物业公司合同管理制度范本.docx

物业公司合同管理制度　　
　　 1． 目的：为规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，根据《合同法》及其它有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。
　　　　2． 适用范围：公司对外签订的各类合同、协议、约定、等合同类文书均适用本制度。补充协议、补充约定、合同附件等原合同的补充类文书是原合同的必要组成部分，从属于原合同，同样适用本制度。
　　　　3．职责
　　　　3．1董事长负责标的3万以上合同的审批签署；
　　　　3.2公司总经理受董事长委托负责标的3万以下合同的审批签署；
　　　　3．3公司总经办负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：
　　　　3．3．1负责在有需要情况下介入各类合同的谈判工作。
　　　　3．3．2负责制定销售、采购合同统一文本；
　　　　3．3．3负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；
　　　　3．3．4负责各职能部门/项目提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查；
　　　　3．3．5负责合同纠纷的处理；
　　　　3．3．6负责合同的档案日常管理；
　　　　3．3．7负责本制度的监督执行。
　　　　3.4职能部门/项目负责各类相关业务的合同谈判。
　　　　4．合同的签订
　　　　4．1所有合同必须由公司签订，任何职能部门、项目、分公司等不得擅自签订合同。
　　　　4．2签订合同前须审查的资料：
　　　　4．2．1必须审查对方当事人的主体资格，如营业执照、法人机构代码证、身份证明文件等。
　　　　4．2．2资信能力、履约能力，如资产证明、信誉纪录、企业规模和状况、相关的资质证明等。
　　　　4．3合同的审批
　　　　公司签订的合同，必须经公司总经理审批。
　　　　4．3．1具体权限如下：
　　　　4．3．1．1一般情况下合同由董事长授权总经理审批。
　　　　4．3．1．2标的超过3万元的由董事长审批。
　　　　4．3．1．3标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。
　　　　4．3．2合同原则上由经办部门/项目负责人具体经办，拟订初稿后必须经相关职责部门、品质督导部、总办、总经理（董事长）审阅后按合同审批权限签署。
　　　　合同审查的要点是：
　　　　4．4．1．1合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。
　　　　4．3．2．2合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
　　　　4．3．2．3合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
　　　　4．3．3根据法律规定或实际需要，合同还应当视情况是否呈报上级主管机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。
　　　　4．4不得与没有独立承担民事责任的组织签订合同，也不得签订与法人履约能力明显不相符的经济合同。
　　　　4．5公司出具授权委托书委托员工签订合同的，该员工为公司委托人。公司委托人，可以在公司授权范围内代表公司签约。公司委托人必须对本企业公司负责。若公司委托人超出委托权限签约，造成公司损失的，公司将按照有关本制度有关规定处理。
　　　　4．6签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依本制度有关规定严惩。
　　　　4．7合同的形式：除即时结算付清款项的合同外，一律采用书面合同，并必须采用统一合同文本。
　　　　4．8合同的内容应符合以下要求：
　　　　4．8．1当事人的情况：记载清楚合同当事人的名称（个人的要写姓名和身份证号）、地址、联系方式，合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
　　　　4．8．2合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将说明材料如图纸等作为合同的附件。　　
　　4．8．3数量：合同应采用国家标准的计量单位，约定标的物数量，无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。
　　　　4．8．4质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
　　　　4．8．5价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
　　　　4．8．6履行期限、地点和方式
　　　　履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；
　　　　合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；
　　　　买卖合同在合同中应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。
　　　　4．8．7合同的担保
　　　　合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
　　　　4．8．8合同的解释
　　　　合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
　　　　4．8．9保密条款
　　　　对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
　　　　4．8．10违约责任
　　　　根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。
　　　4．8．11合同纠纷解决的约定：为了方便公司控制诉讼成本，合同纠纷统一约定由公司所在地的法院、仲裁委员会处理。
　　　　4．9签订合同的工作程序：
　　　　4．9．1签订合同前，经办人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度4．2条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人所有的相关资料如法人营业执照及专业资格证书等留存。
　　　　4．9．2销售、采购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会签表报审批，由总经公编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。
　　　　4．10．3除销售、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，附合同会签表报批，审批程序按照本制度4．3规定执行，合同审批通过后再经公司签章生效。
　　　　4．10．4若合同要经过政府有关部门登记才生效的，或者法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由总经办依法及时办理。
　　　　4．10．5合同正式签订后，合同文本及有关材料复印件除经办人自行保管外，应当随合同及相关资料的原件和会审表交存公司总经办备案。
　　　　5．合同的履行
　　　　5．1公司及所属分公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。合同的经办员工应当负责公司依约履行合同，因工作疏忽导致公司违约的，公司将按照本制度有关规定追究经办人的责任。　　
　　5．2在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经必须做好对方确认工作。
　　　　其中，履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。
　　　　履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。
　　　　5．3在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，同时及时书面上报总经办处理，并报总经理。
　　　　5．3．1经营状况严重恶化；
　　　　5．3．2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
　　　　5．3．3丧失商业信誉；
　　　　5．3．4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；
　　　　5．4债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认；
　　　　5．4．1在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；
　　　　5．4．2在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
　　　　6．合同纠纷的处理
　　　　6．1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先根据法律和公司规定，按照实事求是的原则，由经办人、有关业务部门与法律顾问，与对方当事人平等协商解决；经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
　　　　6．2合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告总经办和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。
　　　　对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告总经办和总经理。
　　　　6．3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报总经办。
　　　　6．4处理合同纠纷的原则：
　　　　6．4．1坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
　　　　6．4．2以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
　　　　6．4．3因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
　　　　6．4．4合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。
　　　　6．5凡由总办处理的合同纠纷，所有相关职能部门及项目必须主动提供下列证据材料：
　　　　6．5．1合同的文本（包括变更、补充、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；
　　　　6．5．2送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
　　　　6．5．3货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；
　　　　6．5．4产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；
　　　　6．5．5有关方违约的证据材料；
　　　　6．5．6其他与处理纠纷有关的材料。
　　6．6对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书、上级主管机关的处理意见、仲裁书、判决书、裁定书、调解书等，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各职能部门/项目应由专人负责该文书执行的了解或履行。
　　　　6．7对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管负责人汇报。
　　　　6．8对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。申请执行统一由总经办处理。在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错，并把有关情况及时报告总经办。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。
　　　　6．9合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关职能部门/项目，并将有关资料汇总归档以备考。
　　　　7．合同的变更、解除
　　　　7．1公司的合同变更、解除，按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。
　　　　7．2变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行，经双方一致同意停止履行的除外。
　　　　7．3合同的变更、解除的有关规定：
　　　　7．3．1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效，必须继续履行。公司收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
　　　　7．3．2存在下列情形之一的，公司可以单方解除合同，经办人应当及时向公司合同的审批程序原审批人员报告情况。
　　　　7．3．2．1因不可抗力致使不能履行合同的；
　　　　7．3．2．2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
　　　　7．3．2．3对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
　　　　7．3．2．4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
　　　　7．3．2．5法律规定的其他情形。
　　　　7．4变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）。
　　　　8．合同档案的日常管理
　　　　8．1本公司实行二级合同管理，公司总经理办公室全面负责公司的合同原件管理，相关职能部门/项目留存合同的复印件。总经理办公室会同有关职能部门/项目认真做好合同管理的基础工作。具体如下：
　　　　8．1．2．1建立合同档案；
　　　　8．1．2．2建立合同管理台帐；
　　　　8．1．2．3填写“合同情况月报表”。
　　　　8．2公司的公章专人管理，公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，公司所有合同、授权委托书均由总办统一登记编号、经办人签名，并记录领取情况，业务人员不得随身携带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出外，特殊情况由总经理批准的除外。
　　　　合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同有遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
　　　　8．3合同有关的送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，职能部门/项目应自行保管好；重要资料应将原件交总经办随合同保管。
　　　　8．4合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经总经办和有关部门确认后方可办理有关手续。
　　　　合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，总经办应在情况发生当日二周内书面告知各有关单位。
　　　　9．考核与奖惩
　　　　9．1公司、所属各项目全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。总经办负责本制度执行情况的监督考核。
　　　　9．2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
　　　　9．3合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
　　　　9．3．1未经授权批准或超越职权签订合同；
　　　　9．3．2擅自为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
　　　　9．3．3应当签订书面合同而未签订书面合同；
　　　　9．3．4工作疏忽导致公司违约造成损失的。
　　　　9．4合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
　　　　9．4．1因工作过失致使公司被诈骗；
　　　　9．4．2公司履行合同未经对方当事人确认；
　　　　9．4．3遗失重要证据；
　　　　9．4．4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，事发后没有立即报告公司的按隐瞒不报处理；
　　　　9．4．5合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；
　　　　9．4．6其他违反公司相关制度的。
　　　　9．5公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
　　　9.6以上未明晰奖罚的行为均通过年度绩效考核体现。
　　　　10、附则
　　　　10.1本制度由广州XX物业管理有限公司总经办负责解释。
　　　　10.2本制度由总经理批准后生效，自颁布之日起执行。