退役军人档案数据信息一体化管理研究_邵文君.pdf
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1、2552023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE退役军人档案数据信息一体化管理研究邵文君(山东省菏泽市退役军人事务局,山东 菏泽 274000)摘要:退役军人档案作为一种特殊的档案类型,与退役军人未来的生活和工作联系密切,是退役军人参与社会活动的重要凭证。在信息化时代,加强退役军人档案数据信息一体化管理已经成为一种趋势。本文从退役军人档案数据信息入手进行一体化管理分析,提出档案数据信息一体化管理的有效对策。关键词:退役军人档案;档案管理;信息一体化近些年,随着国家对退役军人的重视程度的提高,退役军人的参保社保、就业、优抚政策等不断出台,使得退役军人的档案信息查询频率不断增加。随着
2、经济的发展,这些查询频率还会逐渐增加。这就要求退役军人档案管理部门要顺应时代发展需求,全面构建数据一体化档案管理系统,充分利用网络信息技术的优势,更好地保障退役军人档案管理水平,为退役军人使用和调取档案提供更加便捷的服务。一、档案数据信息一体化管理概述在信息化时代,计算机技术、大数据技术与档案管理的深入整合成为必然,档案数据信息的一体化管理是当前档案工作的主要方向。档案数据信息一体化管理紧紧依托网络信息化平台,开展在线档案日常管理、查询、在线交流服务等功能,实现馆室数据规范化管理以及馆室之间的资源共享,可以全面提升档案管理部门的效率,从而实现政务网上数据大集中、数据共享。二、退役军人档案管理的
3、现状退役军人档案具有一定特殊性,是一名军人在部队期间的工作经历、个人表现的真实记录。它包括履历、身份、奖惩、工龄、任免等,是一名军人最重要、最原始的证据,其重要性不言而喻。但是从当前退役军人档案管理的情况来看,其中还存在诸多问题,具体如下:(一)档案管理部门比较分散退役军人档案管理相对分散,退役军人档案分放在不同的部门。比如:乡镇、民政部门、人武部等,档案管理标准不统一、不规范,这就在一定程度上增加了退役军人档案管理的难度。甚至在使用和调取档案时,需要在不同部门间进行咨询和办理,并且会出现档案信息查找不到、档案信息内容不全等情况。(二)缺乏完善的档案管理制度退役军人档案管理工作没有被充分重视,
4、甚至有些单位没有设置退役军人的管理模块。没有健全的管理机制,使得退役军人档案在管理时没有固定的地方以及标准的流程,存在较大的安全风险,有可能出现档案缺失、损害等问题。有些退役军人档案在移交过程中,存在漏项的问题,也会影响档案的管理效果。(三)档案存放信息透明性差很多人不知道退役军人的档案需要做统一的管理,这是整体工作的宣传力度不足造成的。有些管理人员并不知道退役军人档案的管理标准,即使有人知道存放到统一的单位,但是没有及时将档案移交到专门的管理部门。甚至有些军人不清楚什么部门负责档案管理,这大大增加了退役军人档案存放和使用的难度。档案管理部门对退役军人实际情况无法全面熟悉,档案管理人员与退役军
5、人沟通存在脱节问题。(四)档案信息化建设落后目前,退役军人档案数据管理工作没有充分发挥信息化技术的优势,档案信息化建设不够完善,不具备落实数据信息一体化管理的条件,无法对档案数据信息进行数字化转化。另外,由于缺乏信息化建设,退役军人档案数据信息使用不够便捷,档案检索效率质量不高,不能达到预期的建设标准。三、退役军人档案数据信息一体化管理的优化策略退役军人档案数据信息一体化管理是一项系统化、科学化的工作,档案管理部门一定要充分掌握退役军人的档案管理制度,充分了解各项支持政策,借助先进的数据信息技术构建统一的管理模式,实现档案数据信息一体化管理目标。2562023 年第 1 期实践纵横BEST P
6、RACTICE(一)明确退役军人档案管理部门职责在实现退役军人档案数据信息一体化管理的过程中,要明确退役军人档案管理职责,使得档案人员能够明确退役军人档案管理的重要意义,以免在实际开展工作时出现混乱的问题,影响军人档案统一集中管理的效果。结合多年档案管理经验来看,统一管理的效果更佳。综合档案馆应该有专业的档案人员负责,主要是处理好退役军人的档案移交等工作,要加强档案的接收、整理、保管与查阅等流程,保障档案出入有记录、档案借传有签字,做好相关档案管理的基础性工作,为档案数据信息的一体化管理提供支持。(二)完善退役军人档案管理办法在退役军人档案数据信息管理的过程中,要针对退役军人档案管理办法进行优
7、化和升级。档案管理部门要结合工作实际,对现有的档案制度、保密制度、岗位责任制度进行完善和修订,以保障档案数据信息在保管、查询和利用方面有章可循。同时,有关部门要对一体化档案管理做出系统的规定,并将责任落实到人头,确保退役军人档案管理有效性、可靠性。(三)规范退役军人档案资源整合利用在大数据时代,档案管理部门应该充分利用各项资源,不断加大对档案信息化建设的投入,满足档案一体化管理的标准,使得各项软件、硬件条件都比较完善。一体化管理模式应充分利用现代互联网技术、大数据技术实现档案数字化、集成化管理。利用大数据技术的数据挖掘优势实现档案数据的整合利用,将档案信息资源的作用充分发挥出来。档案部门应该针
8、对档案进行严谨精细的管理,针对数据做好多层次、多维度的分析,进而有效整合数据资源。在档案管理过程中,档案管理人员应该利用先进的大数据技术完成档案数据的整合,实现档案的分类和归档,标识出各个档案的类别和目录,便于后期的查询,提高档案资源的利用效率。四、推进退役军人档案信息数据库建设的相关措施(一)利用档案管理系统录入退役军人档案加强数据库建设是实现退役军人档案信息数据一体化管理的重要一环。要有专人收集各类档案信息,同时有专业的人才完成信息的分类整合工作,保证所有进入系统的档案信息真实完整。(二)依托云计算建立管理平台利用云计算技术搭建档案信息管理平台,能够全面提高档案的管理效率,实现对档案数据的
9、分析、整合目标,针对所有档案做统一管理。一是档案管理部门利用云计算技术,可以存储大量的档案信息,使得所有档案数据在各个计算节点上存储,然后在云平台中完成档案信息的所有基础操作。二是档案管理部门针对服务器的节点数据要加大管理力度,使得节点数据和云计算技术运用符合需求,有效控制档案管理信息化过程中的成本,提升档案管理的效率。三是通过退役军人档案管理平台实现资源信息的共享。各个部门针对自己所具有的军人档案信息全部上传到平台中,平台可以自动将同一类的档案信息进行归纳梳理整合,进而形成一个军人的信息数据库。在这个数据库中,可以查询到所有相关信息,调整和更新相关信息内容。利用信息化技术全面收集退役军人的信
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