办公自动化系统方案(通用).doc

办公自动化系统方案
— 快速可靠地实施电子协作的解决方案
办公自动化系统是在总结了大量的组织单位对日常的事务处理、工作监控，以及领导辅助决策需求的基础上，以现代管理理论为指导，抽象出通用OA模型，基于业界领先的Lotus Domino/Notes R5群件平台开发。充分利用Lotus R5的技术和平台优势，实现真正意义上的办公自动化，以提高协同工作效率，使组织中的各项工作均处于有效的管理和监控之下；并对各种知识信息进行积累，为各级领导的决策提供有效的支持。
一、系统特点
办公自动化系统完全基于Lotus Domino/Notes R5开发，在继承其强大的安全机制和良好的跨平台特性的同时，产品追求通用性、易用性、实用性、稳定性、安全性和可扩展性，其主要技术特点有：
Ø 系统以组织机构为基础，进行工作和权限的分配，使人事变动和机构调整对系统的影响降至最低，整个组织的工作管理更加清晰完整。
Ø 提供一个直观、可视化的表单开发环境，包括一整套可供快速应用的工具和特性，用于定制、设计适合各种需要的表单应用。同时，系统提供多个可直接使用的子表单、共享域和函数包等，增强表单的功能。
Ø 强大的工作流系统使用户无需编程就可定义出符合各种业务需求的流程，大量的定义选项能完全适应现在和将来的需求变化，可随时进行灵活调整。同时，流程支持多种的归档方式、支持多种的办理方式、办理人和办理权限设置、提供流程的启用/禁用功能、提供灵活的流向设置（直流、分流、辅流、条件分支等）以满足文档的各种流转需要、支持版本保留等。
Ø 提供强大的日常办公功能。所有文档按工作自动分类，文档的新建、签收、办理、提交等操作简捷。在整个办理过程中，能实时获取各种信息，如流转历史、流程和环节说明等。
Ø 支持附加、引入各种格式文件的功能。支持纸质文件的扫描功能，支持多种的压缩格式，大大简化了纸文件的处理过程。
Ø 提供与个人办公软件MS Office 方便的接口，实现在文档中进行Office操作，支持改稿的痕迹与版本保留功能。
Ø 提供多个模块进行文档管理，可按文档类型分类存放，并设置独立的管理和访问权限，充分保证不同级别文档的安全性。

二、系统各模块功能简介
1．系统封面
友好的“欢迎”窗口，集中显示当前用户的所有功能模块及今日公告和电子邮件等信息。允许任何个人自由选择或自定义桌面格式，设置桌面信息自动刷新时间间隔。
2．系统管理
实现对各职能部门的灵活设置，包括部门设置、岗位设置和职员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。整个系统将以组织机构为基础进行权限设置和工作分配，能够对各种机构变动作出迅速的反映和相应的调整，保持了系统管理的相对稳定性。同时，系统管理还对OA系统中各个数据库的访问权限级别进行设置，能够通过用户的级别控制和权限控制灵活定义用户的执行和访问权限，有效地提高系统数据安全，防止未经授权的组织或个人进行非法访问。
3．表单定制
为管理员提供一个集中定义各个子系统所用表单的界面。管理员可根据本单位业务需求，定义出各种格式的表单，提供给OA系统中的各子系统应用。OA还提供了丰富的功能函数包和模板使用简介，方便了用户的简单二次开发和与OA进行集成。
4．流程定制
工作流系统是OA软件的核心模块之一。从用户的通用和实用角度出发，工作流系统提供了大量的可自定义选项，流程设置全面，可调性强，适用领域广，可充分满足协同工作需要。管理员无需进行编程便能快捷地自定义出完全适合本单位各种业务流程和各项办公管理需求的工作流程，促进事务处理规范化，实现协同工作。
在工作流系统中，每个流程都是一个相对完整的工作处理过程，能够自动为您执行一系列任务，可以节省开支和减少出错率，提高工作效率并能跟踪工作的进展状况。对于一些需要多人协同完成的工作，流程能够指导您自动完成任务。流程定制的内容主要包括：流程定义、环节定义和流向定义三部分。
流程定义：能灵活选用应用表单，指定流程管理员负责对所属流程所有工作文档的监控和管理，定义审批结束的文档的归档位置。能根据需要设置流程的启用和禁用状态。
环节定义：定义流程各环节的办理方式、办理人、办理权限和提示催办。办理方式包括编辑式、审批式、投票式或分发式。办理人可定义选择具体的岗位或人员，也可设定成由上一环节指定或由文档中域指定，可限定选择范围，在多人情况下可设定只需一人还是全部人共同办理。办理权限中可设置允许编辑文档、允许填写意见、允许将意见写入文档域、允许查看意见汇总、允许跟踪后续办理过程，并可用公式控制工作文档在该环节需要隐藏或编辑权限控制的正文区域；提示催办中可设定新工作文档到达时进行邮件提示和逾期邮件催办等。
流向定义：对流程中各个环节的流向进行定义，支持直流、分流、辅流、循环，条件分支以前转向新流程等设置，满足各种类型的流程处理的需要。同时，可以设定流转前是否通知哪些已办人员，还可以选择设定是否进行修改痕迹和版本保留。
流程一经定制完成，即可反复应用于日常办公之中，并可视发展需要，随时对其进行灵活的调整和变动。流程管理员可对所管理的流程进行实时监控，有助于各级领导及时掌握各项工作的进展程度。此外，还可在[办公用语]中对公共的和每个人的常用办公词语进行预先设定，日常办公中就可直接选用，提高办公效率。
5．日常办公
日常办公做为协同工作的窗口，是具体处理各种工作流程的场所。各人的工作事务在此进行分类，按拟办工作、待办工作、在办工作、转发工作列表显示，同时根据工作的轻重缓急、办理时间和办理状态自动排列，可依次进行办理。
拟办工作：使用人可根据流程的使用权限选择相应的流程来创建和发起一项新工作，并根据流程的设定发送到下一环节。
待办工作：可查看和签收别人发来的工作。
在办工作：使用人可逐项办理已签收的工作，办理完转发到下一个环节；办理方式和办理权限由所办工作使用的流程中相应环节定义。
转发工作：可查看到下一环节办理人接收工作的情况，可将已提交的文档进行撤回。
流程监控：流程管理员可在流程监控中对所管理的流程中事务的办理情况进行有效监控，同时，可以进行文档的特送、催办、删除及解锁等操作。
委托办理：系统具有委托办理功能，在外出时可将需要自己办理的某些工作委托他人办理，待回来后再收回办理权限。
6．文件管理
文件管理系统接收工作流应用中流转完成的各种文档和流转信息，以及其它方式收集的各种文档资料，按文件柜的形式进行保存和管理，每个文件柜可设置专门的管理员和查阅人员。管理员可对文件进行整理以便备查，还可将重要的文件传递到档案室进行正式归档。
7．档案管理
按国家的档案管理标准进行设计的，主要包括档案管理和档案利用两部分。各种案卷按“分类”存放和管理，分类可以是多级的，由档案管理员设置，并可根据需要进行灵活的调整。档案管理员负责各类档案的立卷、组卷、封卷、拆卷、移卷等管理工作，案卷封卷后自动生成案卷目录和卷内目录，便于提供打印。案卷和文件都有相应的著录卡，提供借阅人检索和查询。借阅人可以直接查阅开放档案的内容，其它档案只能通过填写档案借阅单，提交档案管理员审批，经过档案管理员或领导的审批同意后，实现档案利用。
8．知识管理
为组织提供了一个集中管理各种知识的场所，各种建立知识的表单都可在表单定制中根据需要进行定制。所有的知识文档分别按照文件柜和文件夹存放和管理，具有相互独立的访问控制，通过设置管理员、使用人和查阅人三个操作级别控制访问权限。每个知识主文档可以附有多级的子文档。提供知识文档的新建、编辑、删除、移动、拷贝、加锁、解锁等各种处理工具，还可对知识的修改和访问进行跟踪记录。同时，数据库提供强大的检索与查询功能，实现快速查找所需的任何知识文档。
9．电子邮件
使用电子邮件可与组织内部及外部的人员进行E-mail通信，可制作、发送、接收、阅读、回复、广播、查询、打印和保存E-mail。Notes R5支持Internet标准，因此您可以在一个通用的邮箱中收发所有E-mail帐号的邮件，不论这些帐号是建立在Domino服务器上，还是在Internet邮件服务器上。
10．电子公告牌
用于发布各种通知、通告、批评、表扬等消息，被作为一个提供共享信息浏览和发布的综合场所。它提供公告的发布期限设置和自动归档功能，发布之后不用管理，由系统自动运行代理进行公告牌的清理和维护工作。个人除了使用全文检索和组合查询功能进行公告的查阅外，还可以订阅、声明自己感兴趣的各种公告。

11．电子论坛
电子论坛类似一个非正式的会议室，提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。参加讨论的人完全可以在方便的时候随时随地参与讨论。允许查找和跟踪符合指定条件的讨论主题，通过邮寄给您的新闻摘要，您可以收到相关的讨论主题。
12．电子刊物
可在网上编辑和发布本单位内部的电子刊物。刊物编辑将有关信息筛选汇集成电子刊物，并在网上进行发布，其他职员可对刊物进行投稿和查阅刊物信息，并对自己感兴趣的主题或刊物进行订阅。
13．人事管理
对人事信息进行编辑、处理和归档。管理的内容包括：人员基本信息、劳动合同、学历与培训、各个时期的工作情况等，可以文字、图象等多媒体信息进行记录，并提供丰富的查询和统计功能。所有的人事档案按照分类存放和管理，各分类具有相互独立的访问控制，通过设置分类的管理员和查阅人两个操作级别控制访问权限，保证了人事档案的完整和安全。
14．辅助办公
辅助办公系统包括物品管理、图书管理、名片管理、时刻表。各模块简单实用，是提高群体协同办公效率的好帮手。
名片管理：集中管理全部名片的地方，包括私有名片及共享名片，提供组合查询的功能。
时刻表：提供航班时刻表、列车时刻表、其他类型的时刻表（汽车、轮船等）。
图书管理：模拟图书馆的管理工作，进行图书分类、借阅及查询的管理。
物品管理：进行物品的存放、领用、借用及归还的规范管理。
15．申请审批
通过设置事件的流程实现事件的申请及审批等功能，并可保留审批意见，且有严格的权限控制。
三、系统价格
1、 开发周期：
2、 系统价格：

朱顺痣
ologys@
ologys@
13003906028 (Mobile)
0592-2201679 (O)
2001年10月28日

四、成功案例
1、诚益光学（厦门）有限公司办公自动化系统。主要包含文件中心、生产排程、公文流转、公共论坛、电子邮件、品质管理、电子公告、系统设置等八个模块。
2、凯弗隆（厦门）净水设备有限公司办公自动化系统。主要包含文件中心、生产排程、公文流转、公共论坛、电子邮件、电子公告、系统设置等七个模块。

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