房地产公司成立物业管理处所需文件资料.docx

成立物业管理处具备的文件资料

一、物业管理所需物质条件
二、物业管理工作岗位职责
三、物业管理预算
四、物业管理规章制度和档案建立与管理
五、各项公共管理工作内容

一、物业管理所需物质条件

在投入物力方面建议如下：
一、办公及员工住宿用房计划
1.办公用房
物业经理办公室
m2
会客室1
m2
物业经理助理办公室
m2
会客室2
m2
物业管理部
m2
仓库2（工程）
m2
安全管理部
m2
储物间1（物业清洁）
m2
男女更衣室各一间
m2
工程管理部工作间
m2
2.住宿用房
由于大厦应急管理工作的需要，建议在大厦临近范围内(跑步5分钟内到达)安排物业安全管理员工、工程值班人员及管理部门单身员工的宿舍。

二、物业管理工具与装备价格参照表
内容见下表。

物业管理工具与装备价格参照表
序 号
名称及规格
单 价
1
万用电表

2
电流流量度：300A

3
电流钳式800A

3000A

4
对地阻值测试表

5
绝缘值测试表（500V～1000V）

6
温度计：电子数字式

酒精式

7
手提式室内温度/湿度对比测量器

8
手提式风量和风速计

9
电源测试电笔

10
卷尺：1m

5m

11
钢尺：3m

1m

12
水平尺：600mm

13
角尺：300mm

14
高空工作安全带：降伞式

15
50/500反光衣

16
耳塞100db

17
耳筒500db

18
安全过滤口罩：100CDN

19
护眼罩：眼镜式

全护式

焊接用

20
护镜（焊接用1000GDA）

21
手套：绵布

皮革

22
铝梯：1m

铝梯：1.5m

铝梯：4m

23
高空工作台:10m全护式

24
高压电工全护装

25
运输工具:轴流板式车

26
手推车

27
木锄

28
扳手:活动150mm

活动200mm

活动300mm

活动450mm

29
菊花板身:3mm～36mm

30
组合式:4mm～45mm

31
夹具:大力钳(平口)

32
C形夹:100mm

150mm

200mm

300mm

33
虎钳150mm

34
钢管工具连弯头

35
切割工具:水管用切刀

36
铁皮用剪刀

37
界刀

38
剪刀

39
紧急爆破工具:大手锤

40
斧头(消防队用)

41
铁笔

42
压力钳

43
润滑油加油枪

44
六角起子(0.5mm～16mm)

45
管子钳:200mm

300mm

450mm

600mm

46
拉钉钳

47
螺丝起子:平咀形100mm 4mm

150mm 6mm

200mm 8mm

250mm 8mm

400mm 10mm

48
十字形:100mm 3mm

175mm 4.5mm

250mm 6mm

350mm 7.5mm

49
电子部件专用:平咀

50
十字咀

51
平咀钳

52
尖咀钳

53
斜口钳

54
导线开口钳

55
剪线钳

56
鲤鱼钳

57
水泵钳

58
弹簧专用尖咀钳:平咀

59
弓咀

60
电线护套管钳：100A以上

800A以上

61
手锯：金属450mm

150mm

木工600mm

250mm

62
手锤：电工

球形1kg

球形1.5kg

63
铁钻

64
木工专用工具

65
泥水工专用工具

66
手电钻电池式10mm～12mm

67
油压式手电钻：小

大

68
油压式手电锤：小

69
锯条式切割机

70
叶片式切割机：小

大

71
金属磨轮式切割机：手提小

手提大

72
磨轮床

73
60A电焊机

74
小型电焊机

75
气体焊枪：氧气式

76
高压气泵（手提式）

77
高压吸尘机（手提式）

78
手提射灯

79
气动打钉枪

81
值班工作台、椅

82
工具台

83
工具柜

84
物料架

85
工具箱

86
文件架

87
警械

88
值班电筒（充电式）

89
雨具

90
防火服

91
战斗服

92
空气呼吸器

93
头盔

94
防毒面具

95
洗地机

96
高速抛光机

97
高压冲冼枪

98
吸尘器

99
清洁小车及配件

100
水刮、垃圾铲、扫帚、尘推等

101
清洁消耗品

102
吸尘吸水机

103
大垃圾筒（生活垃圾用）

104
垃圾筒（楼层及大堂用）

105
告示牌（大堂用）

106
指示牌

107
大堂广告栏/广告牌

108
大堂用吸水/吸尘垫

109
地毡（电梯用）

110
办公桌椅

111
文件柜

112
打卡钟及卡板

113
对讲机(含备件)

114
电脑

115
打印机(激光/针打各一台)

116
复印机

117
传真机

118
保险箱

119
6人更衣柜

120
饮水机

121
装订机

122
照相机

注：物业管理工具与装备价格表，所列项目根据物业管理实际开展工作所需为准。
二、物业管理工作岗位职责

一、物业经理岗位职责
1.全面负责对所管辖的物业实施一体化综合管理，贯彻执行ISO9000质量管理体系及ISO14000环境管理体系，完成与公司签订的年度管理目标和经济指标。
2.制订管理处年度、月度工作计划并组织实施，业务上接受总公司和上级部门的指导和监督。
3.负责检查、监督各项制度的执行情况。
4.合理调配人员，协调各岗位的分工协作，责任到人，同时关心员工生活，确保管理处员工有良好精神面貌和积极的工作态度。
5.负责所管辖物业的装修审批，协调违章和投诉的处理工作，落实安全、防火工作。
6.协调本部门与供水、供电、工商等和物业管理有关部门的关系，便于开展各项工作。
7.认真完成管理处其他工作职责内容和公司安排或委托的其他工作任务。

二、物业经理助理岗位职责
1.协调经理完成本管理处的各项工作。
2.认真完成所分管的各项工作。
3.当经理不在时，代理经理进行工作。
4.有权向经理提出建议对下属人员进行奖惩。
5.遵照劳动部门人事有关规定，在公司编制计划，按程序办理管理处招、调员工的事务工作，对部门中的私招滥雇行为进行处理。
6.有权处理顾客对其分管工作范围内的投诉。
7.有权处理分管工作范围内的突发事件。
8.有权自行安排下属工作人员的各项工作。

三、物业管理部经理岗位职责
1.以身作则，调动员工积极性，保质、保量地完成各项工作。
2.检查、监督大厦红线范围内的道路，绿化等公共区域地面清洁。
3.热情接待业户，及时处理顾客对服务的投诉，并做好记录。
4.定期对本部门员工进行培训和考核工作，不断提高员工的业务水平和服务质量。
5.协调本部门与各部门的关系，合理调配人力和物力资源。
6.负责清洁用品采购计划的编制和进货物品的验证工作，并控制其合理的使用，协助仓库管理员合理贮存和使用保管。
7.负责业户的租金及物业管理费用的催收工作。
8.上级领导交办的其他临时任务。

四、物业管理文员岗位职责
1.向部门经理负责，主持办公室全面工作，严格执行经理各项指令，有权询问、检查、督促各部门工作执行情况。
2.负责安排公司各类文稿的草拟，审核工作，有权检查、督促岗位责任制在操作层的执行情况，及时发现问题，提出整改意见，落实奖惩制度。
3.加强与各部门的联系和沟通，对工作中的具体问题不扯皮推诿，有权协调各部门工作运作和人际关系。
4.加强业务学习，提高能力，促使各部门工作实施标准化、科学化、现代化，有权向公司领导提出创新改革的意见和建议。
5.恪守保密原则，督促有关部门及办公室工作人员加强文件管理，严格会议制度，增强保密观念，凡属公司尚未正公式布的决定、决议、指导等，无权传播。
6.从节约出发，审批各部门办公用品的购置。

五、物业管理员岗位职责
1.在物业管理部经理领导下，具体行使管理、监督、协调服务的职能。
2.负责管理大厦清洁、绿化、治安、维修、接待、回访等项服务工作。
3.全面掌握大厦物业公共设施、设备的使用过程。
4.协调经理送发物业管理方面的文件。
5.参加经理主持的部门例会，总结当月工作，制订下月计划。
6.负责发现运作中不合格的服务项目，进行跟踪、验证，处理业户（业户）投诉。
7.收集有价值的物业信息，为推动公司物业管理工作的发展出谋划策。
8.完成经理交办的各项任务。

六、物业商务管理员岗位职责
1.负责大厦业户接待工作，做到仪表端庄、态度和蔼、热情大方、反应敏捷、处事稳健。
2.负责为业户办理入伙、入住、装修手续。
3.按接待来访规定，做好来访登记，对电话预约的来访要及时通知有关领导或部门，对突然来访者，要报告有关领导或部门后，再约时间接待。
4.负责接待及处理业户咨询、投诉工作，并定期进行回访。
5.负责为大厦业户商务、票务收发等项服务工作。
6.完成办公室临时交办的工作。

七、物业清洁员岗位职责
1.负责本辖区的清洁卫生工作。
2.负责公司及管理处业户的服务工作。
3.负责大厦各区域的垃圾收集工作。
4.完成领导交办的其他工作。

八、工程管理部经理岗位职责
1.在经理助理的直接领导下，负责机电安装维修工程的全面管理工作。
2.负责大厦设施、设备的运行、保养、维修，安全检查工作的安排与落实。
3.履行管理处签订的设备管理合同，完成下达的各项管理指标和经济指标。
4.贯彻执行公司制定的《机电设备管理工作手册》，确保机电安装维修工程管理的设施、设备处于安全、良好的运行状态。
5.执行政府部门的有关行业法规，加强安全管理和安全教育，建立各级安全制度，防止发生安全事故。
6.对设施、设备的运行、维修和保养的正常运行每月必须进行一次全面检查，每月不少于一次夜间查岗。
7.负责员工的政治思想教育和专业技能培训，不断提高员工的综合能力和素质。
8.负责组织对公司接管的机电设施、设备进行验收及其配套设施完善工作。
9.负责组织技术文件和设备档案的接管、建立和管理工作。
10.负责业户对机电工作的投诉处理，负责本部门不合格服务的处理，纠正和预防措施的实施、跟踪、检查。
11.定期向经理汇报工作，完成上级交办的临时任务。

九、工程技术员岗位职责
1.负责对大厦机电设备的运行值班，处理一般性故障，参与协助设施、设备的维修、保养工作，对发生的问题及时向上级领导或管理处汇报。
2.值班人员必须熟悉大厦的供水、供电、电梯、空调、智能设施、设备的情况，掌握相关设备的操作程序和应急处理措施。禁止与本部门无关人员进入机房。
3.定时巡视设施、设备的运行情况，认真做好巡查记录和值班记录。
4.配合管理处各部门的各项工作，建立良好的合作关系，记录维修投诉情况，并及时处理。
5.保持值班室、高低压配电房和水泵房、设备房的清洁及物品的有序摆放。
6.负责设备房的安全管理工作，禁止非工作人员进入，禁止各种违反设备房管理规定的行为。
7.遇到突发停电或发生其他突发事故时，应从容镇定，按规定和操作程序及时排除故障，或采取应急措施，迅速通知相关人员处理。
8.加强防范意识，做好配电房、水泵房的防火、防水、防小动物的安全管理工作。
9.协助供电局抄表确认用电量，并进行月度用电分析对比，及时发现问题，杜绝浪费。
10.完成上级交办的其他临时任务。

十、强电技工岗位职责
1.协助工程经理开展工作，贯彻执行经理下达的各项指示。
2.制定供电系统的最佳运作方案，报上级审批后组织贯彻实施，保证设备24小时正常运行，出现故障能立即排除；出现紧急停电时，应能随时启动柴油发电机，在5分钟内将发电机电源送至用电设备。
3.负责供电系统的维保操作及制订供电设备的大、中、小修计划。
4.根据系统运行情况进行必要的技术改造，制定切实可行的节约能源措施，并保证实施，使供电方案为最优。
5.负责大厦系统业户二次装修工程的监管工作。
6.完成上级交办的其他工作。

十一、弱电技工岗位职责
1.协助经理开展工作，贯彻执行经理下达的各项指示。
2.负责消防自动报警系统、通风系统、楼宇自控系统、保安监控系统、广播系统等弱电系统的运行，维护管理工作。
3.根据实际需求，开展各项弱电专业工程的增效、改造工作。
4.完成上级交办的其他工作。

十二、暖通技工岗位职责
1.协助经理开展工作，贯彻执行经理下达的各项指示。
2.负责空调系统，给排水系统的运行、维保管理工作，保证空调系统正常运行，保证各类末端空调设备的完好，无超标噪音和严重滴漏现象，各类管道、阀门无严重的跑、冒、滴、漏现象及事故隐患，保证给排水管道通畅。
3.负责按规定做好空调、给排水系统的维护保养及制订设备的大、中、小修计划。
4.根据运行实际情况，提出设备运行节能措施，并保证实施，使系统能运行在最优状态。
5.完成上级交办的工作任务。

十三、维修工岗位职责
1.执行管理处制定的《机电设备管理手册》和有关技术规范、规定，熟练掌握设施、设备的结构、性能、特点和维修、保养方法，做一名合格的维修人员。
2.定期清洁所管理设备和设备房，确保设备、设施、设备机房的整洁。
3.严格遵守安全操作规程，防止发生安全事故。
4.发生突发情况，应迅速赶往现场，及时采取应急措施，保证设施、设备的正常、完好。
5.定期对设施、设备进行全面巡视、检查，发现问题及时处理。
6.积极完成上级交办的各项临时任务。

十四、工程文员、资料员、仓管员岗位职责
1.负责本部门文件、图纸及技术资料的管理，建档和统一管理工作。
2.负责收发各种通知、文件以及设备运行记录的管理。
3.负责部门考勤统计工作。
4.负责维修单的接收及跟踪检查汇报工作。
5.负责本部门文件打印、校对及传真工作。
6.负责管理处工程、物业、办公仓库管理工作。
7.完成上级交办的其他工作。

十五、安全经理岗位职责
1.接受经理助理的工作安排，认真完成各项工作。
2.对治安、车辆管理员日常工作进行检查、监督、考核和安排管理处的临时工作任务。
3.协助安全管理经理制定每月工作计划，并检查安全管理部每周、每月工作执行情况，做好检查、考核记录。
4.检查、监督大厦治安、消防工作并巡视记录。
5.负责处理治安工作中遇到的疑难问题，不能解决的及时向管理处经理助理或经理汇报。
6.定时、不定时（晚上零点之后的检查，一周不少于1次）对各岗位执勤人员的工作进行巡查、督导。
7.对因下属玩忽职守、屡次不遵守治安工作手册规定，导致业户投诉或造成较大损失的，负领导责任。
8.做好安全管理员的培训、考核工作。
9.热情接待业户，及时处理顾客对治安的投诉，并做好记录。
10.熟练掌握消防器材的使用，发生火警，应立即采取应急措施。

十六、安全管理员岗位职责
1.服从领导，听从指挥，以军人的风度处事。
2.负责本辖区车辆进出、停放管理，遇事要向上级报告。
3.负责本辖区人员的进出管理。
4.模范遵守国家法令、法规，做到依法办事。
5.熟悉本岗位职责和工作程序，掌握本辖区内每一个角落，圆满完成工作任务。
6.熟悉消防有关器械的使用。
7.负责大厦安全、防火、防盗、防破坏的防范工作。
8.负责大厦应急处理的抢救工作。
9.负责大厦物业、工程、清洁、咨询等各项服务工作。
10.完成上级交办的各项任务。

十七、财务经理岗位职责
1.根据国家财务制度和财经法规，结合公司实际情况，制定适用的财务管理办法。

2.按照国家统一的会计制度设置和使用会计科目。除会计制度允许变动的以外，不得任意增减或者合并会计科目。
3.围绕公司的经营发展规划和工作计划，负责编制公司财务计划和费用预算，有效地筹划和运用公司资金。
4.做好公司各项资金的收取与支出管理。
5.定期汇总管理处的经济运作情况，提出合理化建议，为公司发展决策提供参考依据。
6.做好财务统计和会计账目、报表及年终结算工作，并妥善保管会计凭证，账簿、报表和其他档案资料。
7.定期检查财务计划、费用预算执行情况，监督各部门的财务活动，分析存在问题，查明原因，及时解决。
8.统一归口管理公司各种票据和账目，杜绝管理处资金流失。
9.负责财务人员的业务培训和考核监督工作。
10.保守公司管理处机密，维护公司利益。
11.负责向公司领导及政府部门作出财务报表。

十八、财务会计岗位职责
1.对规定的会计科目名称、编号、核算内容和对应关系，不得任意改变。
2.对发生的每一项经济业务须取得或填制原始凭证，并根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。
3.要严格审核会计凭证并妥善保管。对伪造、涂改或经济业务不合法的凭证，应拒绝受理，并及时报告领导处理。
4.按照规定设置总账，明细账。启用会计账簿时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，账簿扉页上应附“启用表”。
5.根据审核无误的会计凭证登记账簿。账簿记录发生错误时，不准涂改、刮擦，删除的文字或数字划线注销（必须使字迹清晰可辨），然后在划线上方填写正确方案或数字，并由记账人员盖章（签字）。
6.按照规定，定期（月、季、年）核对账目、结账、编制会计报表，并做到报表数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。任何人都不得窜改或授意、指使他人窜改会计报表数字。
7.按照规定对各种会计资料，定期收集、审查、核对，整理立卷、编制目录、装订成册并妥善保管，防止丢失损坏。

十九、财务出纳岗位职责
1.负责登记现金日记账、银行存款日记账的工作，做到日清月结。
2.负责保管现金、有价证券、空白支票及银行印鉴卡等有关资料。
3.负责管理银行账户，办理银行结算业务，月终及时对账，并根据需要编制银行存款余额调节表。
4.负责统一管理管理处的发票和收据，做好各下属部门领用和核销工作。
5.加强货币资金的管理，严格执行国家有关现金管理和银行账户管理法规制度，不得挪用公款，不得出借公司账户。

二十、财务收费员岗位职责
1.协助会计、出纳做好各项费用的收取、统计、核算工作，在业务上接受公司财务管理部的指导和监督，保证做到工作日清月结，账表相符，钱据相符，对拖欠费用及时催收，做到费用收缴率达98%。
2.根据业户需要提供上门收费服务，在预约时间内准时到达。
3.对拖欠费用的业户以电话联系、上门催收或下发催费通知单等方式使拖欠费款项及时回收。
4.完成管理处经理交办的其他任务。
三、物业管理预算

一、物业管理开支分类预算
物业管理开支分类预算表
序 号
支出项目名称
月支出
年支出
备 注
一
写字楼支出

1
员工薪金

2
公共设施、设备保养费

3
绿化租用、管理费

4
物业管理清洁费

5
物业管理办公费

6
公共区域保险费

7
固定资产折旧费

8
公共水电费

9
管理公司合理利润

10
法定税金

11
每月管理费支出合计

元/平方米
二
商场支出

1
员工薪金

2
中央空调费

3
商场专用货梯费

4
商场专用手扶梯费

5
商场公共用水费

6
员工制服费

7
设施维修、保养费

8
绿化设施管理费

9
节假日活动宣传费

10
管理公司合理利润

11
法定税金

12
每月管理费支出合计

元/平方米
三
车场费用

1
员工薪金

2
照明电费

3
公共用水费

4
每月管理费支出合计

元/平方米
四
商务会所费用

1
员工薪金

2
会所用电费

3
会所用水费

4
每月管理费支出合计

元/平方米
五
员工餐厅费用

1
餐厅用水费

2
餐厅用电费

3
餐厅用煤气费

4
每月管理费支出合计

元/平方米

二、物业管理处开支明细预算
物业管理处开支预算明细表
序号
支出项目名称
算 式
支出金额（人民币元）
月 支 出
　年 支 出
一
管理处员工薪金

经理办公室

1
物业总经理

2
总经理助理

工程管理部

4
工程经理

5
工程主管

6
强电技工

7
弱电技工

8
空调水电工

9
万能工

10
文员兼仓管

物业管理部

11
物业经理

12
商务咨询管理

13
信报收发员

14
会所管理员

15
物业清洁员

16
物业管理文员

安全管理部

17
安全经理

18
安全主管

19
安全管理员

20
车场管理员

21
监控管理员

财务管理部

22
财务经理/会计

23
财务出纳员

24
车场收费员

二
物业管理办公费

1
办公低耗品

2
办公交通费

3
节日布置费

4
办公电话费

5
办公水电费

三
公共设备维护费

1
消防设备维护费

2
扶梯设备维护费

3
货梯设备维护费

4
消防梯设备维护费

5
客梯设备维护费

6
空调设备维护费

7
吊船设备维护费

8
电器设备维护费

9
技防设备维护费

10
通讯广播设备维护费

11
给排水设备维护费

12
设备维修备用金

四
物业管理清洁费

1
写字楼厕所卫生纸

2
清洁剂类费用

3
清洁毛巾、工具类

4
垃圾清运袋

5
垃圾桶用干沙

6
垃圾清运费

7
水池清洁费

8
“四害”消杀费

9
清洁工具维修费

10
清洁管理备用金

五
绿化租用、管理费

1
外围绿化租用费

2
物业绿化水电费

3
室内绿化布置费

六
固定资产折旧费

1
电脑

2
复印机

3
打印机

4
传真机

七
物业公用电费

1
写字楼客梯

2
写字楼消防梯

3
生活水泵、排污泵

4
楼梯间公共照明

5
泛光、霓虹照明

6
车库照明空调费

八
物业公共用水费

1
写字楼用水费用

2
商场用水费用

3
会所用水费用

4
餐厅用水费用

九
物业管理开支费

四、物业管理规章制度和档案建立与管理

一、管理规章制度
科学管理、合理量化、健全制度是我们取得成功的重要保障，为了达到高标准的管理目的，我公司已成功导入ISO9000质量管理标准模式。在接管物业以后，将严格按照质量管理体系的标准，实行专业化、规范化管理。制定出管理规章制度共计74条，其中公众制度12条，内部岗位制度20条，运作管理制度32条，员工培训考核制度10条。
1.公众制度
(1)《业户手册》。
(2)《业主公约》。
(3)《精神文明公约》。
(4)《楼宇使用维护管理规定》。
(5)《二次装修管理规定》。
(6)《二次装修管理协议》。
(7)《装修人员管理规定》。
(8)《出入物品管理规定》。
(9)《安全管理规定》。
(10)《消防管理规定》。
(11)《清洁卫生管理规定》。
(12)《园林绿化管理规定》。
2.岗位职责
(1)物业经理岗位职责。
(2)经理助理岗位职责。
(3)物业管理部经理岗位职责。
(4)物业管理文员岗位职责。
(5)物业管理员岗位职责。
(6)物业商务管理员岗位职责。
(7)物业清洁员岗位职责。
(8)工程管理部经理岗位职责。
(9)工程技术员岗位职责。
(10)强电技工岗位职责。
(11)弱电技工岗位职责。
(12)暖通工岗位职责。
(13)维修工岗位职责。
(14)工程文员、资料员、仓管员岗位职责。
(15)安全经理岗位职责。
(16)安全管理员岗位职责。
(17)财务经理岗位职责。
(18)财务会计岗位职责。
(19)财务出纳岗位职责。
(20)财务收费员岗位职责。
3.运作管理制度
(1)《员工手册》。
(2)《管理人员文明服务准则》。
(3)《员工办公制度》。
(4)《各部门月工作计划及总结制度》。
(5)《物业管理工作廉洁制度》。
(6)《员工培训制度》。
(7)《内部财务管理制度》。
(8)《档案资料管理制度》。
(9)《值班管理制度》。
(10)《公用品申请、购买、领用制度》。
(11)《员工宿舍管理评比制度》。
(12)《接待投诉处理及回访制度》。
(13)《维修回访制度》。
(14)《机电设备的编号方法》。
(15)《机电设备的统计制度》。
(16)《配电房管理制度》。
(17)《物业防火安全检查制度》。
(18)《大厦应急灭火抢救方案》。
(19)《物业管理运作流程》。
(20)《业户投诉处理程序》。
(21)《业户入住工作程序》。
(22)《业户入住装修管理工作程序》。
(23)《物业管理档案建立工作程序》。
(24)《物业管理档案监督工作程序》。
(25)《物业资料控制工作程序》。
(26)《公共设施维修、养护工作程序》。
(27)《机电设备维修工作程序》。
(28)《安全管理工作程序》。
(29)《消防应急处理工作程序》。
(30)《园林绿化管理工作程序》。
(31)《清洁管理工作程序》。
(32)《社区文化开展工作程序》。
4.员工培训考核制度
(1)《新员工入职培训制度》。
(2)《在岗员工循环培训制度》。
(3)《员工工作考核及奖罚制度》。
(4)《员工岗位责任月考核成绩汇总表》。
(5)《经理助理岗位月工作考核表》。
(6)《部门经理岗位月工作考核表》。
(7)《部门员工岗位月工作考核表》。
(8)《业户意见月上访统计表》。
(9)《员工违章违纪处理意见申报表》。
(10)《物业管理工作情况一览表》。

二、物业档案建立与管理
1.资料收集
资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。
2.资料分类整理
(1)分辨真伪。
(2)分类排序。
(3)组编档号。
(4)装订精美。
3.档案资料管理
(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。
(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。
(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。
(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致；如有破损，应及时修补。
(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。

五、各项公共管理工作内容

一、公共设施设备管理
1.管理目标
保证设备运行正常，无重大管理责任事故。
2.管理措施
(1)制定设备安全运行、岗位责任制、定期检查维修保养运行记录、维修档案等管理制度。
(2)配备所需专业技术人员，严格执行操作规程，设备管理和维修人员持证上岗。
(3)设备及机房环境整洁，无杂物、灰尘积垢，无鼠、虫害发生，机房环境符合设备要求。
(4)建立供电、供水的管理制度，供配电、供水系统配置人员24小时值班。
(5)监控系统等智能化设施、设备运行正常，有记录并按规定定期保存。按工作标准时间排除故障，保证系统工作正常。
(6)消防系统设施齐全，完好无损，确保随时启用。
(7)消防管理人员掌握消防设施、设备的使用方法并能及时处理设施、设备的各种问题。
(8)制订有突发火灾的应急方案，设立消防疏散示意图，照明设施，引路标志完好，紧急疏散通道畅通，无火灾安全隐患。
(9)给排水设备、阀门、管道工作正常，无跑、冒、滴、漏现象，按规定时间对二次供水蓄水池设施、设备进行清洁、消毒。二次供水卫生许可证、水质化验单等证齐全。水池、水箱清洁卫生无二次污染。水泵、水池、水箱有严格的管理措施，水池、水箱周围无污染隐患。排水系统通畅，汛期无泛水，地下室、设备房无积水浸泡发生。遇有事故，维修人员在规定时间内进行抢修，保证无大面积跑水、泛水，长时间停水现象。建立事故应急处理方案。
(10)公共配套服务设施维护周到，公用管线统一下地或入公共管道，无架空管线，无碍观瞻。道路、大堂等公共照明完好，大厦范围内的道路畅通，路面平坦。

二、安全管理
1.管理目标
(1)确保大厦内无因管理责任引发的重大火灾。
(2)维护好大厦内的公共秩序，控制私设摊点、广告牌、广告字画、乱贴、乱画现象；控制小商小贩进入。
(3)有预见性地对任何可能危急业户的安全情况，采取防范措施。
2.建立交互式联动治安网络
(1)在大厦设立流动岗哨，实行24小时值班巡逻制。做到每两小时巡视一遍，并记录安全情况及消防设备、公共物品的完好情况。
(2)遇有紧急情况或其他治安需要，管理处通过对讲机下达指令，巡逻人员可在1至3分钟内到达现场进行支援。
(3)与当地派出所建立警民共建关系，并商请其警官兼任管理处安全管理指导员，定期与管理处安全管理员分析治安形势、特点以及防范的方法和技能。
3.紧急情况下的应急处理措施
(1)发生盗窃、抢劫、交通事故、火灾等异常现象时，管理处迅速调集巡逻安全管理员，以最快的速度赶到现场，控制局面，争取主动。
(2)迅速调整人力、物力，以确保应急工作的顺利进行。
(3)发生案件时，立即报警并维护现场，协助公安机关调查破案。
(4)管理处主任应在突发事件发生的第一时间到达现场，沉着、机智实施处理，并向上级进行报告。

三、装修管理
1.日常装修管理
(1)管理处安排人员办理装修队伍的培训、验资、登记、审批和发放各类证件。
(2)跟踪施工情况，管理处主任每日巡视，了解各施工点施工情况，安全管理主管每日三次不定时巡视，了解施工情况及纠察施工队运行情况。
(3)安全管理员24小时值班，控制人员进出并做好相应记录。
(4)装修垃圾清运。采取定时上门收集和业户申请相结合的方法，袋装清运，日清日运，不堆积、不滞留，不污染小区内外环境。
2.装修安全管理
(1)安全管理组负责装修日常安全工作。
(2)与业户和施工队负责人签订安全责任书。
(3)装修材料按指定时间进入，安全管理员进行认真查验，发现有毒、易燃、未作处理的材料严禁入内。
(4)需要进行烧焊等动火作业，应向管理处提出申请，经批准后在管理人员监护下，方可作业。
(5)安全管理员巡查时，对装修点的材料、装修方式进行认真检查，发现不安全隐患，及时处理报告。
(6)发生紧急事故时，按紧急处理措施程序进行。

四、消防管理
1.消防组织机构的建立
(1)管理处负责建立消防安全小组。
(2)管理处主任为消防安全负责人。
(3)管理处其他人员为义务消防员。
(4)安全管理主管为专职安全监督员。
(5)日常巡视安全管理员为兼职消防巡视员。
(6)管理处负责制定组织机构图及人员职责。
2.建立各项消防制度
(1)消防检查制度。
(2)专职安全员每日检查小区内的消防安全情况，包括消防设备、动火作业监督、安全用水、用电情况等，检查结果记录在《安全检查记录》中，该记录每周由管理处主任审核。
(3)兼职巡视员负责每楼、每层消防安全情况巡视，每两小时巡视一遍，并填写《消防安全检查登记表》。
(4)在安全检查中发现消防隐患，应及时采取整改措施，做到隐患不过夜。
(5)发现业户因装修造成的消防隐患，应向业户发放《整改通知》，限期整改，并跟踪验证。
(6)管理处制定《动火审批制度》，内容包括动火申请和审批程序及违章处理方法。
3.防火措施
(1)贯彻“预防为主，防消结合”的方针，业户要树立防火意识，管理处每周确定一名主管以上的管理人员为防火值班员，全面负责小区的消防工作。
(2)严禁乱拉、乱接临时用电线路，电器线路需维修时请及时找管理处安排施工。
(3)严禁在小区内烧废纸、杂物，乱丢烟头或燃放烟花爆竹等。
(4)不准改变、拆除、封堵消防设施和通道。
(5)不准在楼道、过道设立仓库，堆放杂物，阻碍通道。
(6)严格装修审批手续，动火审批手续，保证每楼、每层有必要的消防设施。
(7)公共场所严禁使用可燃性装修材料，室内使用可燃性材料要严格控制，并加以处理。
(8)配备火警时刻的必须器材，如：应急照明灯等。
4.消防知识培训
(1)对业户的消防要求(包括安全用水、用电)，通过《业户须知》、《管理公约》传达到各业户，并向业户发放有关消防学习资料，用宣传栏等消防宣传途径对业户进行消防宣传教育。
(2)管理处内部每月的第一个星期一上午为各组安全消防学习时间，学习教材是安全消防管理条例，内部的消防管理制度，设备设施的操作方法等，学习情况须详细记录。
(3)管理处主任每月检查一次安全活动记录并签字认可。
(4)在安全消防活动日查出的安全、消防隐患，由各组自行在活动记录中登记并整改。
(5)专、兼职消防员在上岗前必须接