机关部门单位合同管理内部控制制度模版.docx

合同管理内部控制制度
（试 行）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范xx市xx区卫生和计划生育委员会合同管理，根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）等相关法律法规规定，结合本委实际与合同业务管控要求，制定本制度。
第二条 本制度所称合同指本委为实现一定经济目的，与自然人、法人以及其他单位等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
合同管理是指针对合同的谈判、审查、签订、履行、变更或补充协议、法律纠纷处理、存档、借阅等环节的风险点，确定相关的控制措施，强化合同全过程、动态管控，防范合同风险，维护单位合法权益的管理行为。
第三条 合同管理的原则是依法签订、综合管理、程序规范、归口负责、分工协作以降低合同风险，跟踪监督、及时调节、预防为主，提高单位资金使用效益。
签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华任命共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。
第四条 根据xx市xx区卫生和计划生育委员会业务性质，为方便归口管理，把涉及的主要合同分为：
（一）办公设施、设备、专用设备、办公用品等货物采购类合同；
（二）审计、鉴证、信息化、咨询、聘请第三方进行资产清查等服务类合同；
（三）建设规划、可行性研究、勘察、设计、工程造价、工程施工、工程监理等基本建设相关类合同；
（四）劳务用工、人事管理类合同；
（五）其他合同；
第五条 本制度适用于本委的合同管理工作，下属单位参照执行。
第二章 管理机构及其职责
第六条 管理机构及其职责
本委合同管理实行由党政办公室综合管理、相关科室归口负责、根据职能分工协作的管控模式。
（一）党政办公室为本委合同综合管理科室，设置合同管理岗，负责合同的综合管理，主要职责有：
1．负责组织制定、完善本委合同管理实施办法；
2.负责示范合同文本的制定、整理、修订及推行工作；
3．负责合同统一管理，包括合同正、副本管理，用印管理，合同备案。
4．加强合同登记管理，建立合同管理信息系统，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况；跟踪本委各类合同进度、履约情况。
5．负责党政办公室归口管理合同的牵头、组织协调签订、履行，台帐建立、进度跟踪、履约情况分析及问题处理等工作。
6.审核合同合法性，对合同的合法性、有效性及风险因素提出评审意见；
7.组织研究合同风险管控措施；
8.参与或组织合同法律纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；
9.对各科室合同管理员进行培训、指导其合同管理工作；
10．完成领导安排的其它工作。
（二）归口管理科室有：党政办公室、人事科、规划财务科，根据其业务内容和管理职能，归口管理相关合同，具体为：委党政办公室归口管理服务类、货物采购类、其他合同；人事科归口劳动用工、人事管理类合同；规划财务科负责合同资金收付相关管理工作。
规划财务科负责建立财务科室和合同归口管理科室的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合，使单位更加科学合理地配置资源，防范财务风险，提高资金使用效率。
（三）各科室作为本委合同管理的具体执行科室，主要职责有：
1．负责合同相对方主体资格、客户信用信息、履约能力等信息的收集、初审工作；
2．负责组织、协调与本科室职能相关的合同文本的草拟、组织评审及具体签订工作；
3．负责本科室合同台账建立、登记、进度跟踪、履约情况分析及问题反馈与应急处理等风险管理，并对初始资料的真实性、完整性负责；
4．定期向资产管理综合管理科室汇报归口管理合同的签订、履行及履约情况分析等；
5．负责所经办合同资料整理归档工作。
（四）人事科作为本委劳务用工、人事合同管理科室，主要职责有：
1.负责劳务用工、人事管理合同统一管理，包括合同正、副本管理，合同备案；
2.加强合同登记管理，定期对合同进行统计、分类、编号和归档，严格执行合同的借阅、保密、清理和销毁工作；
（五）本委成立合同监督检查小组，由规划财务科、监察室等部门组成，负责合同管理全过程的监督与检查，主要职责有：
1.监督合同执行过程中的合法合规性，以及检查合同履行过程中是否存在异常或风险；
2.对于在合同执行过程中发生的合同变更、补充、解除、转让、纠纷等异常风险集体讨论制定出应对措施；
3.对于劳务用工、人事管理合同，负责监督检查入职员工选拔的公开透明、合法合规性。

第三章 合同订立与审批
第七条 本委订立合同，应遵守国家的法律、法规和本委相关管理规定，合同条款明确、完备，合同形式符合要求，严格履行审批程序，维护本委合法权益。
第八条 合同订立审批流程
（一）合同签订前，经办科室收集对方相关资料，充分了解合同对方的主体资格、信用状况等相关情况，确保当事人具备履约能力；
（二）经办科室牵头组织合同谈判；
（三）经办科室草拟合同文本；
（四）政策法规科对合同合法性进行审核；
（五）经办科室对党政办公室审核过的合同进行修改完善，科室负责人审核通过后，报经办科室分管领导进行审核；
（六）规划财务科合同审核。规划财务科主要审核合同是否有资金来源、合同付款时间、付款条件等，签署审核意见；
（七）合同签字。审核完成后的合同报请委主任审批签字；
（八）党政办公室用印备案。
重大经济合同的签订，由主任办公会研究决定。合同有关事项需报有关主管科室批准的，必须经批准后才能签订正式合同。业务科室按照《合同（协议）签订审批表》规定的审批程序提请完成合同签订流程。
第九条 合同订立关键环节控制措施
本委合同订立的主要控制点是：合同调查、合同谈判、合同文本的拟定、合同审核、法人审批签字、党政办公室用印、合同备案。
（一）合同调查。合同订立前，业务科室应当进行合同调查，了解合同对方的主体资格、资信情况，包括营业执照是否有效、拟签订的合同内容是否在对方的经营范围之内、对方是否具有履约能力。重大合同重点调查包括：
1．审查合同对方的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。
2．获取合同对方经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化。
3．对合同对方进行现场调查，实地了解和全面评估和分析其合同履约能力。
4．与合同对方的开户银行、主管税务机关和工商管理科室等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。
（二）合同谈判。业务科室组织合同谈判小组，根据实际情况及合同规模选择恰当的洽谈方式，与招投标、政府采购、竞争性谈判、定点采购、询价等方式确定的合同单位进行合同谈判，确定实质性条款、内容。
这一环节的管控措施主要包括：
1．组建素质结构合理的谈判团队，谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，还应当有法律、技术、财会等方面的人员参与谈判。
2．收集国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息。
3．关注合同核心内容和关键细节，具体包括合同标的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与价款支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。
4．对于影响重大、涉及较髙专业技术或法律关系复杂的合同还应当聘请外部专家参与合同的相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力、职业道德情况。
5．谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管，建立严格的责任追究制度。
6．在谈判过程中加强保密工作。
（三）合同文本的拟定。
在合同谈判后，需要根据协商谈判结果，拟订合同文本。合同文本应当准确表达双方谈判的真实意思。
这一环节的管控措施主要包括：
1．单位对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。严禁口头协议，杜绝合同履行在先，合同签订在后的情况。对于单价小数量不多、可及时结清采购和服务，应当完成必要的协商、支付、审验程序。
2．合同文本一般由单位业务承办科室起草,由合同归口管理科室组织审核；由外部法律咨询专家、办公室及上级领导审批；重大合同或法律关系复杂的合同应当由法律专业人士参与起草；各科室应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。
3．国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。
4．单位有合同标准文本的必须使用标准文本，没有标准文本的要做到：条款不漏项；标的额计算准确、标的物表达清楚；质量有标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式、包装物和结算方式明确；文字表达要严谨，不使用模棱两可或含混不清的词语；违约责任及违约金（或赔偿金）的计算方法准确。
5．由签约对方起草的合同，单位应当认真审查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。
6．单位合同文本须报经国家有关主管科室或同级财政科室审查或备案的，应当履行相应程序。
7、在拟定合同内容的过程中，可以设定相关的合同变更以及转让的内容，明确其程序，如果没有经过同意就随意变更和转让则视其为无效，有效避免合同变更及转让的风险。
(四)合同审核。合同文本拟订完成后，党政办公室应当对合同文本进行严格的审核。
这一环节的管控措施主要包括：
1．审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合单位的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。
2．建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，合同归口管理科室应当组织业务科室、规划财务科、政策法规科等相关科室进行审核，各相关科室应当认真履行职能。合同归口管理科室主要审查违约责任、争议管辖权等实质性条款是否合法、完整、明确、具体，文字表述是否无歧义；业务科室对质量条款、技术要求等内容进行技术审核；规划财务科对支付条款等内容进行经济审查。
3．认真分析研究，慎重对待审核意见，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款做出修改并再次提交审核。
4．每位审查人员应当对做出的审查结果负责，合同归口管理科室对合同审查的结果负全面责任。
(五)合同签署。
对于经审核同意签订的合同，本委应当与对方当事人正式签署合同，并加盖法人章。
这一环节的管控措施主要包括：
1．严格划分各类合同的签署权限，对外正式订立的合同应当由单位法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章；授权签署合同的，应当签署授权委托书。单位应当要求相关科室和工作人员按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同，严禁超越权限签署合同。党政办公室应将授权委托书进行编号、留底、登记。
本委所有合同必须以单位法人名义对外签订合同，单位下属各法人单位以自己的名义对外签订合同。
2.在签署合同时，要有完善的审批制度。对合同的订立、变更、解除进行科学的审批授权，使相关科室（规划财务科、政策法规科等）参与到合同的订立审批中，同合同管理科室和执行科室共同对合同进行审核签订。
3．严格用印制度。合同经编号、审批及单位法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖单位公章。单位法人章必须由专人保管，保管人应当记录合同专用章使用情况以备查。用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。
4．合同备案和台帐建立。党政办公室合同岗建立合同台帐，列明合同编号、类型、经办科室、经办人、合同单位、签订时间、地点、金额、标的物、归口科室、履行情况等。
5．合同成立后需经有关主管科室批准或登记的，经过批准或登记后生效；按照有关法律法规应当进行公证或见证的，必须进行公证或见证。
第四章 合同的履行及跟踪
第十条 合同执行科室为履行合同权利义务的实施单位。合同签订后，业务科室应该按照合同约定牵头协调合同的履行，相关科室应给予配合，确保合同得到全面履行。
第十一条 合同的签约承办科室与合同的执行科室为不同科室的，签约承办科室应当在合同执行科室确定后10日内向合同执行科室进行合同交底，重大合同应形成书面合同交底纪要。
第十二条 合同执行科室应及时掌握合同履行情况，达到合同款支付条件，应及时准备相关资料，填写《项目资金支付审批表》按照规定流程审批，提请财务付款。由于特殊情况，合同单位进度等达不到付款条件必须付款时，要有保证金（风险金）条款限制，以保证资金安全和项目的顺利实施。
第十三条 如果发现对方有不履行或不完全履行合同的情况，应当催促、提示对方按合同约定继续履行，并将对方不履行或不完全履行合同的情况上报主管领导和归口管理科室，同时注意收集、保存有关证据。
第十四条 本委遇有不可抗力等客观因素影响合同履行、不能完全履行合同的情况时，合同执行科室应当立即将相关情况报告主管领导和合同归口管理科室，并积极采取补救措施，与对方协商，减少损失。
第十五条 合同执行科室应该建立合同管理台帐，（见附表《合同管理台帐》），及时做好合同履行情况记录，定期向归口管理科室汇报合同进度、履行情况。
第十六条 合同归口管理科室要定期对合同履行情况及效果进行检查、分析，对合同履行中出现的问题给予解释、解决，对经常出现的问题进行研究，在以后签订合同中加以改进。
第十七条 合同的担保、变更、解除以及争议解决方式，按照《合同法》和合同约定方式处理。
第五章 合同变更/补充协议
第十八条 对于合同甲方或乙方或甲乙双方据实提出合同变更或增加补充协议的情况，应由合同执行科室提出申请，并经科室负责人以及本委主要领导审核其可行性。
第十九条 对存在重大风险或重大经济业务的合同变更，应由执行科室负责人上报主任办公会，由主任办公会审议批准。
第二十条 如果对于合同的担保、变更、解除以及争议解决方式事先与合同方有约定的，按照《合同法》和合同约定的方式处理。
第六章 合同法律纠纷管理
第二十一条 在合同管理中确定合同纠纷管理程序，如果在执行过程中发生合同纠纷，就应及时向相关管理人员进行汇报，对合同纠纷的具体情况进行分析，找出解决办法，及时与对方进行协商解决，若协商解决不成，根据合同约定，在规定时效内向仲裁机关或向人民法院提起诉讼。对相关的责任人做好处理工作，将合同纠纷带来的经济损失降到最低，
第二十二条 对合同履行过程中的违约情况或违反合同的事件，合同经办科室应及时收集相关资料报送党政办公室。党政办公室收到经办科室反馈信息后3个工作日内应组织经办科室、法律顾问、相应业务归口管理科室及经办科室分管领导研究应对方案，经本科室分管领导审核、报委主任或主任办公会审批后指导经办科室实施。
第七章 合同履约验收
第二十三条 合同执行科室组织验收小组对合同规定交付的内容进行验收，并形成合同履约验收报告。
第二十四条 合同执行科室负责人、分管领导以及单位主要领导应对合同执行科室提交的合同履约报告进行审核，对于风险大、重要性的合同履约验收报告需上报主任办公会审议。
第二十五条 在合同管理中确定合同验收程序，在实行验收的过程中应及时向相关管理人员汇报，对合同验收环节的具体情况进行分析，及时汇报验收过程存在的问题。明确合同验收人员的责任，将合同验收成本降到最低。
第二十六条 合同履约验收完成后，合同执行科室应及时办理结算、清结手续，保证资料的真实、完整。
第八章 合同保管
第二十七条 单位各科室所签合同，由党政办公室对合同进行编号，实行统一编号管理。合同档案由各执行科室指定专人按照单位的档案管理办法进行分类、整理、立卷、归档。
第二十八条 合同签订后，应当将签约各方签字、盖章齐全的合同原件副本一份及合同审查表、合同登记表原件，以及其他相关附件、资料整理提交党政办公室备案。合同中约定了抵押、担保、公证或见证等事项的，应当同时将抵押、担保、公证或见证等法律文书提交党政办公室备案。
第二十九条 对于已经履行完毕的合同，每年1月10日前，合同执行科室应将合同、以及一切往来文书、变更记录等所有资料交党政办公室审查后，装订成册后存档。
合同资料包括但不限于：合同对方的资信资料、《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业法人营业执照》、从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、招标投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等，以及各类合同中相关的文件、资料等。
第三十条 合同资料中除技术性资料原件和财务凭证原件按照有关规定保管归档外，各有关科室应当做好其他资料的保管和移交工作。
档案管理《合同（协议）签订审批表》为合同签订的前置性要件，需作为合同附件由承办科室妥善保管。
第三十一条 合同资料是涉及商业秘密的重要文件，原件必须归档保存，日常工作中应当使用复印件。严禁涂改、毁损合同资料。如确需使用合同资料原件的，应建立严格的审批、催还、归档制度。严禁个人私自保管合同资料；严禁随意出借合同资料；严禁泄露合同资料中的内容。
第三十二条 合同档案的保存期限：按合同分类规定期限保存，原则上按合同终止后不得低于15年。
第三十三条 合同档案保管期满后，由档案管理科室编制拟销毁合同档案目录并做出书面鉴定报告，经单位负责人批准后方可销毁。鉴定报告由承办科室存查。
第九章 合同借阅
第三十四条 借阅方根据自身实际需求提出借阅申请，合同归口管理科室党政办公室负责人根据情况审核批准借阅合同，分管领导根据具体情况进一步审批。
第三十五条 合同管理人员提供合同，需明确告知借阅方需要对合同内容进行保密，合同管理人员在收回合同时做好借阅、归还登记。
第十章 合同监督检查
第三十六条 合同执行科室在合同执行完毕后，组织对合同履行过程中的情况作出最终评价，评价相对方的履约能力、产品/服务、履行进度、技术水平、售后服务、环境与职业健康安全、合作诚信等情况并建立供应商库档案。评价较高的相对方作为今后单位同类项目招标的优先选择单位。
第三十七条 本委成立由机关纪委、监察室、规划财务科、党政办公室等科室组成的合同监督检查工作小组，定期对单位各职能科室所订立的合同以及合同管理情况进行监督和检查。合同监督检查的主要内容有：
（一）合同管理制度的制定和落实情况；
（二）合同资料保管和合同管理台账建立情况；
（三）合同形式、内容的合法性与适宜性；
（四）合同的签订和履行情况；
（五）合同纠纷的处理情况；
（六）合同管理人员的设置、教育培训情况；
（七）对于在签订、履行和管理合同工作中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的人员的责任追究情况；
（八）与合同事务相关的其他情况；
第三十八条 在合同监督检查过程中，被检查科室（单位）应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。
第三十九条 合同监督检查小组有权在检查结束后的15日内向被检查科室（单位）送达检查意见书。
检查意见书中包括监督检查小组成员姓名和职务，被检查科室（单位）合同管理情况，存在的问题及对加强合同管理的意见等。
第四十条 被检查科室（单位）应当自收到检查意见书之日起30日内，将落实整改情况书面报告监督检查小组。
第十一章 合同档案管理
第四十一条 单位各科室所签合同，由党政党政办公室对合同进行编号，实行统一编号管理。合同档案由各执行科室指定专人按照单位的档案管理办法进行分类、整理、立卷、归档。
第四十二条 合同签订后，应当将签约各方签字、盖章齐全的合同原件副本一份及合同审查表、合同登记表原件，以及其他相关附件、资料整理提交党政党政办公室备案。
合同中约定了抵押、担保、公证或见证等事项的，应当同时将抵押、担保、公证或见证等法律文书提交党政党政办公室备案。
第四十三条 对于已经履行完毕的合同，每年1月10日前，合同执行科室应将合同、以及一切往来文书、变更记录等所有资料交党政党政办公室审查后，装订成册后存档：
合同资料包括但不限于：合同对方的资信资料、《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业法人营业执照》、从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、招标投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等，以及各类合同中相关的文件、资料等。
第四十四条 合同资料中除技术性资料原件和财务凭证原件按照有关规定保管归档外，各有关科室应当做好其他资料的保管和移交工作。
档案管理《合同（协议）签订审批表》为合同签订的前置性要件，需作为合同附件由承办科室妥善保管。
第四十五条 合同资料是涉及商业秘密的重要文件，原件必须归档保存，日常工作中应当使用复印件。严禁涂改、毁损合同资料。如确需使用合同资料原件的，应建立严格的审批、催还、归档制度。严禁个人私自保管合同资料；严禁随意出借合同资料；严禁泄露合同资料中的内容。
第四十六条 合同档案的保存期限：按合同分类规定期限保存，原则上按合同终止后不得低于15年。
第四十七条 合同档案保管期满后，由档案管理科室编制拟销毁合同档案目录并做出书面鉴定报告，经单位负责人批准后方可销毁。鉴定报告由承办科室存查。
第十二章 责任追究
第四十八条 各科室（单位）在对外签订合同中，应当遵守本办法，认真履行职责，维护单位的利益。因渎职、失职给单位或单位下属单位造成损失的，单位将依照有关规定追究责任。
第四十九条 有下列行为之一的，单位将视其情节轻重，依法追究当事人责任，给单位或单位下属单位造成损失的，依法追究其经济责任，构成犯罪的，移交司法机关处理：
（一）违反国家法律、法规、规章签订合同的；
（二）应当签订书面合同而没有签订的；
（三）超越代理权限或滥用代理权的签订合同的；
（四）将合同印章提供给其他单位或个人使用的；
（五）未按本办法规定履行合同审批、登记或备案手续的；
（六）在合同签订和履行中未尽义务，或者未按照本办法规定处理，致使单位或单位下属各单位利益受到损害的；
（七）因在签订合同时，未对对方提供的相关证照、资质、履约能力和委托代理权限进行核实，造成损失的；
（八）未妥善保管合同，导致合同内容泄露或丢失后造成损失的；
（九）利用合同谋取私利或从事其他违法行为的；
（十）擅自销毁或涂改合同的。
第五十条 凡在合同的签订、履行、管理中违反本办法规定，对主要负责人视情节轻重分别给予批评教育、警告、记过、记大过、责令赔偿、撤职、降级、解除聘用合同、开除的处罚。
第五十一条 对在合同的签订、履行和管理工作中，尽职尽则，工作成绩显著，为避免、挽回经济损失或获得经济利益的，给予表扬、发给奖金、晋级等奖励。
第十三章 附 则
第五十二条 单位对外签订的战略合作协议、涉外合同、涉密合同，可从其特别规定。
第五十三条 本制度于下发之日起施行。