医院财务档案管理现状及解决对策探析_陈守东.pdf
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1、2062023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE医院财务档案管理现状及解决对策探析陈守东(山东省东营市利津县中心医院,山东 利津 257400)摘要:本文论述了财务档案管理对于医院的发展而言有着重要作用,医院需要转变传统的档案管理理念,正视财务档案管理中存在的不足之处,积极找寻切实有效的措施全面提高医院财务档案管理水平,对于档案管理工作进行有效规划,从而促使医院能够得到更好的发展。关键词:医院;财务档案;档案管理医院财务档案主要是对医院的各项财务以及核算活动进行文件材料管理,从而更加全面准确地对经济业务活动进行掌握。医院财务档案管理更加规范完善,有助于医院财务管理人员能够及时准确
2、地进行财务资金的流动查询,维护医院财务以及患者的经济利益,促进医院在激烈的市场竞争中能够得到更好的发展一、医院财务档案管理的现状(一)对财务档案管理重视程度不够目前,医院在财务档案管理方面存在认识不足,仍然存在很多问题。首先,医院领导对于财务部门相关工作报告质量方面没有明确的要求,部分财务管理人员在工作的过程中不够严谨。财务管理工作涉及到很多信息数据的收集和整理,如果工作人员不能以严谨的态度对待工作,很容易在信息整理的过程中出现缺失和遗漏。同时,由于财务档案管理并没有纳入相关业务考核评价范围内,财务管理人员始终无法认识到数据整理分析工作对于医院发展的重要作用。其次,财务档案管理方面并没有得到相
3、关档案管理部门的重视,对于医院财务档案管理没有严格的审查,不能够保障财务档案的有效建立以及管理。这种情况导致了医院的财务信息始终无法进行统一管理,不仅增加了工作人员的工作量,降低了工作效率,同时也因管理内容的不明确造成工作失误较多的情况。最后,医院方面由于对财务档案管理重视程度不足,导致相关财务资料收集以及管理方面存在不足,不能够保障资料更加完善安全地进行保存,财务档案相关工作人员对档案管理方面不能够及时进行检测,对财务档案建设管理的问题不能够及时发现并改进,不利于医院财务档案管理和医院的长远发展。(二)财务档案管理制度不健全在实际的工作中,财务管理部门并没有制定全面的财务档案管理机制,导致工
4、作人员不能明确自身的岗位职责,整体的工作流程较为混乱。部分管理人员直接将相关档案订装后进行保管,并没有对其进行严格的审查,不能够保障相关资料的准确性。另外,如果管理人员由于工作原因暂时离开岗位或发生调动,相应的财务信息档案整理工作就会滞后,对其他部门的工作产生一定的限制。如果相关管理人员离岗时资料没有进行明确的交接,接任人员不能够明确掌握之前的档案资源,将会导致医院财务档案管理方面出现混乱局面,不能够保障财务档案管理的有效利用。(三)财务档案管理专业技能不高目前,部分医院档案管理人员大多是其他科室人员进行代理,并没有专业的人员进行相关工作的开展。相关人员缺乏档案管理知识和信息化管理技能,档案的
5、收集整理以及保管工作并不符合相关要求和规定,导致档案保存不能够保障其准确性;对于时限超出保管范围的档案也不能够进行及时的清除,导致财务档案过分堆积;一些财务原始凭证没有进行明确的标注,一些档案资源没有进行独立卷保管,导致医院不能够及时准确地对资料进行查询。此外,一些陈年旧账并没有保存的意义,但是仍然堆积在档案资料库内,不能够进行有效的清理销毁,2072023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE对于资源管理而言是一种浪费。(四)电子财务档案管理不完善 随着我国经济水平的不断发展,人民群众需求的不断增加,对于医疗的需求也越来越多,这就导致了医院需要管理的资料和财务信息越来越复杂。想要保
6、证医院财务管理工作有序高效的进行,医院财务档案管理就需要电子档案建设的支持。但是目前从实际情况来看,电子财务档案并不完善,电子财务档案建设并没有在医院档案建设管理中得到有效的应用。医院方面对于电子财务档案的管理主要是使用软盘、光盘等进行数据的存储,其中包括对于财务相关凭证以及账簿的保存,但是电子档案并没有对这些资料进行明确的分类,对于相关软件系统名称以及版本型号等信息并没有明确的标注,对于相匹配的光盘磁盘以及用户不能进行明确的划分,资料管理相对比较分散,不利于财务档案的查询以及管理。整体来看,部分医院所使用的信息管理平台不能够发挥电子财务档案的真正作用,电子档案管理人员对于资料的掌握也不完善,
7、在进行档案查询过程中不能够实现有效利用,同时存在一定的安全隐患。(五)财务档案借阅制度不完善医院财务档案使用过度是财务档案管理中存在的问题之一。财务档案相对分散,由于档案管理缺乏专业的人才,导致对于档案借阅情况掌握并不重视,借阅的档案返回之后顺序以及类别都比较混乱,造成了医院在财务档案管理方面存在巨大的困难。医院内部人员对于财务档案的借阅比较频繁,使用频率过大导致使用人员出入库房相对比较频繁,对于档案的借阅并没有进行有效登记,这种情况非常容易导致档案的损害甚至丢失。一旦发生档案损害、丢失的情况,医院有关方面对于责任的划分相对比较模糊。(六)相关配套设施不完善医院档案管理方面存在整理环境不足的问
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