服饰有限公司采购管理制度.docx

服饰采购管理制度（试运行）一、目的：
为规范公司的物料采购，确保公司物料供应，有效降低物料采 购本钱，加强公司物料采购的监督与管理，特制订本制度。
适用于公司采购部及其相关部门的工作人员。
三、定义：
1、物料：指公司经营中常用的原材料、半成品、成品；经常性批 量采购的材料。
2、临时材料：指非经营常用材料，半成品、成品；非经常性批量 采购的材料。
3、办公易耗品与后勤常用物品的购买不在本制度范围之内。
四、权责：
1、采购部门按本制度安排采购工作；
2、财务部门按本制度进行采购工作的相关审核事项；
3、仓库、质检及生产部门按本制度与采购部门进行相关配合。
五、部门职责：
1、负责公司物料采购管理制度和内部各岗位职责的制订；
2、负责按时、保质保量的完成所需各项物料的采购工作；
3、负责物料采购的询价、议价、比质、比价；
4、负责安排供货商档案的建立、补充工作；
5、负责组织所采购物料的档案建立，补充工作；
6、做好各项采购档案的管理工作，如采购合同，各种审批文件及公司下发的各种文件；
7、负责物料采购员及档案管理员的监督与管理；
8、对交料情况进行控制和跟催，使物料能够按时到达；对于未 及时到达的物料，要将信息及时向相关部门反映；
9、负责管辖范围内的卫生、平安工作；
10、总经理安排的其他工作。
六、物料采购遵守的原那么：
1、未经审批的物料一律不得采购；
2、仓库内的库存物料应优先使用；
3、建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原那么；
4、采购物料时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；
5、在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同质量比价格，同 价格比服务的原那么，择优确定采购单位；
6、对于初次试用的物料，必须经过使用部门的认可，通过审批后，方可批量采购；
七、物料采购管理：
1、为节约采购本钱，采购部要从实际工作出发，严格按照总经理 审批过的采购计划和采购任务进行采购，防止物料积压；
2、采购物料时必须严格按照采购原那么、采购计划与任务进行采购, 做到不错订、不漏订，及时准确的做好物料的供应工作；
3、采购物料时，出现物料短缺、断货等现象，应及时通知相关部门，经确认后方可采购使用单位愿意接受的替代品，否那么，出现后果 由采购部直接负责；
4、采购部未能及时完成采购任务，应及早将原因报相关部门，采 取补救措施；八、采购控制流程（本地采购）：
1、采购申请人员按照所需物料填写《采购申请单》，经总经理审 批后，交采购部门进行采购；《采购申请单》一式三份，一份申请人 自留，一份交采购部经理，一份交采购人员。未审批的《采购申请单》 不予采购；
2、采购工作人员按照已经审批过的《采购申请单》安排当天的采 购工作；采购员将供货商相关信息一方面明确附于报销凭据上，另一 方面负责建立、补充供货商档案；
3、采购工作人员当日采购回来物料，必须当日办理入库手续；导 入仓库控制流程；采购回来的物料，采购人员要负责建立该物料的档 案；
4、在所订物料不能按照规定时间到达时，填写《采购缺省通知单》 一式三份，自留一份，采购部门经理一份，采购申请人一份；
5、凭入库手续（质检签字）导入报销控制流程；
6、在负责与账期供应商的结算时，先与供应商沟通往来数据，并 与财务校对，确认无误之后，填写《付款申请单》，办理支付手续； 九、外购物料的办理流程（非本地采购）：
1、按照审批过的《采购申请单》，与供应商联系，确认物料数量及金额；
2、根据审批过的《采购申请单》，填写《付款申请书》，经财务经 理审核及总经理审批后，交出纳办理付款手续；
3、跟催外购物料的收货工作，及时收货，在所订物料不能按照规 定时间到达时，填写《采购缺省通知单》一式三份，自留一份，部门 经理一份，采购申请人一份；
4、外购物料到达后，当天到仓库办理入库手续，导入仓库控制流 程；
5、凭入库手续（质检签字），导入报销控制流程，冲减预付货款；
6、采购人员在第一现场采购时，做好初步质检工作；
7、在所采购物料质量、数量出现问题时，采购人员尽量在与供应 商的沟通、协调及退换货工作，并对出现的问题负责；
8、在公司需要与供货商调整供货品种或数量时，要积极配合，尽 量满足公司运营的需要，降低采购及储藏本钱；
9、临时材料所需部门下发《采购申请单》时一，尽可能给出参考意 见，总经理批准后交采购部统一安排；
10、退换货时处理流程：
•已经入库的物料，由仓库管理员开退货单，采购人员签字后将 货品退还供货商，并由供货商在退货单上签收后，转交财务部门，办 理相关手续；
•未入库的物料，由采购人员直接将货品与供货商退换，并办理 相关手续。
十、物料验收入库管理：
1、物料采购完毕，采购人员通知仓库管理员、质检员对物料的数 量、质量及规格型号进行验收确认，按照约定时间对物料办理入库手 续；
2、检验入库中不合格的物料，由采购部及时与供应商进行沟通及 时进行退、换货处理；
3、验收合格的物料，由采购人员协助仓库管理员及时送至仓库, 由仓库管理员对物料办理入库手续，双方做好交接手续。
十一、附件附件一：《采购申请单》附件二：《采购缺省通知单》
《采购管理制度》由签发之日起开始执行，最终解释权归公司财务 部所有，由人事行政部发放至采购部、仓库、生产部。