GF报告撰写注意事项.doc

GF报告撰写注意事项

1、安装环境
操作系统：Windows98/Me/NT/2000/XP/2003。Office版本：2000/XP/2003（不支持高版本）。
2、关于封面
中文题名：一般不超过20个汉字，支持角标，两行显示。•英文题名：支持角标，两行显示，首字母大写，其余小写。完成单位为北京大学。
3、关于辑要页
中文摘要：准确反映报告内容，要写300字。关键词：由作者填写，选取3-8个词，用全角逗号（，）隔开。翻译、审校：用中文填写。
4、关于引言和结论
引言和结论内容多为一小段话（不超过一页），主要用于概述和总结，通常不分二级标题，如确实需要分级说明，可使用a,b,c……进行编号分段说明。
5、关于审定表
联系人单位信息部分如下：
联系人单位：北京大学
联系人:丁薇
通信地址：北京市海淀区颐和园路5号北京大学先进技术研究院1508室
邮政编码：100871
电话：61752534 传真：62757563
电子邮件：vivianding@
技术审查意见由技术专家对报告的技术内容填写意见，限200个汉字以内。形式审查意见填写：合格 。审查内容需要机打（不可手填）。
6、关于正文
正文前（不包括封面）单独编页码。正文单独起页码（从1开始），且装订时注意，正文页即文章起始（通常为引言）部分在右侧。
7、快速修改正文样式
步骤1 :分块粘贴。
步骤2 :清除原样式格式（格式-样式和格式-清除格式）。
步骤3 :用“报告正文”快捷按钮先将正文内容全部定义为“GF报告正文”。
步骤4: 用“一级标题”、 “二级标题”快捷按钮分别定义“GF报告一级标题”、 “GF报告二级标题”。
步骤5: 3-4级标题是正文格式，只调整左缩进，使其和1-2级标题左对齐。
步骤6:用 “图序/图题”快捷按钮定义图序、图题的样式。
步骤7：用“表序/表题”、 “表文”快捷按钮定义表序表题和表文的样式。
步骤8：查看文中公式的编写。
步骤9：把结论、致谢部分的内容定义为正文样式。
步骤10：用“参考文献正文”按钮定义参考文献正文。
8、撰写中存在的主要问题
（1）公式:
a. 公式应居中书写；
b. 以章为单位用阿拉伯数字对其连续编号；
c. 编号用圆括号括上,并居右。如：

（2）表格：表格分为表序、表题和表文两部分，它们都是有样式的。另外，表序是顺序编号的，与表题之间空一个汉字的距离。当表格因版面所限未排完须转下页时，则：
a. 应将表格下部的一个横栏排完，用细实线闭合。
b. 续排的表格应在续表上方中间位置写明“续表×”。续表的表头不能省略。如：

续表如下图：

（3）插图：图序也是顺序编号的。注意：不要将图序、图题与图组合。会造成插图附表清单的混乱。
如：

图1 荷塘月色
（4） 参考文献：
参考文献与参考文献正文均定义了样式，参考文献正文中每篇文献均应用阿拉伯数字顺序编号，左起顶格书写，编号之后空一个汉字位置写具体内容，若一行写不下，回行时的文字应与第一行文字对齐。 如：

9、关于上报
正文撰写完，保存报告数据，并生成上报文件（后缀.gf），并将正文WORD文件保存到指定目录下。
10、关于排版
图（表）名要与图（表）在同一页，若因图（表）过大影响排版，可将图（表）缩小，以保证正文内容填满整个页面，避免页底留白过大。正文编排结构结论紧跟正文编写；致谢紧跟结论编写；参考文献紧跟致谢编写。
11、关于打印
装订成册时不包括“审定表”，另外不必额外加封皮，封面页用普通白纸（双排订）装订,A4纸双面打印。当报告正文存入系统时，可以打印GF报告的“审定表”，“封面”，“辑要页”和“打印正文”等项内容。
12、特别注意
根据报告管理部门要求，严禁使用自用文档打印。