大型物业公司程序文件.docx

AAAA物业管理有限公司质量体系文件
依据：GB／T 19000－2008 idt ISO 9000:2005
GB／T 19001－2008 idt ISO 9001:2008

程 序 文 件
AAA·CX

审 核：
批 准：
版本号：C/1
受控状态：

发布：2016年11月16日 实施：2016年11月16日
程序文件清单
序号 文件名称 文件编码 归口部门 页码
01程序文件修改记录 品质监察部 4
02文件控制程序 AAA/CD·CX-423 品质监察部 5
03记录控制程序 AAA/CD·CX-424 品质监察部 10
04管理评审控制程序 AAA/CD·CX-560 总经理 13
05人力资源控制程序 AAA/CD·CX-620 人力资源部 17
06与顾客有关的过程控制程序 AAA/CD·CX-720 经营拓展/项目部 31
07回访投诉处理程序 AAA/CD·CX-723 品质监察部 37
09设计和开发控制程序 AAA/CD·CX-730 经营拓展部 41
08采购控制程序 AAA/CD·CX-740 经营拓展部 46
10物业服务提供控制程序 AAA/CD·CX-750 品质监察部 50
11标识和可追溯性控制程序 AAA/CD·CX-753 品质监察部 53
12内部审核控制程序 AAA/CD·CX-822 管代/品质监察部 56
13物业服务监视和测量控制程序AAA/CD·CX-824 品质监察部 61
14不合格物业服务控制程序 AAA/CD·CX-830 品质监察部 64
15改进措施控制程序 AAA/CD·CX-850 品质监察部 67

01程序文件修改记录
序号
修改通知单编号
修改章节
条内容
修改后版
本/状态
修改人
及日期
审核人
及日期
批准人
及日期
1

02文件控制程序
1 目的
对与公司的质量体系有关的文件资料进行控制，确保文件资料的适宜性、有效性。
2 适用范围
适用于质量体系有关的所有文件资料的控制，包括适当的外来文件。
3 职责
3.1 管理者代表负责组织相关部门编制、更改和审核质量手册、程序文件。
3.2 总经理负责批准、发布质量手册和程序文件。
3.3 品质监察部负责质量手册、程序文件、支持性管理文件的编目、实施更改。并负责文件归档和发放。
3.4 各部门主管负责本部门与质量管理体系有关文件（如工作文件、记录）的编制和审核、使用和保管。
3.5 品质监察部负责外来政策法规文件的管控。外来文件：国家、地方性法律法规和标准，上级行政主管部门及行业协会下发的政策规范性文件，上级公司下发的各种文件等；
4 程序要点
4.1 文件的分类和编码规则
4.1.1 文件的分类
4.1.1.1 质量手册；（一级文件）
4.1.1.2 程序文件；（二级文件）
4.1.1.3 工作文件(包括作业文件、规范、管理制度等)（三级文件的一部分）；
4.1.1.4 记录文件（各种表单等，属三级文件的一部分，具体按《记录控制程序》执行）；
4.1.1.5 外来文件：顾客提供的文件及各类标准和必要的法律法规（属三级文件的一部分，由综合管理部负责归口管理）；
4.1.1.6 内部其它管理性文件和红头文件（属三级文件的一部分，不纳入质量管理体系文件）。
4.2 文件的编制
4.2.1质量手册、程序文件由管理者代表负责组织相关部门编制。体系文件版本编制办法
体系文件版本格式为：公司代码为（AAA），成都区域（CD），各职能部门均用拼音缩写；C/1 ，C为版本号，若C版体系文件有大幅度变动则更换为D版本，依次类推；1为修订次数，未修订为0次，修订一次为1，如此类推……
4.3体系文件的编号法
4.3.1 质量手册 AAA/CD﹒SC—01 C/1
4.3.2 程序文件 AAA/CD﹒CX—01 C/1
4.3.3 企业外来文件 AAA/CD﹒WL—01 C/1
4.3.4 部门文件 AAA/CD﹒XX－01 C/1
4.3.5 项目文件 AAA/CD﹒XXXX—KF—01 C/1
4.3.6 营地项目 AAA/YD﹒XXXX—KF—01 C/1
4.3.7 支持性文件： AAA/CD﹒PZ—ZC—PZ01—01 C/1
4.3.8 记录文件：
部门记录文件： AAA/CD﹒PZ—JL—PZ01—01 C/1
项目记录文件： AAA/CD﹒SDDS—JL—KF01—01 C/1
项目支持文件： AAA/CD﹒SDDS—ZC—KF01—01 C/1
4.3.9 文件编写规范
A．编写要点：
a.组织架构
b.岗位职责
c.管理制度(规程)
d.支持性文件
e.质量记录表格
B．章节编码：
1
1.1
1.1.1
A.
a.……

4.3.11 工作文件中的管理制度、规范、作业文件编制规范等文件由公司相关职能部门编制，各项目部要根据合同和公司工作文件的要求编制适宜本项目的具体工作文件。
4.3.12 各部门根据工作需要编制各种记录、表格。
4.4 文件的审批和发布
4.4.1 质量手册由管理者代表审核，总经理批准发布。
4.4.2 程序文件由各部门负责人会审，管理者代表审核，总经理批准发布。
4.4.3 工作文件由相关部门负责人审核（各项目部编制的工作文件须上报公司），管理者代表或分管副总经理或总经理批准发布。
4.4.4 内部红头文件和其它管理性文件由总经理或管理者代表审批使用。
4.4.5 外来文件由相关部门主管对文件的适宜性、有效性进行评审，经使用部门负责人批准后由品质监察部统一编号、登记、归档，加盖“受控”章后由各使用部门领用复印件，原件由综合管理部保存。
4.4.6 其它方面的技术图纸及资料应由部门主管技术的人员负责保存，可不做编号，但应建立便于检索的目录。
4.5 文件发放
文件通过审批，立即生效。品质监察部按文件的发放范围进行分发，领用人须填写《文件发放、回收登记表》。必要时，品质监察部组织对新文件的使用部门进行培训。文件自下发之日起开始执行。文件的发放范围见下表：
4.6 文件的管理
文件类别
发放范围
质量手册
总经理、管理者代表、副总经理、各部门、各项目部、认证机构
程序文件
总经理、管理者代表、副总经理、各部门、各项目部、认证机构
工作文件
各需用部门
表格
各需用部门

4.5.1 品质监察部负责质量管理体系文件的建档、保管、发放工作，将现行有效的所有受控文件填写在《受控文件清单》上。品质监察部及各部门要精心管理，防止文件受潮、损坏、变质或丢失，并负责建立本部门所使用受控文件的《受控文件清单》。外来文件由综合管理部统一归口管理，使用外来文件的部门应建立关于外来文件的《受控文件清单》。
4.5.2 如需对文件进行更改，需填写《文件更改申请表》报品质监察部，交总经理和管理者代表审批，文件更改批准一周内由品质监察部将新版文件下发至文件使用部门。
4.5.3 借阅文件时，必须填写《文件/记录借阅登记表》，借阅的文件要按期归还。作废的和超过保管期的文件，由品质监察部负责收回，在《文件发放、回收登记表》上做好记录，对需要销毁的，由品质监察部填写《文件/记录销毁登记表》，经管理者代表批准后由品质监察部统一销毁。
4.5.4 持有文件的人员离岗，由品质监察部及时收回其领取的受控文件。当总部机构调整或变更时，品质监察部负责协调处理文件的交接工作。当文件严重破损或丢失时，使用人到品质监察部办理文件更换或补发手续。此时，仍使用原分发号为文件的受控号。
4.5.5 品质监察部负责保存质量体系文件最新版本的电子文档，电子文档需加密并备份。
4.5.6 项目部应对物业相关资料妥善保管，不得遗失。其中业主资料为保密资料，非工作需要不得借阅。物业相关资料包括：
4.5.6.1 工程档案资料：指由开发商提供的规划图，竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，地下网管竣工图及其它必要资料。
4.5.6.2 设备资料：指供配电系统、给排水系统、消防系统、电梯系统、弱电系统、空调系统等的技术图纸及相关资料。
4.5.6.3 物业基本资料：用地批准文件、项目批准文件、施工许可证、建筑执照、国土使用证、住宅使用说明书、住宅质量保证书、物业管理用房资料、园林绿化配置及设施资料及共用配套设施资料等。
4.5.6.4 业主资料：包括入住通知书、管理规约、前期物业服务合同、房屋验收表、装修档案、业主档案等。
5 支持性文件
5.1 《记录控制程序》 AAA/CD•CX -02
5.2 《作业文件编制规范》 AAA/CD﹒PZ—11（C/1）
6 质量记录表格
6.1 《受控文件清单》 AAA/CD﹒ZH-JL-ZH113-01(C/1)
6.2 《文件/记录借阅登记》 AAA/CD﹒ZH-JL-ZH113-03(C/1)
6.3 《文件/记录销毁登记》 AAA/CD﹒ZH-JL-ZH113-06(C/1
6.4 《文件更改申请》 AAA/CD﹒ZH-JL-ZH113-04(C/1)

03记录控制程序
1 目的
对质量管理体系记录进行有效的控制和管理，以保证能提供物业服务质量符合规定要求的程度和质量管理体系有效运行的客观证据，为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据。
2 适用范围
适用于为证明物业服务符合要求和质量管理体系有效运行的所有记录的标识、贮存、保护、检索、保存期和处置的控制。
3 职责
3.1 品质监察部负责监督、管理质量体系运行记录，指导项目部建立、保存和管理有关的记录。
3.2 各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。各部门负责人批准本部门编制的质量记录格式。
4 程序要点
4.1 记录的控制范围与分类
4.1.1 记录的控制范围：各质量管理体系文件中规定提供的记录，以及在质量管理体系运行中形成的其它记录(包括照片、声像记录、光盘、文字资料等)。
4.1.2 记录的分类包括：各项管理记录、各项操作记录、各种检验记录和各种报告等。
4.2 记录的填写要则
4.2.1 记录设置的项目逐项填写，不得缺项。某些项目不需要填写时，必须用“——”明示。
4.2.2 填写记录时，一律用钢笔、签字笔填写。填写时字迹要清晰、整洁、能准确识别，不得随意涂改。填写人员签名时必须签全名。
4.2.3 记录的内容要完整，数据、资料要准确，语言要简练。
4.2.4 各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录，应随时整理，不得后补、伪造。
4.2.5 记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，如计算错误、笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性，并签上更改人姓名及日期。
4.3 记录印制
记录原则上采用表格方式(特殊情况除外)，记录必须有规定的编号和顺序号。各程序规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由综合管理部联系印刷、发放。
4.4 记录的标识编号
各类记录用记录文件号予以标识，详见《文件控制程序》4.1.2d条规定。同类记录用序号、填制日期或其它适用方式进行唯一性标识。
4.5 记录的贮存和保护
4.5.1 各部门按质量管理体系文件规定而形成的记录，按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。
4.5.2 各责任部门负责贮存和保护本部门的相关记录，按记录编号进行分类汇总，填写各部门的《记录清单》，立卷保管。各部门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮等工作。
4.5.3 每年1月最后一周，各部门将前期的记录按编号分类归档保存。
4.5.4 品质监察部负责对规定使用的记录表格进行汇总整理，并填写总的《记录清单》，明确每一记录的编号、名称、使用部门、人员、保存期限、归档要求等内容。
4.6 记录的检索
4.6.1 查(借)阅记录必须经记录管理人员同意后，方可查(借)阅。与欲查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查(借)阅。
4.6.2 原则上只限在保管处查阅记录，外借时须填写《文件/记录借阅登记表》，经相关负责人批准后方可借阅。
4.6.3 查(借)阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保持记录的完整和清洁，由各部门负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，出现以上问题时，要追究其查(借)阅者的责任。
4.6.4 客户查阅记录时，需经相关负责人批准后，方可办理查阅手续，有关部门要积极配合客户的查阅工作。
4.6.5 内审或第二方、第三方质量管理体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核人员及时提供需要检查的记录。
4.6.6 出于法律证实、处理质量纠纷或由于其它目的需要借阅记录时，经总经理批准后，借阅人办理借阅手续。
4.7 记录的保留
记录保留的要求，视需要规定，并在《记录清单》中注明。各部门根据不同记录的作用确定保留时限，如： 1年、3年、5年、长期、永久等。记录的保留时限详见《文档管理制度》
4.8 记录的处置
如超过保留时限时，由品质监察部填写《文件/记录销毁登记表》。管理者代表负责确认并批准，由相关部门执行销毁。
4.9 记录栏目的更改
考虑记录的适宜性，可由相关部门主管组织人员更改记录内的栏目，并按《文件控制程序》4.1.2d条的编号方法确定，并将记录的新样表报品质监察部存档。
5 支持性文件
5.1 《文件控制程序》 AAA/CD﹒CX—02（C/1）
5.2 《文档管理制度》
6 质量记录表格
6.1 《受控文件清单》 AAA/CD﹒ZH-JL-ZH113-01(C/1)
6.2 《文件/记录借阅登记表》 AAA/CD﹒ZH-JL-ZH14-03（C/1）
6.3 《文件/记录销毁登记表》 AAA/CD﹒ZH-JL-ZH14-06（C/1）

04管理评审控制程序
1 目的
通过定期组织对质量管理体系进行评审，保证本公司质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性，满足顾客要求及GB-T19001-2008 idt ISO 9001:2008标准、相关政策法规的要求。
2 适用范围
适用于对质量管理体系适宜性、充分性和有效性进行的评审。
3 职责
3.1 总经理负责管理评审计划的审批，负责主持管理评审。
3.2 管理者代表对管理评审输入的有效性和充分性负责，并通过品质监察部进行管理评审的准备和组织实施。
3.3 各部门负责相关资料的准备，执行管理评审输出的改进措施。
4 程序要点
4.1 公司每年最少进行一次管理评审，时间间隔不能超过12个月，通常在内审后的2个月内进行。在以下情况下，总经理可以决定增加管理评审的次数：
4.1.1 顾客的期望和社会要求及法律法规的变化；
4.1.2 质量体系发生重大变化时；
4.1.3 市场情况发生重大变化时；
4.1.4 出现重大质量事故或连续被顾客投拆；
4.1.5 其它被认为有评审需要的情况发生时。
4.2 管理评审人员
4.2.1 管理评审由公司总经理主持，管理者代表协助，并通过品质监察部作好与管理评审有关的各项准备工作。
4.2.2 参加管理评审人员通常有：公司总经理、管理者代表、副总经理、部门主任、项目经理、内审员及其他相关专业人员。
4.2.3 每次参加管理评审的人员，应在管理评审计划中作出具体规定。
4.3 管理评审计划
4.3.1 由品质监察部按每次管理评审的目的和要求编制管理评审计划。
4.3.1.1 管理评审计划的内容主要包括：评审目的、评审内容、评审参加人员和评审时间安排等。
4.3.1.2 管理评审计划由品质监察部编制，管理者代表审核后，报公司总经理批准。
4.3.2 在实施管理评审前两周，由品质监察部负责将管理评审计划发给参加管理评审的人员。
4.3.3 管理评审计划的审批原件由品质监察部保存管理。
4.4 管理评审依据
4.4.1 对公司的质量方针、目标进行评审的主要依据：
4.4.1.1 主管单位以及顾客信息反馈；
4.4.1.2 员工的合理化建议；
4.4.1.3 服务质量情况报告；
4.4.1.4 质量方针，质量目标贯彻、实施、达成情况汇总分析；
4.4.1.5 各部门执行质量管理体系文件的数据统计结果；
4.4.1.6 质量管理体系文件的有效性评价。
4.4.2 对公司的质量体系进行评审时的主要依据：
4.4.2.1 质量管理体系运行情况报告；
4.4.2.2 质量管理体系分析报告；
4.4.2.3 纠正措施和预防措施追踪报告；
4.4.2.4 审核结果(内部质量体系审核、外部质量体系审核的分析报告)；
4.4.2.5 上一次管理评审整改措施的落实情况和效果评价报告。
4.4.2.6 可能影响质量管理体系的变更(如内外部市场变更，组织结构、重大职责分工等变更)。
4.4.2.7 各部门或顾客提出的对质量体系的改进的建议。
4.5 管理评审的实施
4.5.1 准备管理评审资料
参加管理评审的人员在收到管理评审计划后，应根据评审目的和内容要求，通过调查研究、分析有关质量记录，在一周内准备好应提交的资料。通常情况下，各部门及相关人员，应准备如下资料：
4.5.1.1 各部门准备本部门质量目标贯彻实施情况汇总分析报告,对质量方针的改进意见；
4.5.1.2 项目部收集并汇总本项目部员工、客户的合理化建议并做出分析报告；
4.5.1.3 项目部汇总本项目部顾客投诉，并做出分析报告；
4.5.1.4 品质监察部准备公司项目部的顾客满意度调查分析报告；
4.5.1.5 各部门准备本部门质量管理体系运行情况及分析报告及改进建议；
4.5.1.6 管理者代表负责准备内审和外审的结果情况报告，并负责提出上一次管理评审整改措施效果评估报告和最近一次的外审整改措施效果评估报告，公司质量方针和目标适宜性情况报告；
4.5.1.7 根据评审计划需准备的其它资料。
4.5.2 各部门应在管理评审实施前一周将应准备的管理评审资料和总结报告提交品质监察部及管理者代表审核。品质监察部根据以上资料向管理者代表提交公司质量目标实施情况汇总分析报告，管理者代表根据以上资料及公司质量体系运行现状准备公司的质量体系运行情况及分析报告。
4.5.3 管理评审的实施
4.5.3.1 本公司的管理评审通常以会议的形式进行，管理评审会议由公司总经理主持，综合管理部负责会议的事务工作，会议应作好签到和会议记录，并予以保存。
4.5.3.2 参加管理评审的人员在听取各项报告后，应认真对报告进行分析和讨论，以确定改进项目。
4.5.3.3 会议应进行管理评审记录和提出《管理评审报告》。
4.6 管理评审输出
4.6.1 管理评审过程中应提出如下改进的需求：
4.6.1.1 质量管理体系及其过程有效性的改进；
4.6.1.2 与业主要求有关的服务的改进（含业主未来的要求）；
4.6.1.3 资源需求
4.6.2 总经理针对以上改进的需求提出处理意见及时限，并要求责任人提出纠正措施方案。
4.6.3 管理评审报告
4.6.3.1 管理评审结束后，由品质监察部负责起草《管理评审报告》。具体内容应包括
a）评审目的、时间、人员、项目；
b）质量管理体系适宜性、充分性、有效性情况，保持或修改质量管理体系的结论；
c）质量方针、目标适宜性评审结果；
d）改进内容及相关的改进措施要求及实施计划；
e）评审报告分发对象。
4.6.3.2 管理评审报告送管理者代表审核，总经理批准后，由品质监察部负责分发给参加管理评审会议的部门和人员，并作好发放记录。
4.7 纠正措施和预防措施的实施和验证
对改进需求由品质监察部根据管理评审提出的改进措施要求及实施计划，填写《改进措施报告》，交相关部门制定纠正措施或预防措施，并按要求整改，整改结束，由管理者代表组织验证。
4.8 记录栏目的更改
管理评审记录由品质监察部负责按《记录控制程序》的规定保存和管理。
4.9 由管理评审引起的文件更改，执行《文件控制程序》。
5 支持性文件
5.1 《文件控制程序》 AAA/CD﹒CX—02（C/1）
5.2 《记录控制程序》 AAA/CD﹒CX—03（C/1）
5.3 《改进措施控制程序》 AAA/CD﹒CX—15（C/1）
6 质量记录表格
6.1 《会议签到表》 AAA/CD﹒ZH-JL-ZH05-01 （C/1）
6.2 《管理评审计划》
6.3 《管理评审报告》
05人力资源控制程序
1 目的
规范公司人事管理工作，合理的选用、培训、调配、选拔人才，以适应公司人事管理及业务发展需要。
2 适用范围
适用于公司人员招聘、入职、培训、转正、调动、晋升、离职、劳动合同（续）签订、人员奖惩、增补、考勤、薪酬等人事工作的实施和管理。
3 职责
3.1 人力资源部部负责对公司人员编制的合理性进行规划、评估和控制，负责招聘、面试甄选的实施，员工入职、转正、晋升、调动、离职、劳动合同、考勤、薪酬的操作、管理以及档案记录及归档整理。
3.2 总经理、主管副总经理、人力资源部门经理、分公司、项目部（物业服务中心）负责按照公司授权进行相关人员的面试、录用、转正、晋升、调动、离职、劳动合同（续）签订等的考察和审批。
4 程序要点
4.1 人员增补
4.1.1 人员的增补由用人单位部门提报，按照公司的授权情况由相应单位进行审批和招聘。公司总部各部门（副）经理、分公司（副）经理及部门（副）经理、项目（副）经理、项目经理助理、财务专管员由公司下文任命。
4.1.2 人员增补申请需以书面形式提出，填写《人员需求申请表》，注明所需招聘人员的到职时间和具体要求，按公司规定的审批流程审批后，由人力资源部进行招聘或授权相关单位（分公司、项目部，以下均简称为相关单位）招聘。
4.1.3 编制范围以外的人员增补需填写《人员增补申请表》，经人力资源部审核后，报总经理审批。
4.1.4 人员增补操作程序流程图：编制内和编制外

用人单位的部门提报人员需求，填写《人员需求申请表》

用人单位负责人审批
结束
N

Y
结束
人力资源部经理审批
N

总经理审批
结束
Y N

Y
《人员需求申请表》递交人力资源部

人力资源部或授权用人单位进行招聘

4.2 人员面试、甄选
4.2.1 人员甄选以公平竞争、择优录用为原则。
4.2.2 应聘人员需经过公司人力资源部初选。初选合格后应聘人员填写《职位申请表》，同时提供个人材料，包括简历、照片以及身份证、学历证明、职称证书、特种岗位上岗证书等原件或复印件。
4.2.3 初选合格者由公司人力资源部推荐到用人单位进行面试。面试过程应注意尽量使应聘人员感到亲切、自然、轻松；尊重对方。
4.2.4 面试可分笔试、面试和实操进行，以公司各岗位的任职要求为考察依据，公司将注重个人能力和基本素质的考察，部门将重点进行专业技术水平的考察。各级面试负责人面试后应在《职位申请表》上填写相关意见。
4.2.5 面试合格者，由用人部门经理或物业服务中心项目经理审批，在《职位申请表》上签字确认录用，同时明确员工的部门、岗位、试用期薪酬、福利、入职时间等。
4.2.6 人力资源部根据公司或员工需求向录用员工签发《录用通知书》。
4.2.7 不合格应聘资料，由用人单位交公司人力资源部归档整理，按公司要求定期进行销毁。
4.2.8 人员面试操作程序流程图
人力资源部推荐到用人单位面试

用人单位行政人事面试
结束

N
推荐用人部门经理面试
Y
结束
N
Y
结束
项目经理面试、审批
N

结束
部门经理级需由项目经理复试、审批
Y
N
Y
试用期录用

4.3 新员工入职
4.3.1 经核定录用人员，由用人单位通知员工报到时间及报到时应携带的资料（身份证，户口薄、学历证书、与原单位解除劳动关系证明、彩色照片3张及其他岗位证书），用人单位在每月底上交以上资料（除照片）复印件至人力资源部。
4.3.2 正式录用前，应聘人员须经公司指定医院体检合格后方可办理录用手续（指需体检合格方可上岗的人员）。
4.3.3 管理人员入职前，用人单位根据需求负责协调落实员工工位、电脑、办公用品、物业软件安装等事宜。
4.3.4 用人单位需在员工入职当月与新员工签订《劳动合同》；入职当天签发《员工手册》、员工工牌以及《入职培训记录表》、《入职引导记录表》、《工服领用表》等，并在《员工报到/离职表》中做详细登记。
4.3.5 用人单位通知用人部门的部门经理引领新员工到部门报到。应亲切有礼地引导新员工，协助新员工按《新员工入职转正流程图》中的顺序逐项办理。
4.3.6 新员工入职培训工作由入职引导人负责，按《新员工培训管理办法》的具体要求执行。按《入职培训记录表》中的部门培训内容分别向新员工进行讲解、传授。
4.3.7 部门主管以上管理人员到岗，入职当天由用人单位项目行政人事部发布人事通报，同时更新项目通讯录。
4.3.8 员工入职手续办理完成后，由项目行政人事部为员工建立员工档案。
4.3.8.1 在员工入职当天将新员薪酬料录入，建立员工电子档案。
4.3.8.2 在员工入职两周内建立员工文本档案，包括但不限于以下内容：
4.3.8.3 《劳动合同书》及《员工手册》签收函
4.3.8.4 《与原单位解除劳动关系证明》
4.3.8.5 《职位申请表》
4.3.8.6 《员工报到/离职表》
4.3.8.7 体检表
4.3.8.8 各类相关证件的复印件
4.3.8.9 员工劳动合同
4.3.8.10 人事方面升降职、奖惩记录
4.3.8.11 培训相关记录、 人事档案记录永久保存。
4.3.9 员工入/离职后服装配发及收回
4.3.9.1 新员工入/离职后，项目行政人事部及时告知公司人力资源部；
4.3.9.2 人力资源部收到项目行政人事部的信息后，及时填写《员工入/离职流转单》至公司综合管理部；
4.3.9.3 项目部如需为新员工配备新服装的，必须书面报告综合管理部；
4.3.9.4 公司综合管理部收到人力资源部的《员工入/离职流转单》和项目的服装报告，按照库存状况进行订做或配发；离职员工的服装进行回收。
4.4 员工转正
4.4.1 员工试用期满前7天，由项目行政人事部发放《转正考核表》、《员工变动表》、《新员工试用期工作报告》至用人部门经理处。
4.4.2 员工填写《新员工试用期工作报告》和《转正考核表》自评部分。用人部门经理、项目行政人事部、项目经理（仅限于项目中层管理人员转正）、人力资源部（含项目经理和项目中层管理人员转正）要与转正人员谈话，对新员工在试用期内的工作表现进行沟通、评价。签字确认后将《新员工试用期工作报告》、《转正考核表》、《入职培训记录表》、《入职引导记录表》交回项目行政人事部。
4.4.3 部门经理级（含）以上人员的转正需进行述职报告，由公司相关负责人参加并提出转正意见。
4.4.4 对于需要延长试用期的员工，用人部门需在试用期满前3天通知项目行政人事部。经项目部与员工协商同意后，不迟于员工试用期满前1天由项目行政人事部填写《劳动合同变更通知书》，经员工本人确认签字生效。
4.4.5 对于没有通过试用不能按期转正的员工，用人部门需在员工试用期满前3天通知项目行政人事部，以便公司在试用期满前通知员工并办理相关手续。如因程序操作延误导致的非转正人员劳动合同自动转正，员工再辞退给公司造成的经济损失，由相关责任人承担。
4.4.6 人员转正操作程序流程图
项目行政人事部提前七天填写《转正申请表》、《员工变动表》、《新员工试用期工作报告》

部门经理级以上员工需述职
员工自评

部门经理签署意见

人力资源部经理签署意见
项目经理签署意见

人力资源部经理签署意见

总经理签署意见
总经理签署意见

N Y N Y
员工转正
办理离职手续
办理离职手续
员工转正

4.5 人员变动（包括部门/岗位调动、降职、降薪）
4.5.1 公司各项目部之间的人员调派由人力资源部进行协调，落实。人力资源部填写《员工变动表》交给相关人员汇签。
4.5.2 降职或降薪员工由部门经理及项目经理进行面谈，填写《面谈记录表》。
4.5.3 人员调派后产生的工服、薪酬保险福利关系变更的，由人力资源部负责通知相关部门进行相应变更。
4.5.4 人员变动操作程序流程图
部门经理提报，项目行政人事部填写《人员变动表》

项目经理审批

人力资源部审核

总经理审批

N Y
变动结束
员工变动

4.6 人员晋升
4.6.1 总经理负责公司员工晋升考核的评审和批准。
4.6.2 人力资源部负责本制度的制定与修改；考核标准、考核方案的审定；员工晋升考核的评审；对考核的实施情况进行监督；对考核记录进行汇总留存。
4.6.3 竞聘人员实行员工自荐、部门推荐、公司提名等形式。公司的政策是尽可能地从公司内部提拔晋升最具资格的员工，接替空缺并承担更大的责任。升职主要依据员工的工作表现、业务水准、品德及专业学识等。
4.6.4 晋升考核以一致性、客观性、公平性、公开性为原则。
4.6.5 参加员工晋升考核的考核人由公司根据工作岗位和职责进行安排。必要时，人力资源部将邀请其他相关人员参加。
4.6.6 考核人将考核意见填写《竞聘考核评价表》，结果由人力资源部进行汇总统计。
4.6.7 员工符合岗位任职要求的，晋升手续由人力资源部根据公司的《人员晋升操作程序流程》进行办理。公司对符合晋升条件的员工给予职务上的升迁和薪资上的调整。
4.6.8 如果内部员工经考核不能达到公司岗位任职要求，公司将从外部进行人员招募。为提高工作效率，有必要时外部应聘人员可同时参加内部员工的晋升考核。
4.6.9 人员晋升操作程序流程图
部门提报或内部竞聘后，填写《人员变动表》

部门经理签署意见

项目经理面谈、批示

人力资源部经理签署意见

总经理签署意见

N Y
员工晋升
晋升结束

4.7 员工辞职
4.7.1 员工自动离职，需按《劳动合同》规定，提前一个月递交《辞职申请书》。《辞职申请书》由员工本人亲自填写，签字上加盖（大拇指）手印，相关意见由部门经理、项目经理填写。员工递交《辞职申请书》后，部门应及时告知项目行政人事部，并将转签完毕后的《辞职申请书》交项目行政人事部保管。
4.7.2 员工提出辞职后，应填写《工作交接表》，经部门经理、工作接受人的确认。在公司未批准离职前或最后工作日前，均应继续履行员工的工作职责，接受部门经理的工作安排。无故不上班者，按照公司相关规定处理。
4.7.3 项目行政人事部应约谈离职人员，并将面谈结果填写《面谈记