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如何提高秘书工作积极主动性的心得体会
论秘书工作的主动性
作
者
指导教师
摘要
秘书是领导的参谋和助手，其工作从属于领导并为领导服务，秘书的工作是被动的，但秘书工作的被动性不是绝对的。秘书在自己的工作范围之内，可以发挥主观能动性，在被动中求得主动。本文通过对秘书工作主动性的理论阐述，使秘书了解在工作中发挥主动性的重要作用并掌握如何在工作中发挥主动性，认识到发挥主动性时应注意的问题，并且针对问题提出解决办法，最终提高秘书的工作效率。
关键词：秘书;工作;主动性
目
录
引言.......................................................................................................................1
一、主动性的概述...............................................................................................1
（一）主动性的理论定位...............................................................................................1
（二）主动性的实践特征...............................................................................................1
（三）主动性的内在特征...............................................................................................2
（四）主动性的外部环境...............................................................................................2
二、秘书人员在工作中发挥主动性的必要性..................................................3
（一）党中央和国家政策对秘书工作提出的要求.......................................................3
（二）秘书工作基本性质的要求...................................................................................4
三、秘书人员在工作中发挥主动性存在的问题..............................................4
（一）秘书工作过于被动的原因......................................................................................4
（二）秘书工作过于主动的原因...................................................................................5
四、秘书人员如何在工作中正确发挥主动性..................................................5
（一）正确认识秘书工作的被动性和主动性的关系...................................................6
（二）秘书工作正确发挥主动性要考虑的问题...........................................................7
（三）秘书工作人员发挥主动性要恰当适度...............................................................7
结论.......................................................................................................................8致谢.......................................................................................................................8参考文献...............................................................................................................9
防灾科技学院毕业设计（论文、综合实践报告）
引言
在秘书工作中不难看到这样的现象。有时候领导急着要材料，秘书人员却迟迟拿不出来；有时候领导要求提前为下一步工作提出预案，秘书人员则在纷繁复杂中理不出头绪；有时候领导决策急需参谋意见，秘书人员所出的主意却远远达不到要求，有时秘书在工作的实践中，秘书人员说话办事、处理问题超出自身的身份地位和职权等越权、越位的现象，以至领导与秘书之间产生矛盾。凡此种种，都源于秘书人员在工作中对如何化被动为主动的“度”把握不准。[1]
随着社会主义市场经济的发展，社会各行业对秘书的素质要求越来越高。工作压力大、任务重、较少地接受专业训练等因素使一些秘书人员形成了错误的工作方式和消极的工作作风。本文旨在使秘书人员正确认识工作的主动性，树立超前服务意识，提高自身素质，合理利用时间，提高工作效率。
一、主动性的概述
（一）主动性的理论定位
所谓主动，《现代汉语词典》给它的释义是：“不待外力推动而行动（跟‘被动’相对）；能造成有利局面使事情按照自己的意图进行。”[2]这种释义是基本可取的。这样秘书工作的主动性就可以分析为以下两点：一是不待外力推动而行动；二是秘书工作能造成有利局面，使各种事务能按照预定的意图行事。
秘书总是辅助领导开展工作的，在工作过程中，秘书人员始终要受到领导意志的制约。不能违背领导的意志而自行其是。同时，从工作内容来说，作为信息的集散地和机关单位运转的枢纽，秘书人员每天有多少文件需要处理，有哪些特殊情况要解决，领导会交代什么临时性事宜，来往的电话、信件有多少等诸多事情，都带有不可预测性。从以上两点可以看出，秘书工作具有典型的被动性。[3]
但是，秘书工作具有被动性，并不是说秘书人员只能被动地开展秘书工作，一味地教条化地照搬领导的指示，工作没有主动性、开拓性、创新性、技巧性，这种秘书并不会受到领导的欢迎。过分被动地开展工作势必会使秘书工作人员穷于应付，使机关单位工作陷入恶性循环之中。随着社会的发展，各机关单位对具有主动开拓精神的秘书人员越来越欢迎。因此，秘书人员在秘书工作中必须发挥主动性。
（二）主动性的实践特征
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如果根据“不带外力推动而行动”的解释才算主动，那么，有些秘书人员工作主动性的表现就可能被忽视。
笔者的看法是，根据秘书工作的实际，秘书人员在开展工作时，其主动性主要体现出以下特征：一是率先性特征，即各种工作秘书人员要首先想到，并能及时提出建议，做好准备。二是自觉性特征，即从意愿、志向上把秘书工作当成发挥聪明才智和实现自我价值的机会。三是劲头足特征，即对秘书工作有兴趣、乐意做，是对自己从事的秘书工作有信心做好。四是为他性特征，即从思想上和行动上与自己任职的机关单位保持一致。[4]
（三）主动性的内在特征
主动性作为秘书人员工作的外在行为表现，必然有其相应的内在特征。这种内在特征主要包括硬件和软件两个要素，即科学文化素质和思想道德素质两方面。前者属硬件，是做好工作的实质性力量；后者属软件，是支配实力发挥的主体。对秘书个体来说，前者要求秘书必须具有秘书职业所需的基础和专业的知识及其技能，这是发挥主动性的基础性实力。改革开放30多年来，我国现代企事业管理理念开始确立，领导科学体系和领导管理艺术不断完善，竞争日趋激烈使领导决策风险日益增加，而领导个人的智慧是有限的。因此，领导工作不仅需要秘书时间、精力、体力上的辅助，更需要智力上的辅助。领导需要秘书有思想，懂管理，能参谋。[5]由此可见，智能服务是时代发展和领导工作实际需要赋予现代秘书的更高层次的职能要求，这也是转型时期秘书工作的新特点；后者要求秘书要有爱岗敬业的职业道德，变秘书工作被动型为主动性的关键是情绪智能。卡耐基在《成功之路》一书中指出：事业成功=专业技能×情绪智能。专业技能在一定时期是相对稳定值，因此，要提高事业成功只能提高情绪智能值。要提高情绪智能值，只有在调适感受、平衡欲望、培养工作的热情和兴趣、增强理智控制能力方面下功夫。因为对事业的热爱是秘书发挥主动性的重要源泉，是不可或缺也无法取代的一种动力，是一种执著的追求。这种热爱，不仅能支配硬件素质充分发挥作用，而且可以在发挥过程中积累实力、增长才干，以充实硬件的数量和质量。
（四）主动性的外部环境
秘书人员能否发挥工作主动性，不仅取决于自身的原因，也受环境因素的影响。其中影响秘书工作主动性的环境因素有以下几方面。
一是领导的因素。秘书人员从属于领导，秘书工作是辅助领导的工作，是服务、参
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谋工作。秘书部门和秘书人员必须按领导意志办事，正是这一点构成了秘书工作的被动性，它与秘书工作的主动性要求是相互矛盾的，秘书就是在不断克服这一矛盾的过程中发挥工作主动性的。这矛盾是由领导和秘书的工作性质和双方关系决定的，所以领导因素影响着秘书人员主动性的发挥。同一个秘书在不同的领导手下工作，其工作效率和质量是有差别的，这是因为不同的领导为秘书形成不同的工作环境，不同的环境将不同程度地影响着秘书人员积极性和主动性的发挥。
二是工作管理的因素。科学的管理、明确的分工，是使秘书人员积极主动工作的环境之一。如前所述，要让秘书清楚该做什么，就应管理科学和分工明确。秘书工作被动性的主要特征是秘书要严格按领导意图办事，不能自行其是、越权行动。如没有明确的工作指示和具体的分工，秘书就会在害怕越权越位的心理支配下被动工作。实行科学管理，让秘书明确工作职责和范围，清楚该做什么不该做什么，这是调动秘书工作积极性和主动性的基本手段。
三是工作内容的因素。因为行业和专业领域不同，秘书个体的兴趣和专长不同，要增强秘书工作的主动性和创造性，就要人尽其才，让各类有专长的秘书去做更适合于自己的工作。
四是工作条件的因素。随着现代科学技术的迅猛发展和办公自动化、数字化的普及，掌握以计算机为基础的各种自动化办公设备的使用技能已成为秘书提高工作效率、发挥工作主动性的必需条件。落后的设备不但影响秘书的工作效率，也会影响秘书工作主动性的发挥。因此，不断完善和更新秘书的工作设备，加强对秘书人员的相关培训，对调动秘书工作的积极性和主动性非常重要。[6]
二、秘书人员在工作中发挥主动性的必要性
秘书工作就好比由参差不齐的木板组成的木桶中的一块木板，工作的好坏，直接影响到整个木桶的容量，影响到整个单位部门、企事业的情况。秘书工作地位越重要，对秘书人员的要求也就越高，秘书人员只有在工作中解放思想，与时俱进，树立超前服务意识，放开手脚，大胆创新，积极发挥主动性，才能提高秘书工作的水平与质量。才秘书人员在工作中发挥主动性的必要性体现在以下两个方面。
（一）党中央和国家政策对秘书工作提出的要求
早在1985年全国秘书长、办公厅主任座谈会上，中央办公厅就曾根据中央领导同志的指示，明确提出秘书工作的“四个转变”，其中之一即是“从被动服务转变为主动
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服务”。1990年江泽民同志在全国各省、自治区、直辖市党委的秘书长座谈会讲话中要求党委办公厅（室）要积极主动发挥参谋助手作用。可见，党中央在重视秘书工作的同时也对新时期的秘书工作提出了更高的要求。随着社会经济的发展，党中央要求广大秘书工作者顺应时代的潮流，响应时代的号召，在工作中发挥主观能动性，提高工作水平和质量，开拓秘书工作新局面，以适应时代的需要。[7]
韩非子有句名言：“不期修古，不法常可，论世之事，因为之备”。这句话给我们的启示是：秘书应紧跟我国法制建设的步伐，不断提高自身的法律素质，凡事虑及法律、遵循法律，这样才能成为一名优秀的秘书。主动地去了解政策，杜绝在辅助和处理日常事务的过程中出现以政策代替法律、以领导之“言”代替法律、借自己的特殊地位超越法律办事、为领导或自己的利益忽视法律。这不仅扭曲了现代秘书形象，也损害了领导威信。同时也是党纪国法所不容的。拥有较高的法律素质为领导服务，是转型时期秘书工作的需要。[8]
（二）秘书工作基本性质的要求
秘书工作是为领导服务。领导之所以需要秘书，正是借助秘书的辅助功能，弥补自己在知识、智能、时间和精力等方面的不足。通过秘书参谋助手作用，进一步完善自己的工作。由秘书人员来发挥“避雷针”的作用，是非常有必要的。如果秘书人员总是被动地等待“领导部署”、“上级安排”，凡事谨小慎微，不敢越雷池一步，提不出任何有见解的意见或建议，那么何谈辅助，何谈参谋。秘书也就起不到本来的职能作用了。[9]特别是在当前社会主义市场经济条件下，领导工作面对的是竞争激烈、瞬息万变的市场，秘书人员若不积极主动开展工作，尽心尽力辅助领导，就只能被社会所遗弃。所以秘书人员做好本职工作，服务于领导，满足领导需要，就必须在工作中发挥主观能动性，真正成为领导的助手，而不是领导的累赘。
三、秘书人员在工作中发挥主动性存在的问题
（一）秘书工作过于被动的原因1工作性质被动
秘书工作是为领导服务工作的，秘书工作的变化总是随着领导工作的变化而变化，而且领导工作的变化直接影响和制约着秘书工作从内容到形式的发展变化，这决定了秘书工作的从属性即被动性。
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2工作时空被动
不同时期、不同地方、不同领导对秘书和秘书活动的要求是不同的。即使同一个领导和同一项领导因时因事因地对秘书和秘书工作的要求也是不同的。秘书活动要服从领导日程，秘书工作要围绕领导转。秘书必须想领导之所想，急领导之所急，解领导之所难，帮领导之所需。不能离开领导和领导工作而单独展开工作。
3工作效率被动
秘书活动的本职决定秘书工作必须甘居幕后，默默无闻地工作，而且秘书一切活动都必须通过领导和领导活动才能发挥作用，产生效益。
秘书人员说话办事、处理问题超出人员的身份地位就会形成秘书工作越位，反之则必然让领导疏远。长期从事秘书工作的人员都有这样的一个体会，秘书工作有“四难”：千头万绪服务难，上下左右协调难，多重角色适应难，事务繁杂脱身难。
（二）秘书工作过于主动的原因
秘书工作具有服务性。在公司上下需要有秘书去完成上下沟通等各项工作，起到枢纽的作用。但是也不应该过于主动。过于主动会让领导觉得越权，不会受到领导的欢迎甚至会让领导厌烦，这样既不利于开展工作也不利于自身的发展。秘书发挥主动性主要体现在以下两方面。
1秘书要按自己的理解去办事
秘书除了必须按领导意图办事之外，还可以代办一些领导交办的事情，要靠自己的理解去办事。秘书除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或人事之外还要替领导处理一些琐碎事情，需要自己做决定。秘书的权力必须建立在领导控制之下，必须服从企业利益，秘书的限度就是严以律己，在职务许可的范围内，把秘书的权力充分利用，不留一丝空间。
2秘书工作随机性大
秘书工作中随机性的工作很多，事先难以预计，虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大，难以落到实处。比如，领导交办的任务没有具体要求，所以需要秘书根据经验和领导的意愿去完成，这样就需要秘书充分发挥自己的主动性。
所以秘书工作要适度，不应过于主动。既要得到领导的认可又要适可而止，利于工作的展开和自身的发展。这就要求秘书人员要恰当的发挥秘书工作的主动性。
四、秘书人员如何在工作中正确发挥主动性
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综上所述，秘书人员在工作中发挥主动性是非常必要的，但在被动性的秘书工作中怎样正确发挥主动性却是广大秘书人员应该思考和研究的问题。为此笔者提出以下几种方法供大家借鉴。
（一）正确认识秘书工作的被动性和主动性的关系
1997年1月28日《新民晚报》载：松下公司总经理曾经对秘书们这样灌输他们的分类标准：最好的员工是任何事情首先自己积极去做，有能力将事情做成功的人；其次是积极去做，但越位、失败的人；第三是消极等待上级指令，但能完成任务者；最后的是消极等待命令却又不能完成任务的人。这位总经理感叹，在中国往往是第三种人被认为是最好的。许多员工缺乏创造精神，被动等待上级指示或过于主动。为适应竞争，松下公司总是把创造能力的高低列为员工、特别是管理人员的重要素质之一，并理解主动性和被动性关系非常重要。[10]
秘书工作的主动性是指秘书作为领导的助手在把握工作的客观规律，了解服务对象的意愿、目的、要求之后，充分发挥自己的主观能动性，在被动中求主动，以积极的态度创造性地开展秘书的本职工作。相反，秘书工作的被动性就是不能充分发挥主观能动性，被动的按照上司或他人的意志而行事。秘书工作的辅助性与被动性和秘书充分发挥工作的主动性并不是对立的，而是相辅相成，相互影响的。
1辅助性体现了服务的被动性
相对领导活动而言，秘书的辅助性表现为被动特征，唯有得到了领导者的授权，以领导活动为准绳，才有利于秘书工作的开展。
2顺利开展需要秘书的主动服务
秘书的天职是“助”，秘书需要积极协助领导者开展各项工作。秘书需要在从属于领导这一前提下，积极协助领导，主动为领导者提供管理所需的各类信息，完成领导交办的任务。
3被动性与主动性的辩证统一
秘书的被动性与主动性是矛盾的两个方面，作为活动的对象同时又主导、制约着活动本身，这就是秘书活动区别于其他职业活动的特殊性。这一特殊性造成了秘书活动的一基本矛盾即秘书活动既要被动服从领导者，又要主动服务于领导者。如何把握“既不越权，又不失职”的平衡关系呢。秘书工作的被动性与主动性是辩证统一的关系。秘书工作首先必须体现出被动性和潜隐性的本质特性，在被动中争取主动，在此基础上，秘书人员的主动服务必须不违背领导的意志，按照领导的意志去办事，无论服务结果如何，
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都应该由领导亲自定夺，两者应是辩证统一的。
所以秘书工作是主动性和被动性的统一。我们要在充分认识二者的辩证关系的基础上，化弊为利，充分发挥秘书工作的主动性。
（二）秘书工作正确发挥主动性要考虑的问题1考虑办公室秘书工作的性质——施令不发令
企业在组织生产、开展经营活动时许多工作都需要靠相互协调来完成，那么秘书工作人员在接到领导交办的任务后只有充分地发挥自己的协调、指导、服务、督办职能，统一思想，明确目标，形成共识，才便于工作的顺利开展。如果不掌握基层实际情况，强迫基层去完成不可能完成的工作，这样必将影响生产经营的运行，危害企业建设。
2考虑秘书工作的位置——主动而不越位脱轨
作为领导的参谋与助手，秘书工作人员在辅助领导决策，或向领导提出建议时，不仅要做到信息来源真实准确、备选方案充分，建议意见科学合理，同时要注意区分场合、分清主次、把握分寸、摆正位置、点到为止，不说与身份不相符的话。
3考虑秘书工作的职能——明白不告白
秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，在向领导提供决策信息或者反馈决策执行情况的过程中，要正确理解各级管理工作者在事物认识上的差异和问题处理方式上的区别，不同情况分别对待，认识不同可追求目标一致，方式不同可实现异曲同工，因此秘书工作人员处理问题的方式更要有策略性，原则是既要有利于上下沟通，又要有利于推进工作，防止隔阂。
（三）秘书工作人员发挥主动性要恰当适度
发挥秘书工作主动性目的就是使领导的工作更完善，这样就要充分运用与领导工作紧密相关的有利条件，与秘书工作职能相对应，那么这就要求秘书工作人员发挥主动性要恰当适度。[11]
1辅助决策要有度
秘书要学会站在领导的角度来判断、分析、思考和处理问题，急领导之所急，想领导之所想，特别是在领导征求自己的意见和看法时，要注意提建议的方式、方法和时机，恰如其分的合理化建议不仅能为领导的科学决策节省时间，而且还会给领导的正确决策提供有益的帮助。秘书人员在谋划企业发展决策的过程中，要有针对性地深入实际，调查研究，最大限度地发挥参谋作用，提出科学合理的备选方案供领导决策，绝不能带有
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个人观点。
2协调工作要有度
秘书除了要协调和处理好与领导之间的关系外还要沟通和衔接好内部和外部关系。对领导要忠诚，对待同事和下属要尊重和关心，由于企业内部单位，部门之间各自的利益性，秘书人员在发挥协调沟通作用时应着力共同点，协调不同点统一意志，减少分歧，促进发展；对待客户及业务相关的单位要诚实无欺和努力维持长久的人际关系。
3工作落实要有度
领导在谋划大局、计划长远、处理疑难问题的过程中难免会在某些枝节的处理上考虑不周。作为领导的助手，秘书人员一方面要自觉维护领导的权威，尽己所能为领导分忧解难，另一方面在领导的决策可能出现偏差时要积极地进言献策及时提醒。发挥恰当的主动性有利于工作顺利开展，反之则带来诸多不利因素。
4为人处事要有度
秘书工作是一个累人伤神又劳心的岗位，不仅随时会面对紧要事、疑难事、突发事，而且工作时间紧、任务重、要求高，有时还可能会受到领导的责备，但是作为一个合格的秘书人员一定要处之泰然，心中有数。要牢固树立这样的意识：“工作干得好，领导满意乃分内之事，工作有误，领导责备虽在所难免，但需及时总结，调整偏差，不要因为受到领导责备而黯然伤神。
结论
当今社会，秘书工作日益普遍化、社会化、专业化和职业化。秘书工作越重要，就越要求秘书人员从被动服务转化为主动服务。特别是在市场经济的新形势下，秘书工作更不能墨守成规，而是要在职责范围内充分发挥主动性，要有开拓精神和创新意识，不断探索和研究新情况，除旧布新，使秘书工作适应不断变化的新形势，为领导提供主动、超前的服务，以开创秘书工作的新局面。
致谢
从选题、构思到最后定稿的各个环节直至最终完成论文，我得到xxx老师的精心指导，一直都耐心地给予指导和意见，逐字逐句地修改，使我在遣词造句和行文能力都得到很大的提高。半年时间虽然短暂，我却从中学到了很多东西。
回顾几年的历程，由衷的感谢关怀、教诲、帮助、支持和鼓励我完成学业的老师，
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他们拥有丰富渊博的知识、敏锐的学术思维、优良的作风、严谨的治学态度，为我们树立了很好的典范。所学的知识都将让我毕生受益。
最后，再一次对所有在毕业论文完成过程中曾经帮助过我的良师益友和同学表示衷心的感谢。
参考文献
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[2]中国社会科学院语言研究所词典编辑室.现代汉语词典[m].商务印书馆，2005.[3]袁维国.秘书学[m].北京：高等教育出版社，1990.
[4]李燕.秘书人员应怎样在工作中发挥主动性[j].贵州商业高等专科学校学报，2005，
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[5]张瑞良.论秘书工作的主动性[j].秘书之友，2001，
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[6]陈群芳.影响秘书工作主动性的因素浅谈[j].秘书之友，2006，
8.[7]殷艳.秘书主动性的发挥[j].西南农业大学学报（社会科学版），2004，
6.[8]张晓君.转型时期秘书工作的新特点[j].现代农业，2004.12.[9]梁凤仪.秘书必读[m].北京：中信出版社，1996.
[10]邱惠德，黄大勇.商务秘书工作案例[m].重庆：西南师范大学出版社，1994.[11]邱惠德.中国当代秘书学家论[m].重庆：西南师范大学出版社，1998.
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