公司行政常用公文格式规范及模板.doc

公司行政公文格式规范及模板

一、文件行文规范：
（一）上行文：报告、请示、申请、汇报、总结
1、标题：二号黑体加粗字、居中、无缩进；
2、二级标题：
三号宋体加粗字体，首行缩进两字符；
3、正文：
三号宋体字，首行缩进两字符，行间距为固定值28磅。
4、收尾落款与日脚：
三号宋体加粗字体，居中；
日脚为插入文体字样日期；
通过左缩进至右下脚位置；

（二）平行文、下行文；通知、通报、批复、函、意见、纪要、工作联系单。
1、标题：
二号黑体加粗字，居中，无缩进。
2、二级标题：
三号宋体加粗字，首行缩进两字符；
3、正文：
四号宋体字，首行缩进两字符，行间距为固定值25磅；
4、文尾落款和日脚：
四号宋体加粗字、居中，左缩进到右下角。
日脚为插入文体字样日期。

二、行文规定：
（一）公文用纸：
1、文本文件：为A4型白纸：210mm×297mm。
2、图纸文件：为A3型白纸：29.7mm×42mm。
（二）装订：
1、文件（红头文件）：单面装订；
2、常规文件：单面或双面装订；
3、普通文书：双面装订；

二、公文模板

X矿业股份有限公司文件
新矿司X发[XXXX]XX号 签发：XXX

XXXXXXXXXXXX

XXX：

XXXX

X股份有限公司
XXXX年XX月XX日

主题词： 设置 组织 机构 通知
抄 报：董事长 法人 董事会成员
抄 送：总经理 矿长 工程师 副矿长 矿属各单位
印发：综合管理办公室 存：档案室

（一）决 定

001．重要事项决定

×××公司关于×××（事由）
的决定

××××（主送单位）：
为了×（目的），根据×（依据），经研究，决定××（决定事项）。
一、×××。
二、×××。
三、×××。
……（决定的具体内容）

（印章）
××年×月×日

002．嘉奖决定

×××公司关于表彰×××的决定

××××（主送单位）：
最近，×××（被表彰人员或单位的事迹）。×××（被表彰事迹产生的积极影响和表现出的精神）。
为了××× （表彰目的），根据××× （表彰依据），决定对×××等予以表彰（或授予××× 等××× 称号）。
希望××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。

附件：表彰名单

（印章）
××××年×月×日

003．处分决定

××××公司关于对×××处分的决定

××××（主送单位）:
最近，×（违规违纪事实）。× （造成的危害和产生的不良影响）。
根据×××（处分依据），为了××（目的主旨）, 经研究，决定给予×（受处理的人或单位）×（处分决定）的处分。

（印章）
××××年×月×日

（二）通 知

004．指示性通知

关于××××××（拟采取措施）的通知

××××（主送单位）：
近期，×××（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）。×××（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据×××（依据），为了×××（目的主旨），经研究，决定××（拟采取措施），现就有关事项通知如下：
一、××××。
二、××××。
三、××××。
……（通知的具体内容）
×××（提出希望和要求）。

（印章）
××××年×月×日

005．周知性通知

关于启用××××印章的通知

××××（主送单位）：
根据×（依据），成立×（机构名称或机构更名）。从××起（起始时间）启用×印章（机构更名时，需注明原×印章同时废止）。

附件：印模式样

（印章）
××××年×月×日

关于成立××××（机构）的通知

××××（主送单位）：
为了×××（目的），根据××（依据），决定成立×（机构），负责××××工作。现将有关事项通知如下：
一、××××（机构）的人员组成
××××××。
二、××××（机构）的主要职责
（一）××××××
（二）××××××。
……
三、×××（机构）下设办公室，主要负责××工作。
×××（其他需要说明的事项）。

（印章）
××××年×月×日

006．任免通知

关于×××等同志职务任免的通知

××××（主送单位）：
经××研究，决定：
任命×××为×××；
任命×××为×××；
免去×××的×××（职务）。

（印章）
××××年×月×日

007．印发、转发性通知
关于印发《×××规定》的通知

××××（主送单位）：
为了×（目的），根据×（依据），我们制定了《×规定》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执行中有何问题，请及时反馈×。

（印章）
××××年×月×日

关于转发×××的通知

××××（主送单位）：
为了×××（目的），现将×××（上级单位或有关业务主管部门）《×××》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
×××（具体贯彻意见）。

（印章）
××××年×月×日

008．会议通知

通 知

××××（主送单位）：
定于×月×日×时，由××主持，在××（地点）召开××××××会议。会议主要内容（议题）是××请×××参加。
请于×月×日前将参会人员名单（车号）报×（凭会议通知进大门）。
联系人：×××
电 话：×××、×××（传真）

（印章）
××××年×月×日

关于召开××××会议的通知

××××（主送单位）：
为了×××（目的），根据××（依据），××（主办单位）决定于×年×月×日在×（地点）召开××会议。现将有关事项通知如下：
一、 会议内容：××××××。
二、 参会人员：××××××。
三、 会议时间、地点：××××××。
四、 其他事项：
（一）请与会人员持会议通知到××报到，××（食宿费用安排）。
（二）请将会议回执于×年×月×日前传真至×（会议主办或承办单位）。
（三）×××××（其他需提示事项，如会议材料的准备等）。
（四）联系人及电话：××× ××××。

附件：1．参会名额分配表
2．参会人员回执

（印章）
××××年×月×日

注：参会人员回执的参考式样：

会 议 回 执
单位（盖章）
参会人员姓名

性别

民族

单位及职务

抵达时间
（航班或车次）

是否
接站

备注

（三）通 报

009．表彰通报

××××（发文单位）关于表彰（奖励）
×××（集体或个人）的通报

××××（主送单位）：
××（表彰奖励对象的先进事迹）。×（产生的积极影响和表现出的精神）。为了×（目的），根据×（依据），经×研究，决定对×××等予以通报表彰。
希望××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。

（印章）
××××年×月×日

010．批评通报

××××（发文单位）关于×××××问题的通报

××××（主送单位）：
×××××（通报×××违规违纪的事实和做法）。
经查，××××××（调查结果）。
为了×（目的），根据×（依据），经研究，×××（对通报对象的结论和处理意见）。
××××××（警示教育和杜绝措施）。

（印章）
××××年×月×日

011．情况通报

××××（发文单位）关于××××××情况的通报

××××（主送单位）：
×年×月×日，×（单位）在×（地点）发生×事故（事件）。×（事故或事件的性质）。为×（目的），进一步加强×工作，防止此类事故（事件）的发生，现将×事故（事件）情况通报如下：
一、××××××（事故或事件的原因分析）。
二、××××××（对有关单位和人员的处理情况）。
三、××××××（应吸取的教训和拟采取的措施等）。

（印章）
××××年×月×日

（四）报 告

012．工作报告

××××（单位）关于××××××工作情况的报告

××××（主送单位）：
根据×要求（或××××以来），我们×（概述工作背景或基本情况），对××工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下：
一、××××（工作基本情况）。
二、××××××（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。
三、××××（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。
四、××××（下一步工作安排和思路）。

（印章）
××××年×月×日

013．答复上级单位询问和交办事项的报告

××××（单位）关于×××有关情况的报告

××××（主送单位）：
根据×要求（或根据×批示精神，或根据转来的《×××》要求），我们对×情况进行了认真研究（或我们对×问题进行了调查核实）。现将有关情况报告如下：
一、××××××（事件的过程、原因等）。
二、××××××（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。
三、××××××（下一步拟采取的措施）。
特此报告。

（印章）
××××年×月×日

014．反映情况的报告

××××（单位）关于×××有关情况
的报告（紧急报告）

××××（主送单位）：
×年×月×日（最近、近日），×（概述“报告”反映情况的产生缘由、情况和问题）。为了×（目的），现将有关情况报告如下：
一、××××××（情况过程和最新事态）。
二、××××××（原因及后果分析）。
三、××××××（已采取的措施及作用）。
四、××××××（下一步拟采取的措施）。
五、××××××（需引起上级单位重视或关注的问题）。

（印章）
××××年×月×日
（五）请 示

015．请求批准的请示

××××（公司）关于××××××（事由）的请示

××××（主送单位）：
为了×（目的），根据×（依据），我单位拟×（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、×××××（基本情况）。
二、××××（请示事项的必要性和可行性及其意义）。
三、××××（具体方案和请示事项）。
妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日

（联系人及电话：××× ××××）
016．请求解决问题的请示

×（公司）关于请求协调解决
×问题的请示

××××（主送单位）：
目前，我公司×（遇到的问题或困难）。为了×××（目的），根据×（依据），现就××（意图主旨）请示如下：
一、×××××（问题的由来）。
二、×××××（问题的不利影响）。
三、×××××（解决问题的积极意义）。
四、×（请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的关有关建议）。
妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日

（联系人及电话：××× ××××）
017．请求指示的请示

××（单位）关于×××问题
的请示

××××（主送单位）：
近日，×（在某项工作进行中遇到×问题）。现将有关问题请示如下：
一、××××××（有关情况）。
二、××××××（遇到的问题）。
三、×（请示内容，即恳请上级单位对×问题作出指示）。
妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日

（联系人及电话：××× ××××）
018．外事请示

关于×××出访（赴）×××（国家或地区）的请示

××××（主送单位）：
应×邀请，我公司×（职务、姓名）拟于×年×月×日—×月×日（率团）出访×××（国家）或赴××地区（港、澳、台）。
此访的主要目的是×××（出访的目的及相关背景介绍）。
此系×××同志×年第×次出访（境），此行已征得我驻×××国使（领）馆同意。拟在外停留×天，费用××。
妥否，请示。

附件：代表团成员名单

（印章）
××××年×月×日

（联系人及电话：××× ××××）
关于拟请×××（领导人）
会见×××的请示

××××（主送单位）：
应××邀请，××国×××（外宾的姓名、职务、机构或代表团）将于×年×月×—×日来华×××（外宾来华目的）。
××××××（外宾及其所在机构的简介）。
××××××（外宾或代表团来访任务、日程安排）。
为了×（会见理由），拟请×（领导人）于×月×日会见×一行（会见的时间、地点、会见方式）。会见时××（新闻报道方式）。
妥否，请示。

附件：1．会见（会谈）参考要点
2．外宾简历
3．外方参加会见人员名单
4．中方陪同人员名单
5．访华日程
6．相关情况介绍
7．新闻稿

（印章）
××××年×月×日

（联系人及电话：××× ××××）

关于举办××××××国际会议的请示

××××（主送单位）：
×（主办单位）拟于×年×月×—×日在×（城市）举行×会议（主要指重要的经贸性和专业性国际会议、主要国际组织的重要会议、邀请外国现职部长以上官员和在国际国内有重要影响人士参加的高级别国际会议）。会议的主要议题是×（或主要内容，必要时应有相关的背景介绍）。会议由×、×××具体承办。
×（主要与会的单位和人员），规模×人左右，其中外方代表约×人，经费×（经费来源，如需国家财政拨款，须事先会签财政部）。此次会议××（需说明有关问题）。
会议拟邀请×（领导人）出席并讲话（另文请示），同时邀请有关部委负责同志到会发言（应事先会签相关部门），介绍×。
妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日

（联系人及电话：××× ××××）

019．内部请示（签报）

关于×××（事由）有关问题的请示

集团公司领导：
根据×（缘由），我们（会同××部门）对×问题进行了认真研究。现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、×××问题的基本情况
×××。
二、×××部门的意见
×××。
三、我们的意见
×××。
妥否，请示。

(主办部门领导签发)
××××年×月×日

关于印发《××××××》的请示

集团公司领导：
为了×（目的），根据×（依据），我们研究制订了《×》（规范性文件或×方案），拟×（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、 起草《××》（规范性文件或×方案）的有关情况
××××（起草依据、主要内容、特点等）。
二、 征求意见的有关情况
（一）×××××（采纳情况）。
（二）×××××（未采纳情况及未采纳的理由）。
三、 我们的意见
×（印发的形式，有无突破现行政策、规定，其他需请示的事项等）。

(主办部门领导签发)
××××年×月×日

（六）批 复

020．示例

关于×××××有关问题的批复

××××（主送单位）：
你公司《关于×的请示》（文号）收悉。根据×（依据），经研究，同意你们关于×（主旨）。请你们在×工作中切实加强领导，确保×。

（印章）
××××年×月×日

关于××××××有关问题的批复

××××（主送单位）：
你公司《关于×的请示》（文号）收悉。鉴于×，根据××××××的有关规定（依据），现就×（主旨）有关问题批复如下：
一、 原则同意×××××。
二、×××××（具体要求）。
请你们×（提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求）。

（印章）
××××年×月×日

（七）函

021．征询意见函

关于征求××××××意见的函

××××（主送单位）：
为了×（目的），根据×（依据），我们拟×（或我们研究制订了《×》）。现就×有关问题征求你们意见（或现将《×》转去），请研究提出修改意见，于×年×月×日前函告××。
联系人：×××
电 话：××××

（印章）
××××年×月×日

022．答复意见函

关于××××××有关意见的复函

××××（主送单位）：
你们《关于征求×意见的函》（文号）收悉。经研究，现将有关意见函复如下：
一、原则同意×××。
二、×××（具体意见）。

（印章）
××××年×月×日

023．请求批准函

关于申请××××××的函

××××（主送单位）：
为了×（目的），根据×（依据），我们申请×。现将有关情况和我们的意见函告如下：
一、××××××（基本情况）。
二、××××××（必要性和可行性及其意义）。
三、××××××（我们的意见）。
现将有关材料报送你们，请予审批。

（印章）
××××年×月×日

（八）会议纪要

024．会议纪要

××××××会议纪要
（第×期）

××××（制发单位） ××××年×月×日

×年×月×日，×同志主持召开×会议，×、×等同志（领导）参加了会议。×同志传达了××精神，通报了×有关工作情况，并作了重要讲话；会议听取了×关于×工作情况汇报，讨论了×；审议了《×》等×××。
会议认为，××××××。
会议强调，××××××。
会议指出，××××××。
会议经过审议，议定以下事项：
×（例如：会议根据××，审议并原则通过了《×》、《×》等，并责成×根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；会议还根据×要求，就解决×等问题提出了意见……）

出席：×（单位）×（姓名）、×（单位）×（姓名）、×（单位）×（姓名）

分送：×××、×××、×××、×××。

025．董事会会议决议

×公司×年第×次董事会
会议决议

×××（董事会会议通知的时间、方式及会议议题）。
×年×月×日，×公司在×（地点）召开第×次董事会会议。会议由×董事长召集，应到会董事×人，实际到会×人。×、×因故不能到会，已书面委托×代为出席。×、×列席了会议。
会议按照通知所列议程进行，会议的召集、出席人数、程序等符合有关法律法规及公司章程的规定。
与会董事以××表决方式，作出以下决议：
一、××××。
（×票同意，×票反对，×票废权）
二、××××××。
（×票同意，×票反对，×票废权）
……
与会董事签署如下：
×××、×××、×××、×××、×××、×××

××××年×月×日

XX股份有限公司
XXXX会议纪要

新矿司X纪字[XXXX]第XXX号
会议时间： 20XX年XX月XX日XX:XX
会议地点：
会议主题：
参会人员：
会议主持：
纪要整理：
会议内容如下：

一、会议概述

二、会议内容

三、会议决议

参会部门（人）签字：

本会议纪要复印件发各参会部门一份；原件留综管部存档。

会议纪律处罚名单

序号
姓名
会议名称
处罚日期
罚款金额
处罚原因

会议签到表
会议主题：

会议时间：

会议地点：

参加人员
序号
部门
签到
到会时间

XX会议通知单
会议内容：
召集部门：
召集人：
会议地点：
会议时间： 20 年 月 日 点 分
参会人：
参会要求：手机置于安静模式；不可迟到早退；请假须批准
□其他要求请注明：
准备事项：□笔/□笔记本/□投影仪/□笔记本电脑//□茶水
□其他准备事项请注明：

通知时间：
20 年 月 日 点

通知经办人：
备注：本通知用于举行的正式会议，送达每位参会人
--×-------×---------×--------×---------×---------×---------×---------×---------×----------×--------
会议通知单签收回执
会议内容：
召集部门：
召集人：
会议地点：
会议时间： 20 年 月 日 点 分
参会人签收及意见：

--×-------×---------×--------×---------×---------×---------×---------×---------×----------×--------

XX会议通知单
会议内容：
召集部门：
召集人：
会议地点：
会议时间： 20 年 月 日 点 分
参会人：
参会要求：手机置于安静模式；不可迟到早退；请假须批准
□其他要求请注明：
准备事项：□笔/□笔记本/□投影仪/□笔记本电脑//□茶水
□其他准备事项请注明：

通知时间：
20 年 月 日 点

通知经办人：
备注：本通知用于举行的正式会议，送达每位参会人
--×-------×---------×--------×---------×---------×---------×---------×---------×----------×--------
会议通知单签收回执
会议内容：
召集部门：
召集人：
会议地点：
会议时间： 20 年 月 日 点 分
参会人签收及意见：