会计师事务所档案管理制度.doc

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会计师事务所
档案管理制度
为进一步完善和规范我所审计档案、会计档案管理，根据中华人民共和国《档案法》、《注册会计师法》、《会计法》和国家档案局《关于审计档案管理工作的规定》，特制定本制度。
一、审计档案管理
一、审计档案：审计档案是国家审计机关、内部审计机构和社会审计组织在进行审计活动中形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。社会审计组织在进行审计活动中形成的审计档案是国家档案的重要组成部分，必须妥善保管。
二、审计档案保管的重要性：
审计档案保管的重要性很多，仅就审计责任而言，是排出或确认审计责任的重要依据。注册会计师出具审计报告次年或若干年后，因其它外部事项难免有人曲解而提出异议，这就需要由原审计档案记载的审计事实来排出或确认会计师事务所和注册会计师的审计责任。因此，会计师事务所和相关人员必须对审计档案妥善保管。
三、审计档案立卷归档原则：
按本所《业务接承和工作委派制度》第九条“项目负责人对审计质量和审计档案总体负责”之规定，实行“谁审计谁立卷、边审计边收集整理，审结卷成”归档的责任制原则，整理装订后交由档案室相关兼职人员负责保管。
四、立卷归档内容：
凡在审计鉴证活动中取得的审计证据和形成的文件、电报、信函、笔录、凭证的原件复制件、照片、音像、磁带等均应收集齐全，立卷归档。
审计档案可分为永久性档案和当期档案。每个项目审计过程中，项目负责人或由其指派的审计组成员，应根据企业或《小企业审计工作底稿》索引目录，按职能分类、以审计标识按单元排列进行分类整理立卷，项目审结档案移交。
五、审计档案保管要求
一是要标明件宗编号，审计项目名称、册别，便于查阅，即在大量的审计档案中能很快地取出需要查阅的档案，二是要安全，注意防火、防盗、防潮、防尘，防光、防鼠、防虫、防高温，即使几年后取出来也能看得清。
六、审计档案保管期限
(1)当期档案自审计报告签发之日起至少保存10年；
(2)永久性档案应长期保管；
(3)不再继续审计的被审计单位，其永久性工作档案的保案的保管期限同最后一年当期工作档案的保管年限相同。
七、审计工作档案的所有权管理
审计工作档案的所有权属于进行审计的会计师事务所，而不属于进行审计的注册会计师。
八、审计档案的保密和查阅管理
(一)、审计档案保密：审计档案涉及被审单位大量、重要的商业秘密，审计人员和档案保管人员必须严格保密。
(二)、审计档案的查阅：审计档案不得对外借出。须查阅者应持有相关部门、单位的查阅证明，经会计师事务所主任会计师或顾问批准方可查阅。本所档案保管人员应认真登记查阅者查阅的内容，要求查阅者签名并严格保密。
(1)会计师事务所可视具体情况，在双方事先协商一致的基础上收取一定的费用。
(2)会计师事务所可根据审计档案的内容及性质决定是否允许查阅者复印或摘录其中内容。
(3)查阅者应在会计师事务所指定的地点查阅，不得将审计档案擅自带离会计师事务所。
(4)查阅者应对查阅内容保密，对复印或摘录资料使用不当引起的不良后果与会计师事务所无关。
二、会计档案管理
会计档案是指会计计凭证、会计账册和财务会计报告等会计核算资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，应存档妥善保管。
一、立卷归档内容：
1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其它相关资料。
2、会计账簿类：总账、明细账、银行存款和现金日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。
3、财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，本所年终会计报表委托审计报告。
4、其它类：银行存款余额调节表、银行对账单扩其它自学成才当保存的相关会计核算资料，会计档案保管、移交、销毁清册等。
二、会计档案保管期限
会计档案保管期限从会计年度终了后的第一天算起，分为永久、定期两类。定期保管期限为3年、5年、10年、15年、25年五类。
根据我所实际，永久保管的会计档案包括：年度财务决算报告及文字资料、年度财务决算报表委托审计报告、会计档案登记清册、会计档案移交、销毁清册。定期限保管的会计档案分为三类：1、保管期限为25年的包括：手工或电算化会计现金日和银行存款日记账；2、保管期限为15年的包括：手工或电算化会计总账和明细账、会计凭证（含已装订入凭证的银行对账单和银行余调节表）；3、保期限为5年的包括：月、季度会计报表。
三、会计档案归档管理：为保确会计资料的安全、完整和便于查阅，每年度终了一个月内，会计人员应将会计凭证，会计账簿，会计表报，财务审计报告等分别整理立卷装订后，归档，交档案室归档保管。

会计师事务所
20XX年X月修订

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