医院科研档案管理的现状和对策研究_程茜.pdf

2812023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE医院科研档案管理的现状和对策研究程茜（江西省精神病院，江西 南昌 330029）摘要：医院科研档案不仅是记录医院科研发展的重要文书资料，同时也是存储医院科研成果的重要手段。然而，当前有不少医院并未认识到科研档案管理的重要作用，从而不能良好或规范地开展科研档案管理工作，进而导致医院科研资源归档率不高或归档不完整。基于此，本文阐述了医院科研档案管理的作用，分析了医院科研档案管理存在的问题，并提出了几点提升医院科研档案管理质量的对策。关键词：医院科研档案；档案管理；有效对策医院科研档案管理是医院最基础和最重要的管理工作之一，这项管理工作的好坏不仅会影响医院科研文化及精神的传承和发扬，同时也影响着医院科研水平的发展，但不少医院科研档案管理人员并未认识到科研档案管理工作的重要作用，从而不能良好地开展科研档案管理，进而导致医院科研档案管理质量不佳或出现较多的差错问题，而难以为医院科研发展提供有效的助力支持。基于此，就需要医院科研档案管理人员转变自身认知，了解和掌握科研档案管理的作用，并探索提升科研档案管理质量的对策。一、医院科研档案管理的作用（一）有助于传承和发扬医院科研文化及精神医院科研档案是记录医院科研组织申报科研及科研验收成果的重要文书资料，要对这些文书资料进行良好的记录和管理，就需要管理人员具备良好的科研文化和精神，且还需在医院的各种实体和文化活动中宣传科研文化及精神，以促进医院内部形成人人重视科研、尊重科研、传承科研的文化景观。（二）有助于为医院科研发展提供助力支持医院科研档案记录了前人研究的科研数据及成果，这些科研数据及成果可为后人开展科研提供良好的助力支持。如后人在科研过程中，可直接借鉴前人科研档案中已经计算出来的数据和研究成果，从而能避免其花费较多的时间和精力进行重复探索、试验和计算等，进而有助于提升其科研工作效率。后人也可以参考前人的科研成果，从中得到一定的启发，并创造出新的科研思路和成果。因此，进行医院科研档案管理能有效推动医院科研发展。（三）有助于增强医院对外宣传和交流在新时代，医院要提升自身的医学水平及服务水平，就必须借助于科研档案这一有力工具进行对外宣传和交流，由于科研档案真实记录和反映了医院科学研究和实践成果，因此利用其进行医院宣传能有效反映医院实力和提高医院声誉。另外，现阶段各医院之间的科学技术交流说到底就是在相关领域进行各项大课题的交流与通力合作。基于此，就需要各医院加强科研档案管理，形成科学、完善的科研档案，方便医院科研团队、专家团队及宣传团队等随时地快速调用相关科研档案，从而提升医院对外宣传和交流质量及效率。（四）有助于为医学教学提供保障现代医院不仅承担着大量的医疗任务，还承担着各大医学院校学生的临床教学任务。医院科研档案作为医院科技知识的重要载体，包含着大量的科研结果、高新技术、科研信息，其可以作为临床教学中最直接、最先进的教学素材。无论是在临床代教工作中，还是在临床教师编写教案或教材中，医学科研档案都发挥着重要的作用。在医学教学中，临床教师可以将科研中取得的新技术、新经验、新理论充实到教学工作当中，这更有利于提高教学质量，促进人才获得全面培养。通过对医院科研档案进行有效管理，最大程度地提高医院科研档案的利用率，进而可以为医学教学提供可靠保障。二、医院科研档案管理存在的问题（一）科研档案管理人员专业技能偏低医院科研档案管理是一项系统且复杂的工作，不仅要求管理人员全面分析和判断相关科研资料的2822023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE专业性，还需判断科研资料是否收集完整，要做好这些管理内容，需要专业的档案管理知识和技能作为支撑，但部分医院科研档案管理人员专业技能不足，从而导致其无法规范开展科研档案管理工作。（二）缺乏健全的科研档案管理制度建立健全研档案管理制度是全面落实医院科研档案管理工作的基础，但多数医院均未建立完善和健全的科研档案管理制度，如无切实可行的管理规章制度来规定哪些科研材料应该归档、科研资料收集管理时间范围、科研资料存储类型等。这些问题不仅会导致医院科研档案管理工作出现较多的失误，如归档资料完整率、归档率低，内容不够详细，从而影响后续的使用，也会导致档案管理工作人员的工作积极性和责任感不高，在管理工作中出现较多随意管理现象，从而降低科研档案管理质量。（三）科研档案收集归档资料不详实医院科研档案在收集归档过程中出现归档资料不详实问题，主要表现为科研档案分类不清晰，部分档案甚至出现空白资料，这种现象不仅会降低医院科研档案管理质量，还会对医院科研成果认定和后续同类型课题研究参考产生严重的不良影响。（四）科研档案管理模式相对落后现阶段，多数医院科研档案管理工作仍采用传统人工管理和手工操作的模式进行管理。这种相对落后的科研档案管理模式，不仅需耗费大量的人力、时间，也难以保障档案管理质量。还有部分医院科研档案管理人员需应用信息技术开展科研档案管理，但多局限于在计算机系统中录入科研档案资料和需要时在系统中检索所需的档案资料，未能做好科研档案资料的安全管理。三、提升医院科研档案管理质量的有效对策（一）提高科研档案管理人员的综合素质现代新型科研档案管理人才，不仅需要具备有关科研档案管理的专业知识、专业技能、综合素质，还需要具备相应的创新能力、信息技术应用能力，这样才可以更好地为医院科研档案管理工作提供保障。为提升医院科研档案管理质量，首先，医院要不断加强科研档案管理人员专业技能培训和综合素质教育，如定期或不定期组织科研档案管理人员进行专业知识和技能培训，并根据培训知识和技能建立一套相配套的考核标准，达到考核合格标准才可进行科研档案管理工作。只有这样，才能有效提升科研档案管理人员专业技能，使其满足医院科研档案管理工作的需求。其次，医院需强化科研档案管理人员综合素质教育，使其认识到规范做好科研档案管理的重要性，从而能认真、细致地做好各项档案管理工作，避免因自身工作失误而导致科研资料收集、归档不完整等。医院在组织科研档案管理人员进行培训与教育工作中，为保证培训与教育的有效性，需要制定相应的培训与教育制度，其中要明确培训与教育内容、形式、周期、要求、标准等，这样可以促进培训与教育工作可持续化发展，从而持续性提高科研档案管理人员的专业能力及综合素质。最后，医院还需要根据现有的科研档案管理人才队伍结构，加强对新型复合型人才的引进。随着医院规模的不断扩大，医院科研档案也越来越多、越来越复杂，这就对医院科研档案管理工作提出了更高的要求，为了满足医院科研档案管理所需，医院可从社会、高校等渠道加强对专业人才的引进。（二）建立健全科研档案管理体系和制度为促进医院科研档案管理工作顺利和高效开展，医院还需积极构建健全的科研档案管理体系，如由院长牵头，组织档案管理委员会、档案管理部门组成自上而下的档案管理体系，并根据医院的实际情况制定合理的科研档案归档管理制度，使档案管理人员能充分了解科研档案的规范范围、时间、文件格式类型等。另外，医院还需建立科研档案的借阅、统计、鉴定、保密等各项规章制度及档案管理标准，以免科研档案被不法人员利用、参考，从而再次开发和管理价值造成不良影响。科研档案管理具有一定的复杂性、系统性，所以细化制度也十分重要。医院可基于科研档案管理工作内容及要求，制定一系列细致化制度，如档案收集制度、档案分类制度、档案利用制度等，保证档案管理全过程都有相应的制度作为支撑。（三）加强科研档案归档跟踪管理鉴于科研档案具有归档周期长、归档工作复杂等特点，从而易出现科研档案收集归档资料不详实问题。为解决这一问题需要医院加强科研档案归档跟踪管理，即要求医院科研档案管理人员根据医院的实际状况和科研档案管理数量、具体内容等建立完善的科研档案跟踪制度，并安排专职人员负责某2832023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE一科研档案归档工作，且在科研项目立项时建立与科研项目对应的档案归档跟踪表，在跟踪表中准确记录各项档案生成的初步时间点及后续的研究情况，并建立课题归档资料袋，随袋发放“医学科研档案归档范围、归档文件、档案移交清单”等表格，按照表格的指引逐一对研项目所产生的各类档案资料进行收集，以保障科研档案资料的完整性。另外，科研档案管理人员还需加强与科研人员的沟通交流，全面了解科研档案的产生情况，以便能及时收集相关档案和对相关档案进行归档，只有这样，才能确保最终的归档资料详实、可靠。（四）改进科研档案管理模式随着我国信息技术的快速发展，我国已经进入了信息化时代，在这样的时代背景下，传统的科研档案管理模式已经无法适应现代医院科研档案管理工作的要求。对此，需要各医院改进传统科研档案管理模式，不断加快科研档案管理现代化建设进程，即要利用网络技术、计算机技术、信息处理技术、数据库技术等构建科研档案信息化管理平台，这样不仅能便于医院的科研档案得到更加方便快捷的检索、利用，同时还能减轻档案管理工作人员的工作量和提升其档案管理质量及效率。促进科研档案管理信息化发展虽然对提高科研档案管理工作质量和效率具有重要的作用和意义，但是将科研档案管理工作与先进技术设备进行融合并不是容易之事。就目前来看，很多医院为保证科研档案管理水平，都在积极推进信息化建设，但是就信息化管理水平来看并不理想。如何将科研档案管理工作与先进技术设备进行深度融合，如何促进先进技术作用与价值的最大发挥，是医院在信息化建设过程中需要重点考虑的问题。为了促进医院科研档案管理的信息化发展，改进科研档案管理模式，医院可以从以下几个方面入手采取措施。首先，医院需要根据科研档案管理工作需求和要求，构建相应的信息化环境。对此，就需要医院加强有关信息化建设方面的技术投入、资金投入，比如为科研档案管理工作配备相应的计算机设备、信息化管理软硬件技术、各类辅助设备等。基于完善的信息化环境，才可以实现科研档案管理工作的信息化、数字化、电子化、智能化发展。其次，医院在构建科研档案信息化管理平台方面，还需要提高对信息安全问题方面的重视。信息化管理平台具有开放性、共享性特点，而医院科研档案尤为重要，甚至存在机密信息，若在科研档案信息化管理平台上发生丢失、泄露问题，容易对医院发展造成影响。对此，医院就可以利用秘钥技术、身份验证技术、数据保护技术等降低信息风险问题的发生，保证信息化管理平台的安全性和可靠性。最后，在医院科研档案管理信息化发展过程中，医院还需要做好相应的技术指导工作。对于医院科研档案管理人员而言，信息化管理是一个比较新颖的领域，这就需要医院聘请专业的信息技术人才针对管理人员开展有关信息技术应用方面的知识教育、技术指导工作。这对促进信息化管理工作的顺利有效开展具有重要的意义。医院科研档案是记录医院科研组织、申报科研及科研验收成果的重要文书资料，对这些文书资料进行良好的管理，不仅有助于传承和发扬医院科研文化及精神，还有助于为医院科研发展提供助力支持和增强医院对外宣传与交流，但多数医院科研档案管理存在诸多问题。如科研档案管理人员专业技能及综合素质偏低、缺乏健全的科研档案管理制度、医院科研档案收集归档资料不详实、科研档案管理模式相对落后。为解决这些问题，需要医院不断加强科研档案管理人员专业技能培训和综合素质教育，建立健全的科研档案管理体系和制度，加强科研档案归档跟踪管理，改进科研档案管理模式，有效提升医院科研档案管理质量。参考文献 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