“4M关联”日常管理在高校实验室开放管理中的应用研究.pdf

2023 年第 7 期86科技、经济、市场管理纵横“4M关联”日常管理在高校实验室开放管理中的应用研究刘 津，朱晓旭，丁林锋#，俞森龙，罗理达，李耀刚，汪庆卫（东华大学，上海 201620）摘 要：从实验室的各个要素细节出发对高校实验室进行日常管理，提出“4M关联”日常管理理念，通过目前高校普及的实验室智能管理系统，结合青年教师从海外引进的先进实验技术，优化和创新实验室管理模式。以实验中的人力、设备、材料、方法四大要素（4M）和若干子要素的相互关联为切入点，分析和统计实验室的开放程度，有效提高了实验室整体技术水平、管理效率以及所有实验室人员的业务能力。关键词：“4M关联”日常管理；人本管理；管理要素；青年教师0 引言实验室技术和管理水平是当前高校科研教学能力的重要体现之一。近年来，各大高校一直在探索和尝试新模式和新理念，寻找更符合自身特色的、更先进完善的管理制度，如智能管理系统、虚拟仿真系统等，但在日常管理过程中仍存在安全隐患、管理漏洞。教育部办公厅关于进一步加强高校教学实验室安全检查工作的通知 强调：“高校要科学分析不同专业门类教学实验室、不同岗位、不同人员的安全风险因素和行为，推动科学、规范和高效管理，实现对教学实验室安全的全过程、全要素、全方位的管理和控制，建设教学实验室全生命周期安全运行机制。要对照安全检查结果，优化安全管理机制，确保安全管理环节严密、分工细密、衔接紧密，有效防范安全事故发生。”东华大学材料科学与工程学院仪器设备公共平台（以下简称平台）一直致力于实验室先进管理模式的探索，结合兄弟院校和企业优秀的管理经验，提出一种“以人为本”、从精细化出发的日常管理模式，并在拥有成套仪器设备的各个实验室展开探索与实践。1 实验室现状近年来，平台通过大量高新仪器设备的引进，虽然满足了广大师生日益增长的实验需求，但也对实验室师资队伍的技术水平和管理能力的同步提高发起了极大的考验。平台有限的实验室管理人员在负责原本就“1对N”台套仪器设备的运行管理并兼顾实验教学等日常工作后，还要学习掌握种类更多、型号更全、功能更新的先进仪器设备的使用、维护、开放和管理等工作内容，并且实验室人员对新进仪器设备缺乏一定的经验积累，难以快速了解和掌控该仪器设备的原理、测试技术和安全隐患。这不仅会降低实验室人员的工作效率，还会因缺乏沟通和了解而使实验室管理人员与师生之间产生质疑，影响实验人员的情绪化管理，增加实验的安全风险。青年教师，尤其是“准聘制”的新进专业教师常会遇到实验预约难、成本高、助手少的情况，采取一些非常规的实验方式，如通宵实验、耗材的重复使用等，独自承受科研和教学的双重考核压力。而部分学生因不够了解实验室管理，缺乏主观意识和“主人翁”意识，对仪器设备造成损伤和安全隐患，甚至产生实验事故。这些都对实验室管理提出了挑战。因此，平台基于原有的实验室智能管理系统上，提出了更能直观地反映仪器设备开放运行状态和所有实验室人员工作效率的管理理念“4M关联”日常管理。2“4M关联”日常管理的概念“4M”的内容可分为人力（Manpower）、设备（Mac-hines）、材料（Materials）、方法（Methods）四大要素#通信作者：lingfeng.dingdhu.ed。科技、经济、市场2023 年第 7 期87管理纵横及若干子要素。实验室准入人员（包括管理员、责任教师和使用人员）通过培训熟悉和掌握该实验室和仪器设备对应的各要素和检查流程，根据制定的日常检查流程，对实验室和仪器设备进行日常管理，将检查结果通过实验室智能管理系统和展板告示预约人员该仪器设备的预约状态。例如：某实验室因故未能正常开放，管理人员通过与责任教师、厂商的沟通，在系统中注明关闭原因、解决办法及维护的预计周期。预约师生可以通过系统得知该仪器设备的未来状态，从而调整科研或教学的实验进度和安排。同时，通过系统和大数据分析，平台和学校相关职能部门也能了解该实验室和仪器设备真实的开放状态、共享程度、关停原因、运行成本及使用效率，贯彻 国家重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法，推动仪器设备向社会开放共享。3“4M”的要素内容及意义3.1 人力（Manpower）平台的仪器设备体量大，有限的实验室人员任务重。为了保障仪器设备的正常开放和安全运行，发挥专业教师的技术特长，提高操作人员的分析测试技术水平，同时还能提高所有实验人员的工作效率。因此，“4M”的第一大要素“Manpower”提出了以“人”为核心，运用科学方法，处理人与人的关系，协调人与事的矛盾，充分发挥人的潜能，使人尽其才，事得其人，人事相宜，以实现平台建设和发展的目标。“Manpower”所涉及的“人”，可以分为管理人员、责任教师、使用人员和其他人员。3.1.1 管理人员管理人员主要是平台的实验室专技岗位的教师，负责仪器设备的日常管理、维护、教学和技术。通过对仪器设备进行功能分类，每个管理员实行相关分类的“1对N”管理，不仅能体现在仪器设备管理上的专业性，还能在相应仪器设备领域的管理能力和技术水平有长期的经验积累。但随着仪器设备的数量和种类的不断增多，也会造成管理人员的工作繁重、疲于应付等局限性。3.1.2 责任教师近年来，东华大学材料科学与工程学院引进了大量的海归青年教师，他们的加入也带回了国外先进的分析测试方法和技术。因此，平台组织海归青年教师担任责任教师，参与和自身专业契合的先进仪器设备的调研、采购、运行、管理和考核等工作，鼓励他们传授新方法、拓展新功能、开发新技术，带领平台管理人员和学生提高分析测试技术水平。平台也将根据该仪器设备年度考核是否优秀，对责任教师采取测试费用减免和年终绩效分成等奖励 措施。3.1.3 操作人员操作人员以需要自主测试的学生为主，通过培训、考核合格后，可成为该仪器设备的操作人员。平台为了鼓励每个学生都能以主人翁身份成为参与实验室建设的一份子，制定了日常管理、成果产出、赛事讲座等相关的激励措施，并结合实践不断改进和完善。此外，平台还对表现优秀的学生助管发放额外的津贴和奖励，调动操作人员的积极性，发挥操作人员的主观能动性，减轻当前有限的实验室管理人员工作负担，提高整体工作效率和水平，从而推动平台良性健康发展。3.1.4 其他人员其他人员包括上门调试维修人员、外单位参观人员及安全检查和巡视人员等。该类人员一般需向学院、平台或管理员申请、登记、审批通过后才能进入对应实验室。他们是仪器设备正常运行、对外开放、社会服务等的重要保障。3.2 设备（Machines）平台共有大小仪器设备上千台，其中50万元以上的大型精密仪器设备60余台。这些大型仪器设备一般均由主体设备、备件、工具及相关配套组成。为了整合复杂且量大的大型仪器设备资源，实现开放管理便于更好地服务教学科研工作，平台需要利用更加科学和精细化的管理方法为共享开放提供保障。“4M”中要素“Machine”提出了将影响每台仪器设备运行开放的各个子要素精细化，管理员要将该仪器设备的主体组成和结构、工具耗材的种类和数量以及配套设施的功能与参数等列入子要素清单，以便快速准确地对仪器设备的开放状态、运行成本和使用效率等进行评估和确认。3.3 材料（Materials）随着材料学科的发展和人才的引进，以及开放共享率已被纳入对仪器设备的考核指标，平台的大型仪器设备需要满足原料、样品和辅料的多样性和普适性，同时在可控条件下开展旧仪器设备应对新颖的或改性的原料及样品的实验尝试。2023 年第 7 期88科技、经济、市场管理纵横3.4 方法（Methods）实验方法也是“4M关联”日常管理的重点，可以将对实验方法和步骤的调整分为两类，即人为的主动的创新、仪器设备受到环境因素制约而被动地改善。创新是科研的关键要素之一，平台鼓励实验室管理人员、责任教师和操作人员集思广益，探索仪器设备的创新工艺，在学生的实验教学和培训中一直灌输“实验是做出来的，而不是背出来的”这一理念。此外，平台与许多海归青年教师形成科教合作，让更加多元的、丰富的、新颖的实验技术走进实验室。4 管理成效4.1 以人为本，互惠共赢“4M关联”日常管理以人力“Manpower”为核心，将实验室管理员和用户两个原本相对独立的角色有机的结合起来，加强了彼此之间的了解和合作。学生通过权限分级和管理津贴等激励措施增强了“主人翁”意识，形成学生之间相互宣传、帮带、监督的模式；青年教师通过履行责任教师的义务，可以获得平台合理的政策支持，并可借助平台结合专业特长开设实验教学的课程，这也为一些“准聘制”青年教师完成考核目标提供了新的途径；平台管理的模式从传统的事物管理向人事管理转变，大幅度减轻了管理员对仪器设备重复管理的工作压力。同时，通过与责任教师的合作不仅可以学习先进的分析测试技术，还有机会参与责任教师的一些科研项目，极大地调动了平台管理人员的工作积极性。在管理人员有限的情况下，很多青年教师主动协助平台进行日常实验室管理和安全检查，这是“4M关联”日常管理以人为本管理模式的具体成效体现之一。通过实验室和仪器设备为纽带，建立人性化的、完善的制度，对所有参与实验室发展和建设人员的行为和思想进行恰当的引导、约束和协调，充分发挥人的主观能动性，实现精诚合作、互惠共赢。4.2 精细管理，提高效益近两年来，平台新增了近50%的50万以上大型仪器设备，在总使用机时数大量增加的前提下，2021年的维修金额与往年基本保持平稳，安全事故减少。在创新方面，“4M关联”日常管理贯彻“小心求证，大胆实践”的原则，全面细致地评估实验人员提出的新方法、新功能、新工艺，在确保安全可控的前提下，积极尝试勇于探索。同时，结合智能管理系统的大数据直观真实地分析仪器设备的年度运行情况，如使用机时、关停原因和时间节点、维护周期和频率、开放成本、社会服务等，也为该仪器设备向上级部门的年度报备提供真实可靠的依据。5 结束语“4M关联”日常管理的提出和实践，是以“人”为主体，仪器设备、材料、方法等为客体的一种管理模式，也是人本管理和精细化管理的重要体现。将所有实验室人员的工作列入平台最重要的资源，以平台、管理员及利益相关者的需求最大满足与调和为切入点，通过激励、培训、领导等管理手段，充分挖掘人员的潜能，调动人员的积极性，创造出和谐、公平、创新的实验室文化，从而实现平台和个人的共同发展。参考文献：1 吴文华,施镇江,朱娟娟,等.智能管理系统在高校实验室管理中的应用 J.实验室研究与探索,2014,33(11):259-264.2 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