管理信息系统(课后习题答案薛华成版).doc

1、管理信息系统是什么？它和一般的计算机应用有什么不同？
答：管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。
管理信息系统与计算机应用的不同是：计算机只是管理信息系统的一种工具。没有计算机也有管理信息系统，管理信息系统只有优劣之分，不存在有无的问题。
4、管理信息系统的结构有几个视图？你是否觉得还有另外的视图？是什么？
答：总体结构、开环结构、闭环结构、金字塔结构、功能结构、功能-过程结构、软件结构、主机终端网结构、微机网（星形、母线、环形）结构等。
还应该有人-机关系结构。
6、生命周期开发方式每分阶段的重点是什么？评述生命周期法开发的问题和困难。
答：（1）系统分析阶段：呈交服务请求、评价服务请求、组织可行性研究队伍、识别约束、提供现有系统文件、调查技术转换、完成建议系统的初步设计、定义项目范围、准备收益/成本分析、作出对可行性研究的决策、选定开发队伍、估计和作出人员委托、训练人员、建立详细进度计划、和用户人员交谈、确定数据库要求、建立控制和回转手续；（2）系统设计阶段：完成详细设计、进行用户和信息服务预排、选择硬件、准备草图、描述数据实体说明、准备程序说明、指定主要程序员、排优先和分配程序、调度程序准备、写、调试和文件化程序；（3）切换和实现阶段：完成切换计划、进行系统接收测试、开发用户手册、交用户培训计划、创造和转换文件/数据库、完成并且运行；（4）实现后的评价阶段：更新费用、进行实现后的评价、准备系统评价计划。
问题是耗资耗时，不能早买机器，软件要很晚编写；困难是领导对花钱买设备感到看得见摸得着，而对投资搞规划搞软件却舍不得。
2、在管理理论发展的历史中几个主要的关键的论点是什么？其代表人物是谁？当前有什么新的管理论点会对管理产生很大的影响？
答：泰勒1911年发表《科学管理原则》，第一次把科学原则应用于管理领域，同时把管理带入科学殿堂，被西方认为“科学管理之父”。他毕生的主要事情是提高生产效率，他倡导的动作和时间研究、计时和计件工资、职能管理制度，的确为提高生产效率所必需。他的科学管理基本原理是：（1）凭科学办事，代替凭粗浅经验办事；（2）集体行动协调，避免不相合拍；（3）作到彼此合作，而不是个人主义的混乱；（4）追求产出最大，而不让它爱到约束；（5）尽最大可能培养工人，使他们和公司都取得更大的成就。
法约尔1916年出版《一般工业管理》，创立以计划、组织、指挥、协调、控制为概念的现代经营管理理论。他提出对主管人员在体质、智力、精神、教育、技术方面进行品质要求和训练，提出了14条一般管理原则：（1）劳动分工；（2）职权职责，权责相关；（3）纪律，尊重协议，服从，尽力，重视声誉；（4）命令统一，一个上级；（5）计划统一，指导统一；（6）个别服从总体利益；（7）报酬公平；（8）集中程度；（9）等级清晰；（10）程序，各有其位，各就其位；（11）公道公正；（12）使用期稳定；（13）首创精神；（14）团结精神。
艾•迈约在1933年和西方电气公司合作进行了著名的霍桑试验，结果是试验小组无论照明加强或减弱，生产率均在提高。主要原因在于小组成员因试验引人注目而感到自豪，因而士气、关系、社会因素是管理的成功因素。迈约所代表的行为科学学派认为人是社会的人，企业应当为社会作贡献，应关心职工，应当认为职工有权在产出中获得生活资料，甚至鼓吹工人参加管理。
康托纳维奇是数学管理学派代表，1940年出版《生产组织与计划中的数学方法》，同时美国大批运筹学家由军队转到企业，掀起了应用运筹学高潮，对生产、计划、市场、运输等均产生了很大影响。
戴明1990年提出全面质量管理TQM。
米切尔•哈默从一些信息公司为客户构建系统时的理论经验积累中，约在1990年归纳出企业过程再工程EPR。EPR是以企业过程为对象，从顾客的需求出发，对企业过程进行根本性地再思考和彻底地再设计；以信息技术和人员组织为使能器，以求达到企业关键性能指标和业绩的巨大提高或改善，从而保证企业战略目标的实现。
管理的理论出自于生产，由生产逐渐转到经营，由产品转到服务，由低层转到高层，由运营转到战略决策。EPR的出发点是使顾客满意，企业战略发展；途径是改变企业过程；手段是以IT的应用和人员组织的调整为方法；特征是企业性能的巨大提高。
4、什么是数据？什么是信息？试举几个实用例子加以描述。
答：数据是一组表示数量、行动和目标的非随机的可鉴别的符号，数据项可以按使用的目的组织成数据结构；信息是经过加工后的数据，它对接收者的行为能产生影响，它对接收者的决策具有价值。数据可喻为原料，而信息就是产品；一个系统的信息可能是另一系统的数据，派车单对司机是信息，而对公司老总只是数据；信息是一个社会概念，是人类共享的一切知识、学问以及客观现象加工提炼出来的各种消息之总和。
5、信息有哪些基本性质？有哪些性质和物质的性质不同？为什么？
答：（1）事实性是信息的第一和基本的性质；（2）等级性分为战略级信息（是关系到企业长远命运和全局的信息）、策略级信息（是关系到企业运营管理的信息）和执行级（是关系到企业业务运作的信息），由于来源、寿命、保密程度、加工方法、使用频率、精度等不同，所以信息等级不同；（3）可压缩性指信息可以进行浓缩、集中、概括以及综合，而不至于丢失信息的本质；（4）扩散性是说明信息的浓度越大，信息源和接收者之间的梯度越大，信息的扩散力度越强（存在利于传播又造成贬值的两面性）；（5）传输性是指信息传输既快又便宜，远远优于物质的运输；（6）分享性与物质交换的零和性相反，信息只能共享不能交换，只有达到企业共享，信息才能真正成为企业资源，信息分享没有直接损失但可能造成间接损失；（7）增值性是指用于某种目的的信息，随着时间的推移可能价值耗尽，但对另一种目的可能又显示出用途，信息的增殖在量变的基础上可能产生质变，在积累的基础上可能产生飞跃；（8）转换性，信息、物质和能源是人类现在利用的三项重要的宝贵资源，三位一体互相不能分割，又是可以互相转化的。
7、信息是否有生命周期？如何把握生命周期使信息更好发挥作用？
答：信息是有生命周期的：（1）要求是信息的孕育和构思阶段，人们根据所发生的总是根据要达到的目标，根据设想可能采取的方法，构思所需要的信息类型和结构；（2）获得是得到信息的阶段，它包括信息量收集、传输以及转换成合用的形式，达到使用的要求；（3）服务是信息的利用和发挥作用的阶段，这时保持最新的状态，随时准备用户使用，以支持各种管理活动和决策；（4）退出是信息已经老化，失去了价值，没有再保存的必要，就把它更新或销毁。各阶段可能有相同的过程，而且可能不止一次，这些过程包括信息的收集、信息的传输、信息的加工、信息的储存、信息的维护以及信息的使用等6种。
要更好发挥信息作用必须把握好生命周期的每一过程，由于信息的不完全性，想得到关于客观情况的全部信息实际是不可能的，所以确定信息的需求要从系统目标出发，从客观情况调查出发，加上主观判断，规定数据的思路。一是运用信息传输、加工、储存和维护技术，二是注意实现信息价值转换，把握好信息使用的三个阶段：（1）提高效率阶段联系于数据处理阶段，这时使用信息技术的主要目的是提高效率，是手工作业机械化，是省人；（2）及时转化价值阶段已认识到管理的艺术在于驾驭信息，信息的价值要通过转化才能实现，鉴于信息的寿命有限，转化必须及时；（3）寻找机会阶段，每个企业均在信息大海中，全凭企业驾驭信息的能力去发现，这时预测和决策的技术对寻找有所帮助，但远未成功。信息系统是深化信息使用的重要手段，经过了初装、扩展、控制（这前三阶段是计算机时代）、整体化、数据管理、信息管理（这后三阶段是信息时代）。
9、什么是系统？没有目标的相互联系的事物是否是系统？为什么？
答：系统是一些部件为了某种目标而有机地结合的一个整体，这里目标、部件、联结是不可缺少的因素，按照一般系统论的观点，系统有五个要素：系统在一定的时空范围内有一些主量集合；系统的主量是随时间变化的；系统的主量可表示于笛卡尔坐标上；系统存在论域B和耦合C之间的关系；系统是状态转化结构。因此，系统有以下特点：（1）系统是由部件组成的，部件处于运动状态；（2）系统之间存在着联系；（3）系统行为的输出也就是对目标的贡献，系统各主量和的贡献大于各主量贡献之和，即系统的观点1+1>2。（4）系统的状态是可以转换的，在某些情况下系统有输入和输出，系统状态的转换是可以控制的。
10、以什么指标来衡量系统的好坏？
答：（1）目标明确；（2）结构合理；（3）接口清楚；（4）能观能控。
14、什么是系统集成？信息系统的集成和计算机网络的集成有何不同？
答：系统集成是为了达到系统目标将可利用的资源有效地组织起来的过程和结果。系统集成的结果是将部件或小系统联成大系统。单个计算机一般不能算是系统集成，把多个微机用网络联接起来才可算是集成。而把CAD、CAM和MIS联通，是比微机联网更高级的集成。
6、开发与使用外部设备的倾向是什么？
答：高保真、高安全、高速度、高容量、微型化、低价格。
1、用图描述计算机软件的分类。
答：总体分为两类：系统软件（当计算机在招待各类信息处理时那些管理与支持计算机系统资源及操作的程序）；应用软件（那些综合用户信息处理需求的，直接处理特定应用的程序）。图示于P105 图.1
2、软件发展的主要趋势？你期望未来的软件包应有哪些功能？
答：（1）程序设计语言向对话式、自然语言方向发展；（2）向更容易使用的多目标应用软件包方向发展。未来这两种趋势的结合，将产生采用自然语言、功能更强的、多用途的、专家辅助软件包。
1、简述通信系统的定义及其基本模型。
答：通信系统是利用通信设备和线路将地理位置不同、功能独立的多个计算机系统互联起来，以功能完善的网络软件（网络通信协议、信息交换方式及网络操作系统）实现网络中资源共享和信息传递的计算机网络。
通信系统基本模型是远程通信模型，即信息以一定的形式，如语言、数据、文本和映像，使用电或光的传递介质，从一个地方发送到另一个地方。由于数据通信反映了远程通信以及计算机为基础的信息处理技术的整体，并主要依赖计算机与计算机化的设备，所以广义的远程通信就是数据通信。远程通信网有五类基本元素：（1）终端；（2）远程通信处理器；（3）远程通信通道和介质；（4）计算机；（5）网络通信控制软件。
7、通信网络的分类及其发展趋势是什么？
答：按拓扑结构（研究与大小、形式无关的线和面的特性的方法，运用几何拓朴学的观点来研究计算机网络的结构，结点即网络中起到信息转换或信息访问作用的设备，链路是两个结点间的通信线路）分为点到点式（星形结构、环形结构、树形结构）和广播式拓朴结构（总线式、卫星和无线电式）。按运用分为局域网（传统的PC-LAN和Novell网，主要部件是文件服务器、网络工作站、连网硬件、增值服务；再就是客户服务器网络结构）和广域网（分为分传输率高于40Mbps、传输距离50km的布队列双总线DQDB网、OSI七层协议的X.25公用网、ICP/IP通信协议的Internet/Intranet、综合服务数字ISDN网络和ASDL网络）。通信网络正向着行业化、技术进步（有效高速传送、大信息量、大经济效益、更低出错率、多媒体等）和通信介质改变（光纤激光脉冲、人造卫星）不断更新发展。
2、数据是企业重要的资源和财产，必须得到恰当的管理。请问数据库管理系统与数据管理员在管理数据中起什么作用？
答：数据库系统DBMS是一组计算机程序，通过数据管理员控制组织和用户数据库的生成、维护和使用。主要体现在五个方面的作用：（1）数据库开发；（2）数据字典；（3）数据库查询；（4）数据库维护；（5）应用与开发。
4、文件管理方式与数据库管理方式有什么根本不同？举例说明。
答：文件管理方式是传统的文件处理系统，每一种用户应用的数据储存在独立的数据文件中，若要更新数据文件中的数据，利用它们制造文档、报告等各种应用，都要独立设计应用程序，因而存在数据冗余与数据不一致性、数据结构的不一致性和缺少字典等问题；
数据库管理方式是将逻辑相关的记录和文件集合在一个数据库内，能够让不同的应用程序存取，储存在数据库中的数据既独立于使用它的计算机程序，也独立于存储它的二级存储器的类型，通过管理数据库的建立、查询和维护，提供用户和组织必要的数据。
8、什么是E-R图？如何设计E-R图，并根据E-R图设计关系数据库的概念模式？
答：E-R方法是实体-联系方法entity-relationship approach，它通过E-R图表示信息世界中的实体、属性、关系的模型。三种基本要素的实体用方框表示，属性用椭圆框表示，联系用菱形框表示。框内填入相应的实体名、联系名及属性名以作标识。
首先根据应用要求，按表示方法假定各个局部E-R图，然后按规则对各局部E-R图加以综合：（1）同一实体只出现一次；（2）将能够从更为基本的联系中推导出来的多余联系删除；增加新的没有被表示出的联系。
把E-R图转换为一个个关系框架，使之相互联系构成一个整体结构化了的数据模型：（1）如果两实体间是1:n联系，就将“1”方的关键字纳入“n”方实体对应的关系中作为外部关键字，同时把联系的属性也一并纳入“n”方的关系中；（2）如果两料体间是M:N联系，则需对联系单独建立一个关系，用来联系双方实体，该关系的属性中至少要包括被它所联系的双方实体的关键字，如果联系有属性，也要归入这个关系中；（3）如果两个实体间是1:1联系，联系本身并无属性，转换时只要在一个实体的关系中增加另一实体的关键字作为属性项，就能实现彼此1:1联系。
10、简而言之，数据库是面向事务的设计，数据仓库是面向主题设计的。
　　数据库一般存储在线交易数据，数据仓库存储的一般是历史数据。
　　数据库设计是尽量避免冗余，一般采用符合范式的规则来设计，数据仓库在设计是有意引入冗余，采用反范式的方式来设计。
　　数据库是为捕获数据而设计，数据仓库是为分析数据而设计，它的两个基本的元素是维表和事实表。维是看问题的角度，比如时间，部门，维表放的就是这些东西的定义，事实表里放着要查询的数据，同时有维的ID。
数据仓库，是在数据库已经大量存在的情况下，为了进一步挖掘数据资源、为了决策需要而产生的，它决不是所谓的“大型数据库”。
1、为什么每个职能信息系统均不是独立的？而和其他系统有什么密切关系？
答：最常用的职能信息系统有市场信息系统（包括战略层、策略层、控制层和业务层）、财务信息系统（包括会计、财务两大部分）、生产信息系统（一类是通过技术实现生产的系统，另一类是通过管理实现生产的系统）和人事信息系统。市场涉及广告、促销、产品定价、销售预测、销售自动化以及销售业务管理等，与财务、生产、人员安排密切相关；财务涉及现金和资产流动、生产成本核算和人员工资；生产更是要控制整个管理过程，更是离不开人力资源。因而各职能信息系统之间有着非常密切的联系，相辅相成、缺一不可，但不同的组织可简化某个职能而强化另一项职能。
2、终端用户系统和业务员处理系统有何不同？
答：终端用户是直接使用计算机终端的用户，一般是供中层知识工作者使用的系统，有两个发展原因，一是需求拉动，二是技术驱动，终端用户运算的资源包括硬件、软件、人员、数据和网络资源。与业务员处理系统不同的是，EUC同时支持运营和管理层的用户应用，不仅依赖于它自己的软件和数据，而且可以与群组的、部门的和公司的软件数据库相联，甚至和外界相联，以共享资源。
3、主管信息系统和主管支持系统有何不同？目前主管信息系统的需求前景如何？什么因素妨碍主管信息系统的发展？
答：经理信息系统EIS是对经理个人的剪裁，抽取、过滤、压缩和跟踪关键数据，提供在线状态存取、趋势分析、例外报告和深入挖掘数据的能力，取存和集成广泛的内源和外源数据，对用户友好、可显示表达图形、表格以及文本信息、不用培训或少量培训即可使用，主管经理直接使用、不要中间人；经理支持系统ESS是加入附加能力的EIS：支持电子通信包括电子邮件、传真、计算机会议和字符处理，提供数据分析能力包括电子报表、查询语言和决策支持系统等，包括提高个人工作效率的工具如电子日历、电子备忘录等。
未来的EIS具有原来的EIS的信息查询和模型处理能力、一样的使用简单的界面、更强的通信能力，支持有线、无线通信，支持ISDN、DDN、E-mail、Fax、Vedio Conference，更强的多媒体住处处理能力（能摄像、录音和文字识别），体积更小便于像手机一样携带，不仅能支持经理决策、提高效益，而且能支持经理日常办公提高效率、学习培训提高水平，甚至能支持游戏、下棋休闲活动。
实现EIS的困难：经理信息的松散定义使经理信息需求的确定十分困难，信息系统难以支持经理和员工的面对面交流，信息系统的灵活性远没达到经理决策的非结构化的科学和艺术水平，一般经理驾驭计算机的能力较弱缺少学习时间，难有一种系统通用结构与经理的千变万化的思想和行为一致。
1、试用任何一种语言实现专家推理结构。
答：专家系统的推理机制是根据一些基本规则推出某件来是真还是假，某项决策是对还是错。例如判断一句话是否是一个合乎语法的句子，先把这句话中每个字进行分析，看它是什么词，然后检验它是否符合语法，从而判断它是否是个合乎语法的句子，所用字符的含意：
S-句子，
N-名词，
V-动词，
A-形容词，
D-批示词，
P-前置词介词，
NP-名词短语，
VP-动词短语，
PP-前置词短语，
DNP-批示词名词短语；
规则：
1.<S>-<DNP><VP>,
2.<VP>-<V><DNP>,
3.<PP>-<P><DNP>,
4.<DNP>-<D><NP>,
5.<DNP>-<DNP><PP>,
6.<NP>-<A><np>,
7.<NP>-<N>,
8.<P>-of,
9.<V>-approve,
10.<A>-new,
11.<N>-president,
12.<N>-company,
13.<N>-sale,
14.<D>-the；
实际句子推理：
     The new president of the company approves the sale.
13   The new president of the company approves the <N>
7    The new president of the company approves the <NP>
14   The new president of the company approves <D><NP>
4    The new president of the company approves <DNP>
9    The new president of the company <V><DNP
2    The new president of the company <VP>
12   The new president of the <N><VP>
7    The new president of the <NP><VN>
14   The new president of <D><NP><VP>
4    The new president of <DNP><VP>
8    The new president <P><DNP><VP>
3    The new president <PP><VP>
11   The new <N><PP><VP>
7    The new <NP><PP><VP>
10   The <A><NP><PP><VP>
6    The <NP><PP><VP>
14   <D><NP><PP><VP>
4    <DNP><PP><VP>
5    <DNP><VP>
1    <S>
3、传统的决策支持系统的主要特点是什么？它对数据库和模型库的要求是什么？
答：传统的决策支持系统（特点见上题）有三个主要部件：数据库、模型库和会话部件，主要特点是：目的在于解决非结构化或半结构化的问题，综合应用数据、模型和分析技术，交互式的友好的接口，非计算机人员容易使用，具有很高的灵活性和适应性，是支持而不是代替人的决策过程，是跟踪和适应人的决策过程，而不是要求人无能为力适应系统。DSS对数据库的要求是：支持记忆，支持数据的压缩，变化细度、变化精度，宽的时间范围，多源，公用或私有库，集合运算能力，随机存取能力，响应时间，支持各种关系和视图，和DSS其他部件有好的接口，和终端用户有好的接口。模型库是给决策提供分析能力的部件，模型能力的定义是转化非结构化问题为结构化问题的程度，有三种存放模型的形式： 语句存储、子例程子程序方式存储和像数据一样的存储；DSS要求模型库具有：一个模型库和管理它的部件、集成模型库和数据库的部件，集成模型库和会话部件的部件。
1、系统分析的主要任务是什么？为什么说系统分析是管理信息系统开发过程中最重要的一环？
答：系统分析的主要任务是将在系统详细调查中所得到的文档资料集中到一起，对组织内部整体管理状况和信息处理过程进行分析，侧重于从业务全过程的角度进行分析，主要分析内容是：业务和数据的流程是否通畅合理，数据、业务过程和实现管理功能之间的关系，老系统管理模式改革和新系统管理方法的实现是否具有可行性等。系统分析过程首先是应将业务或数据流程弄清楚，然后再提出新系统拟采用的方案，包括保留原方法、局部个性原方法或采用全新的方法等。由于系统分析的目的是将用户的需求及其解决方法确定下来，这些需要确定的结果包括开发者关于现有组织管理状况的了解；用户对信息功能的需求；数据和业务流程；管理功能和管理数据指标体系；新系统拟改动和新增的管理模型等，所以系统分析所确定的内容是今后系统设计、系统实现的基础，是管理信息系统开发过程中最重要的一环。
2、目前有哪几种常用的系统开发方法，它们各有什么特点，主要适用于哪些系统？
答：系统开发最重要的环节之一是系统分析，因而系统分析的方法也就基本决定了系统开发的方法，常用的系统分析方法有（1）需求分析方法（工作要点是自顶而下全面展开，弄清它存在的道理再分析有无改进的可能性，工程化的工作方式，全面铺开与重点调查结合，主动沟通和亲和友善的工作方式；适用的方法是详细调查九类问题：组织机构和功能业务、组织目标和发展战略、工艺流程和产品构成、数据与数据流程、业务流程与工作形式、管理方式和具体业务的管理方法、决策方式和具体业务和管理方法、决策方式和决策过程、可用资源和限制条件、现存问题和改进意见）；（2）组织结构与功能分析（是整个系统分析工作中最简单的环节，主要有三部分内容：组织结构分析通常是通过反映组织内部之间隶属关系的树状结构图来实现的，是将调查中所了解的组织结构具体地描绘在图上，作为后续分析和设计之参考；业务过程与组织结构之间的联系分析通常是通过反映组织各部分承担业务关系的组织/业务关系图来实现的，是利用系统调查中所掌握的资料着重反映管理业务过程与组织结构之间的关系，是后续分析和设计新系统的基础；业务功能一览表是把组织内部各项管理业务功能用一张树形表的方式罗列出来，是今后进行功能/数据分析、确定新系统拟实现的管理功能和分析建立管理数据指标体系的基础）；（3）业务流程分析是在业务功能的基础上将其细化，利用系统调查的资料将业务处理过程中的每一个步骤用一个完整的业务流程图TFD串起来，TFD是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程，绘制TFD过程中发现问题，分析不足，优化业务处理过程；（4）数据与数据流程分析（数据是信息的载体，是今后系统要处理的主要对象，调查数据汇总分析的主要任务首先是将系统调查所得到的数据分为本系统输入数据类、本系统内要存储的数据类和本系统产生的数据类三种，然后进行数据汇总和数据分析，分析的方法可借用BSP方法中所提倡的U/C矩阵来进行，最后一步就是对数据流程的分析，用的最多的方法是通过分层的数据流程图）；（5）功能/数据分析（是IBM公司70年代初BSP中提出的一种系统化的聚类分析法，通过U/C矩阵的建立和分析来实现的）。
1、系统设计的主要任务是什么？它能为下一步的系统实现工作提供什么作用？
答：系统设计包括两个方面，首先是总体结构的设计，其次是具体物理模型的设计。设计的主要目的就是为下一阶段的系统实现（如编程、高度、试运行等）制定蓝图。在系统设计阶段的主要任务就是在各种技术和实施方法中权衡利弊，精心设计，合理地使用各种资源，最终勾划出新系统的详细设计方案。系统设计的主要依据是系统分析报告和开发者的知识与经验。系统设计的主要内容包括新系统总体结构框架设计、代码设计、数据设计、输入/输出设计、处理流程及模块功能的设计。系统设计的结果是一系列的系统设计文件（蓝图），这些文件是物理地实现一个信息系统（包括安装硬件设备和编制软件程序）的重要基础。
4、编码的关键是什么？编码有哪些用途？分类、编码时应注意什么？如果编码出错会给今后系统带来什么样的问题？
答：编码的关键在于分类，有了一个科学的分类，系统要建立编码就很容易了，准确的分类是我们的工作标准化、系列化、合理化的基础和保证。实际分类时必须遵循原则：（1）必须保证有足够的容量，要足以包括规定范围内的所有对象；（2）按属性系统化；（3）分类要有一定的柔性，不至于在出现变更时破坏分类的结构；（4）注意本分类系统与外系统、已有系统的协调。分类方法主要有线分类方法和面分类方法两种。
编码是指分类问题的一种形式化描述，如果分类问题解决的较好，编码问题就变成了一个简单的用什么样的字符来表示的问题。目前编码主要用于图书情报检索、项目经济效益的统计等领域。常用编码有顺序码、数字码、字符码、混合码等。编码出错小则使数据不准确，信息无法使用；大则使整个数据库出现混乱，系统瘫痪。