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公司市场营销部档案管理办法

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2020年4月19日
文档仅供参考
市场营销部档案管理办法（试行）
为规范市场营销部档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特制定以下管理办法：
第一条 档案存档范围
1.1合同
（1）以公司资质签订的购销、工程合同复印件、合同审批单复印件
（2）经销商协议复印件
（3）广告、宣传制作、媒体制作合同复印件；
（4）其它合同。
注：以上合同的原件由综合管理部存档
1.2客户资料档案
针对每个客户都须按照附件1到附件4的规定进行记录归档，形成《_________客户档案》：
附件1 客户基本情况表
2 关键人物的个人情况资料
3 关键人物关系图
4 购买决策中关键人物角色作用表
1.3项目销售记录档案
为了使项目销售全过程可查、可追溯，将项目销售中的文件进行归档，形成《_________项目销售记录档案》：
（1）项目销售重要事件记录表，见附件5
（2）向客户报送的技术方案、价格表
（3）与客户之间的正式往来信函
（4）立项书、会议记录
（5）其它重要的文件资料
1.4内部管理档案
（1）市场营销部内部管理档案：各项管理制度、通知；
（2）周、月、季度、年度工作报告、统计表等；
（3）会议记录。
1.5内部往来文件
（1）发往各部门间的日常函件；
（2）收到公司各部门的往来文件。
1.6 公司对外宣传资料
（1）纸质宣传品；
（2）多媒体宣传资料：PPT、宣传视频等；
（3）各类宣传活动的录像及照片。
（4）资质及检测报告
第二条 归档及保管要求
2.1严格按归档范围对档案进行归档整理；
2.2档案资料分类应清晰、全面；
2.3档案接收时要认真清点、验收，并办理交接手续后入档；
2.4档案必须使用专用资料柜、资料盒；
2.5应建立清晰、明了的检索工具便于检索。
2.8项目销售记录档案必须做到每周整理，及时更新。
2.9设立档案管理员对档案进行日常管理，相关人员需及时、主动向档案管理员报送材料。
第三条 档案的借阅
合同、客户资料档案、项目销售记录档案属于公司核心机密，需严格控制知悉范围。以上档案的借阅应有严格的借阅制度，必须经市场营销部部长同意后借阅。
第四条 档案的保管
4.1档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的，办理交接手续后方可入档；
4.2各类档案材料，应按管理规范要求分类、编目、立卷，放入档案盒或档案夹内上柜保管；
4.3档案存放必须使用专用资料柜，排柜方式要省时、醒目、便于查找；
4.4每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理，核对以保管单位为基础，做到账物相符，对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。
第五条 档案的剔除和销毁
5.1在整理档案的过程中，对档案材料要仔细甄别，对无保存价值的资料及时剔除，必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示；
5.2每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导，经部门批示后销毁。
第六条 附则
6.1本管理办法由市场营销部负责解释。
6.2本管理办法自颁布之日起实施。

附件1 客户基本情况表
单位名称：
机构
所处地点
主要联系人
电话号码
公司总部

名字1，职务1

名字2，职务2

名字3，职务3

分支机构1

名字1，职务1

名字2，职务2

名字3，职务3

分支机构2

名字1，职务1

名字2，职务2

名字3，职务3

填表说明：
1、【机构】指A公司主要机构客户及其在全国的分支机构、分公司或子公司
2、【所处地点】指各客户的办公地点
3、【主要联系人】指各客户企业中的关键人物姓名及其职务
4、【电话号码】指各客户企业中的关键人物的联系电话号码，包括手机、办公室电话、家庭电话号码等。

附件2 关键人物的个人情况资料
单位名称：
姓 名

业余爱好

职 务

出生地点

出生日期

专业期刊

籍 贯

学 历

家庭情况

毕业学校

参加何
专业协会

其 它

工作经历

附件3 关键人物关系图
单位名称：
关键人物名称
职务
角色作用
关系状况
与A公司的关系

填表说明：
1、【制表目的】将客户企业中地关键人物以及她们与A公司中哪些人建立了联系一一列出
2、【关键人物】指客户企业中，在整个购买决策里起关键作用的人
3、【与A公司的关系】指A公司内部与客户关键人物建立了联系的人的名称和职务
4、【角色作用】见表四
5、【关系状况】指销售经理/主管或A公司与客户企业中对应关键人物当前的关系状况如何，分成如下四类关系：
积极的：与客户中的这些人非常熟悉并与她们有着良好的关系。尽管她们不一定是A公司的支持者，但她们A公司有好感。
中立的：认识这些人，但与她们关系一般。她们既不偏爱A公司，也不抱任何偏见
消极的：认识她们，但与她们关系并不好。她们不是对A公司不友好就是偏爱A公司的竞争对手。
尚未建立关系：知道她们是谁，但还未与她们接触，她们也不认识我们。

附件4 购买决策中关键人物角色作用表
单位名称：
角色作用
所起作用
问题和所关心的事务
决策者
作出或批准项目工程的决定；控制资金的使用，用于决策的信息可能常常倚赖于别人提供。能够批准或签署合同，或否决一个挑选小组所作出的决定。

顾问人员
协助或支持决策者；提供信息和建议；协助方案评估或推荐施工单位。

使用者
将使用、操作、管理和倚赖施工单位所完成的工程；评估工程的质量等。

阻拦者
负责筛选和去除不合适的施工单位；对技术、合同等方面适合性进行评价；一般无拍板权，但能够否决。

支持者
指导我们取得成功；帮助我们接近关键人物。

填表目的：
了解客户单位在项目工程招投标过程中起关键作用的人所扮演的角色和作用，及其关心的要点。

附件5 项目进展记录表
项目进展记录表
项目名称：
日 期
事 件