起着重要作用。而高校办公室行政管理能力的提升，是促进高校事业发展的关键之一。管理就是服务，优质的服务催生高效的管理。高校行政职能部门在事业发展中担负着领导、组织、协调、服务等重要职责，管理能力的高低将直接影响到高校整体运作水平。其工作人员办事效率的高低、服务水平的优劣、综合素质的好坏，不仅关系到部门形象，也直接影响到高校各项事业的发展。因此，加强办公室人员管理能力建设，提高全体人员的政治思想、业务素质、能力水平，对改进机关工作作风，提高学校行政执行力及工作效率具有重要意义。三、提升高校办公室工作综合能力的策略高校办公室作为综合行政部门，学校的指挥中心、信息中心和服务中心，不仅发挥着上传下达的作用，更是连接教学管理和行政管理的枢纽。办公室管理能力水平的提升，对提高学校整体管理水平125综 论 平 台龚晖：新时代背景下提升高校办公室管理能力对策阐释安徽警官职业学院学报20231安徽警官职业学院学报20231发挥重要作用，要从“强化学习、加强谋划、落实督办、打造信息平台、改进作风”等方面，促进办公室管理能力水平的提升。（一）强化学习，提升守正创新能力办公室位置特殊、职责重要，因此，更要把学习摆在重要位置，夯实讲政治、守纪律的扎实根基。1.政治学习为先。要把加强办公室人员政治学习、提高思想理论水平放在首位，组织深入学习领会党的路线方针政策以及重要文件精神，切实将“五个坚持”作为工作的根本遵循；把绝对忠诚作为做好办公室工作的首要政治原则，不断增强政治敏锐性和政治执行力。2.拓展学习途径。办公室的工作性质决定了其不同于一般的职能部门和业务部门，要在勤于学习、善于思考上下功夫。要积极拓展学习渠道和途径，切实提高业务能力，不断创新学习阵地建设，利用办公室例会、政治理论学习和党支部活动等，通过主题宣讲、专题研讨等形式，进行集中学习，开展交流讨论，建立“有计划、有载体、有交流、有体会”的学习机制，有效提升学习的系统性和规范性。3.创新工作理念。聚焦守正创新，积极探索办公室工作的内在规律，随着高等教育的发展，及时转变管理理念，对部门承担的职责任务提前作出科学谋划，用新思路、新举措和敏锐的洞察力，增强新形势下办公室工作的适应力和引领力。鼓励办公室全体成员通过学习强国、微信公众号等新媒体，了解和关注高等教育发展动态，拓展学习范围，拓宽工作视野，适应办公室工作综合性的需求；同时将创新能力学习与开展党史学习教育等重大活动相结合，鼓励人人积极参与，提高学习效果，促进管理工作上台阶。（二）超前谋划，提升服务决策能力办公室属于高校的“中枢”机构，是促进高校高质量发展的重要职能部门。要当好参谋助手，及时了解党和国家关于高等教育的政策法规以及各地教育部门的工作部署，为高校领导深入贯彻落实相关决策部署提供全面准确的决策信息，提升参与学校全局工作的本领和主动性。为此，办公室要发挥参政职能，强化信息支撑，做好决策服务。一是工作中要善于观察、善于积累，上至上级党委政府的相关政策和规定，下至各单位、部门的工作进展和动态等，都要善于归纳总结，在调查分析研究的基础上，及时收集汇总，提供有价值的信息和建议，为领导决策做好服务；二是围绕学校的顶层设计，根据高等教育发展趋势，围绕高校办学定位，主动积极开展关于办学定位和办学思路的学习调研，广泛搜集材料，充分利用高校教学管理数据库、高基报表等做好办学指标、数据分析，为学校科学决策提供准确信息和依据；三是在办学特色、学科建设等影响学校事业发展的核心问题上，要关注发展动态，紧贴学校实际，调査分析学校在办学定位、人才培养、重点学科建设等方面的状况，提出可行性改革与建设方案；四是在教育教学及管理改革等问题上，要结合学校办学实际，针对存在的问题，定期开展专题调研活动，拟制解决方案，从不同角度、不同方面去寻找实现学校领导期望目标的有效途径，为推动学校综合改革和内涵发展出谋划策。（三）落实督办，提升服务执行能力督查督办工作是高校办公室的重要职责之一，是推进高校管理工作的重要手段，督办执行成效是办公室工作执行力的重要指标，更是直接关系到学校重大决策部署和涉及学校发展中心工作能否取得实效的关键。1.加强督查督办。督办是提升执行力的有效途径。高校办公室要树立“立即办、高效办”的工作理念，使学校各项工作部署迅速落实到位、取得实效。督办工作必须抓住重点，围绕高校年度重点工作任务、学校党委会、行政办公会议定事项、学校办学务虚会和研讨会等重点工作任务开展督办，及时进行梳理，精化任务清单，细化内部分工，安排专人负责；多形式开展重点工作的督查督办，针对工作进展情况，定期下发督办提醒和情况通报，并强化办理结果反馈，提高学校督办执行力和工作效能。2.善于督查督办。督办的目的在于将工作决策贯彻落实到位、执行有力，这就需要高校办公室对学校党政的决策部署，做到心中有底，了然于胸，要掌握全局，主动关注、跟踪涉及学校重大工作的任务清单完成情况和基本信息，知悉办理过程中的难点和关卡，主动协调相关承办部门，加强指导，提醒督促，加快工作节奏，提高工作效率，共同解决问题，促进学校党政决策落地、见效。3.敢于督查督办。高校办公室工作具有全局性、协调性的特性。在面对一些涉及学校党政决策的重点工作、学校党建与发展考核、疫情防控以及关系师生切身利益等事项时，为了保证工作成效和工作质量，办公室必须坚持底线思维，在面向全校工作督查中，可能会直接涉及部门与个人的利益，126综 论 平 台龚晖：新时代背景下提升高校办公室管理能力对策阐释安徽警官职业学院学报20231安徽警官职业学院学报20231要公平公正，敢于碰硬，敢说真话，严格按照制度和规矩办事，同时也要注意工作方法，以优异的协调和解决问题的能力，使学校的相关工作任务圆满完成。（四）打造信息平台，提升服务发展能力在办公室管理过程中，应积极接纳创新型思维方法，审时度势，对管理模式进行优化创新。3在高等教育及信息化迅速发展的今天，高校办公室管理工作也朝着信息化的方向发展，办公室管理手段要与时俱进，强化创新意识，积极利用新媒体等手段，加强信息化服务，推进高校办公室信息工作“平台建设快捷化、流程建设规范化、信息工作综合化”。1.平台建设快捷化。办公室工作，必须紧跟时代发展步伐，创新工作思路，打破传统模式，利用互联网、微信、办公系统平台、无纸化办公等信息技术，打造高效的办公交流平台4，这是提升高校工作效能的有效途径。办公室要积极开发、搭建信息化平台，推行“一站式”服务模式；目前，大多数高校由办公室牵头研发了办公自动化系统（Office Automation System，简称 OA），旨在推行无纸化办公模式。随着高校规模不断扩大，有的高校有多个校区，传统管理模式已不能满足需要；而 OA 具备了公文处理、信息发布、值班管理等多重功能，能快捷实现高校内部事务管理；即使是多校区办公，也能使学校工作信息迅速上传下达，确保各项工作有序运转。同时还应积极呼应教职工关注的问题，争取专项经费，以拓展功能、优化模块、强化兼容、方便使用为目标，推动 OA 办公系统建设，实现版本升级、功能拓展，并同步做好系统使用培训、账号分配、数据迁移、管理维护等服务保障工作。此外，要适应信息化形势需要，开发手机版的办公系统，实现移动办公功能，推进学校工作的全面线上管理和 OA 系统的普及与应用，推进智慧校园建设，实现信息化管理。2.流程建设规范化。高校办公室要建设好部门网络主页，针对学校师生和社会公众对学校管理工作提出的意见建议和办事需求，在校园网开辟办事指南等版块，推行日常“工作办理流程”；要立足办公室工作职责，认真梳理服务师生的事项，编制各项工作业务流程图，在部门网页予以公布，图文并茂，一目了然；并配套公布相关管理规章、个人岗位职责以及联系方式等，建立规范化、程序化、精准化的服务流程体系，面向全校师生员工，推行日常行政事务的办理申请、签批手续的电子化和网络化服务。这样不仅可以便捷师生办事咨询，也可强化工作监督，提升服务实效，提高师生满意度。3.信息工作综合化。加强全校性工作信息的统筹协调。首先，办公室要根据学校党政工作安排，及时发布学校一周工作任务，推动整体工作落实。其次，要优化学校信息公开网，完善信息公开实施细则，健全党务校务信息公开机制；抓好信息公开网的日常管理，加强校务信息的搜集整理工作，对于师生员工关注度高、时效性强的事项，应做到及时公开，提升信息公开工作的时效和质量。再次，要抓好信访工作，落实信访工作要求，及时协调回复上级转交办的信访件；信息化是做好信访工作的重要手段，要发挥“书记校长信箱”作用，安排专人负责，在办理过程中，实行“按期回复、及时反馈、定期清理”的运行机制，力求件件有回音、事事有反馈。四是开展高校基层报表填报工作，强化统计工作的规范管理，做好办公室承担的全国统计联网平台数据、教学状态数据库、法人年报等信息统计、报送工作。总之，要善于运用信息化手段开展高校信息工作。（五）改进作风，提升服务保障能力服务师生是学校管理工作的出发点和落脚点，要把加强和改进办公室管理作风建设，作为提升服务能力的抓手。1.强化内部管理。加强部门作风建设，立足办公室“窗口”要求，实行办公室工作人员首问负责制和 AB 岗制度，明晰各岗位职责，主动接受监督。要把严守机密、忠于职守、办事认真、严谨细致的工作作风，作为办公室能力提升的切入点，坚持服务为本，服务教学中心地位、满足师生群众需求，以打通服务师生“最后一公里”为目标，围绕师生员工在工作、教学、学习、生活中遇到的具体问题，强化服务意识，完善服务流程，细化服务举措，提高工作效能。2.提高人员素质。高校办公室要广纳人才，吸引年轻管理者的参与，不断优化和创新高校办公室管理层次5，优化人员专业结构，形成稳固的人才梯队。针对人员素质，应充分利用办公室综合管理服务职能，让办公室工作人员参与学校中心工作，比如参与旁听党委理论中心组学习、学校工作研讨会务虚会以及学校重点工作等，通过工作实践，提升服务师生的能力；同时注重开展专业知识培训，如公文制作与管理培训、机要档案培训、统计培训等，还可选派人员参加省内外相关的专业培训，学习先127综 论 平 台龚晖：新时代背景下提升高校办公室管理能力对策阐释安徽警官职业学院学报20231安徽警官职业学院学报20231进的管理知识，以实操形式开展能力培训，提升办公室人员综合素质。3.树立服务意识。办公室工作无小事，树牢服务观念、强化大局意识是办公室工作的必然要求。办公室对外是“窗口”，对内是“服务部”。因此，办公室人员必须牢固树立服务意识，热心为教学服务、为部门服务、为师生服务，在抓细节上狠下功夫，细化分工流程，确保每项工作做实做细。一是做好日常服务。日常工作中要准确把握学校党政的工作部署，领会指示意图，掌握工作重点，如在办文、办会中提前制订方案，做到严谨细致，工作才能落实到位。二是做好协调服务。比如在文件办理中，注重督办过程和传阅效果，既要对重要文件、会议通知提炼重点内容和要点，使传阅及时高效；又要关注领导对文件的批示精神，做好跟踪落实；需协调相关单位承办的，要及时转达，做好沟通协调等，从而保障学校各项工作科学有序地开展。四、结语高校办公室是高校工作运转的核心部门，是高校联系各方的纽带和桥梁，其良好的运作模式是提升学校管理质量的关键所在，管理水平直接关乎学校社会形象和事业发展。为此，高校办公室要围绕学校中心工作、重大部署，充分发挥“参谋部”“协调部”的中枢作用，找准定位，主动作为，积极发挥职能作用，不断提升服务学校党建和事业发展的能力，促进学校高质量发展。【参考文献】1王华.新时期高校办公室工作效率提升路径探析J.办公室业务，2022（10）：13-14.2王康.高校转型发展新形势下地方新建本科院校办公室工作探析J.百色学院学报，2017，30（3）：117-120.3李靖.高校办公室管理现状及改善措施J.科学咨询（科技 管理），2022（6）：13-15.4吕宏玉，张菁，齐辉.提高高校办公室管理工作效能探讨J.河北农业大学学报（农林教育版），2014，16（4）：27-29，33.5刘倩倩.办公室行政精细化管理的措施研究J.湖北开放职业学院学报，2019，32（16）：119-120.Countermeasures to Improve the Office Management Ability of Colleges and Universities in theContext of the New EraGong Hui(Hefei Normal University，Hefei Anhui 230061)【Abstract】In the context of deepening the reform of the education system，the university office，as the central institution of university management，has the basic functions such as participating in political management，overall planning，and administrative services.Improving the office management ability of colleges anduniversities is to meet the objective needs of the development of higher education，and it is also an inevitable requirement to improve the administrative execution of colleges and universities.From the five aspectsof enhancing learning，strengthening planning，implementing supervision，building an information platform，and improving the style of work，the strategies for improving the comprehensive ability of office work incolleges and universities is expounded，with a view to providing a reference for further enhancing the office management ability.【Keywords】university office；management ability；improvement（责任编辑：唐世业）128