采购管理系统培训.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,部门：,讲师：,采购系统培训(,PUR,),采购管理系统培训,第1页,1.,序言,2.系统架构,3.基,础信息创建及信息字段说明,4.日常交易作业程序及报表管理,5.批处理,6.异常管理报表,7.期初上线及信息搜集,8测验及问卷,课程纲领,采购管理系统培训,第2页,一、教育训练课程目标,二、系统功效及效益,序言,采购管理系统培训,第3页,了解系统效益及功效。,了解信息搜集及整理重点。,熟悉系统操作方式。,了解系统例行作业程序。,了解系统上线步骤及导入程序。,一.教育训练课程目标,采购管理系统培训,第4页,供给厂商价格管理。,提供料件,请购、采购、进退货管理。,提供四种采购预计进货报表。,供给厂商进货评核。,二.系统功效及效益介绍,二.系统功效及效益介绍,采购管理系统培训,第5页,提升料件采购流程,效率与正确性。,降低生产停工待料异常发生。,加强供给厂商评核管理提升采购质量。,采购异常管理有利于降低成本。,(,二)、系统效益,采购管理系统培训,第6页,1.,序言,2.系统架构,3.,基础信息创建及信息字段说明,4.日常交易作业程序及报表管理,5.批处理,6.异常管理报表,7.期初上线及信息搜集,8测验及问卷,课程纲领,采购管理系统培训,第7页,一、,系统主画面,二、系统功效图,三、系统主作业程序概述,四、采购系统与其它系统关联,系统架构,采购管理系统培训,第8页,(一)、系统主画面,采购管理子系统,采购管理系统培训,第9页,基本信息,录入 采购人员.供给商创建与列表.采购单据性质,厂商料件管理 品号厂商信息及交易信息录入,价格交易管理 录入核价单,日常交易处理 录入采购单.采购变更.进货及退货作业,采购进度管理 预计进货表.采购明细表,收料验退管理 进货明细表.进货统计表.料件历史进货统计表.验退件退回 细表,交易管理 采购价格调幅表.供给商供货明细表,厂商评核 供给商交货/质量评等.供给商ABC分析表,批处理 重新计算采购已交量.更新供给商月统计信息。结束采购单。,厂商信息查询 应付帐款.应付票据.采购明细.进退货明细.商品计价.进货统计.每个月统计,(二)、系统功效图,采购管理系统培训,第10页,基本信息规划,日常,交易登录,应付票据管理,信息创建与查对,期初余额导入,应付帐款管理,采购人员、厂商、单据性质,未结案采购单.品号厂商信息输入,基本信息列表,录入请购单,录入采购单,进货.验收单,退回验退件,录入退货单,请购单凭证,采购单凭证,进货单凭证,验退单凭证,退货单凭证,(,三,),、系,统,主,作,业,程,序,采购管理系统培训,第11页,采购系统,存货管理系统,物料需求计划,工单管理系统,应付账款系统,自动分录系统,批次需求计划,产品结构系统,基本信息系统,进口管理系统,（四）与其它系统关联性,采购管理系统培训,第12页,1.,序言,2.系统架构,3.基,础信息创建及信息字段说明,4.日常,交易作业程序及报表管理,5.批处理,6.异常管理报表,7.期初上线及信息搜集,8测验及问卷,课程纲领,采购管理系统培训,第13页,1,、前序作业,2、采购管理系统基础信息创建,基本信息创建及信息字段说明,采购管理系统培训,第14页,录入工厂信息,录入仓库信息,录入部门信息,录入币种汇率,设置编码标准,录入职务类别,录入交易对象分类,录入页脚/签核,录入程序页脚/签核,前序作,业,基本信息管理信息系统,采购管理系统培训,第15页,1,、前序作业,2、采购管理系统基础信息创建,基,础信息创建及信息字段说明,采购管理系统培训,第16页,一、供给厂商信息字段说明,二、,品号厂商价格管理,三、设置采购单据性质提议及信息字段说明,采,购管理系统基础信息创建,采购管理系统培训,第17页,一、,供给厂商信息字段说明,.,采购厂商、托工厂商、生产线编,码标准应分开设定。,.有类别厂商评核需求者，同类厂商,编号应归纳同区间。,.厂商有加工亦有采购供货者，为区,分应付帐款科目标管理应区分编号。,(一)、,厂商编号注意事项,采购管理系统培训,第18页,X,X,XX,1.,供给商,2.,国外厂商,3.,托外厂商,1.五金,2.,电子,3.包材,4.印刷,9.其它,序号,：,01-99,厂商编号范例參考(10码),采购管理系统培训,第19页,核准情况:已核准.尚待核准.不准交易,允许分批交货:如“Y”,一张采购单可分多笔进货单进货,随货附发票：如“Y”,进货单输入时，发票号码不可空白,最近交易日期:由最近一次进货单回写,单价管制:可设置“单价超限率”,以控管采购之单价,(二)、供给厂商信息字段说明,采购管理系统培训,第20页,ABC等级可,经过供给商ABC分析表更新,交货评等可经过供给商评级作业更新,质量评等可经过供给商评级作业更新,以上三字段亦可由人工自行输入与维护,4.加工费用:加工费用明细科目(自动分录系统使用),5.应付帐款:应付帐款明细科目(自动分录系统使用),6.应付票据应付票据明细科目(自动分录系统使用),采购管理系统培训,第21页,7.,付款条件:可开窗选择在基本信息管理,系统中建立付款条件,8.,结帐日:验收后 1 个月逢 30 日,以上两个字段均为,票据管理,系统,资金预估,及,应付系统,所需求信息,比如:验收日期为/07/05,则结帐日期,为/08/30,采购管理系统培训,第22页,结帐,应付凭单,进货单,退货单,结帐作业概念,整,批结帐,采购管理系统培训,第23页,进货单,退货单,应付凭单,一对一,进货单,应付凭单,应付凭单,结帐作业概念,直,接结帐,采购管理系统培训,第24页,品号厂商信息,甲厂商,=,A 品号 100 元,B 品号 200 元,采购单,进货单,1,2,(一)、单价默认起源,二、品号厂商,价格管理,采购管理系统培训,第25页,品号厂商信息,采购单,进货单,更新核价Y,当单据核按时，该单,据之新单价将保留于,品号厂商档中,(二)、更新商品计价(现行单价制),采购管理系统培训,第26页,优点：,保留变更统计,统一议价,单价权限Y,优点：,采购权限弹性化,未来可追加比较差异分析表,品号厂商档,采购单,进货单,输入及更改权限管制,核价单,(三)、标准单价制,采购管理系统培训,第27页,报价日期/生效日期失效日期,核价日期 4/1 4/25 6/10,生效日期 4/1 5/1 7/1,失效日期 6/30 5/31,单价 元 100 99 105,采购日期 采购单价,4/10,5/20,8/10,100 元,99 元,105 元,采购管理系统培训,第28页,分量计价,数量 PC 单价,0-100 5 元,101-500PCS,4.8 元,501-以上 4.5 元,单头信息,单身信息 101 以上,单身信息 501 以上,1.由,“录入供给商料件价格”中直接输入及维护,2.由更新核价核价单更新,采购管理系统培训,第29页,：厂别区分,：系统性质代码(2碼),：序号:,三、单据性质,设置提议及信息字段说明,采购管理系统培训,第30页,单别代号：,不可重复，请以数字组合编码。,2.单据性质:,请购单 进货单,核价单 退货单,采购单,采购管理系统培训,第31页,3.编码方式：,码号共有11码,年码数及流水数位,数可自行设置,(1).日 编:YYMMDD99999,(2).月 编:YYMM9999999,(3).流水号:99999999999,(4).手动编号:在异动作业中自行输入编号,采购管理系统培训,第32页,4.自动确认：,单据凭证输入完成后，是否马上进行库存帐,务之更新(库存,增减)或者认可单据生效性.,单据假如输入完成还须第二人审查核准后，,才可更新库存者，应设为【N】,确认=凭证核准 交易异动时点,采购管理系统培训,第33页,5.自动打印：,凭证每输完一张是否马上打印出来。多人或多机共用打印机时应设置为批次打印。,采购管理系统培训,第34页,6.更新核价：,针对料件厂商,交易单据，如采购单、收,料单及料件厂商交易单性质单别才有,效用。,7.查对采购：,针对收料单是否一定要输入采购单才可,办理收料，目标乃防止无采单收料发,生。,采购管理系统培训,第35页,3101 核价单 N N N Y N,3201 请购单 N N N N N,3301 采购单 N N N N N,3302 服务性采购 N N N N N,3401 进货单(采)N N Y N N,3402 紧急进货单 N Y N N N,3403 服务进货单 N N N N N,3405 赠品进货单 N N N N N,3501 退货单 N N N N,N,单别 单据名称 自动 自动 查对 更新 直接,确认 打印 采单 核价 结帐,单别示范,采购管理系统培训,第36页,为配合信息管理请将采购单,编码方式设为自动编号,紧急进货单：为紧急采购,需求，还未有正式采购单，但已经有非正式通知收料者。,服务进货单:费用类进货(请款时统计)若服务性商品必须要采购行为，可另辟服务采购单.若进货商品赠品部份不计费，另外仓库管理数量，则可设赠品进货单，或从库存系統做其它入库。,说明：,采购管理系统培训,第37页,1.,序言,2.系统架构,3.基础信息创建及信息字段说明,4.日常,交易作业程序及报表管理,5.,批处理,6.异常管理报表,7.期初上线及信息搜集,8测验及问卷,课程纲领,采购管理系统培训,第38页,一、采购核价作业程序,二、请购作业程序及信息字段说明,三、采购作业程序及信息字段说明,四、采购变更作业程序及信息字段说明,五、进货验收作业程序及信息字段说明,六、验退件退回作业程序及信息字段说明,七、退货单作业程序及信息字段说明,日常异动作业程序及报表管理,采购管理系统培训,第39页,书面核准或计算机核准,一、采购核价作业程序,品号厂商异动,核价单,核价单确认,更新,供给商料件信息,核准,采购管理系统培训,第40页,录入核价单作业,1.,单据若为更新核价者将更新供给商料件信息。,2.若采购商品有分量计价需求，则直接,由核价单来更新供给商料件。,采购管理系统培训,第41页,1.内部需求,凭证,2.审查内容为,.品号、数量及需求日期合理性,.需求起源正确性,(MRP,LRP,再补货提议表,BOM自动请购,其它),二、,请购作业程序及信息字段说明,(一)、请购作业,目标,采购管理系统培训,第42页,1.计划采购时所遗漏需求。,2.超耗用料额外零星需求。,3.非正常需求其它需求，如客户额外,订单或代购品。,(二)、普通请购作业,时机,采购管理系统培训,第43页,录入请购单,主管核准请购单,请购单,采购询价确认,请购单生成采购,录入采购单,书面核准或,计算机确认,1.请购明细表,2.请购情况表,3.料,件已请未购明细表,4.供给商已请未购列表,(三)、请购作业程序,采购管理系统培训,第44页,需求部门：于基本信息管理系统进行,录入,需求日期：系统默认，由录入品号信息前置天数推算而得,采购单别单号：由请购更新后生成,Q:想一想！前置时间在,哪个系统设定呢?,(,四)、,录入请购单,字段说明,采购管理系统培训,第45页,采购人员:由品号信息中设置,供给厂商:即主要供给厂商,采购单价:即品号,供给商单价,采购码:该请购已生成采购单则系统自动更新,(,五)、,录入请购信息,字段说明,采购管理系统培训,第46页,5.锁定码,意义:,当采购人员收到请购信息时，必须针对,此请购信息进行审查，选择厂商、确定,单价、数量及交期，当信息确定后表示,即将要发出采购单，如此步骤完成采购,人员必须将锁定码锁定。,采购管理系统培训,第47页,将完成,请购信息依供给商分别产生采购单，更新后请:,1.查询录入采购单作业，您将可看到采购单据 完整信息。,2.请查询录入请购单作业将会看到采购单号。,(,六)、从请购单生成采购单,采购管理系统培训,第48页,1.请购明细表,2.请购情况表,3.品号,供给商已请购未采购明细表,4.厂商别已请未购列表,(,七)、请购管理报表说明,采购管理系统培训,第49页,录入采购单,采购单进度追踪,采购单,采购单确认,需求确认,核准,供给商预计进货表,料件预计进货表,工单预计进货表,采购预计进货表,供给商料件交货排程表,采购需求,书面或计算机,1.现有库存可用量,2.品号库存情况表,三、采购作业程序,采购管理系统培训,第50页,参考单别.参考单号.参考序号.起源单号:输入时可为订单、工,单单号或其它备注之有意义单号。,已交数量：由进货单及退货单所更新，无须输入。,采购单价：1.供给商料件价格2.最近进价3.标准进价。,(一)、,录入采购单,字段说明,采购管理系统培训,第51页,4.,结束采购单作业：应定时运行本作业,对于过期未交采购件采购人员应定时检视交货需求性，过期未交者确定要交货时，应以变更交期方式更改采购单据，假如确定不交货时，应要指定结案，防止收料单位又进行收料作业，您可透过采购预计进料表帮助进行指定结束作业。,采购管理系统培训,第52页,Q:想一想这些作业在哪些系统?,(二)、采购单信息起源,采购计划发放,从请购单生成采购单,MRP采购发放,录入采购单,从订单自动转成采购单,采购管理系统培训,第53页,四、采购变更作业程序,录入采购变更单,采单进度追踪,采购变更单,采购变更确认,变更CFM,变更核准,采购单,供给商,预计进,货表,料件预计进货表,工单预计进货表,采购预计进货表,供给商,供货统计表,采购管理系统培训,第54页,直接更改采购单,。,经过录入采购变更单处理。,将原采购单指定结案,另开一张新采购单。,(一)、采单变更处理,方式,采购管理系统培训,第55页,1.采购变更单,单据特征同原采购单别。,2.未确认采单直接从采单更改，无须新,增采购变更单。,3.已确定采购单且已经发出采购者，应,保留变更信息且藉由采购变更通知单通,知相关单位处理变更事宜。,(二)、采,购单变更处理特征,采购管理系统培训,第56页,五、进货作业程序,录入进货单,进货统计,进货单,进货单确认,到货检验,进料检验货,供给商供货统计表,料件历史进货统计,供给商进货明细表,供给商进货汇总表,采购单,取回,验退,验退件未退,明细表,发票与送货文件,N,Y,N,Y,采购管理系统培训,第57页,(1).到货登记,(2).质量检验,(3).货款输入,资材收料,IQC,采购或会计单位,权,责,(一)、,录入进货单字,段说明,采购管理系统培训,第58页,(1).到货日期预交日,过期码=Y,(2).运行验退件退回 验退码=Y,(3).结帐单确认 结帐码=Y,(一)、,录入进货单,字段说明,采购管理系统培训,第59页,(,1).将纳入存货价值,(2).不纳入厂商之应付帐款,(3).如:运费.,扣款金额,(1).不纳入存货价值,(2).将纳入厂商之应付帐款,(3).如:损坏扣款.,采购管理系统培训,第60页,此收料单,应付帐款将无限期冻结,采购管理系统培训,第61页,依,供给厂商基础信息设置能够管制是否分批交货。,可设置料件允超收率，超额数量禁止到货。,可设置收料单是否一定要有采购信息。,提供提前交货之预警。,依供给厂商基础信息設置能够管制是否随货附发票。,(二)、,录入进货单主要功效,采购管理系统培训,第62页,(三)、,进货单确认后对信息有何影响?,进货统计,采购单,进货单,库存数量,批号信息,已交数量,?,采购管理系统培训,第63页,供给商供货统计表,供给商供货明细表,料件历史进货统计表,料件历史进货汇总表,进料统计管理报表,采购管理系统培训,第64页,名词定义：,验退：验收前退货,退货：验收后退货,退货单信息字段说明,验退件退回明细表,.验退件未退明细表,六、退回验退件作业,采购管理系统培训,第65页,七、退货单作业程序,录入退货单,采购进度追踪,退货单,退货单确认,核准,不良检验,退货单,供给商采购进货表,料件历史进货统计,供给商进货明细表,供给商进货汇总表,1.决定是否冲销已交货,2.是否要指定结案,Y,采购管理系统培训,第66页,(一)、,销货单录入字段说明,进货单如进行查对采购管理者，采购单号务必输入。,若该品号进行批号管理者，批号栏位务必输入。,采购管理系统培训,第67页,退货单为应付帐款减项。,普通退货物应输入原采购单号。假如该采购单已经结案，退货物已经确定不再进货者，采购单应指定结案。,如无采购单者，退货单价来自品号供给商信息。,进行批号管理者，批号一定要输入。,(二)、退货作业,注意事项,采购管理系统培训,第68页,1.,序言,2.系统架构,3.基础信息创建及信息字段说明,4.日常交易作业程序及报表管理,5.,批处理,6.异常管理报表,7.,期初上线及信息搜集,8测验及问卷,课程纲领,采购管理系统培训,第69页,一.重新计算采购已交量,二.更新供给商月统计信息,三.供给商评级,四.供给商ABC分析表,批次作业,采购管理系统培训,第70页,1.,此为信息维护,程序，无须定时运行。当您经过厂商采购交货情况表发觉您采购单已交数量异常，而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运行本作业。,造成异常原因为:机器不正常DOWN 机或关机造成数据库更新不正常所造成。,(一)、重新计算采购已交量,采购管理系统培训,第71页,更新,时机：当该月份应付帐款已经结算完成后,信息更新后您可于厂商信息查询作业中查看统计结果,(二),、更新供给商月统计信息,采购管理系统培训,第72页,本作业应先行运行后才可运行ABC分析，因为ABC 分析表将会将此两种评等显示于报表中，方便参考。,信息统计完成将更新,供给商基本信息 之交货评等及质量评等字段。,(三),、供给商评级,采购管理系统培训,第73页,0%-75%-90%-100%,A E F D O P H F G C L I,累计进货百分比,厂商,进货金额,%,A 级 B 级 C级,100%,(四),、供给商ABC 分析表,采购管理系统培训,第74页,1.,序言,2.系统架构,3.基础信息创建及信息字段说明,4.日常交易作业程序及报表管理,5.批处理,6.异常管理报表,7.,期初上线及信息搜集,8测验及问卷,课程纲领,采购管理系统培训,第75页,1.采购价格异常表,2.,供给商收料异常表,异常管理报表,采购管理系统培训,第76页,采购厂商非主要厂商(P),采购厂商不存在料件,供给商(),采购单价不等于料件供给商之单价(),采购进价不等于标准进价(),周期：一个月一次,（一）、采购价格异常表,采购管理系统培训,第77页,异常种类：,早交、迟交、短交、超收,溢价、低价、不良、扣款,（二）、供给商收料异常表,采购管理系统培训,第78页,1.,序言,2.系统架构,3.基础信息创建及信息字段说明,4.日常交易作业程序及报表管理,5.批处理,6.异常管理报表,7.,期初上线及信息搜集,8测验及问卷,课程纲领,采购管理系统培训,第79页,1.,未结束采购单信息录入,2.品号厂商信息录入,期初上线及信息搜集,采购管理系统培训,第80页,在系统上线时，可能手头上有许多已发采购单，但还未进货完成，必须对这些信息加以 搜集整理，然后利用“采购单录入流程”输入，如此，才能在系统上线后对这些采购单纳入进货管制。,期初上线及信息搜集,采购管理系统培训,第81页,在系统上线前，搜集当前供给商商品计价信息，利用“核价单”或“供给商料件价格”输入，如此，才能在系统上线后对这些厂商发采购单时单价作预设。,（二）、供给商商品计价信息登入,采购管理系统培训,第82页,1.,预计进货追踪信息将会有所遗漏,2.,对所产生生产计划或采购计划量,将产生预估供给低估。,3.,收料货单无法追溯采购单起源。,期初余额不导入可不能够？,采购管理系统培训,第83页,期初資料不導入可不能够？,3.,因无标准单价可参考，主管对于,单价审查必须愈加仔细与小心。,1.重新,输入料件厂商交易单据更新,2.,采购单录入时由采购人员逐笔输入,单价后更新成标准厂商料件单价。,采购管理系统培训,第84页,1.,请全部学员参加测验,2.测验内容有不清楚者请发问,课后测验,采购管理系统培训,第85页,谢谢您参加，期待下一次与您再相逢,采购管理系统培训,第86页,