物业管理有限公司秩序维护外委合格供应商管理及考核办法.doc

xx物业管理有限公司
秩序维护外委合格供应商管理及考核办法
第一章 总 则
第一条 根据集团公司整体工作要求，为提升物业公司整体服务品质，加强物业公司整体安全管控力度，改变现有使用外委安保单位服务水平，切实提高物业公司秩序维护队伍整体服务意识，总公司在全国各分公司范围内征集合格供方，建立合格供方名录，只有进入合格供方名录的单位才有资格承揽xx物业管理有限公司管辖范围内园区秩序维护外委相关业务，为以后全国范围内使用服务过硬、信誉可靠、有责任、有担当的外委安保公司打下良好的基础。
第二条 为了规范xx物业管理有限公司（以
下简称物业公司）秩序维护外委承包供应商管理活动，从源头上保证成本和服务质量的可控，根据集团公司相关要求，结合物业公司实际，制定合格供应商名册管理及考核办法，并建立秩序维护专业类别的合格供应商名册。本管理及考核办法适用于物业公司所属各分公司在物业管理服务中涉及的秩序维护工作外委供应商管理。
第三条 物业公司成立秩序维护外委供应商管理领导小
组，组长由物业公司分管秩序维护工作的副总经理担任，成员部门有秩序维护部、成本管理部、党群综合部、法律合规部等相关部门。物业公司秩序维护部是秩序维护工作外委合格供应商名册的主管部门，受物业公司供应商管理领导小组领导，主要负责供应商引进、评价、入册并动态管理。
第二章 合格供应商资格条件
第四条 秩序维护外委承包合格供应商专用资格条件
名册内的合格供应商应是与物业公司有较强合作意愿的企业，且满足以下通用资格条件要求：
（一）在中华人民共和国境内依法注册、具有独立法人资格的专业公司；
（二）具有健全的财务会计制度和良好的商业信誉；
（三）有依法缴纳税收的良好记录；
（四）相关生产、服务工作必须符合国家相关规定，具有必需的专业技术能力；
（五）已获得质量、环境、职业健康安全管理体系认证证书；
（六）在物业公司近三年没有因违约或不恰当履约引起的合同终止、纠纷、争议、仲裁和诉讼记录；
（七）近三年内在经营活动中没有重大违法违规记录；
（八） 法律法规规定的其他条件。
第五条 秩序维护外委承包合格供应商专用资格条件
外委合格供方名录建立工作将由各分公司及项目推荐、现场考察，总部审核相关证照、收集各分公司及项目报备资料后建立合格供方名录清单，合格供方名录清单内的所有单位均可以在xx物业管理有限公司下属的各分公司及项目的秩序维护外委工作招投标时邀标使用。
（一）总体要求：
1、 京内项目以各区（县）分公司为单位推荐不少于3家外委合格供方单位，作为京内区域各项目共用合作单位。
2、京外项目以各城市分公司为单位推荐不少于5家外委合格供方单位，作为分公司归属地优先使用合作单位。
3、推荐条件：如分期开发的同一项目，按照各期面积划分后独立进行招标的原则进行。
（二）入围标准
管理面积
推荐条件（承包方）
外包面积小于10万平方米
1.注册资本金币在300人民币以上（包括300万人民币）
2.被推荐单位目前承揽最大单体管理面积大于或等于15万平米以上
3.被推荐单位目前承揽全部在管面积大于或等于30万平米以上
4.具有独立法人资格。
5.具有有效保安行业特许经营许可证。
6.营业执照、税务登记证、组织机构代码证真实有效（属于“三证合一”的提供统一的营业执照复印件）。
外包面积小于20万平方米（包括20万平方米）
1.注册资本金在500万人民币以上（包括500万人民币）；
2.被推荐单位目前承揽最大单体管理面积大于或等于25万平米以上
3.被推荐单位目前承揽全部在管面积大于或等于40万平米以上
4.具有独立法人资格。
5.具有有效保安行业特许经营许可证。
6.营业执照、税务登记证、组织机构代码证真实有效（属于“三证合一”的提供统一的营业执照复印件）
外包面积小于30万平米（包含30万平米）
1.注册资本金在800万人民币以上（包括800万人民币）；
2.被推荐单位目前承揽最大单体管理面积大于或等于30万平米以上
3.被推荐单位目前承揽全部在管面积大于或等于45万平米以上
4.具有独立法人资格。
5.具有有效保安行业特许经营许可证。
6.营业执照、税务登记证、组织机构代码证真实有效（属于“三证合一”的提供统一的营业执照复印件）
外包面积小于30万平米（包含30万平米）
1.注册资本金在1000万人民币以上（包括1000万人民币）；
2.被推荐单位目前承揽最大单体管理面积大于或等于35万平米以上
3.被推荐单位目前承揽全部在管面积大于或等于50万平米以上
4.具有独立法人资格。
5.具有有效保安行业特许经营许可证。
6.营业执照、税务登记证、组织机构代码证真实有效（属于“三证合一”的提供统一的营业执照复印件）
（三）审核及考察
1、各分公司及项目需报总部审核资料：
（1）保安行业特许经营许可证登记表（写清查询出处，例如网址等）。
（2）企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证真实有效（属于“三证合一”的提供统一的企业法人营业执照复印件）。
2、各分公司及项目需报备总部备案的资料：
（1）各分公司对于推荐公司的现场考察记录表
（2）对于考察情况的整体评价报告，内容包括公司整体情况描述、现阶段承揽项目情况的考查描述，人员实力储备、财务状况等。
3、各分公司及项目实际考察与人员
（1）京外各城市分公司参与现场考察的人员为：分公司经理、分公司副经理、秩序维护部负责人、综合部负责人、财务部负责人、党群专员。
（2）京内各项目以各区（县）分公司为单位对推荐单位进行现场考察，如涉及例如（房山长阳项目与房山原香项目是两支管理团队同属于房山公司的，由两支管理团队相互协商、沟通、共同考察推荐单位后完成考察报告），参与考察的人员为：各区（县）分公司内的项目经理、副经理、秩序维护部负责人、综合部负责人、财务部负责人、党群专员。
（3）考察小组成员本着认真负责的态度进行，考察情况必须真实有效，考察小组成员必须全部参与全程考察，在最终考核报告中签字确认。
（四）合格供方名录的使用范围
合格供方名录经各分公司及项目推荐、现场考察，总部审核相关证照、收集各分公司及项目报备资料后建立合格供方名录清单，合格供方名录清单内的所有单位均可以在xx物业管理有限公司的各分公司之间及各项目上外委招投标时邀标使用。
第三章 合格供应商的引进
第六条 掌握足够数量的潜在供应商资源是供应商开发
的基础工作，各分公司、有关部门应积极、主动、广泛、深入的调研资源市场，不断发现并推荐优秀供应商。
第七条 符合合格供应商通用资格条件及专用资格条件的潜在供应商可向物业各分公司公司提交申请，并提供相应的能证明其符合资格条件的证明材料。
第八条 秩序维护部对供应商提供的资料进行符合性审查，包括资料的完整性、真实性。审查合格后，经供应商管理领导小组批准后纳入合格供应商名册。
第四章 合格供应商的权利和义务
第九条 根据《xx物业管理有限公司招标投标管理办法》中的规定：《xx物业管理有限
公司秩序维护外委合格供应名录》内的单位享有参与物业公司所属各单位秩序维护外委业务承包投标的权利。
第十条 物业公司所属各分公司在进行秩序维护外委业务承包招标前，招标单位向合格供应商名录内的供应商发放招标公告。收到公告后供应商应及时回函并积极参与投标。每次参加投标前有义务接受招标单位的资格审查。
第十一条 合格供应商提供的有关资料，确保真实有效。遇有重大变更时应及时告知并更新相关资料。
未经书面同意，供应商不得向他人透露在合作期间获得的物业公司及分公司的商业秘密。
第五章 合格供方履约管理
第十二条 加强对秩序维护外委合格供方准入门槛和日后的管理，合格供方名录内单位在招投标结束后的中标外委履约单位与各分公司及项目签订园区秩序维护外委合同前，中标外委履约单位须将合同总价款的10%作为履约保证金先行上缴至物业总公司财务部监管，各分公司及项目在接到物业总公司财务部收到中标外委履约单位已按规定足额缴纳履约保证金通知后，物业总公司秩序维护部才会进行秩序维护外委合同流程审批工作。
第十三条 凡是拒不缴纳或者未按照规定时间且无正当理由经催告后仍不缴纳履约保证金的外委履约单位物业总公司秩序维护部除不进行合同流程审批外，还会将该外委履约单位从合格供方名录中剔除，并列为不守信单位予以公布，凡被列为不守信外委履约单位的各分公司及项目一律不得再行使用。
第十四条 履约保证金的退还时间为各分公司与外委履约单位合同履约终止日期后的15个工作日。首先由各单位秩序维护部向物业总公司秩序维护部提出申请，总部秩序维护部按照相关管理规定扣除中标单位在履约过程中的违约金后，将履约保证金余额退还至外委履约单位。
第十五条 各单位在秩序维护外委招投标的标书内、与中标外委履约单位签署的秩序维护外委服务合同中对于履约保证金的缴存比例及金额、上缴时限、退还时间等要有明确规定。
第六章 合格供方日常管理
第十六条 考勤管理
各单位由秩序维护部门与人力资源部门共同牵头完善日常考勤制度，对于本单位所有秩序维护人员执行打卡管理，按照目前各单位自有员工考勤制度执行，相关考勤统计表格与各单位自有员工日常考勤统计一并进行，每月30日中午12点前由各单位秩序维护部门向本单位秩序维护部主管、人力资源部负责人、项目经理上报本单位秩序维护人员考勤及流失率情况统计表，考勤及流失率统计表由各单位秩序维护部主管、人力资源部负责人、项目经理签字确认后以扫描件上报至物业总公司秩序维护部备案留存。
第十七条 人员流失率管理
外委人员流失率控制比例及处罚金额：当月人员流失率=当月人员流失人数÷履约规定总人数×100%：
本月人员流失率≤10% 正常可控
本月人员流失率在10% -15% 违约金5000元
本月人员流失率在15% -20% 违约金10000元
本月人员流失率在20% -25% 违约金15000元
本月人员流失率在25% -30% 违约金20000元
本月人员流失率在30% -50% 违约金30000元
本月人员流失率在50% -70% 违约金50000元
本月人员流失率在70% -90% 违约金70000元
本月人员流失率在90% -100% 违约金100000元
如外委履约单位缴纳的当年度履约保证金不足以抵扣违约金的，将从外委合同服务费中累计扣除，同时将该外委履约单位列入不守信单位，不守信外委履约单位各分公司及项目一律不得再行使用。
第七章 合格供应商履约评价
第十八条 在各供应商与物业公司合作履约过程中，物业公司组织相关部门对秩序维护外委承包单位的履约情况，按照《xx物业管理有限公司秩序维护部服务规范考核标准》进行考核评价。评价分为三部分：物业公司秩序维护部检查、各分公司月度检查及周评价考核。
第十九条 物业总公司对各分公司外委合格供方的监督分为例行检查与独立评价，例行检查由物业总公司秩序维护部进行，独立评价由物业总公司聘请第三方机构进行。评价依据为《xx物业管理有限公司秩序维护部服务规范考核标准》
考评成绩评定为优秀 正常可控
考评成绩评定为良好 违约金10000元
考评成绩评定为一般 违约金20000元
考评成绩评定为差 违约金30000元
由物业总公司秩序维护部及第三方进行的例行检查和独立评价不合格的外委履约单位各分公司及项目一律不得再行使用。
物业总公司对各分公司及项目秩序维护外委合格供方的例行检查与独立评价结果，由物业总公司秩序维护部进行公示。
第二十条 供应商履约评价每年度进行一次，物业公司综合以上考核统计情况，对承包单位上年度的履约情况进行评价并公布结果。履约评价结果分为A、B、C三个等级，依据物业公司秩序维护检查得分、项目月度检查得分和周评价扣分等因素确定。
第二十一条 年度考核等级为A级的承包单位，从年度履约评价结果公布之日起十二个月内，该单位投标时，允许其在“经济标综合得分”中加5分。该权利只能在履约评价结果公布之后的十二个月内使用且只能使用一次。该单位若行使此项权利，需在开标前书面提出，提出后未行使的，该权利自动作废。
第二十二条 考核等级为C级的承包单位，从年度履约评价结果公布之日起，暂停其两年在物业公司各分公司投标的资格。第八章 合格供应商的退出
第二十三条 合格供应商的资质等变化不符合秩序维护外委承包合格供应商通用及专用资格条件的，将其从合格供应商名册中退出，待资质等符合要求后重新申报。
第二十四条 连续二年未参与过投标、投标未中标一次的合格供应商，将其从合格供应商名册中退出，不再其接纳重新申报。 第九章 附则
第二十五条 合格供应商名册，每年6月底前进行增补调整；每年10月底进行改版更新。
第二十六条 本规定未尽事宜，按照国家有关法律法规、地方政府或上级主管单位有关规定执行，与法律法规相抵触的，以法律法规规定为准。
第二十七条 本办法由物业公司秩序维护部制定并负责解释，自颁布之日起实施。原《关于建立秩序维护外委合格供方名录的通知》（xx号文件）、原《关于加强秩序维护外委合格供方管理的通知》（xx号文件）、原《合格供应商名册—秩序维护外委承包册》同时废止。
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