EXCEL2010实战技巧ppt课件.pptx

EXCEL2010实战技巧2015-09-191前言构成构成知识点20%实例讲解80%注重注重解决问题的思路学习Excel的方法说明说明采用Excel2010进行讲解，尽量向低版本兼容2基本概念工作薄的一部分，存储一类数据的表格。工作表l工作表的基本组成单位。l一个工作表中共有256列，65536行。l工作表中的行用1.2.3表示。l工作表中的列用A.B.C表示，最后一列为IV。单元格l工作薄是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件。l包含若干个工作表，最多可包含255个工作表。l默认情况下，显示3个工作表。工作薄3案例有一项目，其中涉及一些硬件设备，现根据客户需求，需提供详细的硬件产品清单及报价，如何制作该报价表呢？已知设备名称、品牌、型号等信息，如下：硬件设备2台数据库服务器：联想 x3850 x62台应用服务器：联想 X3650M43台光纤交换机：博科 BR-320-00081台负载均衡：深信服 AD-1800-GS 支撑软件服务器操作系统：微软 windows server2012企业版数据库服务器操作系统：red hat linux6.0数据库软件：oracle 11g+RAC(2C)中间件软件：甲骨文 weblogic 11g 4第一步 基本设置5基本设置网格线的设置此网格线是参考线，打印时不显示。点击这里打印时可显示网格线。6基本设置文档自动保存通过设置固定的自动保存时间保存操作文档。7第二步 基本操作8基本操作1.插入表格框线选中区域，点击单元格格式窗口的“边框”栏：“所有框线”2.合并单元格选中单元格，点击单元格格式窗口的“合并后居中”3.有规律的快速填充输入“1”“2”，选中竖向单击拖动鼠标，自动填充4.特定区域输入相同内容选中区域，输入内容，按住“Ctrl+Enter”即可5.调整行高和列宽精确调整：选择“格式行（列）行高（列宽）”，打开对话框，输入适当的值；粗略调整：将鼠标指针移向需调整的格线上（行列标志处），使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十字，按住鼠标左键并拖动即可。9第三步 数据录入10数据录入1序列“001”的输入如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”。2单元格内换行自动换行：根据表格的列宽自动将单元格中的内容排成一行或多行。强制换行：Alt+Enter。3日期的输入如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。11数据录入几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。4多张工作表中输入相同的内容12数据有效性有效性用法：一表多人使用时，是否发现大家并未按统一标准填写，如填写产品单价时，出现50、50元、RMB50三种表示法，有没有办法限定呢？演示：通过有效性设置限定输入内容。数据选项卡数据有效性13第四步 函数引用14常用函数公式是以等号“=”开头，通过使用运算符将数据、函数等元素按一定顺序连接在一起，从而实现对工作表中的数据执行计算的公式。例如：C1=A1+A2+A3+A4+B1+B2+B3+B4函数简而言之，函数就是预先定义好了的公式。比如上例中的公式就可以用函数C1=SUM（A1：B4）代替。函数不仅可以简化公式，而且具有仅用运算符连接的一般公式所不能替代的功能，例如查找引用、逻辑判断等。15引用函数参数：number1、number2为1到30个数值（包括逻辑值和文本表达式）、区域或引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。求和函数 SUM（number1，number2，）16第五步 美化表格17美化表格表是Excel 2010中的一种特殊表格，Excel为表预定义了许多样式，这些样式布局美观，色彩搭配合理，具有不同类型的网格线设置，用户可在工作表中直接套用这些样式，多快好省地设计出精美的工作表。自动套用表格式单击要格式化的工作表中的任一单元格或选中要格式化的单元格区域。单击“开始”“样式”组“套用表格格式”按钮，显示出表格式对话框。解决办法这些都是表格式，可以选择其中的任何一种应用于当前的工作表中。18工作表的格式化Excel 2010设计好了许多单元格样式，并将它们内置在Excel中，在进行工作表的格式化工作时，可以直接应用这些样式来格式化单元格或单元格区域。关于单元格样式选中要应用单元格样式的单元格或单元格区域；单击“开始”“样式”组“单元格样式”按钮，弹出“单元格样式”选项板。将鼠标指向“单元格样式”选项板中的各命令按钮，立即就会显示出选中单元格应用对应样式后的效果。应用格式化单元格单元格样式就是应用色彩、字体、字型、背景和前景格式化单元格或区域。19数据美化 数据的对齐方式在默认情况下，文本靠左对齐，数字靠右对齐。数字使用千位分隔符。有时需要特殊的对齐方式，如斜线表头、垂直居中等。人名显示更美观删除姓名中的空格：选中姓名所在的列，执行“编辑替换”命令，在“查找内容”栏中输入一个空格，在“替换为”栏中不填任何内容，单击“全部替换”命令，确定退出后即可。让姓名左右对齐：姓名用字是两个字或者三个字的，左右对齐也有技巧。选中所有姓名单元格，单击“开始对齐方式”，在打开的“设置单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择“分散对齐”选项，确定退出后即可使姓名用字左右对齐。20数据美化 Excel的自动数据格式 数字、日期、时间等类型的数据在Excel中都是以数字形式存储的，同样的数字在具有不同格式的单元格中会表现出不同的形式。Excel提供了许多数据格式，包括数据的精确度、显示方式等内容（货币：美元、欧元、人民币，百分比等）“开始”选项卡的“数字”组提供了数字格式化工具。21条件格式对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示格式。例如，对于企业的销售表，把其中利润较小的或无利润的数据设置为黄色，而将利润最大的数据设置为绿色，可以使人在查看这些数据时一目了然。关于条件格式对单元格区域设置一定的条件，将按指定的规则突出显示该区域中满足条件的单元格内容，默认的规则用某种色彩填充单元格背景。例如，如果单元格的值大于、小于或等于某个指定值，就将单元格的背景填充为绿色，突出显示该单元格中的值。22第六步 打印表格23表格打印这些问题可以通过页面设置解决。q打印纸的大小；q打印的份数；q是否需要页眉；q是打印指定工作表，还是整个工作簿，或某个工作表的单元格区域。进行正式打印之前要确定的几件事情：24打印设置1打印预览打印预览是打印稿的屏幕预显，其效果与最终的打印效果没有什么区别。在进行工作表的正式打印之前，有必要进行打印预览。以便及早发现问题，进行页面和纸张的重新设置，避免打印出无用的表格。方法：单击Office按钮，从弹出的“文件”菜单列表中选择“打印预览”菜单命令。预览的结果表明，工作表有一列数据被单独打印在一张独立的纸上。25打印设置2缩放打印比例只有一两行（列）的内容被打印到了另一页上！打印内容不足一页，整张打印纸内容较少，页面难看。方法：这些情况可通过打印缩放解决。26打印设置3打印标题或页码进入页面设置对话框。单击“自定义页眉”可输入页眉或页脚的文字。也可以选择页码或日期等。27打印设置4标题在工作表的首行在制作一个长表格时，默认打印时，并不是每页都会显示出顶端标题行，它只会在第一页上显示，那如何能让每页都带有标题栏呢？打开“页面布局”菜单，选择“页面设置”选项，弹出“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，在“打印标题”栏中的“顶端标题行”项中设置好要显示的标题单元格，单击“确定”按钮。这样在打印长表格时，每页都会显示出标题的内容了。28打印设置5打印指定工作表区域如果需要打印工作簿中的全部工作表，或打印一个工作表的指定区域，单击Office按钮，选择“文件”“打印”菜单命令，弹出“打印内容”对话框。29其他技巧30其他技巧1分数的输入如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮。2填充条纹31其他技巧3快速求和直接在单元格内输入“Alt+=”即可对该单元格以上数据快速求和。将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮即可。4快速输入大写中文数字32其他技巧5Excel中插入空白行如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线的方法比较麻烦,有一个简单方法：在英文状态下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。6快速隐藏33其他技巧7编辑时让每页都显示标题 选中标题所在行的下面一行单元格，打开“视图”菜单，选择“冻结窗格”选项，上面一行就被固定了，无论怎么向下翻页，它都始终在第一行不会移动。先在需要拆分的位置单击鼠标，激活活动单元格，然后打开“视图”菜单，点击“拆分”，那么就会在活动单元格上方将窗口水平拆分。再次单击“拆分”，则拆分取消。8快速拆分窗口34其他技巧快捷键（1）插入、删除和复制选中区域复制选定区域 Ctrl+C粘贴选定区域 Ctrl+V剪切选定区域 Ctrl+X清除选定区域的内容 Delete保存 Ctrl+S撤销最后一次操作 Ctrl+Z（2）打印显示“打印”对话框 Ctrl+P显示“打印”预览 Ctrl+F235其他技巧快捷键（3）移动切换单元格、工作表、工作薄移动到当前数据区域的边缘 Ctrl+箭头键移动到当前工作表的开头 Ctrl+Home移动到工作表的最后一个单元格 Ctrl+End向下移动一屏 Page Down向上移动一屏 Page Up向右移动一屏 Alt+Page Down 向左移动一屏 Alt+Page Up移动到工作簿中下一个工作表 Ctrl+Page Down移动到工作簿中前一个工作表 Ctrl+Page Up工作簿间切换 Ctrl+Tab重复最后一次操作 Ctrl+Y插入新工作簿Ctrl+N36其他技巧快捷键（4）选择单元格、列或行选择当前单元格周围的区域 Ctrl+Shift+*将选定区域扩展到行首 Shift+Home将选定区域扩展到工作表的开始 Ctrl+Shift+Home将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格 Ctrl+Shift+End选定整个工作表 Ctrl+A（5）编辑数据编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾 F2编辑活动单元格并清除其中原有的内容 Backspace37良好习惯要对工作表进行临时性排序，养成添加序号列的习惯，以便恢复原来的顺序。当工作表要提交他人（多人）填写时，养成保护工作表、锁定单元格以及对特定单元格设定数据有效性的习惯，以避免他人的错误操作影响报表的汇总。技巧经验高手38谢 谢！THANK YOU2015-09-19